FS:PDF (NEN-ISO)

Uit NORA Online
Ga naar: navigatie, zoeken

Deze gegevens zijn overgenomen van de pagina https://www.forumstandaardisatie.nl/open-standaarden/PDF (NEN-ISO)

Over de standaard
Beschrijving Formaat documentpublicatie
Lijst status Verplicht (pas toe leg uit)
Uitleg
Nut

PDF is een format voor de uitwisseling van documenten die bedoeld zijn om op te slaan of af te drukken, en waarvan de pagina opmaak vastligt. Het uitgangspunt van PDF is dat gebruikers documenten kunnen uitwisselen, opslaan en afdrukken, onafhankelijk van de omgeving waarin ze zijn gemaakt. Een PDF document ziet er op alle apparaten en in alle omgevingen hetzelfde uit.

PDF is minder geschikt voor het publiceren van online informatie die veel op mobiele apparaten wordt bekeken.
Werking

Een PDF bestand bevat een complete beschrijving van de pagina's waaruit het document bestaat, inclusief tekst, lettertypen, afbeeldingen en opmaak.

We zien PDF vaak als één bestandsformaat maar PDF kent vele versies. ISO onderhoudt de algemene versies PDF 1.7 en 2.0. Daarnaast heeft ISO een aantal PDF formats gespecificeerd voor specifieke toepassingen, zoals PDF/A-1 en PDF/A-2 voor duurzame toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is. (archivering) en PDF/UA voor digitale toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is..

De ISO versies PDF/A-1, PDF/A-2 en PDF 1.7 staan op de 'pas toe of leg uit' lijst van het Forum Standaardisatie. PDF/A-1 of PDF/A-2 moet worden toegepast voor duurzaam toegankelijke documenten. PDF 1.7 moet worden toegepast als duurzame toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is. niet vereist is, en PDF/A-1 en PDF/A-2 onvoldoende functionaliteit bieden. Daarnaast staat PDF/UA op de lijst aanbevolen standaarden. Meer over wanneer je welk format moet toepassen in de paragraaf 'toetsingsinformatie' op deze pagina.

Vaak worden nog oudere versies van PDF gebruikt die niet door ISO worden ondersteund, bijvoorbeeld PDF 1.4, 1.5 en 1.6. Deze versies worden door een leverancier onderhouden, kwalificeren niet als open standaarden en kunnen beter niet worden gebruikt.
Waarvoor geldt de verplichting Bij investering in systemen en software waarbij niet-reviseerbare of beperkt-reviseerbare documenten worden gemaakt, bewerkt, gepubliceerd of gearchiveerd. Bijvoorbeeld kantoorsoftware, multifunctionele printerscanners of documentgeneratiesystemen.
Trefwoorden Documentformaat
Detailinformatie
Beheerorganisatie ISO
Uitstekend beheer Nee
Specificatiedocument
Volledige naam Documentbeheer - Draagbaar documentformaat
Version
Inkoop
Aandachtspunten
Sjabloon-bestektekst
CPV-code(s)
Implementatie
Conformiteitstest

Het Europese project PREFORMA heeft een open source PDF/A checker gepubliceerd:

Daarnaast zijn online de volgende PDF checkers beschikbaar:

Dit zijn geen formele of normatieve conformiteitstesten.
Domein Document & (web)content
Relatie met andere standaarden
  • PDF A1
  • PDF A2
  • Toelichting Door de jaren zijn er verschillende versies van PDF gepubliceerd voor verschillende toepassingen. Daardoor heeft PDF meer dan één standaard.PDF 1.7 is de meest recente versie van PDF die door ISO gepubliceerd is als open standaard (ISO 32000-1). PDF 1.7 is rijk aan features, en is daardoor geschikt om bijvoorbeeld audio en video in een document op te nemen. Voor duurzaam toegankelijke documenten kunt u echter beter PDF A1 of PDF A2 gebruiken, die ook op de 'pas toe of leg uit' lijst van het Forum Standaardisatie staan.
    Toetsingsinformatie
    Hulpmiddelen

    Forum Standaardisatie heeft samen met NOiV de Handreiking Open Documentformaten gepubliceerd.

