DUTO-kenmerken
- Onderdeel van
- Thema's
- Contact
- Steven Ham
- steven.ham@nationaalarchief.nl
- Status
- Actueel
Het DUTO-raamwerk is een kennisprodukt dat door het Nationaal Archief is ontwikkeld in co-creatie met informatieprofessionals die werkzaam zijn bij overheidsorganisaties. Op NORA zijn de hoofdlijnen te vinden van het DUTO-raamwerk, de complete versie is te vinden op de website van het Nationaal Archief.
De DUTO-kenmerken[bewerken]
Wanneer informatie aan de DUTO-kenmerken voldoet, kan deze een bijdrage leveren aan publieke waarden, legitimiteit van overheidshandelen en organisatiedoelen. De DUTO-kenmerken zijn:
- • vindbaar;
- • beschikbaar;
- • leesbaar;
- • interpreteerbaar;
- • betrouwbaar;
- • toekomstbestendig.
Er is geen onderlinge hiërarchie tussen deze kenmerken. Waar het accent op ligt, kan situationeel verschillen. Zonder nadere toelichting, zijn deze DUTO-kenmerken niet meer dan algemene, multi-interpretabele termen. Op deze pagina wordt daarom beschreven wat de termen vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig betekenen in de context van duurzame toegankelijkheid. En hoe deze zich verhouden tot de NORA-kwaliteitsdoelen. Zodat duidelijk is wat hieronder verstaan wordt en organisaties deze kunnen vertalen naar eisen en maatregelen.
Vindbaar[bewerken]
Stelling
Informatie kan snel en eenvoudig gevonden worden door gebruikers die daar recht toe hebben.
Beschrijving
Informatie moet binnen korte termijn en binnen redelijke inspanning gevonden kunnen worden. Dat betekent dat informatie zich binnen die condities laat vinden door middel van een zoekfunctie, bij voorkeur onafhankelijk van tijd, plaats en systeem. En dat de raadpleeglocatie bekend moet zijn.
Niet alle informatie kan of mag zonder meer door iedereen gevonden kunnen worden. Denk hierbij aan informatie over personen, of staatsgeheime informatie.
NORA-relatie
Het DUTO-kenmerk Vindbaar maakt onderdeel uit van het NORA-kwaliteitsdoel ‘Vindbaar’.
Rationale
Als informatie niet gevonden kan worden, dan kan deze ook niet worden gebruikt.
DUTO-relaties
Dit DUTO-kenmerk draagt bij aan verschillende doelstellingen. Het accent ligt daarbij op:
- Publieke waarde: goede dienstverlening ervaren, onderzoek kunnen uitvoeren;
- Organisatie: taken efficiënt en effectief uitvoeren;
- Legitimiteit: kunnen reconstrueren van besluiten, verantwoording kunnen afleggen.
Mogelijke implicaties
- Definieer primaire en secundaire gebruikers.
- Bied gebruikers een overzicht aan van waar zij informatie kunnen vinden.
- Bied gebruikers een zoekfunctie aan waarmee zij informatie kunnen vinden.
- Zorg dat informatie alleen vindbaar is voor degenen die daartoe het recht hebben.
- Zorg dat termijn en inspanning voor het vinden van informatie (plus wijze van weergeven en ranken van resultaten) zijn afgestemd op de behoefte en verwachtingen van gebruikers en de beschikbare zoektechnologie.
- Zorg dat informatie kan worden gevonden zonder (specifieke) training en/of kennis van de zoekfunctionaliteit of de gezochte informatie.
- Zorg dat informatie na vernietiging niet meer vindbaar of reconstrueerbaar is.
Voorbeelden
- Informatie vindbaar maken door middel van publicatie op een website, bijvoorbeeld via mijnoverheid.nl.
- Implementatie van enterprise search (functionaliteit voor het zoeken in meerdere systemen die binnen een organisatie in gebruik zijn).
