Het vullen en archiveren van een zaakdossier: verschil tussen versies
kGeen bewerkingssamenvatting |
kGeen bewerkingssamenvatting |
||
| Regel 4: | Regel 4: | ||
====Dossiervorming, archivering en zaakgericht werken==== | ====Dossiervorming, archivering en zaakgericht werken==== | ||
In de gemeentelijke Baseline is dossiervorming en archivering beschreven als een integraal onderdeel van zaakgericht werken en daarmee van het werkproces. Het concept daarvoor | In de gemeentelijke Baseline is dossiervorming en archivering beschreven als een integraal onderdeel van zaakgericht werken en daarmee van het werkproces. Het concept daarvoor leidt tot een aantal regels. Die regels beschrijven het inrichten en uitvoeren van zowel het proces als de informatiekundige kant van het vullen en archiveren van een zaakdossier. | ||
==== | ====Varianten en praktijkvoorbeelden==== | ||
Wat | Wat hierna als regels wordt benoemd kan men ook zien en gebruiken als architectuurprincipes. Dat betekent echter niet dat het niet anders kan of mag. De regels geven richting. Bij andere keuzes veranderen de inhoud van de plaat die bij het concept hoort en delen van de tekstuele toelichting, maar vaak niet de opzet van de plaat. Anders gezegd: die opzet is zodanig, dat deze ook bruikbaar blijkt voor het visualiseren van verschillende varianten op het hier beschreven concept. In die gevallen helpt de plaat om te laten zien hoe andere keuzes uitpakken. | ||
Voor noraonline geldt dat varianten op de plaat zelfs welkom zijn. Ze kunnen dan als praktijkvoorbeelden gepubliceerd worden. Zie voor het opsturen van dergelijke voorbeelden de contactgegevens onderaan deze pagina, of gebruik ze om contact op te nemen voor overleg. | Voor noraonline geldt dat varianten op de plaat zelfs welkom zijn. Ze kunnen dan als praktijkvoorbeelden gepubliceerd worden. Zie voor het opsturen van dergelijke voorbeelden de contactgegevens onderaan deze pagina, of gebruik ze om contact op te nemen voor overleg. | ||
==== | ====Het concept==== | ||
Het concept voor het vullen en archiveren van een zaakdossier vindt zijn basis in een aantal inzichten en beelden. | Het concept voor het vullen en archiveren van een zaakdossier vindt zijn basis in een aantal inzichten en beelden. | ||
| Regel 26: | Regel 26: | ||
Dat hiervoor werd gesproken over 'minstens een virtueel zaakdossier' betekent dat niet direct alle bij een zaak horende informatie in één 'systeem' hoeft te zitten. Tekstdocumenten kunnen in een DMS zitten, gestructureerde zaakgegevens kunnen in een zaaksysteem zitten, reeds gearchiveerde informatie kan al in een archiefsysteem zitten en er kan tijdens de behandeling van een zaak ook voor de zaak relevante informatie in een sectoraal systeem zitten. Voorwaarde is wel dat alle bij de zaak horende informatie gelabeld is met een gemeenschappelijk kenmerk, in de praktijk het zaaknummer. Als dat het geval is, vormt alle bij de zaak horende informatie een virtuele bundeling oftewel een virtueel dossier, en is het in principe ook terug te vinden. | Dat hiervoor werd gesproken over 'minstens een virtueel zaakdossier' betekent dat niet direct alle bij een zaak horende informatie in één 'systeem' hoeft te zitten. Tekstdocumenten kunnen in een DMS zitten, gestructureerde zaakgegevens kunnen in een zaaksysteem zitten, reeds gearchiveerde informatie kan al in een archiefsysteem zitten en er kan tijdens de behandeling van een zaak ook voor de zaak relevante informatie in een sectoraal systeem zitten. Voorwaarde is wel dat alle bij de zaak horende informatie gelabeld is met een gemeenschappelijk kenmerk, in de praktijk het zaaknummer. Als dat het geval is, vormt alle bij de zaak horende informatie een virtuele bundeling oftewel een virtueel dossier, en is het in principe ook terug te vinden. | ||
Uitgaande van | '''====De basisregels====''' | ||
