e-Depot

Uit NORA Online
E-Depot
Ga naar: navigatie, zoeken


Wat is een e-Depot?[bewerken]

Een e-Depot is een voorziening met functionaliteit voor de opslag, het beheer en de ontsluiting van de digitale archieven die voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Een e-Depot kan grote hoeveelheden bestanden opslaan. Maar het is meer dan alleen geheugenruimte: de opgeslagen informatie moet ook weer opvraagbaar zijn. Nu en over lange tijd. Dit vraagt om speciaal voor archiefbeheer ontwikkelde software waarmee informatie bruikbaar en zichtbaar wordt; slimme technieken ordenen informatie en maken het leesbaar op elk beeldscherm, in welke vorm de informatie destijds dan ook het e-Depot ingegaan is.

Waarom is een e-Depot van belang?[bewerken]

Digitaal archiveren levert veel voordelen op. Zo kan iedereen achter zijn computer de archieven van de overheid raadplegen. Goed toegeruste e-Depots borgen de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie voor de toekomst. Door e-Depots met elkaar te verbinden kun je bovendien in meerdere archieven tegelijk zoeken; zo zijn in Nederland streekarchieven, onderzoeksdata en het Nationaal Archief met elkaar verbonden. Maar ook op Europees niveau zullen archieven op termijn aan elkaar gekoppeld worden. In de toekomst kun je hopelijk via de computer archieven uit de hele wereld in huis halen.

Veel organisaties zullen hun afgesloten digitale archiefstukken daarom tijdig of zelfs vervroegd over willen brengen in e-Depots. Hiervoor is het belangrijk om al bij de (her-)inrichting van de eigen informatiearchitectuur te zorgen dat dit straks mogelijk is. Een digitaal archief moet voldoen aan bepaalde eisen om overgebracht te kunnen worden naar een e-Depot. Door hiermee rekening te houden vanaf het moment van het ontstaan van digitale informatie, kan een hoop onnodig werk worden voorkomen.

Zo voorkomt het correct, volledig en schoon werken bij de archiefvorming dat er archiverings- en bewerkingsachterstanden ontstaan. Het is dus van belang dat organisaties die hun archief over willen brengen naar een e-Depot en de beheerders van dat e-Depot goed en vroegtijdig communiceren over de eisen die permanente bewaring stelt. De archiefvormers kunnen daar dan al aan het begin van de levenscyclus van archiefobjecten rekening mee houden.

Nuttige link[bewerken]