Publicatiedomein Handreiking Metagegevens

In het publicatiedomein spelen verschillende standaarden en kennismodellen een rol. Zo is TOOI (Thesauri en Ontologieën voor overheidsinformatie) een belangrijk kennismodel. KOOP (Kennis- en Exploitatiecentrum voor Officiële Overheidspublicaties), die de Woo-index maakt en beheert, maakt gebruik van TOOI. TOOI is een kennismodel voor officiële overheidsinformatie. MDTO en TOOI zijn complementaire standaarden. MDTO specificeert een syntax, TOOI specificeert semantiek en biedt identificatie van overheidsorganisaties en begrippen. Om die reden hebben het Nationaal Archief en KOOP MDTO en TOOI op 1 maart 2024 gelijktijdig aangemeld voor opname op de ‘Pas toe of leg uit’-lijst van het Forum Standaardisatie. Bij de aanmelding is de relatie tussen MDTO en TOOI uitgebreid toegelicht in een bijlage 'Relatie MDTO en TOOI v1.0'.

Voor het publiceren van datasets, bijvoorbeeld via data.overheid.nl moet de dataset voldoen aan de DCAT-AP-NL-standaard.

Uit handreiking openbaarmaking

Actief openbaar maken doe je zo

De enige eis die de Woo stelt over metadata, is dat een document samen met de bijbehorende metadata openbaar gemaakt wordt. De Woo eist niet dat er nieuwe metadata worden gecreëerd voor actieve openbaarmaking. De Archiefregeling onder de Archiefwet geeft een verplichte vastgestelde minimale set aan metadata. Alle documenten die vanuit de Woo openbaar gemaakt worden, moeten aan deze eisen voldoen. De huidige Archiefregeling stelt een beperkt aantal eisen aan de metadata; zie artikel 17 en 19 van de Archiefregeling. De Archiefregeling bij de nieuwe Archiefwet geeft een meer uitgebreide opsomming van eisen. De Woo-index stelt geen verplichte eisen aan de metadata bij aangeleverde documenten. Voor de Woo-index volstaat het in principe om te weten waar een organisatie zijn documentcollecties heeft gepubliceerd. De Woo-index gebruikt metadata wél voor verbeteringen in functionaliteit of zoekresultaten, denk bijvoorbeeld aan een betere presentatie of het gebruik van filters. Daarom is de aanbeveling: geef de metadata mee die bij het document horen en die openbaar gemaakt kunnen worden. Dat is in lijn met de wet zonder dat het aanvullende inspanningen vraagt.

Wát een organisatie aan metadata openbaar maakt wordt, naast de vereisten uit de Archiefregeling, dus niet voorgeschreven. Voor hóe een organisatie metadata openbaar maakt heeft KOOP de handreiking voor de Woo-harvester opgesteld.

Aanbevelingen vanuit openbaarmaking

Organisaties kunnen, ook al is dat niet verplicht, extra metadata toevoegen om de zoekfunctionaliteit van de Woo-index en de eigen website te verbeteren. Bijvoorbeeld: informatiecategorie, vaststellingsdatum, uniek documentnummer (hash), dossiernummer, uitzonderingsgronden en verzenddatum.

Volgende pagina, hoofdstuk 7: GEO-domein Handreiking Metagegevens

Een combinatie van taken die een entiteit tijdelijk op zich neemt en die afwisselend door verschillende entiteiten kan worden vervuld, aangevuld met bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

Naar de pagina met de definitie van ‘rol’

Vaststaand, erkend voorbeeld of model.

Naar de pagina met de definitie van ‘standaard’

Een fundamentele en algemeen toepasbare regel, gebaseerd op een overtuiging en die geldt als richtlijn.

Naar de pagina met de definitie van ‘principe’

Een entiteit bestaande uit mensen die samenwerken om specifieke doelen te bereiken.

Naar de pagina met de definitie van ‘organisatie’