- Zoekindex creëren op basis van tekstgegevens en metadata.
Beschikbaar[bewerken]
Stelling
Informatie is beschikbaar voor (her)gebruik, ongeacht het doel, het tijdstip en de actor, voor zo ver wettelijk en beleidsmatig is toegestaan.
Beschrijving
Informatie wordt voor verschillende doelen gebruikt en hergebruikt. Daarvoor is het nodig dat deze informatie zoveel mogelijk beschikbaar is in een vorm die aansluit bij de wijze van (her)gebruik. Dit kunnen dus meerdere vormen naast elkaar zijn.
Informatie kan snel en eenvoudig worden gebruikt. Bij voorkeur op elk tijdstip, vanaf elke plaats en zonder kosten. Met daarbij de garantie dat beschikbaarstelling van informatie niet onrechtmatig wordt beperkt of geweigerd.
Informatie is zoveel als mogelijk beschikbaar voor zoveel mogelijk (potentiële) afnemers. Informatie die in principe openbaar is, kan onderdelen bevatten die niet openbaar zijn. Bijvoorbeeld omdat ze privacygevoelig zijn of de belangen van de Staat kunnen schaden. Een overheidsorganisatie hoeft deze niet-openbare onderdelen niet toegankelijk te maken voor externe afnemers. Vaak mag dat zelfs niet eens. Van informatie die deels als openbaar is geclassificeerd, wordt het openbare deel ter beschikking gesteld. Bijvoorbeeld door informatie te anonimiseren of te pseudonimiseren. Voor informatie die niet als openbaar is geclassificeerd (zie Classificatie van informatie) kunnen additionele beperkingen voor interne afnemers van toepassing zijn.
NORA-relatie
Het DUTO-kenmerk Beschikbaar maakt onderdeel uit van het NORA-kwaliteitsdoel ‘Beschikbaar’.
Rationale
Informatie kan op verschillende manieren worden (her)gebruikt, vooral wanneer het weinig tijd, geld en moeite kost om dat te doen. Als informatie wordt aangeboden in een vorm of op een manier die niet aansluit bij het belang van de afnemer, dan kan deze de informatiewaarde niet benutten.
DUTO-relaties
Dit DUTO-kenmerk draagt bij aan verschillende doelstellingen. Het accent ligt daarbij op:
- Publieke waarde: onderzoek kunnen uitvoeren, participeren in besluitvorming, hergebruiken data t.b.v. economie en maatschappij;
- Organisatie: bevorderen van ketensamenwerking;
- Legitimiteit: kunnen reconstrueren van besluiten.
Mogelijke implicaties
- Leg het openbaarheidsniveau van informatie vast.
- Zorg dat informatie die daarvoor in aanmerking komt (her)gebruikt kan worden.
- Stel een document beschikbaar in een bestandsformaat dat samenhangt met het doel waarvoor het bestand wordt gebruikt.
- Bepaal bij de inrichting van een informatiebron de informatiewaarde door te inventariseren voor welke (potentiële) afnemers welke vorm van beschikbaarheid nodig is, hoe zich dit in de tijd ontwikkelt en welke eventuele restricties van toepassing zijn. Op basis hiervan worden passende maatregelen getroffen.
Voorbeelden beschikbaar
- Presentatieversies van gescande documenten beschikbaar stellen in een ander formaat (bijvoorbeeld .jpeg) dan een preserveringsversie (wat een veel groter en zwaarder .tiff bestand kan zijn).
- Gegevens in .csv formaat beschikbaar stellen voor machinale verwerking.
- Beperkt openbare digitale informatie beschikbaar stellen in de studiezaal van een archiefdienst.
- Digitaliseren van papieren documenten en deze beschikbaar stellen via een website.
- Beschikbaar stellen van data via een platform als data.overheid.nl.
- Foto’s waar geen gebruiksbeperkingen voor gelden beschikbaar stellen via een beeldbank (bijvoorbeeld Wikimedia).