# Alle werkprocesgebonden informatie | Uitgaande van het voorgaande komen we tot een aantal basisregels voor het vullen en archiveren van een zaakdossier. | ||
# Alle bij een zaak horende en voor een zaak relevante (betekenisvolle) informatie | # Alle werkprocesgebonden informatie wordt beschouwd als overheidsinformatie. | ||
# De informatie in een zaakdossier kan niet of nog niet gearchiveerd en wel gearchiveerd zijn. Voor beide categorieën is een benoemd | # Alle bij een zaak horende en voor een zaak relevante (betekenisvolle) informatie (niet de e-mail waarmee een medewerker meldt dat hij op de fiets naar het externe overleg gaat) wordt zodra deze beschikbaar is, digitaal opgeslagen en gebundeld in een bij de zaak horend zaakdossier. | ||
# | # De informatie in een zaakdossier kan niet of nog niet gearchiveerd en wel gearchiveerd zijn. Voor beide categorieën is een benoemd en beschreven beheerregime met vastgestelde eisen beschikbaar. | ||
# Informatie | # Elke bij een zaak horend eenheid van informatie wordt gearchiveerd oftewel opgeslagen als ‘digitaal bewijs’ van het handelen van de organisatie zodra uit de combinatie van de inhoud en context op dat moment van de informatie volgt dat het voor archivering in aanmerking komt. Het resultaat daarvan is gearchiveerde informatie in het dossier waarvan de inhoud niet meer kan wijzigen (de bijbehorende metagegevens indien nodig nog wel) en dat wat betreft opslag en beheer voldoet aan de eisen van het beheerregime voor gearchiveerde informatie. | ||
# Bij het afsluiten van een zaak worden alle in het zaakdossier voorkomende informatie | # Informatie die op enig moment geen betekenis meer heeft voor de zaak, zoals achterhaalde en niet voor archivering in aanmerking komende concept-teksten, worden verwijderd uit het zaakdossier zodra dat op een verantwoorde manier mogelijk is. | ||
# Zodra bij het afsluiten van een zaak het bijbehorende zaakdossier nog slechts | # Bij het afsluiten van een zaak worden alle in het zaakdossier voorkomende informatie óf alsnog gearchiveerd óf vernietigd c.q. verwijderd uit het zaakdossier. Het resultaat is een zaakdossier dat nog slechts gearchiveerde informatie bevat. | ||
# Zodra bij het afsluiten van een zaak het bijbehorende zaakdossier nog slechts gearchiveerde informatie bevat, wordt dit dossier als geheel, dus als een bundeling van bij de zaak horende gearchiveerde informatie, gearchiveerd. Archiveren van zo'n dossier betekent dat de inhoud als geheel gefixeerd wordt in die zin dat er geen informatie meer kan worden toegevoegd en ook geen informatie kan worden verwijderd. Het resultaat is een gearchiveerd zaakdossier dat als geheel ook een archiefobject vormt en dat beveiligd is tegen zowel het toevoegen van nieuwe informatie-elementen of archiefobjecten als tegen het verwijderen en vernietigen van archiefobjecten, dit laatste uitgezonderd het verwijderen of vernietigen van archiefobjecten als gevolg van aflopende bewaartermijnen. | |||
De combinatie van de regels 2, 4 en 5 leidt ertoe dat in eerste instantie zowel de hoeveelheid niet gearchiveerde informatie als de hoeveelheid wel gearchiveerde informatie in het zaakdossier toeneemt. Maar op enig moment tijdens de behandeling van de zaak gaat de hoeveelheid niet gearchiveerde informatie in het zaakdossier afnemen, terwijl de omvang van het gearchiveerde deel gaat toenemen. Want stukken die in bewerking waren en betekenis krijgen en/of definitief worden, worden gearchiveerd; en oude niet gearchiveerde versies die zonder formele betekenis blijven kunnen vaak vervallen en worden daarom uit het dossier verwijderd. | De combinatie van de regels 2, 4 en 5 leidt ertoe dat in eerste instantie zowel de hoeveelheid niet gearchiveerde informatie als de hoeveelheid wel gearchiveerde informatie in het zaakdossier toeneemt. Maar op enig moment tijdens de behandeling van de zaak gaat de hoeveelheid niet gearchiveerde informatie in het zaakdossier afnemen, terwijl de omvang van het gearchiveerde deel gaat toenemen. Want stukken die in bewerking waren en betekenis krijgen en/of definitief worden, worden gearchiveerd; en oude niet gearchiveerde versies die zonder formele betekenis blijven kunnen vaak vervallen en worden daarom uit het dossier verwijderd. | ||
Versie van 14 mrt 2015 00:07
Al in 2011 is als onderdeel van de GEMMA Baseline Informatiehuishouding voor gemeenten een concept uitgewerkt voor het vullen en archiveren van een zaakdossier. Hier volgt een beschrijving van dat concept.
