Informatie- en archiefdomein Handreiking Metagegevens

Metadata zijn belangrijk voor de overheid. Het handelen van de overheid dient immers aantoonbaar eerlijk en betrouwbaar te zijn. Verantwoording en transparantie zijn daarvoor van groot belang en metadata helpen daarbij: door goede toepassing van metadata wordt overheidsinformatie beter vindbaar, beschikbaar, toegankelijk, interpreteerbaar, betrouwbaar, uitwisselbaar en herbruikbaar. ‘Duurzame toegankelijkheid’ wordt dat vaak genoemd. Wetgeving vanuit bijvoorbeeld de Archiefwet, de Wet open overheid en Wet hergebruik overheidsinformatie, stelt eisen aan het metadateren van overheidsinformatie. Zo eist de archiefwet/archiefregeling dat elke organisatie een metadataschema opstelt volgens welke metadata in samenhang worden vastgelegd om te voldoen aan alle wettelijke eisen. Uit MDTO: Een metadataschema beschrijft de structuur, betekenis en regels waar bepaalde metadata aan moeten voldoen. Of zoals geformuleerd in NEN-ISO 23081 een "logische structuur die het verband aangeeft tussen elementen van metadata, doorgaans door regels vast te stellen voor het gebruik en beheer van metadata, vooral met betrekking tot de semantiek, de syntaxis en de keuzevrijheid (mate van verplichting) van waarden".

Het DUTO-raamwerk (Duurzame Toegankelijke Overheidsinformatie) geeft een nadere invulling aan de eisen op gebied van duurzaamheid, interoperabiliteit, bruikbaarheid, vindbaarheid en interpreteerbaarheid. Deze kwaliteitseisen vallen grotendeels samen met de FAIR-principes. Metadata zijn bijvoorbeeld gegevens over een informatieobject, zoals een document, en de context waarin het informatieobject is ontstaan, ontvangen of anderszins procesmatig verwerkt. Bijvoorbeeld de auteur, datum van schrijven, datum van verzenden, datum ontvangst en de titel. Organisaties gebruiken metadata bijvoorbeeld bij het organiseren van hun bedrijfsprocessen of om hun documenten geordend en toegankelijk te maken en houden. De Woo-index gebruikt metadata om de zoekfunctionaliteit te verbeteren: hoe meer bekend is over een document, des te groter de kans is dat de zoekmachine het juiste document vindt.

De 5 entiteiten uit de NEN-ISO 23081 en hun metadata-elementen worden in de RMO toegelicht en voor Nederland uitgewerkt.

Voor een goede informatiehuishouding is het noodzakelijk om niet alleen gegevens vast te leggen over het informatieobject, maar ook hun context, zoals waar de gegevens over gaan, binnen welk proces de gegevens zijn ontstaan, wie ze heeft aangemaakt of gewijzigd, wie welke gegevens mag inzien of delen, of met welk mandaat een beslissing is genomen. De entiteiten Bedrijfsactiviteit, Actor en Mandaat helpen dus de context van informatieobjecten door de tijd heen te begrijpen.

Voor de overheid is MDTO (Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie) een belangrijke standaard voor het informatie- en archiefdomein en deze standaard is gebaseerd op de NEN-ISO 23081. MDTO beschrijft wat metadata zijn, welke soorten metadata er zijn en waarvoor ze gebruikt worden. MDTO voegt daaraan toe de specifieke keuze van metadata gebruikt binnen de Nederlandse overheid (het metadataschema), plus afspraken voor het uitwisselen van deze metadata (de koppelvlakspecificatie).

Het MDTO is een 1-entiteitmodel, waarbij de metadata over andere entiteiten bij een Informatieobject zelf worden vastgelegd. Voor situaties waarin meer detail benodigd is over bedrijfsactiviteiten, actoren of mandaten, kan gebruik gemaakt worden van een standaard die ook voor deze entiteiten een metadataschema met specifieke attributen omvat.

Volgende pagina, hoofdstuk 6: Publicatiedomein Handreiking Metagegevens