- Informatie pro-actief openbaar maken, ook als dat niet verplicht is.
Leesbaar[bewerken]
Stelling
Informatie is weer te geven en te verwerken door mensen en/of machines.
Beschrijving
Informatie is leesbaar zonder dat daarvoor speciale toepassingen of hulpmiddelen nodig zijn. Dit betekent dat er gebruik gemaakt wordt van duurzame en open bestandsformaten voor het beschikbaar stellen van informatie. Als informatie is opgeslagen in een bestandsformaat dat onleesbaar dreigt te worden, moet het geconverteerd worden naar een formaat dat nog wel leesbaar blijft. Daarbij wordt het oorspronkelijke bestand behouden. Het kan zijn dat informatie voor verschillende doeleinden (zoals preservering, of presentatie) in verschillende formaten wordt opgeslagen. Voor machinematige verwerking van gegevens is het van belang dat het gegevensmodel is beschreven en gestandaardiseerd. En afgestemd op (mogelijke) inhoud en gebruik van de informatie. Om de leesbaarheid te borgen zijn ook afspraken over schrift en leestekens van belang, zeker als documenten een internationaal karakter hebben (als onderdeel van (technisch) informatiemodel).
NORA-relatie
Het DUTO-kenmerk Leesbaar maakt onderdeel uit van het NORA-kwaliteitsdoel ‘Begrijpelijk’.
Rationale
Het moet eenvoudig zijn om de informatie weer te geven of te verwerken op een manier die aansluit bij de behoeften van de gebruiker. Als de informatie gevonden kan worden en beschikbaar gemaakt, maar niet leesbaar is, dan kun je deze informatie alsnog niet gebruiken.
DUTO-relaties
Dit DUTO-kenmerk draagt bij aan verschillende doelstellingen. Het accent ligt daarbij op:
- Publieke waarde: onderzoek kunnen uitvoeren, participeren in besluitvorming, hergebruiken data t.b.v. economie en maatschappij;
- Organisatie: bevorderen van ketensamenwerking;
- Legitimiteit: kunnen reconstrueren van besluiten.
Mogelijke implicaties
- Stel informatie ter beschikking in een gangbaar en open bestandsformaat.
- Voorkom leveranciersafhankelijkheid bij het gebruik van een bestandsformaat.
- Zorg dat het gebruikte bestandsformaat onafhankelijk van hulpmiddelen of speciale toepassingen te gebruiken is.
- Maak gebruik van gestandaardiseerde gegevensmodellen en gegevenswoordenboeken ten behoeve van machinematige verwerking van gegevens.
Voorbeelden
- Het kunnen openen van documenten in een viewer, bijvoorbeeld het afspelen van videomateriaal, het bekijken van ingescande afbeeldingen of het weergeven van tekst.
- Het kunnen openen van webpagina’s in een browser.
- Het inlezen van een bestand in een database.
- Het via een API ophalen van gegevens uit aan bronregister.
Interpreteerbaar[bewerken]
Stelling
Het is duidelijk wat de betekenis van informatie is en wat de context is waarin het is ontvangen, gecreëerd en/of gebruikt.
Beschrijving
Om informatie te kunnen interpreteren dient duidelijk te zijn wat de betekenis van de informatie en de onderliggende gegevens zijn. En in welke context zij ontvangen dan wel gecreëerd zijn. Om dit voor elkaar te krijgen is het nodig om metadata vastleggen en beschikbaar stellen. Met behulp van metadata kunnen bijvoorbeeld de volgende vragen beantwoord worden.
- Waar gaat de informatie over?
- Wanneer is het aangemaakt en/of aangepast?
- In het kader van welke activiteiten werd de informatie aangemaakt of ontvangen?
- Over wie of welke locatie gaat de informatie?
- Is informatie aan elkaar gerelateerd? En hoe?
