Sandbox:Capabilities
Wat zijn Capabilities?[bewerken]
In de context van dit thema zien we een Capability als een vermogen ('ability') van een persoon, groep mensen (een afdeling, organisatie) of systeem om een prestatie (vaak in de vorm van een dienst) als dienstverlener te kunnen leveren of in de toekomst te willen leveren. Dat staat overigens los van de vraag of de prestatie ook daadwerkelijk geleverd wordt, dus of je de Capability ook daadwerkelijk uitvoert.
Er is een relatie met het begrip portfolio: beide hebben betrekking op de dingen die je kunt doen. Hetzelfde geldt voor de dienstencatalogus. Een Capability wordt beschouwd als de combinatie van mensen, processen en hulpmiddelen die nodig zijn om de prestatie te leveren.
Capabilities zijn af te leiden uit bedrijfsdoelstellingen en ze zijn wat je moet kunnen doen om de beoogde bedrijfsresultaten te behalen. Capabilities hebben betrekking op zowel mensen als middelen. De Van Dale omschrijft een Capability als iets van kracht, macht en capaciteit, kortom 'het vermogen' om iets te doen. In lijn met de Nederlandse standaard voor het beschrijven van begrippen (NL-SBB) is er dan sprake van één voorkeursterm en één of meer alternatieve termen. In dit geval gaan we er vanuit dat 'Capability' de voorkeursterm is of wordt, en 'Vermogen' een alternatieve term is of wordt. De term 'Generieke functie' lijkt niet geheel te voldoen aan de beoogde inhoud en wordt hier dus niet gehanteerd. De NORA zal daar in een later stadium op moeten worden aangepast.
Capabilities zijn:
- zodanig geformuleerd dat de medewerkers van de organisatie ze begrijpen
- stabiel van aard en wijzigen alleen bij grote veranderingen
- modulair van aard; een Capability kan (sub)Capabilities hebben en zelf onderdeel zijn van een (super)Capability
- te realiseren door een samenstel van binnen de organisatie aanwezige mensen, processen, en hulpmiddelen (waaronder applicaties, data, technologie).
Het denken in Capabilities hoort rekening te houden met de invalshoek ‘bestaand/aanwezigheid’. Een Capability kan een status hebben reeds aanwezig in de organisatie, dan wel gewenst of noodzakelijk. Voorkom het bestempelen van Capabilities als enkel strategisch van aard. Strategie, tactiek en operatie zijn fasen uit de planningscyclus die geheel los staan van de definitie van Capability. Net als bij 'proces': er bestaan geen strategische processen. Er bestaan alleen strategische, tactische en operationele aspecten van processen.
Waarom zijn Capabilities van belang?[bewerken]
Een Capability is het vermogen om (in de toekomst) waarde te realiseren op een abstract denkniveau en uit zich in gedrag. Het is een toevoeging op de huidige definities, zoals o.a. dienst, proces, bedrijfsfunctie, vanuit een nieuw perspectief. Het biedt daarmee meerwaarde voor een strategische doelgroep zoals bestuurders, niet-architecten en de omgeving van de organisatie.
Bij een zuiver strategische oefening, wordt ook duidelijk welk element van de Capability, dus welke bedrijfsmiddelen, de belemmerende factor zijn in de tijd. En daar geeft een strategisch plan ook een concrete invulling aan. (Bijvoorbeeld: meer mensen, en/of meer busjes, en/of meer training van werkwijzen).
Organisaties hebben Capabilities vanuit eigen ‘belang’, maar de maatschappij heeft behoefte aan combinaties van Capabilities van verschillende organisaties omdat er ‘waarde’ verwacht wordt. De term waardestroom komt dan naar voren.
Een waardestroom kent een afnemer en aanbieder. De waardestroom biedt een propositie voor een afnemer en wordt per definitie getriggerd door die afnemer. Welke proposities dat zijn, is per overheidsorganisatie onmiskenbaar anders. Het leveren van deze proposities vindt plaats door het combineren van Capabilities die aan bod komen bij het uitvoeren van handelingen door mensen in processen, met de inzet van bijbehorende hulpmiddelen. Een Capability levert een prestatie/resultaat die uiteindelijk waardevol moet zijn voor de afnemer, ook al ziet de afnemer deze niet rechtstreeks: Capabilities worden aangesproken bij de uitvoering van dienstverlening maar onttrekken zich vaak aan het oog van de afnemer. Denk aan het aanpassen van het energietransportnetwerk of het leveren van een netwerkverbinding.
Capabilities worden aangesproken en ingezet in (potentieel) talloze waardestromen. Anders gezegd: Capabilities stellen een overheidsorganisatie in staat om nieuwe proposities te realiseren door nieuwe samenstellingen van Capabilities op te zetten.