Dossiervorming, archivering en zaakgericht werken[bewerken]
In de gemeentelijke Baseline is dossiervorming en archivering beschreven als een integraal onderdeel van zaakgericht werken en daarmee van het werkproces. Het concept daarvoor leidt tot een aantal regels. Die regels beschrijven het inrichten en uitvoeren van zowel het proces als de informatiekundige kant van het vullen en archiveren van een zaakdossier.
Varianten en praktijkvoorbeelden[bewerken]
Wat hierna als regels wordt benoemd kan men ook zien en gebruiken als architectuurprincipes. Dat betekent echter niet dat het niet anders kan of mag. De regels geven richting. Bij andere keuzes veranderen de inhoud van de plaat die bij het concept hoort en delen van de tekstuele toelichting, maar vaak niet de opzet van de plaat. Anders gezegd: die opzet is zodanig, dat deze ook bruikbaar blijkt voor het visualiseren van verschillende varianten op het hier beschreven concept. In die gevallen helpt de plaat om te laten zien hoe andere keuzes uitpakken.
Voor noraonline geldt dat varianten op de plaat zelfs welkom zijn. Ze kunnen dan als praktijkvoorbeelden gepubliceerd worden. Zie voor het opsturen van dergelijke voorbeelden de contactgegevens onderaan deze pagina, of gebruik ze om contact op te nemen voor overleg.
Het concept[bewerken]
Het concept voor het vullen en archiveren van een zaakdossier vindt zijn basis in een aantal inzichten en beelden.
Tijdens de behandeling van een zaak wordt er gewerkt met zowel informatie die nog verandert en nog geen formele betekenis heeft als met informatie die al wel een formele betekenis heeft en in aanmerking komt voor archivering. Informatie in die laatste categorie wordt bij voorkeur direct gearchiveerd en daartoe in het zaakdossier opgeslagen als een 'digitaal bewijs' van het handelen van de organisatie en de daarbij gebruikte informatie. Dat betekent:
- opslaan met bevroren content;
- opslaan in een duurzaam formaat, bij tekstdocumenten bijvoorbeeld vaak PDF/A, dat ook bij een lange bewaartermijn goed leesbaar blijft;
- opslaan met alle metagegevens die op basis van de Archiefwet nodig zijn;
- opslaan met de status dat het archief is, hetgeen onder andere betekent dat het ook als zodanig beheerd moet worden.
Informatie die niet of (nog niet) in aanmerking komt voor archivering, maar wel bij de zaak hoort, wordt ook direct in het (minstens virtuele) zaakdossier opgeslagen. Dat betekent dat álle informatie die bij een zaak hoort en daarvoor relevant is, wordt opgeslagen in het zaakdossier, zelfs als het slechts kort wordt bewaard. De gedachte daarachter is dat alle bij een zaak horende informatie altijd terug te vinden moet zijn. Zodat als de behandelend ambtenaar ziek wordt, een collega het werk zonodig kan overnemen.
Op deze manier zal een zaakdossier over het algemeen tijdens de behandeling van een zaak eerst gevuld raken met twee soorten informatie, gearchiveerd en niet-gearchiveerd.
