Het vullen en archiveren van een zaakdossier

Deze pagina is een concept. Reacties via nora@ictu.nl of tekstvoorstellen in de wiki zijn welkom.

Al in 2011 is als onderdeel van de GEMMA Baseline Informatiehuishouding voor gemeenten een concept uitgewerkt voor het vullen en archiveren van een zaakdossier. Hier volgt een beschrijving van dat concept.

Dossiervorming, archivering en zaakgericht werken

In de gemeentelijke Baseline is dossiervorming en archivering beschreven als een integraal onderdeel van zaakgericht werken en daarmee van het werkproces. Het concept daarvoor is gebaseerd op een aantal regels. Die regels beschrijven het inrichten en uitvoeren van zowel het proces als de informatiekundige kant van het vullen van een zaakdossier.

Regels, varianten en praktijkvoorbeelden

Wat hier als regels wordt genoemd kan men ook zien en gebruiken als architectuurprincipes. Dat betekent echter niet dat het niet anders kan of mag. De regels geven richting. Bij andere keuzes veranderen de inhoud van de plaat die bij het concept hoort en delen van de tekstuele toelichting, maar vaak niet de opzet van de plaat. Anders gezegd: de opzet van de plaat is zodanig, dat deze vaak ook bruikbaar blijkt voor het visualiseren van varianten op het hier beschreven concept. De plaat helpt dan om te laten zien hoe andere keuzes uitpakken voor de inrichting en uitvoering van een en ander.

Varianten zijn sowieso welkom als praktijkvoorbeelden van hoe het ook anders kan. Dit is dus een uitnodiging. Zie voor het opsturen van materiaal de contactgegevens onderaan deze pagina.

De basisregels

Het concept voor het vullen en archiveren van een zaakdossier vindt zijn basis in het volgende inzicht. Tijdens de behandeling van een zaak wordt er gewerkt met zowel informatie die nog verandert en nog geen formele betekenis heeft als ook informatie die al wel een formele betekenis heeft. Informatie in die laatste categorie wordt bij voorkeur direct gearchiveerd en daartoe opgeslagen als een 'digitaal bewijs'. Dat betekent: in een duurzaam formaat, bijvoorbeeld PDF/A, met bevroren en dus niet meer wijzigbare content, met alle metagegevens die op basis van de Archiefwet nodig zijn en met de status dat het archief is en als zodanig ook beheerd moet worden. Dit levert dus twee categorieën informatie op in het zaakdossier, althans zolang de zaak in behandeling is: niet-gearchiveerde informatie die bijvoorbeeld nog bewerkt kan worden en al wel gearchiveerde informatie.

Uitgangspunt is ook dat alle informatie die bij een zaak hoort en daarvoor relevant is, direct wordt opgeslagen in het zaakdossier en daar voor kortere of langere tijd wordt bewaard. De gedachte daarachter is dat als (bijvoorbeeld) de behandelend ambtenaar ziek wordt, een collega het werk moet kunnen overnemen. Daarvoor moet alle voor de zaak relevante informatie altijd terug te vinden zijn in het zaakdossier.

Dat laatste hoeft trouwens niet te betekenen dat alle zaakinformatie dan al in in één 'systeem' zit. Tekstdocumenten kunnen in een DMS zitten, gestructureerde zaakgegevens kunnen in een zaaksysteem zitten, reeds gearchiveerde informatie kan al in een archiefsysteem zitten en er kan tijdens de behandeling van een zaak ook voor de zaak relevante informatie in een sectoraal systeem zitten. Voorwaarde is wel dat alle bij de zaak horende informatie gelabeld is met een gemeenschappelijk kenmerk, in de praktijk het zaaknummer. Daarmee vormt alle bij de zaak horende informatie een virtuele bundeling oftewel een virtueel dossier én is het in principe altijd terug te vinden.

Met deze uitgangspunten ontstaat de volgende set basisregels voor het vullen en archiveren van een zaakdossier.