Voorbeelden om van Waarde tot Capabilities te komen is:
Waarde: Vitaal
Propositie: Stadsfietsabonnement voor iedere inwoner
Capabilities bij de propositie: Stadsfietsen leveren en beheren, Abonnementen beheren
Andere propositie: voetbalveldjes verspreid in de wijken
Capabilities bij die andere propositie: Voetbalvelden onderhouden, Sportcoaches op het veld hebben
Een ander voorbeeld betreft de organisaties Netbeheerder en Gemeente, en hoe zij samen zorgen voor de energievoorziening. Hier is het hebben van een Capability voor Gebouwenvergunningen nuttig.
Een laatste voorbeeld is een Capability 'Vergunning voor evenementen verlenen' in een gemeente en 'Begeleiding vanuit politie ten behoeve van openbare orde'.
Je kunt het leveren van waarde (propositie) beschouwen vanuit de invalshoek waardeketen ('value chain'). Deze invalshoek heeft in haar meest elementaire vorm de stadia 'verkrijgen van input', 'transformeren', 'leveren van uitput'. Een waardeketen wordt per definitie gestart vanuit het perspectief van een afnemer en omvat alle handelingen om het gewenste eindresultaat op te leveren. Er is ook de invalshoek van de waardecirkel ('value circle'). Een waardecirkel is gericht op de interactie met de omgeving. Een illustratie hiervan is een bezoek aan een winkel. Je besluit iets specifieks, zoals een boek, te kopen ('agree'), je betaalt ervoor (verricht de aankoop; 'perform') en je krijgt het boek overhandigd om mee te nemen ('receive'). Door een matrix te vormen van zowel de waardeketen als de waardecirkel kun je Capabilities ontdekken/vormgeven.
Waarde kun je leveren op verschillende niveaus. Je kunt:
- een idee leveren (vb. ontwerp van een auto)
- een (hulp)middel leveren (een automobiel)
- het gebruik van een middel leveren (autoverhuur)
- een activiteit met dat middel uitvoeren (taxi)
We hanteren veelal een praktische kijk op Capabilities en waardestromen. Het is nuttig om ook naar de onderliggende overeenkomsten te kijken, net als bij het Basisconcept van Dienstverlening is gedaan. Aangeraden wordt om gebruik te maken van de acht werkstromen (Het procesmodel en de werkstromen van de overheidsorganisatie) voor een generieke kijk op de patronen van werkwijzen. Voor een insteek rondom waarden kun je je laten te laten inspireren door Monitor Brede Welvaart & de SDG’s 2022.
Hoe zijn Capabilities te positioneren?[bewerken]
In architectuurmodeleer-raamwerken als TOGAF omvatten Capabilities meerdere architectuurlagen (processen, rollen, applicatieservices). Als het gaat om de inrichting van de Capabilities kom je al snel op de best practices op de verschillende architectuurlagen en bedrijfsfuncties, processen, activiteiten etc. De positionering van een Capability begint op de motivatielaag, the why. Vanuit Brede welvaart en akkoord kabinet kun je Capabilities formuleren waar ook KPI's op geplot zijn, zoals de sustainable development goals van de Verenigde Naties, of door CBS en andere monitoren zoals "waarstaatjegemeente.nl".
Capabilities kunnen op de verschillende lagen van de NORA verschillende vormen aannemen. Ter illustratie:
- Op de Organisatorische laag is een Capability voor een organisatie als Politie bijvoorbeeld Arrestantenzorg, Forensisch Onderzoek, Evenementbegeleiding, Noodhulp verlenen. Voor een gemeente is dat bijvoorbeeld Vergunning verlenen, Toezicht houden bij bouwwerkzaamheden, of Verschaffen identiteitspapieren.
- Op de Informatie- of Applicatielaag is een Capability juist meer Veilige gegevensuitwisseling of Begrensde toegang.
Zo varieert een Capability per laag en per domein van het NORA Vijflaagsmodel. Tegelijkertijd bestaat er ook veel gelijkvormigheid tussen Capabilities: sommige Capabilities komen zelfs in alle domeinen voor, en soms zelfs in vrijwel gelijke vorm. Denk aan de ondersteunende (secundaire) taakgebieden van een organisatie: de aard van huisvesting of personeelszaken verschilt niet zoveel tussen verschillende domeinen. Het zijn juist de primaire taakgebieden van de domeinen waar de grootste verschillen in optreden. Een waterschap doet nou eenmaal heel andere dingen dan het Ministerie van Sociale Zaken of een onderwijsinstelling. Ook binnen een domein bestaan grote verschillen in Capabilities, zowel in de primaire als de secundaire taakgebieden. Zo is het vervoeren van ouderen binnen een gemeente iets heel anders dan het verstrekken van een uitkering, en levert huisvesting heel andere prestaties dan personeelszaken. En toch hebben al die Capabilities ook weer gemeenschappelijke kenmerken, en zéker gemeenschappelijke doelen.