    Op de website van het Forum Standaardisatie staat een handleiding voor het produceren van duurzaam toegankelijke PDF.
    Functioneel toepassingsgebiedDe omschrijving van het functionele gebruik van de voorziening PDF (NEN-ISO) moet worden toegepast op de uitwisseling en publicatie van niet- of beperkt reviseerbare documenten.
    Organisatorisch werkingsgebiedHet domein (organisatorisch, taakvelden) binnen de overheid waarin het element (principe, standaard, voorziening..) wordt of kan worden toegepast. Bijvoorbeeld: gemeenten, provincies, waterschappen, Rijk, zorginstellingen, primair onderwijs. Nederlandse overheden (Rijk, provincies, gemeenten en Waterschappen) en instellingen uit de (semi-) publieke sector.
    Toelichting bij opname

    De ISO standaarden PDF/A-1, PDF/A-2 en PDF 1.7 zijn op verschillende momenten aangemeld en op de 'Pas toe of leg uit'-lijst van het Forum Standaardisatie geplaatst. Daarnaast staan er nog andere documentstandaarden op de lijst van het Forum Standaardisatie, waaronder PDF/UA (aanbevolen), ODF (verplicht) en EPUB (aanbevolen). Welke documentstandaard moet worden toegepast hangt af van de situatie, zoals deze 'Beslisboom in PDF' laat zien. De 'Beslisboom' neemt je door de volgende overwegingen heen:

    1. Voordat je een document op je website gaat zetten, vraag je dan eerst af of het echt op de website moet. Is het duidelijk voor wie het document bestemd is, wat de ontvanger eraan heeft en welke (re)actie je van hem of haar verwacht? Als je hier geen duidelijk antwoord op hebt, overweeg dan om het document niet te plaatsen. Je lezers worden al overladen met informatie!
    2. Bedenk ook of een document wel de beste vorm is om de informatie op de website te publiceren. Vaak is er geen goede reden waarom je informatie als document moet aanbieden behalve dat het makkelijk is. Het kan vaak even goed of zelfs beter in een webpagina. Webpagina's hebben voordelen tegenover documenten die je op een website zet. Ze zien er beter uit op mobiele apparaten, zijn beter vindbaar, ze houden bezoekers op je site, je kan er analytics op doen, en...ze zijn makkelijker toegankelijk te maken.
    3. Als je de informatie echt als document moet publiceren, is het dan de bedoeling dat de ontvanger je document bewerkt? Dat kan bijvoorbeeld zo zijn als je een spreadsheet publiceert. Publiceer het document dan in ieder geval ook in ODF. Vermijd publicatie in alleen een leveranciersafhankelijk format zoals Excel of Word.
    4. Meestal hoeft de ontvanger het document niet te bewerken. Beoordeel hoeveel van je gebruikers het document op mobiele apparaten zullen bekijken. Bedenk dat 50% van het bezoek op overheidswebsites tegenwoordig al van smartphones en tablets komt! Het open standaard format EPUB 3.0 past zich veel beter aan op verschillende mobiele apparaten dan PDF. Moderne browsers kunnen EPUB 3.0 lezen, net als de meeste (PDF) readers. Overweeg daarom EPUB 3.0 als serieus alternatief.
    5. Een document op een overheidswebsite moet vrijwel altijd voldoen aan de digitale toegankelijkheidswetgeving. In een enkel geval kan er zich een uitzondering voordoen. Publiceer het document dan tenminste in PDF/A format zodat het een duurzaam toegankelijk open standaard format heeft. Zowel PDF/A-1 als PDF/A-2 zijn goed.
    6. Als je software PDF/UA ondersteunt, gebruik dan dit format. PDF/UA is een digitaal toegankelijk PDF format. Als het document ook te archiveren moet zijn, dan heb je twee opties. Als je software het toelaat kun je een document maken dat aan zowel de PDF/UA als de PDF/A-2 standaard voldoet. Lukt dat niet, dan kun je het document ook afzonderlijk in PDF/UA en PDF/A publiceren.
    7. Als publicatie in PDF/UA geen optie is, publiceer dan in PDF/A-1a of PDF/A-2a (beiden zijn goed) en zorg dat het document voldoet aan de WCAG 2.1 toegankelijkheidsrichtlijnen.

    Bedenk dat het ook mogelijk is om informatie in meer dan één format aan te bieden, bijvoorbeeld in HTML voor het lezen op mobiele afdrukken en in PDF voor afdrukken.

    Het Nationaal Archief heeft overigens ook een handleiding voorkeursformaten. Deze richt zich specifiek op duurzame toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is. maar komt in grote lijnen overeen met de overwegingen hierboven. Ook het Nationaal Archief adviseert om voor documenten zoveel mogelijk open standaarden te gebruiken zoals PDF/A en ODF.
    Datum van aanmelding
    Datum van besluit 18-11-2009
    Europese status (MSP) Ja
    Documentatie
    Forum-Adviezen
    Advies aan beheerder
    Adoptieadviezen
    Leveranciers