1. Alle werkprocesgebonden informatie-elementen worden beschouwd als overheidsinformatie.
2. Alle bij een zaak horende en voor een zaak relevante (betekenisvolle) informatie-elementen (niet de e-mail waarmee een medewerker meldt dat hij op de fiets naar het externe overleg gaat) worden zodra deze beschikbaar zijn, digitaal opgeslagen en gebundeld in een bij de zaak horend zaakdossier.
3. De informatie in een zaakdossier kan niet of nog niet gearchiveerd en wel gearchiveerd zijn. Voor beide categorieën is een benoemd, beschreven beheerregime met vastgestelde eisen en regels beschikbaar.
4. Een bij een zaak horend informatie-element worden gearchiveerd als ‘digitaal bewijs’ van het handelen van de organisatie zodra uit de combinatie van inhoud en context op dat moment van het informatie-elementen volgt dat het daarvoor in aanmerking komt gezien de formele betekenis ervan voor de zaak. Het resultaat daarvan is een archiefobject in het dossier waarvan de inhoud niet meer kan wijzigen (en de bijbehorende mnetagegevens indien nodig nog wel) en dat wat betreft opslag en beheer voldoet aan de eisen van het beheerregime voor archiefobjecten.
5. Informatie-elementen die op enig moment geen betekenis meer hebben voor de zaak, zoals achterhaalde en niet voor archivering in aanmerking komende concept-teksten, worden verwijderd uit het zaakdossier zodra dat op een verantwoorde manier mogelijk is.
6. Bij het afsluiten van een zaak worden alle in het zaakdossier voorkomende informatie-elementen óf alsnog gearchiveerd óf vernietigd c.q. verwijderd uit het zaakdossier. Het resultaat is een zaakdossier dat nog slechts archiefobjecten bevat.
7. Zodra bij het afsluiten van een zaak het bijbehorende zaakdossier nog slechts archiefobjecten bevat, wordt dit dossier als geheel, dus als een verzameling van archiefobjecten gearchiveerd. Het resultaat is een gearchiveerd zaakdossier dat als geheel ook een archiefobject vormt en dat beveiligd is tegen zowel het toevoegen van nieuwe informatie-elementen of archiefobjecten als tegen het verwijderen en vernietigen van archiefobjecten, dit laatste uitgezonderd het verwijderen of vernietigen van archiefobjecten als gevolg van aflopende bewaartermijnen.

De combinatie van de regels 2, 4 en 5 leidt ertoe dat in eerste instantie zowel de hoeveelheid niet gearchiveerde informatie als de hoeveelheid wel gearchiveerde informatie in het zaakdossier toeneemt. Maar op enig moment tijdens de behandeling van de zaak gaat de hoeveelheid niet gearchiveerde informatie in het zaakdossier afnemen, terwijl de omvang van het gearchiveerde deel gaat toenemen. Want stukken die in bewerking waren en betekenis krijgen en/of definitief worden, worden gearchiveerd; en oude niet gearchiveerde versies die zonder formele betekenis blijven kunnen vaak vervallen en worden daarom uit het dossier verwijderd.

De plaat

Het toepassen van de voorgaande regels levert onderstaande plaat op.

Het vullen en archiveren van een zaakdossier

Ter verdere toelichting

Voor een verdere toelichting kijken we naar een concreet voorbeeld.

Wat gebeurt er met een binnengekomen aanvraag? Die kan men na registratie en opening van de zaak direct als ‘digitaal bewijs’ archiveren. Het verdient de voorkeur dat ook daadwerkelijk te doen. Dus bij beschikbaar gekomen informatie die in die vorm in aanmerking komt voor archivering, dat archiveren dan ook direct te doen, dus content fixeren, voorzien van de juiste metagegevens en opslaan in een duurzaam formaat met de status 'archief'.

Het belang van die regel wordt extra duidelijk als we kijken naar een ander voorbeeld: het opstellen van een besluit. Bij een complexe zaak zullen verschillende concept-versies ontstaan. Stel dat een van die versies op de agenda van een extern overleg wordt gezet. Dan zal die versie in aanmerking komen voor archivering. Wellicht leidt een andere versie tot een interne maar formele discussie op bestuurlijk niveau. Die versie zal dan ook in aanmerking komen voor archivering, evenals het concept-besluit dat ter visie wordt gelegd en natuurlijk het definitieve besluit dat verzonden wordt naar de persoon of organisatie die de aanvraag deed. In dit geval komen in de loop van de behandeling van de zaak vier versies in aanmerking voor archivering, vier van de wellicht 20 of 30 versies die in bijvoorbeeld drie maanden zijn ontstaan. Als je dan wacht met archiveren tot het einde van de zaak, dan zou het zomaar lastig kunnen zijn om de juiste versies alsnog te selecteren uit de enkele tientallen versies die zijn ontstaan. Vandaar de regel: archiveren zodra dat - op een verantwoorde manier - kan.

Uitbreidingen van de plaat

De zojuist besproken plaat kan uitgebreid worden met wat er na het afsluiten van een zaak en het bijbehorende dossier, dat dan gearchiveerd is, gebeurt. Daarvoor zijn twee handelingen in beeld:

• vernietigen van een dossier na het verlopen van de bij het dossier horende bewaartermijn;
• overbrengen (standaard na 20 jaar) van een - in principe blijvend te bewaren - dossier van een digitale archiefruimte naar een digitale archiefbewaarplaats (de begrippen archiefruimte en archiefbewaarplaats zijn gedefinieerd in de Archiefwet ).

Dit levert twee standaard situaties op:

• het dossier wordt op enig moment na het aflopen van de bewaartermijn vernietigd;

óf

• het dossier komt in aanmerking voor blijvende bewaring en wordt op enig moment overgebracht.

Beide situaties zijn gevisualiseerd in een variant van zojuist bespreken plaat. Zie de volgende twee platen.

........... plaatvarianten volgen nog ......

Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit, voortgang en doorlooptijd inzichtelijk zijn en bewaakt worden.

Betekenisvolle gegevens.

Betekenisvolle gegevens.

Gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven.