Praktische BPM-implementatie

Bij de implementatie van Business Process Management (BPM) binnen overheidsorganisaties komen vaak praktische uitdagingen naar voren. Een veelvoorkomend probleem is dat organisaties wel activiteiten ontplooien op het gebied van procesmanagement, maar niet helder hebben waarom ze dit doen. In dergelijke gevallen wordt BPM door medewerkers vaak ervaren als een administratieve last in plaats van een waardevolle discipline die hun werk verbetert. In onderstaande afbeelding een overzicht van het doel van BPM en de producten die daaraan bij kunnen dragen.

Valkuilen en risico’s

Een veelgemaakte fout is dat BPM teams, om het nut van procesmanagement aan te tonen, zoveel mogelijk informatie vastleggen. Hierbij gaat men uit van de aanname: "Hoe meer we documenteren, hoe waardevoller het is." Deze hagelschietbenadering kan echter leiden tot een situatie waarbij:

• De capaciteit om de informatie te onderhouden ontbreekt.
• Het vastgelegde verouderd raakt, wat het vertrouwen in de informatie ondermijnt.
• Het kernprobleem niet wordt opgelost, en misschien zelfs verergert: het ontbreken van begrip voor de echte waarde van BPM.

Wanneer organisaties zich te veel richten op het vastleggen van processen, dreigen ze het echte doel van BPM uit het oog te verliezen. Het vastleggen wordt dan een doel op zich, terwijl het in werkelijkheid slechts een instrument is om continu verbeteren in de bedrijfsprocessen te verankeren.

Belangrijke principes voor succesvolle BPM-implementatie

Voor een succesvolle implementatie van BPM binnen overheidsorganisaties zijn de volgende principes essentieel:

• Visie: Zorg voor een duidelijke visie op BPM, inclusief doel en onderliggende producten. Procesmanagementcollega’s en belangrijke stakeholders moeten begrijpen dat BPM draait om het structureel verbeteren van processen. Dit moet ook zichtbaar zijn in de ontwikkelde producten.
• Draagvlak: Communiceer (niet alleen zenden) over het waarom van BPM. Alleen als (voldoende) medewerkers binnen de organisatie de waarde van BPM onderkennen, is een succesvolle implementatie mogelijk.
• Houd het beheersbaar: Leg alleen vast wat ook daadwerkelijk onderhouden kan worden én bijdraagt aan continu verbeteren. Vertrouwen in procesinformatie hangt niet alleen af van beschikbaarheid en toegankelijkheid, maar ook van juistheid en actualiteit. Een overdaad aan documentatie die niet up-to-date is, ondermijnt het vertrouwen in en begrip van het hele systeem. Houd daarbij ook rekening, qua capaciteit, met het feit dat procesmanagement naast vastlegging ook een rol speelt in:
  • Professionalisering van de besturing per bedrijfsproces.
  • Ondersteuning bij de optimalisatie van bedrijfsprocessen.

Datgene wat je wil bereiken in de context van een missie.

Naar de pagina met de definitie van ‘doel’

De betekenis die mensen geven aan gegevens in een context.

Naar de pagina met de definitie van ‘informatie’

Een eenheid van denken die wordt uitgedrukt door een woord of een groep woorden en verwijst naar de betekenis die daaraan wordt gegeven.

Naar de pagina met de definitie van ‘begrip’

De betekenis of het belang dat aan iets wordt toegekend.

Naar de pagina met de definitie van ‘waarde’

Een korte verklaring over een gewenste toekomst waar een entiteit een bijdrage aan wenst te leveren.

Naar de pagina met de definitie van ‘visie’

Een entiteit bestaande uit mensen die samenwerken om specifieke doelen te bereiken.

Naar de pagina met de definitie van ‘organisatie’

Een samenhangend en geïntegreerd geheel van componenten die elkaar wederzijds beïnvloeden.

Naar de pagina met de definitie van ‘systeem’

Een combinatie van taken die een entiteit tijdelijk op zich neemt en die afwisselend door verschillende entiteiten kan worden vervuld, aangevuld met bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

Naar de pagina met de definitie van ‘rol’