NORA Familieberaad april 2023
Bijeenkomst van NORA Gebruikersraad op dinsdag 18 april 2023, 13.30-16.30 uur, locatie: hybride (HSD, Den Haag) en online (Teams).
Doel: Een gedeelde visie bepalen op de NORA Familie en de eerste stappen bepalen om die visie te realiseren.
Doelgroep: Leden van de NORA Gebruikersraad, beheerders van architecturen & andere stakeholders
Contactpersoon: Marieke Vos
Aanmelden: (alleen nodig voor niet-leden Gebruikersraad).
Verslag sessie[bewerken]
Hybride contact leggen en elkaar leren kennen[bewerken]
Het was een constructieve hybride sessie, waarin we met 12 deelnemers in de zaal en 12 online het gesprek aan zijn gegaan. Door afwisselend in kleine groepen te praten en vervolgens centraal terug te koppelen heeft iedereen actief kunnen meepraten en hebben we ook naar elkaar geluisterd.
De eerste stap was uiteraard om ons (hernieuwd) aan elkaar voor te stellen, waarbij ook het verschil aan bod kwam tussen wie je bent en hoe je in eerste instantie gezien wordt. Er bleek heel wat teken- en verteltalent aanwezig en we hebben een uniek inkijkje gekregen in wat we belangrijk vinden, wat we in elkaar herkennen en wat ons uniek maakt.
Een state-of-the-art en uiteraard ter plekke ongedocumenteerde 360 graden camera maakte dat we in de zaal net zo veel moeite hadden om een tekening in beeld te brengen als thuis, dus het was toch een beetje een level playing field (met lichte voorsprong vanuit huis, waar iemand een AI inzette om een tekening te genereren).
Een dag niet over de inhoud, maar over samenwerking en elkaar vinden[bewerken]
Vervolgens hebben we gekeken naar zes zijden van een doos of dobbelsteen. Het deksel van de doos, is wat de buitenwereld ziet als afzender van alle inhoud die we delen: als de NORA Familie op z’n paasbest is, wat ziet de buitenwereld dan?
De bodem van de doos draagt en beschermt de inhoud – als de bodem niet sterk genoeg is kun je de doos niet gebruiken. Hoe voelt het om daar deel van uit te maken, van die NORA Familie?
De zijden van de doos zijn wat deksel en bodem met elkaar verbindt en bij elkaar houdt:
- Hoe zorgen we dat we elkaar goed kennen, nu en later?
- Wat hebben we gemeen en hoe gaan we om met verschillen?
- Wat hebben we van elkaar nodig?
- Hoe gaan we met elkaar om (gedrag)?
De familiefoto[bewerken]
De eerste stap was uiteraard om ons (hernieuwd) aan elkaar voor te stellen, waarbij ook het verschil aan bod kwam tussen wie je bent en hoe je in eerste instantie gezien wordt. Er bleek heel wat teken- en verteltalent aanwezig en we hebben een uniek inkijkje gekregen in wat we belangrijk vinden, wat we in elkaar herkennen en wat ons uniek maakt. Vervolgens zijn we in gesprek gegaan over de vraag: hoe zouden we als NORA Familie op de foto willen staan? Wat willen we uitstralen en waar voel jij je thuis in die compositie? In dat gesprek vielen o.a. deze onderwerpen op:
- Als je je eigen architectuur ziet als een concrete invulling en aanvulling op wat er generiek is afgesproken concentreer je je op het unieke. Maar dat kan alleen als het gedeelde sterk genoeg is en blijft – ook al plaats je jezelf niet prominent op die gedeelde foto, er moeten wel genoeg mensen in beeld blijven.
- Leden van de NORA Familie die vanuit een deel-thema deelnemen zijn vaker niet-architect en stellen zich bescheiden op in de Familie. Hoe zorgen we dat we ze wel horen en voeden, zodat de thema’s (waar vaak veel vraag naar is bij gebruikers) ook echt inhoud op kunnen leveren die aansluit bij de architectuurafspraken?
Gesprek over Verwachtingen[bewerken]
Wat verwacht de buitenwereld en wat doet die verwachting met ons? Hoe willen wij dat deelname aan de NORA Familie voelt? Wat voor verwachtingen hebben we dus naar elkaar? Gemaakte en breed gesteunde opmerkingen:
- De buitenwereld verwacht dat we één overheid zijn. Deelname aan de NORA Familie draagt daar aan bij. De Kernwaarden van Dienstverlening geven naar de burger toe aan wat zij kunnen verwachten van die ene overheid. Om dit waar te maken moeten we ons ook echt verbonden kunnen voelen in de Familie. Dat levert de verwachting op naar elkaar dat je wanneer je je hand uitsteekt, je ook echt een andere hand treft die hem grijpt.
- Bestuurders verwachten dat we dingen realiseren waarover zij kunnen besluiten. En wij verwachten dat zij dat besluit dan ook nemen. Dit eist van beide kanten commitment en dat moeten we dus ook naar elkaar durven uitspreken.
- Tegelijk is er heel weinig architectuurcapaciteit beschikbaar, maar zijn de ambities van bestuurders groot. We kunnen die alleen aangaan als we slim samen weten te werken: geen overlap maar hergebruik en effectief en efficiënt samenwerken.
- De verwachting ligt soms ook lager dan we willen: sectorarchitecturen zijn niet altijd bekend genoeg en de NORA ligt nog verder weg voor de meeste organisaties. Dit verbeteren eist communicatie en laagdrempeligheid.
- Een verwachting van onze gebruikers is dat wat we (vanuit NORA en familieleden) aan informatie ontsluiten ook compleet is, up-to-date, vindbaar en in één taal gesproken.
- Per domein, sector, of wellicht wel per stakeholder zijn er andere verwachtingen en behoeften in detailniveau. Dat maakt het soms moeilijk om informatie één op één her te gebruiken. Toch is overerving belangrijk om consistentie te behouden en de beperkte capaciteit goed in te zetten. Het helpt ons allemaal als overerving meer zichtbaar wordt: zet er bij wat je uit welke architectuur hebt geleend, verwijs waar dat mogelijk is rechtstreeks in plaats van informatie over te nemen, en voeg als meer detail of praktijktips gevraagd worden deze apart toe in plaats van het geheel te herschrijven. Uiteindelijk bieden we zo samen wat de buitenwereld verwacht: zowel kaders als praktische handvatten om ze in te vullen of te gebruiken.
- Als we overerving belangrijk vinden zouden we kunnen zoeken naar manieren om die te vergemakkelijken. Zo kunnen we leveranciers van architectuursoftware uitdagen om het inlezen van referentiearchitecturen makkelijker te maken over domeinen en producten heen.
- We verwachten dat we met elkaar delen wat generiek is (in de NORA) en dat wat domein-specifiek is in de eigen architectuur landt. In de praktijk is dat echter niet altijd even scherp gescheiden: wat nu met dingen die voor meerdere architecturen relevant zijn, maar niet voor iedereen? We zouden meer in gezinnen kunnen denken binnen de familie, waarbinnen je zaken deelt die breder zijn dan één architectuur.
- Bij een familie hoort ook dat je een gedeelde taal spreekt, met een gedeelde betekenis van begrippen waar dat kan en duidelijkheid over de verschillen waar dat niet kan. Daar hebben we nog een slag in te slaan.
Gesprek over elkaar leren kennen, wat we delen en hoe we omgaan met verschillen[bewerken]
Hoe zorgen we dat we elkaar goed leren kennen, nu en later? De familiefoto zal door de jaren heen veranderen met nieuwe architecturen, nieuwe gezichten als vertegenwoordigers van die architecturen, maar ook architecturen die wegvallen, samen gaan of transformeren (denk bijvoorbeeld aan MARIJ, EAR en nu RORA). Wat delen we samen en waar mogen we van elkaar afwijken? Wie bepaalt dat en waar blijkt het uit? In de centrale terugkoppeling na dit gesprek kwam o.a. aan bod:
- Je moet elkaars verschillen accepteren. Anders kom je nergens, want eenheidsworst gaat het niet worden. Maar hoe doe je dat?
