Brontekst bekijken van Praktijkvoorbeeld Informatie- en archiefbeheer gemeente Putten

==Digitalisering==

Een belangrijk uitgangspunt bij de gemeente Putten is het toepassen van Zaakgericht werken. In dat kader zijn de werkprocessen (deels) beschreven. Het archiveringsproces is geheel beschreven en wel in [http://www.putten.nl/gemeentearchief/Gemeentearchief/Archiefbeheer/Documentair_Structuur_Plan_DSP/Bijlage_4 bijlage 4 van het DSP].

De vorming van nieuw archief vindt direct digitaal plaats. Om dat mogelijk te maken wordt onder anderte gewerkt met digitale parafen.

Van het eerder gevormde papieren archief is inmiddels een deel vervangen door digitaal archief. Dat is geregeld met een Besluit Vervanging en het hiervoor al genoemde Handboek Vervanging.

De gemeente heeft een eigen archiefbewaarplaats en overbrenging vindt dus daarnaartoe plaats. Sinds 2015 heeft de gemeente daarvoor ook een digitale omgeving, het e-Depot. Dat e-Depot is dus de digitale archiefbewaarplaats van Putten. Overbrenging daarnaartoe vindt plaats na 10 jaar.

Voor de opslag van documenten en de vorming van archief is er een DMS-RMA (Document Management Systeem - Record Management Application) op basis van Verseon van Circle Software. Daarmee vormt dit systeem dus tevens de digitale variant van de archiefruimte. Het e-Depot en daarmee de digitale archiefbewaarplaats is gebaseerd op software met de naam Ceelo, eveneens van Circle Software.