- Welke gebeurtenissen (zoals beheermaatregelen) met betrekking tot informatie hebben plaatsgevonden?
Het beantwoorden van deze vragen is niet een eenmalige aangelegenheid, maar een continu proces. Informatie kan door de tijd heen bijvoorbeeld in verschillende contexten (her)gebruikt worden. Of er kunnen beheermaatregelen getroffen worden (zoals een migratie), die moeten worden vastgelegd. De samenhang met andere informatie is ook belangrijk om inzichtelijk te maken.
NORA-relatie
Het DUTO-kenmerk Interpreteerbaar maakt onderdeel uit van het NORA-kwaliteitsdoel ‘Overzichtelijk’.
Rationale
Om informatie in te kunnen zetten voor verschillende doeleinden is het belangrijk om de informatie te kunnen interpreteren. Als de informatie niet binnen de juiste context kan worden geplaatst betekent dat ook dat er minder waarde kan worden gegeven aan die informatie.
DUTO-relaties
Dit DUTO-kenmerk draagt bij aan verschillende doelstellingen. Het accent ligt daarbij op:
- Publieke waarde: goede dienstverlening ervaren, onderzoek kunnen uitvoeren, behouden van erfgoed, participeren in besluitvorming, hergebruiken data t.b.v. economie en maatschappij;
- Organisatie: taken efficiënt en effectief uitvoeren, beheersen van kansen en risico's, bevorderen van ketensamenwerking;
- Legitimiteit: rechtszekerheid bieden, kunnen reconstrueren van besluiten, verantwoording kunnen afleggen, voldoen aan integrale wet- en regelgeving.
Mogelijke implicaties
- Leg metagegevens over informatie vast.
- Stel documenten samen met metagegevens beschikbaar aan gebruikers.
- Maak gebruikers duidelijk wat de onderlinge samenhang van informatie is.
Voorbeelden
- Bij de publicatie van een officieel besluit is het voor een gebruiker duidelijk wanneer het besluit genomen is, door wie en waar het besluit betrekking op heeft.
- Burgers zijn beter in staat om de totstandkoming van een besluit te reconstrueren als ze alle informatie die betrekking heeft op dat proces in samenhang kunnen interpreteren.
Betrouwbaar[bewerken]
Stelling
Duurzaam toegankelijke informatie is volledig en gebaseerd op feitelijk correcte gegevens.
Beschrijving
Duurzaam toegankelijke informatie betekent de zekerheid dat digitale informatie daadwerkelijk is opgeslagen op het aangegeven moment, overeenkomt met de werkelijkheid en dat er daarna niets onrechtmatig aan de inhoud is gewijzigd. De informatie die wordt vastgelegd is:
- Juist, actueel en compleet (in de zin van beschikbaarheid);
- Integer, authentiek en herleidbaar (in de zin van de bron);
- Traceerbaar en beheersbaar (inzicht in welke wijzigingen hebben plaatsgevonden en of deze geautoriseerd zijn);
- Feitelijk en plausibel (in de zin van kwaliteit).
NORA-relatie
Het DUTO-kenmerk Betrouwbaar maakt onderdeel uit van het NORA-kwaliteitsdoel ‘Integer’.
Rationale
Duurzaam toegankelijke informatie heeft alleen waarde als de betrouwbaarheid, vanaf het ontstaan en voor zo lang als noodzakelijk, blijvend kan worden gegarandeerd.
DUTO-relaties
Dit DUTO-kenmerk draagt bij aan verschillende doelstellingen. Het accent ligt daarbij op:
- Publieke waarde: goede dienstverlening ervaren, participeren in besluitvorming, hergebruiken data t.b.v. economie en maatschappij;
- Organisatie: taken efficiënt en effectief uitvoeren, bevorderen van ketensamenwerking;
- Legitimiteit: rechtszekerheid bieden, kunnen reconstrueren van besluiten, verantwoording kunnen afleggen, voldoen aan integrale wet- en regelgeving.
