Themasessie Zaakgericht Werken aan één overheid
 Deze middag kende drie ronden van parallelsessies. Van alle sessies is een sfeerimpressie met foto's, presentatie(s) en vervolgacties gepubliceerd. Een impressie van de dag en links naar alle sessies is te vinden op NORA Gebruikersdag 29 november 2018. |
Doel: Delen van praktijkkennis, tips en concrete vragen over zaakgericht samenwerken in ketens. Bijdragen aan de doorontwikkeling van het thema Zaakgericht Werken in NORANederlandse Overheid ReferentieArchitectuur
.Doelgroep: Iedereen die ervaring heeft met zaakgericht werken in ketens of daar juist mee worstelt
Contactpersoon: Ellen van der Steen .
Zaakgericht Werken contactpersoon Zaakgericht werken, gemeente Apeldoorn) geeft een korte presentatie (PDF, 1,19 MB), waaruit al direct een levendige discussie ontstaat over wat zaakgericht werken in ketens is, wat het zou moeten zijn en waar vaak spraakverwarring ontstaat. Het belang van zaakgericht samenwerken ligt voor gemeenten in de vele actuele vraagstukken die op hun bordje liggen, waar gemeenten alleen nooit een antwoord op kunnen geven: van loverboys tot klimaatverandering, er is samenwerking nodig om het in beeld te krijgen en aan te pakken. Zaakgericht werken goed inregelen is voor hen een manier om zeker te zijn dat de belangrijkste gesprekken gevoerd zijn met de partners: wat betekent dit bij jou en bij mij, hoe delen we veilig informatie, hoe kan ik bij een vervolgvraag bij de oorspronkelijke informatie en hoe koppelen we terug naar de melder? Het betekent dus meer dan het aan elkaar koppelen van systemen: je moet ook de mensen meenemen. Dat doen ze door mensen letterlijk bij elkaar te zetten en ze elkaar mee te laten nemen in de user journey van een zaakEen samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden: als ik dit doe bij mij, wat heeft dat dan voor effect bij jou?
Wat een zaakEen samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden is en hoe je zaakgericht (samen-)werkt blijkt in de praktijk per organisatie te verschillen en beïnvloed te worden door de techniek (welke generatie zaaksysteem heb je) en je eigen primaire proces. Om samen te werken met andere organisaties, of informatie her te gebruiken uit andere bronnen is het echter nodig om afspraken te maken die breder zijn dan je eigen context. NORANederlandse Overheid ReferentieArchitectuur zou een plek kunnen zijn waar de absolute basis van die afspraken te vinden is, zodat we elkaar in verschillende ketens niet tegenspreken.
Na de inleiding denken we in groepjes na over vier aspecten van de hoofdvraag: wat zouden we in NORANederlandse Overheid ReferentieArchitectuur moeten opnemen over Zaakgericht Werken, aan kennis en afspraken? Ook hier zijn de discussies levendig en de opbrengst is dan ook rijk. Doordat de groepjes doorwisselden naar andere onderwerpen blijkt ook al wat overeenkomst te zijn ontstaan tussen de antwoorden op verschillende deelvragen: er is collectief behoefte aan een gemeenschappelijke taal om het over ZGW te hebben (inclusief definitie wat een zaakEen samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden is) en een expertisecentrum of expertgroep die verschillende ketens kan helpen om zaakgericht samen te werken. Ook is er behoefte om Zaakgericht Werken meer te benaderen vanuit het perspectief van meerwaarde voor de burger: dienstgericht werken en dienstbaar zijn. Het op een goed manier verantwoorden en terugkoppelen van wat we doen aan de burger, bedrijf of mede-overheid komt dan centraal te staan in plaats van de technische processen.
De resultaten van de verschillende groepjes zullen de komende maanden worden uitgewerkt in vervolgstappen, voor zover deze haalbaar zijn. De flipovers:
Vraag 1, Welke aanvullingen zijn nodig in ZGW (NORANederlandse Overheid ReferentieArchitectuur) om te werken als één overheid?
Samenvatting centrale terugkoppeling:
Waar is behoefte aan? Één taal: geef een referentiekader. Wat zijn de ketens, wat zijn de rollen in de ketens, wie is er de regisseur in de keten? Als de rollen ongeveer hetzelfde zijn kun je mensen opleiden voor een bepaalde rol. Zij kunnen dan sneller aan de slag, ook over ketens heen.
Er is een centraal orgaan nodig waar de kennis bij elkaar komt, een expertisecentrum ZGW zoals dat bij King (nu VNG Realisatie) een tijdje het geval was. Nu hebben dit soort initiatieven vaak een tijdelijk karakter.
Procesarchitectuur hoort hier bij, maar ook een gedeelde bedrijfs-taal voor de overheid, met een verhaal dat je kunt snappen. Niet alleen architectuurEen beschrijving van een complex geheel, en van de principes die van toepassing zijn op de ontwikkeling van het geheel en zijn onderdelen., maar een visie. Nu is samenwerking nog erg pragmatisch: je moet samen werken, dus je gaat er wat mee doen. Het zou meer voort moeten komen uit je eigen passie en drive om dienstgericht te werken, dienstbaar te zijn. Eigenlijk is dienstgericht werken een mooiere term dan zaakgericht, meer verbonden aan de burger waar je het voor doet. We zoeken een enthousiast verhaal.
Vraag 2, Welke principes ontbreken nu in NORANederlandse Overheid ReferentieArchitectuur voor ZGW aan één overheid?
Samenvatting centrale terugkoppeling:
Er lag een lijstje met principes van NORANederlandse Overheid ReferentieArchitectuur die gerelateerd waren aan ZGW. Die zijn overgenomen op de flipover en in groen zijn degenen gemarkeerd die ZGW echt stimuleren. De in rood gemarkeerde kunnen weg zonder dat dit afdoet aan de drive om of de kwaliteit van Zaakgericht werken.
Vraag 3, Welke nieuwe ontwikkelingen zou NORANederlandse Overheid ReferentieArchitectuur voor ZGW zeker moeten ondersteunen?
Samenvatting centrale terugkoppeling: Als je data maakt dan moet je het ook ontsluiten naar user interface of API’s. Hoe je het zelf intern doet is daarbij irrelevant, je moet afspraken maken over hoe je het ontsluit inclusief metadata en archief. Het gaat hier ook over dienstgericht werken, ten behoeve van de burger/bedrijven. Zij hebben ook baat bij eenduidige afspraken/definities, die bovendien spraakverwarring kunnen voorkomen.
Vraag 4,Welke bouwstenen en standaarden zijn voor ZGW als 1 overheid absoluut noodzakelijk?
De onderstaande afbeeldingen tonen de flip-over met daarop de vraag: "Welke bouwstenen en standaarden zijn voor ZGW als 1 overheid absoluut noodzakelijk?" en de memo-velletjes die de bijbehorende brainstorm tonen.
Samenvatting centrale terugkoppeling (krap i.v.m. tijdsnood):
Berichtendienst (xml), veilig uitwisselen, veilig opslaan/archiveren (edepots). Mogelijkheid om notificaties te krijgen / verzenden , berichtendienst.
