DUTO-processen
Het DUTO-raamwerk is een kennisprodukt dat door het Nationaal Archief is ontwikkeld in co-creatie met informatieprofessionals die werkzaam zijn bij overheidsorganisaties. Op NORA zijn de hoofdlijnen te vinden van het DUTO-raamwerk, de complete versie is te vinden op de website van het Nationaal Archief.
DUTO-processenmodelbewerken
Het DUTO-processenmodel bevat alle processen binnen een bedrijfsproces, die nodig zijn om duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie te realiseren. De DUTO-processen hangen samen met hoofdstuk 9 van NEN-ISO 15489-1. In dit model worden de volgende DUTO-processen onderscheiden:
| ID | DUTO-proces | Definitie |
|---|---|---|
| P01 | Registeren | Het DUTO-proces registreren omvat de activiteiten die nodig zijn voor het vastleggen van overheidsinformatie in een informatiesysteem zodra deze is ontvangen, ontstaan of gewijzigd. |
| P02 | Vernietigen | Het DUTO-proces vernietigen omvat de activiteiten die nodig zijn om overheidsinformatie op een gecontroleerde manier door of in opdracht van de verantwoordelijke overheidsorganisatie te laten vernietigen. Zodat deze informatie niet meer kenbaar, vindbaar of reconstrueerbaar is. |
| P03 | Bewaren | Het DUTO-proces bewaren omvat de activiteiten die nodig zijn om overheidsinformatie te behouden op een dusdanige manier dat er gedurende de gehele levensduur geen onaanvaardbaar informatieverlies optreedt en de DUTO-kenmerken worden gewaarborgd. |
| P04 | Migreren | Het DUTO-proces migreren omvat de activiteiten die nodig zijn om overheidsinformatie te verplaatsen naar een andere applicatie, platform of informatiedrager. |
| P05 | Ter beschikkingstellen | Het DUTO-proces ter beschikking stellen omvat de activiteiten die nodig zijn om overheidsinformatie te leveren aan gebruikers ten behoeve van (her)gebruik. |
De DUTO-processen staan niet op zichzelf. Ze zijn onderdeel van bestaande bedrijfsprocessen. Informatieobjecten gecreëerd of ontvangen als onderdeel van een primair bedrijfsproces, moeten tijdens dat proces geregistreerd worden. Het proces bewaren is onderdeel van een of meer bestaande informatiebeheerprocessen. Deze beheerprocessen vallen onder de bedrijfsvoering van een overheidsorganisatie. En ter beschikking stellen kan onderdeel zijn van het afhandelen van een Woo-verzoek. De relatie tussen DUTO-processen en bedrijfsprocessen wordt weergegeven in de onderstaande plaat "DUTO-processen en het bedrijfsproces". Daarnaast hebben de DUTO-processen onderlinge relaties. Zo moet je eerst registreren wil je kunnen vernietigen of bewaren. Deze onderlinge samenhang wordt weergegeven in de onderstaande plaat "DUTO-processen in hun onderlinge samenhang".
Een DUTO-proces kan om verschillende redenen worden ingezet. Het DUTO-proces migreren vindt bijvoorbeeld plaats wanneer een bronapplicatie wordt vervangen en overheidsinformatie wordt overgezet naar het doelsysteem. Maar ook bij overbrengen van overheidsinformatie naar een archiefbewaarplaats.
Plaat: DUTO-processen en het bedrijfsprocesbewerken
Plaat: DUTO-processen in hun onderlinge samenhangbewerken
De DUTO-procesmodules in het raamwerkbewerken
In het DUTO-raamwerk worden de DUTO-processen elk in een specifieke module uitgewerkt. Deze modules met de volledige uitwerkingen zijn te vinden op de website van het Nationaal Archief:
- Module 4: DUTO-proces registreren
- Module 5: DUTO-proces vernietigen
- Module 6: DUTO-proces bewaren
- Module 7: DUTO-proces migreren
- Module 8: DUTO-proces ter beschikkingstellen
N.B. De volgorde van de modules is min of meer willekeurig, en betekent niet dat de processen in deze volgorde doorlopen moeten worden.
31 juli 2024 09:02:29