- Acceptatie kan een bewuste keuze zijn, die je telkens weer maakt en bevestigt. De een kan dat wellicht makkelijker dan de ander, door karakter of door de verwachtingen van de omgeving.
- Toch kunnen conflicten optreden, openlijk of onderhuids. Daar ligt een risico, zeker als er groepen ontstaan binnen de familie die elkaar vinden en de rest de aansluiting kwijt raakt.
- Het is daarom belangrijk hier over te blijven praten, niet om de ander te overtuigen maar vanuit de insteek dat we elkaar willen kennen en met elkaar verbonden willen blijven.
- Veel verschillen zijn niet van mening, maar van snelheid die realistisch is in de eigen context. Hier kunnen voorlopers de achterblijvers helpen door hun kennis te delen en een inspiratiebron te vormen.
- Ook locatie kan een verschil zijn dat impact heeft op de samenwerking: waarom vergaderen we altijd in de buurt van Den Haag, terwijl er delen van het land zijn waarvoor dat twee of meer uur reistijd betekent?
- Als het gaat om verschillen tussen domeinen en de afstand die daardoor vaak gevoeld wordt, kan het werken om meer aandacht te besteden aan Life Events die als een satéprikker door de diverse domeinen heen lopen. Ook het Dienstverleningsconcept kan zo’n satéprikker zijn waardoor we het over integrale dienstverlening aan de burgers kunnen hebben in plaats van over losse diensten.
Gesprek over behoeften, goede gewoonten en goede cultuur[bewerken]
Wat hebben we van elkaar nodig? Welk gedrag heb jij gezien (vandaag of eerder), dat uit zou kunnen groeien tot een goede gewoonte? Waar missen we nog voorbeeldgedrag voor? Hoe kunnen we een goede cultuur opbouwen, vast houden, uitdragen en overdragen aan nieuwe generaties? Onderwerpen uit de centrale terugkoppeling van het gesprek:
- Fysieke ontmoeting en discussie geeft een andere dynamiek. Ook al is het onpraktisch als je in een ander deel van het land woont, toch kan het helpen om fysiek aan te sluiten. We moeten elkaar daartoe dan wel regelmatig de gelegenheid geven.
- Het lijkt wat contraproductief om te praten over gedrag als er geen wangedrag is – als er geen probleem is moet je het ook niet maken. Aan de andere kant praten we eigenlijk nooit over goed gedrag en ontstaat een cultuur meer toevallig dan dat we er richting aan geven.
- Een sterke behoefte vanuit centrale programma’s zoals GDI en MIDO, maar ook thema’s als Beveiliging en Gegevensmanagement is capaciteit, waarvoor je dan weer een product terug krijgt dat je kunt gebruiken. Je kunt elk uur maar één keer inzetten, maar als we niet in elkaar en gedeelde producten investeren blijven we ook op ons eigen terrein inefficiënt werken.
- Vanuit het Forum Standaardisatie is er behoefte aan meer adoptie van standaarden. Daar zijn netwerken belangrijk voor, ook de NORA Familie. Daarnaast is het een manier om de eigen beperkte capaciteit effectiever in te zetten. Doordat ze de standaarden nu beheren op noraonline en daarvandaan beschikbaar stellen via LinkedData zijn ze intern minder tijd kwijt en is hergebruik bovendien makkelijker geworden. Het Forum geeft hier het goede voorbeeld, niet alleen door de samenwerking aan te gaan, maar ook door met Workshops de kennis die ze er door hebben opgedaan met LinkedData en wiki’s weer verder te delen binnen de Familie.
- Contact via NORA is mooi, maar heeft ook zo zijn beperkingen. Als er directer met elkaar gesproken wordt het netwerk sterker, zijn de lijntjes korter en kan er niets verloren gaan in de vertaling. Het zou mooi zijn wanneer naast directe één-op-één communicatie ook één-op-veel communicatie makkelijker was, bijvoorbeeld als je zoekt naar mensen die met een bepaald onderwerp bezig zijn. Het is dan zaak niet te lang te zoeken naar ideale tooling daarvoor, maar direct te beginnen met wat we hebben (LinkedIn, Pleio, wiki). Jan van Bon heeft al een pleio-groep geopend voor het Dienstverleningsconcept. Voor LinkedIn zouden we de bestaande groep NORA kunnen nemen (passief, maar met heel veel leden) of een extra groep NORA Familieberaad aan kunnen maken.
- De ervaring uit een Community of Practice leert dat samenkomen in een mix van samen werken aan iets concreets, bij elkaar aan sluiten en gesprekken voeren goed kan werken. Met het Open Huis van Architectuur wil NORA daar mee gaan experimenteren: op 29 juni, 27 september en 7 december is iedereen welkom om bij ICTU te werken (reserveren van werkplek in de ochtend is mogelijk), samen te lunchen, een kennissessie bij te wonen en elkaar te spreken bij een High Tea.
Goede voornemens[bewerken]
We hebben alle deelnemers gevraagd om een haalbaar goed voornemen voor zichzelf te bedenken: wat ga jij de komende tijd doen om de NORA Familie te versterken? Denk aan simpele stappen als eens iemand uit de sessie opbellen om door te praten, iets vanuit de eigen architectuur aanbieden voor hergebruik / overerving, of je eigen vraagstuk eens in de groep te gooien voordat je in je eentje aan de slag gaat.
Oorspronkelijke agenda[bewerken]
Interactieve sessie voor alle gebruikersraadleden en vertegenwoordigers van architecturen en samenwerkingen binnen de NORA Familie, waarin we samen praten en afspraken maken over de samenwerking van architecten en architecturen in de NORA Familie: de community van alle architecten en architecturen in de publieke sector.
Groei & verandering[bewerken]
De laatste jaren is de NORA Familie zowel gegroeid als sterker geworden: beheerders van architecturen overleggen vaker, er zijn meer actieve deelnemers van de NORA Gebruikersraad en er is meer inhoudelijke samenwerking aan thema's en architectuurafspraken. We werken slimmer, krijgen meer gedaan en kijken vanuit meer invalshoeken naar onderwerpen. Die vereende kracht maakt ook dat de buitenwacht ons beter weet te vinden en de potentiële impact van onze stem groeit. Niet omdat we uit één mond spreken, maar omdat wat we zeggen voortkomt uit gedeelde kennis, afspraken en waarden.
Waarom is deze sessie nodig?[bewerken]
In de NORA Gebruikersraad hebben we het vaak over de inhoud. Zo lag de nadruk het afgelopen jaar op de wijzigingen aan de bindende architectuurafspraken waar we als community samen eigenaar van zijn. Soms beginnen we er ook het gesprek over afspraken en processen, zoals hoe we dat wat we samen aan afspraken en kennis delen ook samen kunnen beheren.
Maar er is meestal geen tijd om te reflecteren op wie en hoe we willen zijn als familie: Komen de verwachtingen die de buitenwereld over ons hebben overeen met onze eigen verwachtingen? Hoe gaan we om met verschillen in tempo, in ambitie, in cultuur? Hoe zorgen we dat we ons allemaal thuis voelen en gehoord worden?
Sessiedoelen[bewerken]
- Gedeelde visie van een NORA Familie waarin we zelf graag deel willen nemen
- Reflectie wat er nodig is om daar te komen: wat gaat er al goed en moeten we meer doen, waar mist nog iets of gaat het vaak fout?
- Stappen benoemen die we zelf willen en kunnen nemen om richting die visie door te groeien.