Mogelijke implicaties
- Monitor, controleer en valideer de informatie tijdens de gehele levenscyclus. Rapporteer afwijkingen en tref de juiste maatregelen om de betrouwbaarheid te waarborgen.
- Zorg dat de informatie kan worden gevolgd vanaf de creatie tot aan het verwerken, opslaan, bewerken en beschikbaar stellen.
- Maak wijzigingen traceerbaar.
Voorbeelden
- Vastleggen van herkomst, doorgevoerde aanpassing en/of wijziging zoals b.v. het bestandsformaat.
- Audits en rapportages t.a.v. kwaliteit en compliance.
- Periodieke controles (op juistheid en volledigheid).
- Gebruik maken van authentieke bronnen.
- Een audit-trail waarin wijzigingen inzichtelijk worden gemaakt.
Toekomstbestendig[bewerken]
Stelling
Duurzaam toegankelijke informatie is nu en in de toekomst te verwerken voor iedereen die daar belang bij heeft, voor zo lang als noodzakelijk.
Beschrijving
Organisatie, beleid, techniek en processen zijn ingericht op het vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar maken en houden van informatie gedurende de gehele levensduur. Op die manier worden maatregelen getroffen om (onacceptabel en onbedoeld) informatieverlies te voorkomen.
Zo wordt er bij het ontwerp van informatiesystemen vooraf nagedacht (by design) vanuit een analyse van de omgeving en van technologische ontwikkelingen. Welke technieken ga je bijvoorbeeld gebruiken. Op die manier is te voorkomen dat gewerkt wordt met de techniek van gisteren dan wel met nog onvoldoende robuuste en volwassen technieken. Het gebruik van open standaarden en formaten kan zorgen voor minder informatieverlies tijdens migratie.
NORA-relatie
Het DUTO-kenmerk Toekomstbestendig maakt onderdeel uit van het NORA-kwaliteitsdoel ‘Beschikbaar’.
Rationale
Veranderingen in techniek, organisatie of gebruikerswensen mogen niet van negatieve invloed zijn op de duurzame toegankelijkheid van informatie. Hetzelfde geldt voor bitrot. Dit betekent dat er vooraf maatregelen genomen worden om informatie toekomstbestendig te maken, zodat deze toegankelijk blijft voor de van toepassing zijnde vormen van (her)gebruik.
DUTO-relaties
Dit DUTO-kenmerk draagt bij aan verschillende doelstellingen. Het accent ligt daarbij op:
- Organisatie: taken efficiënt en effectief uitvoeren, beheersen van kansen en risico's;
- Legitimiteit: kunnen reconstrueren van besluiten, verantwoording kunnen afleggen, voldoen aan integrale wet- en regelgeving.
Mogelijke implicaties
- Zorg dat informatie in de toekomst gereproduceerd en gedeeld kan worden.
- Analyseer welke gevolgen veranderingen (in techniek, organisatie, of gebruikerswensen) hebben voor de duurzame toegankelijkheid van informatie.
- Beperk leveranciersafhankelijkheid.
Voorbeelden
Relevante wijzigingen die gevolgen kunnen hebben voor de toekomstbestendigheid van informatie zijn:
Techniek
- Verandering in applicaties ( verandering in functie of uitfasering).
- Veroudering van bestandsformaten, software of informatiedragers.
- Bijvoorbeeld bitrot: het 'omvallen' van bits en bytes door technisch verval van het opslagmedium.
- Nieuwe technieken als AI, blockchain, cloud-opslag, e.d.
Organisatie
- Organisatorische veranderingen zoals een reorganisatie, gewijzigd beleid, (andere koers, prioriteiten), wijzigingen in architectuur en verandering in rollen/functies.
Gebruikerswensen
- Vraag naar nieuwe applicaties, technieken of methodes om het werk te ondersteunen. Zoals zoeken en vinden of datagedreven werken.