Implementatie aanbevelingen Handreiking Metagegevens
Een praktisch hulpmiddel bij het verder vormgeven van het metadata management in een organisatie is het volwassenheidsmodel in de NORA. Een goed volwassenheidsmodel helpt bij het bepalen van de huidige positie en bij het identificeren van stappen die nodig zijn om een volgend niveau te bereiken. Zie de verdere uitwerking in de NORA waarbij meer inzicht gegeven in wat er nodig is om invulling te geven aan metadatamanagement.
Algemene stappen voor de verdere uitwerking van een metadatamodel:
- Waar staan we en waar willen we naartoe?
- Zet kleine beheersbare stappen.
- Kies bewust voor top-down of bottom-up; bij een top-down benadering staat vaak een theoretisch raamwerk en/of standaard centraal, bij een bottom-up benadering wordt geredeneerd vanuit concrete kansen of problemen op werkvloerniveau, staan de data centraal en wordt bij iedere stap gemonitord of er daadwerkelijk waarde wordt toegevoegd.
- Begin bij de basis; gebruik de volgende drie onderdelen als kapstok:
- Een inventarisatie van je (kritieke) data-elementen, op technisch niveau (tabellen en kolommen) en/of logisch niveau (entiteiten en attributen);
- Een begrippenlijst met de belangrijkste termen en definities die in je data worden gebruikt;
- Toewijzing van data-eigenaarschap en data-stewardship, bij voorkeur per businessdomein.
- Breng structuur aan, een metadatamodel is noodzakelijk en wettelijk verplicht.
- Gebruik de mogelijkheden van moderne technologie zonder deze centraal te stellen; de kans op succes wordt groter wanneer je eerst de processen vormgeeft en de eerste content bij elkaar brengt, en daarna de tooling zoekt die daar het beste bij past.
- Streef naar een holistische benadering, streef naar een situatie waarbij metadatamanagement een essentieel, geïntegreerd onderdeel van onder andere datamanagement, architectuur, documentatie, rapportages en systeemontwikkeling.
Veel metadata kunnen geautomatiseerd worden ingevuld. Voorkom zoveel mogelijk dat mensen dit handmatig moeten doen. Dat voorkomt fouten en zorgt voor uniformiteit. Kunnen metadata niet automatisch ingevuld worden? Zorg dan dat handmatig invullen zo makkelijk en duidelijk mogelijk is. Geef duidelijke instructies of, liever nog, opties waaruit medewerkers kunnen kiezen. Open bij het uploaden van een document in het documentmanagementsysteem (DMS) of zaaksysteem automatisch een venster waarin de metadata verplicht ingevuld moet worden. Andere keuzes die bij de implementatie van het metadataschema van belang zijn:
- De indeling in metadata-elementen door sub- en/of sub/sub-elementen toe te voegen;
- De waardentoekenning van metadata-elementen door voor specifieke gegevens specifieke bronnen aan te wijzen;
- De keuze voor het gebruik van (bij voorkeur gemeenschappelijk vastgestelde) woorden- of waardenlijsten waarin te gebruiken termen en hun definities zijn vastgelegd;
- De keuze voor het gebruik van bestaande standaarden of het maken van nieuwe afspraken wanneer er sprake is van uitwisseling van informatie.
Voorbeeld: praktische stappen die helpen bij het ontwerpen en toepassen van een metadatamodelbewerken
- Bepaal de scope van het metadatamodel (generiek of specifiek), leg vast met welk doel het gebruikt wordt. Denk bijvoorbeeld aan bij:
- de aanschaf van een nieuw informatiesysteem;
- de inrichting van een nieuw informatiesysteem;
- de doorontwikkeling van een bestaand informatiesysteem;
- de uitwisseling tussen informatiesystemen binnen en/of buiten de eigen organisatie.
- Bepaal op welke processen of informatiestromen het metadatamodel van toepassing is.
- Bepaal welke metadatastandaarden van toepassing zijn op deze processen of informatie.
- Bepaal op welke manier uitwisseling plaats vindt en welke uitwisselingsstandaarden van toepassing zijn op deze processen of informatie;
- Ontwerp een metadatamodel:
- beschrijf de scope;
- beschrijf welke proces-specifieke metadata gebruikt wordt;
- beschrijf welke standaard voor welk doel wordt gebruikt;
- beschrijf de structuur en de verschillende niveaus van het metadatamodel;
- beschrijf onderlinge relaties (tussen standaarden en specifieke metadata);
- beschrijf onderlinge overlappingen (diverse standaarden kunnen naast elkaar gebruikt worden, maar het moet wel helder zijn waar overlap zit en welke standaard wanneer leidend is);
- beschrijf welke waardenlijst/begrippenlijst gehanteerd worden en harmoniseer waar mogelijk;
- beschrijf op welke manier(en) gegevens uitgewisseld kunnen worden;
- beschrijf welke kwaliteitseisen worden gesteld aan de metadata;
- leg vast hoe het metadatamodel door gebruikers moet worden toegepast.
- Wijs een beheerder voor het metadatamodel aan en maak afspraken over de beheerwerkzaamheden.
- Stel het ontwerp van het metadatamodel vast.
- Richt bestaande processen en systemen in op basis van het metadatamodel.
Zorg bij het ontwerpen van het metadatamodel voor de volgende randvoorwaarden:
- Bepaal duidelijke haalbare stappen, begin niet te groot.
- Werk integraal en betrek verschillende disciplines, zoals bijvoorbeeld architectuur, datamanagement, informatiebeheer, informatiebeveiliging, privacy, archiefinstellingen, leveranciers et cetera.
- Werk volgens het ‘pas toe of leg uit’-principe.
- Maak zoveel mogelijk gebruik van standaarden.
- Maak waar dit niet kan afspraken over verantwoordelijkheden bij wijzigingen en beheer van het metadatamodel.
Er is door RDDI een kort filmpje gemaakt (voor het informatie- en archiefdomein) om collega´s (managers, inkopers) te informeren over het belang van metadata en de uitdagingen die daarbij komen kijken, zie [link]. Maak voldoende tijd en budget vrij voor scholing en het toepassen van metadata binnen jouw organisatie. Ook zijn er tools zoals de NORA-website (zie de vele hyperlinks in de tekst) en handreikingen beschikbaar. Ook zijn er in de praktijk veel voorbeelden en 'best practices' beschikbaar, zoals het Utrechts metadatamodel Praktijkvoorbeeld Utrechts metadatamodel.
Volgende pagina: Begrippen Handreiking Metagegevens
15 januari 2026 03:09:29
12 januari 2026 16:45:40
15 januari 2026 03:09:29
2
Aanbevolen
