Werkzaamheden voor het beheer van het Stelsel van metadatastandaarden

In het Overheidsbreed Beleidsoverleg Digitale Overheid (OBDO) van 19 september 2024 is afgesproken dat BZK/DO regiehouder is voor de generieke metadatastandaarden. In het beslismemo over de rol van regiehouder is ook beschreven dat ICTU beoogd is voor de beheerrol en ondersteuning. Daarbij spelen een drietal afwegingen een belangrijke rol.

Onafhankelijkheid: De ICTU ontwikkelt en beheert zelf geen standaarden en heeft een onafhankelijke rol in het veld.
Efficiëntie: De ICTU heeft een uitgebreid community netwerk op het gebied van architectuur en gegevensmanagement, ondersteund met hulpmiddelen zoals www.NORAonline.nl en een beveiligde Pleio-omgeving, waar her-gebruik van kan worden gemaakt en extra (beheer)last voor organisaties wordt voorkomen.
Contract: Met de ICTU zijn bestaande afspraken waar deze werkzaamheden onder kunnen vallen.

Door BZK/DO, de regiehouder van het Stelsel van Metadatastandaarden, is op 24 november 2024 bekrachtigd dat ICTU de werkzaamheden voor het beheer zal uitvoeren. Deze werkzaamheden zijn hiervolgend nader uitgewerkt.
Daarbij is onderscheid gemaakt naar eenmalige werkzaamheden t.b.v. de opzet van het beheer (waarvoor eenmalig € 95.000 is begroot) en reguliere, jaarlijkse werkzaamheden vanaf het moment dat het beheer is opgezet (waarvoor jaarlijkse € 120.000 is begroot, met een jaarlijkse groei- en inflatieverhoging van 5% voor de jaren 2026 en verder).

Opstellen en onderhouden catalogus standaardenbewerken

Alle (metadata)standaarden die door het FS zijn geplaatst op de PTOLU-lijst, worden door het Bureau FS in de NORA beheerd in een Linked Data omgeving. Aanvullend beheert NORA Beheer nog (metadata)standaarden in de NORA die daar nog niet of niet meer in staan, maar nog steeds relevant zijn voor de Nederlandse overheidsorganisaties. Deze samenwerking van BFS en NORA Beheer loopt al sinds 2014 en is naar grote tevredenheid van beide partijen.
Het opzetten van een catalogus met metadatastandaarden past daarom goed binnen de huidige structuur van de NORA. De inschatting is dat de huidige (Linked Data) registratie van standaarden in de NORA reeds voldoet aan de meeste eisen die aan zo'n catalogus kunnen worden gesteld. Daardoor zal met relatief beperkte inspanning een benodigd overzicht voor metadatastandaarden uit die registratie worden gegenereerd.
Zie ook Standaarden en Standaarden metadatamanagement

Eenmalige kosten: € 19.000 (ca. 136 uur)
(actualiseren van de lijst met metadatastandaarden: 40 uur, bepalen opzet van de catalogus met betrokkenen: 40 uur, afstemming met de beheerders van de metadatastandaarden: 24 uur, redactie: 16 uur en vaststellen/goedkeuren van de opzet: 16 uur)

Jaarlijkse kosten: € 20.000 (ca. 140 uur)
(voor de 2 a 3 meest relevante metadatastandaarden de onderlinge relaties uitzoeken conform de bepaling vanuit het Stelsel van Metadatastandaarden: 140 uur)

Opstellen metadata afspraken architectuurbewerken

De NORA-wiki en haar netwerk met de vele 10-tallen overheidsarchitecturen is de concretisering van de Architectuur. Door de vele onderlinge verwijzingen naar oplossingen, kennis en ervaring is het ook een goed te hanteren instrument voor architecten en ontwerpers.
Metadatastandaarden zijn onderdeel van de aanpak via capabilities c.q. generieke functies, die bestaan uit een trits van afspraken, die gaan boven standaarden en die gaan boven voorzieningen. Deze structuur zit reeds verwerkt in de opbouw van alle kennis in de NORA, zie Kennismodel NORA/Visualisatie en het NORA Beheerteam heeft veel ervaring met het organiseren van kennissessies om relaties te laten duiden tussen elementen als uitgangspunten en inrichtingsprincipes. Ook voor metadatastandaarden kan dat worden georganiseerd.
De NORA heeft ook status: zowel in Kabinetsbeleid als door bekrachtigingen door OBDO.
Zie NORA Verbindende Architectuurafspraken

Jaarlijkse kosten: € 5.500 (ca. 40 uur)
(voor 2 a 3 relevante metadatastandaarden de relaties uitzoeken met andere onderdelen van de NORA (waaronder in elk geval de capabilities): 40 uur)

Onderhouden van community/platform voor stelselpartijenbewerken

NORA Beheer ondersteunt ca. 25 expertgroepen en daarnaast nog diverse andere communities, zoals NORA Familieleden of beginnend overheidsarchitecten. Alles tezamen vormen die de NORA-community.
Een expertgroep voor metadatastandaarden, bestaande uit (vertegenwoordigers van) beheerders van relevante metadatastandaarden, zal op eenzelfde wijze door NORA Beheer worden ondersteund. Deze expertgroep zal op termijn ontstaan vanuit de collega's die direct of indirect betrokken zijn bij de overheidsbrede Werkgroep Metadata Overheidsinformatie.
Zie ook Overheidsbrede Werkgroep Metadata

Jaarlijkse kosten: € 4.500 (ca. 32 uur)
(tenminste 2 bijeenkomsten per jaar organiseren, inclusief verslaglegging en met verbeterpunten die de expertgroep kan oppakken: 32 uur)

Processen voor het opnemen, wijzigen en verwijderen van standaarden, validatie en certificatiebewerken

De eerste aanzet voor deze processen is opgesteld, zie Wijzigingen in het Stelsel

Eenmalige kosten: € 14.000 (ca. 100 uur)
(het verder uitwerken, met betrokkenen bespreken en vaststellen/goedkeuren van de processen: 100 uur)

Monitoring en evaluatie van voortgangbewerken

Dit betreft initieel het opzetten en werkend krijgen van het Stelsel en daarnaast de toepassing ervan. Vanuit NORA Beheer wordt de voortgang van voorgenomen werkzaamheden altijd publiekelijk verantwoord in voortgangsrapportages aan de NORA Gebruikersraad. Er is veel ervaring met het doen van korte online-onderzoeken om de status van veranderingen te meten bij gebruikersgroepen of beheerders.

Jaarlijkse kosten: € 17.000 (ca. 120 uur)
(opzetten c.q. jaarlijks verbeteren van de monitor in overleg met de beheerders: 24 uur, jaarlijks een kort online-onderzoek: 40 uur, rapportage opmaken: 40 uur, bespreken en vervolgacties bepalen die door de beheerders opgepakt worden: 16 uur)

Onderhouden en publiceren documentatiebewerken

Dit is de core-business voor de NORA community.
NORA Beheer ondersteunt dat met het beschikbaar houden van een (zeer goedkoop) publicatieplatform: de NORA-wiki. Daarnaast kan NORA Beheer ook actief meewerken aan content, adviezen daarover geven, of de organisatorische aspecten daarvan oppakken.

Jaarlijkse kosten: € 7.500 (ca. 52 uur)
(1 uur per week gedurende het gehele jaar)

Kenniscentrum / vraagbaakbewerken

Voor alle content in de NORA is een contactpersoon vermeld, dan wel de mogelijkheid om vragen te stellen via nora@ictu.nl. De intentie is om binnen enkele uren antwoord te geven op vragen. Op de pagina Help is informatie te vinden over het gebruik van de wiki.
Het ligt voor de hand dat voor het Stelsel een contactpersoon wordt benoemd om die rol op zich te nemen. Liefst een beheerder van een van de metadatastandaarden, maar eventueel een andere persoon die een onafhankelijke rol heeft in de door-ontwikkeling van het Stelsel.

Jaarlijkse kosten: € 7.500 (ca. 52 uur)
(1 uur per week gedurende het gehele jaar)

Communicatie over het stelselbewerken

Dit aspect heeft een groot raakvlak met de monitoring.
Uiteindelijk zal deze communicatie zich vooral richten op de groepen die metadatastandaarden toepassen en de bestuurders die er op toezien dat de afspraken daarover worden nageleefd.
NORA Beheer heeft een groot netwerk en veel ervaring om zulke gerichte communicatie te verzorgen. Bovendien wordt nauw samengewerkt met de communicatie-groep van DigitaleOverheid.nl

Jaarlijkse kosten: € 22.500 (ca. 160 uur)
(gemiddeld 1 communicatie-offensief per kwartaal met voor-afstemming met de doelgroep, à 40 uur)

Ondersteuning/beheer uitvoeren volgens BOMOSbewerken

NORA Beheer is zeer bekend met BOMOS. Reeds in 2011 is het Beheer van de NORA opzet op basis van BOMOS. Op 18 april 2012 heeft Minister Donner (BZK) de Governance bekrachtigd, zie o.a. Beheer NORA Strategisch Kader

Eenmalige kosten: € 31.500 (ca. 224 uur)
(voor elk van de “magnificent 7” onderdelen van BOMOS wordt een eerste opzet van proces-afspraken gemaakt en ingevoerd: 7 x 32 uur)

Jaarlijkse kosten: € 30.000 (ca. 216 uur)
(voor elk van de 18 tactisch/operationele aspecten van BOMOS bepalen we jaarlijks een paar verbeterpunten en voeren die door: 18 x 12 uur )

Ondersteuning van de stelselhouderbewerken

Bijvoorbeeld bij het opstellen van de visie en de roadmap. De huidige betrokken medewerkers van de ICTU in de werkgroep zijn ook degenen die het werk voortzetten. Ze zijn bekend en actief in de NORA community, onder meer als voorzitter en secretaris van de NORA Gebruikersraad: NORA Gebruikersraad

Jaarlijkse kosten: € 4.500 (ca. 32 uur)
(tenminste 1 x per kwartaal overleg met de stelselhouder, met daar omheen enige oriëntatie op te bespreken onderwerpen; de inzet voor het uitwerken van diverse aspecten is al begrepen onder het Beheer cf BOMOS)

Publicatie en vindbaarheid van het Stelselbewerken

Het is goed voor het gebruik om het Stelsel een eigen, afgebakend deel (of View) te geven: gericht op de eigen gebruikersgroepen.
Dat zijn deels architecten en ontwerpers, die in de NORA terecht kunnen bij onder meer Stelsel van Metadatastandaarden. Maar daarnaast ook niet-architecten, die via websites van het NA, KOOP of DigitaleOverheid.nl naar het Stelsel kunnen worden verwezen, of vice versa.
Aanvullend op de pagina van het Stelsel van de metadatastandaarden, is een pagina beschikbaar gemaakt die meer algemeen gericht is op Metagegevens en het gebruik daar van.

Eenmalige kosten: € 14.000 (ca. 100 uur)
(het bespreken en maken van 3 a 4 overzichten en views op basis van wensen van de gebruikersgroepen)

Uitvoeren van een stakeholderanalysebewerken

Dat is met name nodig bij de opstart van het Stelsel, om zekerheid te krijgen dat tenminste de juiste Stakeholders worden betrokken.
Zo’n analyse wordt door NORA Beheer altijd gedaan bij het opstarten van nieuwe thema’s en expertgroepen: het is de basis voor goed community-management !

Voorzien zijn in elk geval de volgende stakeholders:

Beheerders van de afzonderlijke standaarden voor metagegevens, die zorgen voor een actuele en volledige beschrijving van hun standaard;
Beheerders van overheidsarchitecturen, die structurele gebruikers zijn van het stelsel, zie ook Typen architecturen in NORA-familie;
Architecten van grote Nationale programma’s, zoals Open op Orde, Regie op Gegevens, Werken aan Uitvoering, Federatief Datastelsel, PLOOI en GDI;
Architecten van de 100’en projecten om wijzigingen door te voeren binnen de informatiehuishouding van de overheidsorganisaties.

Eenmalige kosten: € 17.000 (ca. 120 uur)
(het bijeenbrengen van de stakeholders en via 2 a 3 bijeenkomsten de benodigde samenwerking afspreken en publiceren)

Op deze pagina