Ketensturing/2013-09-10

Uit NORA Online
Ga naar: navigatie, zoeken

Bijeenkomst van Ketensturing op dinsdag 10 september 2013, 16.30-18.00, locatie: ICTU, Den Haag. .

Verslag ICTU Café van 10 september, 'Ketensamenwerking is als een goed huwelijk…'

ICTU Cafe 2013-09-12b.jpg
Aldus Cor Franke, moderator van dit ICTU Café. De bijeenkomst is een vervolg op de sessie van 9 april waar de aanwezigen een voorproefje kregen van het NORA-dossier ‘Ketens de baas’. Het dossier is in juni vastgesteld en op 1 september in definitieve vorm verschenen op de NORANederlandse Overheid ReferentieArchitectuur wiki. Menno Aardewijn, als consultant UWV betrokken bij de loonaangifteketen, Erik Ruiterman, managing partner bij NOVARE en voormalig adviseur van het Ketenbureau, en Ard-Pieter de Man, rector bij het SIOO en Hoogleraar bij de VU, nemen de aanwezigen mee in de principes en handvatten van Ketens de baas. Een ‘mini-college’ over ketensturing.

'Denk vierdimensionaal'

Menno Aardewijn herkent in de Trendrede 2014 belangrijke elementen voor effectieve ketensturing. "We moeten toe naar andere besturingsprincipes." Hij refereert aan werk van de filosoof Arnold Cornelis. "De huidige systemen, gericht op controle, verliezen aan kracht. We gaan over naar systemen van communicatieve zelfsturing. Culturen komen samen en relaties worden belangrijker binnen de samenwerking." Dat geldt ook voor organisaties. Aardewijn toont een fragment uit een inspirerend interview met Carlos Ghosn, CEO van Nissan-Renault Alliance, over samenwerking en het belang van aandacht voor bedrijfsculturen. Ghosn ziet samenwerking als een huwelijk: 'you become one, but you don't want to become the other one'. Volgens Ghosn is het hebben van een gezamenlijke doel en strategie heel belangrijk voor samenwerking. Tegelijkertijd investeerde hij, in het geval van de alliantie tussen Nissan (Japans) en Renault (Frans), in behoud van de eigen cultuur: 'identity is the basis for motivation'.

Belangrijk voor het boeken van gezamenlijke successen zijn het bieden van een breder perspectief - waarom doen we dit - en het stellen van gemeenschappelijke doelen - wat streven we gezamenlijk na- want dit verhoogt de intrinsieke motivatie. Aardewijn adviseert om voor effectieve ketensamenwerking te denken vanuit vier besturingsdimensies: inhoud, procedure, relatie en cultuur. (Lees het verslag van de bijeenkomst van 9 april voor een toelichting op deze dimensies.)

Ketens, bouwstenen en Lego

Ard-Pieter de Man vervolgt met de vraag: "Welke governancestructuur volg je voor het besturen van ketens?" Een universeel besturingsmodel bestaat niet. Het dossier 'Ketens de baas' biedt bouwstenen die, volgens De Man, als Lego ingezet kunnen worden. De bouwstenen zijn ontwikkeld op basis van een analyse van ketens binnen de overheid en het bedrijfsleven. De vraag die gesteld moet worden luidt: 'wat is relevant voor de betreffende keten?' De wijze van besluitvorming is daarin een belangrijk component.

De Man staat stil bij de bouwsteen Soft Skills; in het dossier aangeduid als 'de hardware van ketensamenwerking'. Ketensamenwerking gaat immers veelal over gedrag. "Waar zit frictie en waar zit complementariteit? Ga eens op wederzijdse stage zodat je de keten beter leert begrijpen." Het dossier bevat meer voorbeelden om gedrag te beïnvloeden.

Vanuit het publiek komen vragen over de rol van de ketenregisseur; die rol wordt als lastig ervaren. De Man adviseert om de Ketenregisseur onderdeel te maken van een bredere besturingsstructuur. De loonaangifteketen bijvoorbeeld telde 70 managers. Daarbij functioneerde het Ketenbureau, in het dossier aangeduid als 'een onafhankelijke, aanjagende, initiërende en bewakende hulporganisatie', als ondersteuning van de Ketenmanager en de Ketenregisseur.

Een ander vraagstuk betreft het oplossen van problemen in de keten. Volgens de aanwezigen worden die nog te vaak verticaal opgelost. "Je kunt problemen niet operationeel oplossen omdat deze vaak effect hebben in een ander deel van de keten. Je komt op elkaars beleidsterrein en hebt dus verbinding nodig op het hoogste niveau van de organisatie," aldus De Man.

Voor de loonaangifteketen is een Ketenkaart ontwikkeld om de werking van de gehele keten inzichtelijk te maken. "De kern van ketensamenwerking is dat je partner daar last of gemak van heeft, en dat je daarover afspraken moet maken," voegt Cor Franke toe op basis van zijn ervaring als Ketenmanager van de loonaangifteketen.

'Ketensamenwerking gaat om mensen'

De publicatie 'Ketens de baas' bevat een praktische visie, allerlei bouwstenen en handreikingen maar het is, volgens Erik Ruiterman, geen blauwdruk. "Je moet zelf nadenken hoe je de bouwstenen inzet." Hij nodigt de aanwezigen uit tot een brainstorm over de vraag: "Waarmee zou jij beginnen als je morgen een keten moeten aansturen?" Het publiek komt met een flink aantal punten zoals het 'formuleren van een gemeenschappelijk doel', tot 'het vaststellen van het juiste team', en 'het creëren van een sfeer van vertrouwen', 'klein beginnen' en het 'visualiseren van het maatschappelijk belang'.

De auteurs van het dossier Ketens de baas hebben een implementatieaanpak geschetst voor ketensturing. Ruiterman licht toe: "Vaak vallen baten buiten de organisatie. Zijn bestuurders ook echt gecommitteerd aan de samenwerking of hebben ze het alleen uitgesproken? Op het hoogste niveau moet men elkaar vertrouwen." Een volgend aspect is het stellen van betekenisvolle doelstellingen. "Mensen willen zich ermee kunnen vereenzelvigen." Heeft iedereen wel de juiste houding voor samenwerking? Om dit te toetsen zijn instrumenten ontwikkeld waaronder een enquête. "Respons wordt plenair gedeeld. Vervolgens wordt besproken welke interventies nodig zijn en een analyse gemaakt van de bouwstenen die ingezet moeten worden. Na een inspirerende Ketenconferentie stel je een inrichtingsplan op. Zorg daarbij dat je voldoende tijd opneemt om te leren samenwerken. En laat gedurende het traject externe partners meekijken voor eventuele blinde vlekken," luidt het advies van Ruiterman.

Franke sluit de avond af. "Ketensamenwerking gaat over mensen. Hoe meer je iemand ziet, hoe aardiger je iemand gaat vinden en hoe meer je iemand gaat vertrouwen. Na 25 jaar huwelijk weet ik hoe dat werkt!," sluit hij gekscherend af.

Beschikbaarheid dossier Ketens de baas

Het dossier Ketens de baas is gepubliceerd door ICTU als beheerder van de NORANederlandse Overheid ReferentieArchitectuur. De uitgave is tot stand gekomen in opdracht van de Architectuur Board en de eigenaar van NORANederlandse Overheid ReferentieArchitectuur, het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Ketens de baas is (in beperkte oplage) op aanvraag beschikbaar op papier (via info@ictu.nl). Ketens de baas is via de NORA wiki online beschikbaar. U kunt de publicatie op de pagina Ketenbesturing ook downloaden in PDF of in ePub-formaat.