Hiermee kunnen we stellen dat er zowel een enorme variatie tussen Capabilities bestaat als grote overeenkomsten: de aard en granulariteit varieert sterk. Het is dus zinvol een as te bepalen van grof naar fijn, van generiek naar specifiek, waarop we Capabilities kunnen positioneren, zodat we een gemeenschappelijk grondslag kunnen onderkennen en de variatie naar de verschillende domeinen en taakgebieden kunnen ondersteunen. Deze as is in onderstaande figuur geschetst.
Capabilities, van generiek naar specifiek[bewerken]
Als startpunt voor de as kunnen we kijken naar het doel van de overheid, het bestaansrecht, de missie, de generieke taken, en welke Capabilities daarvoor vereist zijn. De Rijksoverheid [formuleert] dat als het werken aan een rechtvaardige, ondernemende en duurzame samenleving waarin mensen en maatschappelijke organisaties zich in vrijheid en veiligheid kunnen ontplooien. Dat kunnen we dus beschouwen als de kern-Capability van de overheid. De uitvoerende overheid treedt daarbij op als dienstverlener naar die mensen en maatschappelijke organisaties, waarbij de volksvertegenwoordiging afspraken met die overheid maakt over de uitvoering ván die dienstverlening. Bij de afspraken over de dienstverlening horen ook gebruiksvoorschriften voor de burger (gedragsregels). De dienstverlening omvat daarom zowel de levering van de overeengekomen diensten als toezicht en handhaving voor de borging van die levering.
De Grondslagenlaag van het NORA Vijflaagsmodel specificeert de eisen en beginselen die voor de overheidsdienstverlening van toepassing zijn, in de vorm van alle wet- en regelgeving die door de volksvertegenwoordiging is vastgesteld. Daarbij staat waardecreatie voor die mensen en maatschappelijk organisaties (kortweg 'de burger') centraal, in de vorm van een aantal duurzame ontwikkelingsdoelen. De meest generieke specificatie van de Capabilities van de overheid heeft dus betrekking op het kunnen creëren van waarde voor de burger. Dat wordt gerealiseerd door een stelsel van voorzieningen die de overheid beschikbaar maakt voor die burger. De overheid maakt met de volksvertegenwoordiging afspraken over de kenmerken ván die voorzieningen. De prestatie van de overheid bestaat daarmee uit het leveren van diensten aan de burger.
De gemeenschappelijke architectuur achter elke overheidsorganisatie[bewerken]
De Organisatorische laag van het NORA Vijflaagsmodel specificeert hoe een overheidsorganisatie de uitvoering van de dienstverlening organiseert. De universele inrichting van het managementsysteem van een overheidsorganisatie levert daarvoor de meest generieke uitwerking, en dus de meest generieke Capabilities. Daarmee kunnen we voor elke individuele overheidsorganisatie de volgende vijf generieke Capabilities definiëren:
- afspreken: het afhandelen van wensen om nieuwe diensten af te spreken of de afspraken over bestaande diensten aan te passen (denk aan het vaststellen van een nieuwe wet of verordening)
- wijzigen: het structureel aanpassen van diensten voor zover dat binnen deze afspraken valt (denk aan het verstrekken van een ventvergunning en een staanplaats aan een marktkoopman, of het aanleggen van een nieuwe brug)
- herstellen: het herstellen van storingen in de afgesproken dienstverlening (denk aan het repareren van een kapotte brug)
- uitvoeren: het leveren van alle overeengekomen voorzieningen, plus alle extra leveringen die binnen de afspraken mogelijk zijn gemaakt maar die geen structurele wijzigingen veroorzaken aan de uitvoering van de afgesproken dienstverlening (denk aan het beschikbaar stellen van een archief, plus het op aanvraag leveren van een uitdraai van documenten uit dat archief)
- verbeteren: het voortdurend verbeteren van de afgesproken dienstverlening (denk aan het wegnemen van bedreigingen en het doorvoeren van innovaties).
De universele werkwijzen voor deze generieke Capabilities laten zich vervolgens vertalen naar elke verbijzondering in een domein of taakgebied.
Als je afspreekt om een Capability concreet te maken en dus toe te passen in de praktijk, dan ontstaat een praktische werkwijze die we in het NORA-begrippenkader een practice noemen, een praktijk. Het operationaliseren van een Capability leidt tot het uitvoeren van je vermogen in je praktijk, en dat kun je weergeven in de vorm van waardestromen (value chains), klantreizen of customer-facing workflows. Alle drie vormen verschillen slechts in het perspectief op de detaillering van de inhoud.
De verbijzondering naar domeinen en taakgebieden[bewerken]
Elk domein heeft overeenkomstige en verschillende Capabilities. De specificatie naar de kenmerken en taken van het domein leveren dan de specifieke Capabilities. Daarbij kunnen we in eerste instantie onderscheid maken naar de primaire taakgebieden van die domeinen en de secundaire taakgebieden. De secundaire taakgebieden zijn in beginsel behoorlijk gelijkvormig: Capabilities inzake personeelszaken en huisvesting van een waterschap zijn in essentie niet veel anders dan bij personeelszaken en huisvesting van een gemeente. Een gangbare indeling van die secundaire taakgebieden volgt het acroniem SCOPAFIJTH (ook wel verkort weergegeven als PIOFACH):
- S: Security (Beveiliging)
- C: Communicatie
- O: Organisatie
- P: Personeel
- A: Administratieve organisatie
- F: Financiën
- I: Informatievoorziening
- J: Juridisch
- T: Technologie
- H: Huisvesting
In de referentiearchitecturen van de domeinen vinden we deze indeling regelmatig gedetailleerd terug, niet alleen in de vorm van Capabilities, maar veelal zelfs in de vorm van organisatorische functies die zich op die Capabilities richten.
In de secundaire taakgebieden van de domeinen treffen we een veel grotere variatie van Capabilities aan. Als voorbeeld kunnen we kijken naar de referentiearchitecturen van Nbility, de VERA en de GEMMA.
- NBility (Netbeheerders Business Capability) hanteert een hoge mate van abstractie voor de indeling van haar Business Capabilities en onderscheidt voor het primaire taakgebied op het hoogste niveau:
- Klanten bedienen: dit omvat afspreken, uitvoeren, maar ook verbeteren
- Energie transporteren: dit omvat uitvoeren en herstellen
- Ontwikkeling en instandhouding van energienetten besturen: dit omvat wijzigen, uitvoeren en verbeteren
- Energietransport en -netten meten: dit valt geheel binnen uitvoeren
- Werkzaamheden uitvoeren aan energienetten: dit valt eveneens geheel binnen uitvoeren
- De energiemarkt faciliteren: dit omvat afspreken en uitvoeren
- De referentiearchitectuur van de VERA hanteert een basisarchitectuur met de volgende generieke functies:
- Besturende functies: dit omvat wijzigen
- Klantcontacten: dit omvat de intake van verzoeken voor afspreken, wijzigen en uitvoeren
- Risicobeheersing: dit omvat verbeteren en uitvoeren
- Incidentbeheersing: dit omvat herstellen, uitvoeren en verbeteren
- Normaliseren: dit omvat de afsluitende activiteit van afspreken, wijzigen, herstellen en uitvoeren, alsmede verbeteren
- en de secundaire functies t.b.v. ondersteunen en beheren.
- De referentiearchitectuur van de GEMMA hanteert aanzienlijk meer detaillering in de beschrijving van haar tientallen Capabilities. Onder de letter 'A' vermeldt de GEMMA bijvoorbeeld:
- Abonneren op en notificeren van gebeurtenissen: dit valt geheel binnen uitvoeren
- Authenticeren van dienstenafnemers: idem
- Authenticeren van eindgebruikers: idem
- Autoriseren van dienstenafnemers: idem
- Autoriseren van dienstengebruik: idem
- Autoriseren van eindgebruikers: idem
- Een Capability zoals Beveiligen van communicatie-netwerken omvat echter zowel afspreken, wijzigen, herstellen, uitvoeren en verbeteren
De primaire taakgebieden van alle domeinen bevatten in beginsel dus de toegepaste uitwerkingen van de vijf generieke Capabilities zoals die op laag 2 van het NORA Vijflaagsmodel zijn gespecificeerd. De gemeenschappelijkheid van die domeinspecifieke Capabilities wordt dan ook ondersteund door deze Capabilities te refereren naar die gemeenschappelijke grondslag in de vorm van de generieke Capabilities, en daarna te onderzoeken in welke mate de toepassingen overeenkomen dan wel afwijken vanwege het unieke karakter van het betreffende taakgebied. Voor de secundaire taakgebieden van de domeinen geldt dat deze in hoge mate overeenkomen en eenvoudig af te beelden zijn op de generieke Capabilities.
| Direct aan de slag |
|---|
|
| Samen leren & zoeken |
|---|
|
Er zijn al organisaties die ervaring opgedaan hebben met Capabilities of Vermogens. Voorbeelden: Kijk t.a.v. waarden op: |
|
| Meer informatie & Contact |
|---|
|
Er zijn meerdere ArchiMate modelering-strategieën mogelijk voor een Capability.
Nuttige links: Dit thema wordt opgebouwd en beheerd door: Contactpersoon: Pascal de Haan, pascal.de.haan@politie.nl |
|