Dat hiervoor werd gesproken over 'minstens een virtueel zaakdossier' betekent dat niet direct alle bij een zaak horende informatie in één 'systeem' hoeft te zitten. Tekstdocumenten kunnen in een DMS zitten, gestructureerde zaakgegevens kunnen in een zaaksysteem zitten, reeds gearchiveerde informatie kan al in een archiefsysteem zitten en er kan tijdens de behandeling van een zaak ook voor de zaak relevante informatie in een sectoraal systeem zitten. Voorwaarde is wel dat alle bij de zaak horende informatie gelabeld is met een gemeenschappelijk kenmerk, in de praktijk het zaaknummer. Als dat het geval is, vormt alle bij de zaak horende informatie een virtuele bundeling oftewel een virtueel dossier, en is het in principe ook terug te vinden.
====De basisregels==== Uitgaande van het voorgaande komen we tot een aantal basisregels voor het vullen en archiveren van een zaakdossier.
- Alle werkprocesgebonden informatie wordt beschouwd als overheidsinformatie.
- Alle bij een zaak horende en voor een zaak relevante (betekenisvolle) informatie (niet de e-mail waarmee een medewerker meldt dat hij op de fiets naar het externe overleg gaat) wordt zodra deze beschikbaar is, digitaal opgeslagen en gebundeld in een bij de zaak horend zaakdossier.
- De informatie in een zaakdossier kan niet of nog niet gearchiveerd en wel gearchiveerd zijn. Voor beide categorieën is een benoemd en beschreven beheerregime met vastgestelde eisen beschikbaar.
- Elke bij een zaak horend eenheid van informatie wordt gearchiveerd oftewel opgeslagen als ‘digitaal bewijs’ van het handelen van de organisatie zodra uit de combinatie van de inhoud en context op dat moment van de informatie volgt dat het voor archivering in aanmerking komt. Het resultaat daarvan is gearchiveerde informatie in het dossier waarvan de inhoud niet meer kan wijzigen (de bijbehorende metagegevens indien nodig nog wel) en dat wat betreft opslag en beheer voldoet aan de eisen van het beheerregime voor gearchiveerde informatie.
- Informatie die op enig moment geen betekenis meer heeft voor de zaak, zoals achterhaalde en niet voor archivering in aanmerking komende concept-teksten, worden verwijderd uit het zaakdossier zodra dat op een verantwoorde manier mogelijk is.
- Bij het afsluiten van een zaak worden alle in het zaakdossier voorkomende informatie óf alsnog gearchiveerd óf vernietigd c.q. verwijderd uit het zaakdossier. Het resultaat is een zaakdossier dat nog slechts gearchiveerde informatie bevat.
- Zodra bij het afsluiten van een zaak het bijbehorende zaakdossier nog slechts gearchiveerde informatie bevat, wordt dit dossier als geheel, dus als een bundeling van bij de zaak horende gearchiveerde informatie, gearchiveerd. Archiveren van zo'n dossier betekent dat de inhoud als geheel gefixeerd wordt in die zin dat er geen informatie meer kan worden toegevoegd en ook geen informatie kan worden verwijderd. Het resultaat is een gearchiveerd zaakdossier dat als geheel ook een archiefobject vormt en dat beveiligd is tegen zowel het toevoegen van nieuwe informatie-elementen of archiefobjecten als tegen het verwijderen en vernietigen van archiefobjecten, dit laatste uitgezonderd het verwijderen of vernietigen van archiefobjecten als gevolg van aflopende bewaartermijnen.
De combinatie van de regels 2, 4 en 5 leidt ertoe dat in eerste instantie zowel de hoeveelheid niet gearchiveerde informatie als de hoeveelheid wel gearchiveerde informatie in het zaakdossier toeneemt. Maar op enig moment tijdens de behandeling van de zaak gaat de hoeveelheid niet gearchiveerde informatie in het zaakdossier afnemen, terwijl de omvang van het gearchiveerde deel gaat toenemen. Want stukken die in bewerking waren en betekenis krijgen en/of definitief worden, worden gearchiveerd; en oude niet gearchiveerde versies die zonder formele betekenis blijven kunnen vaak vervallen en worden daarom uit het dossier verwijderd.
De plaat[bewerken]
Het toepassen van de voorgaande regels levert onderstaande plaat op.
Ter verdere toelichting[bewerken]
Voor een verdere toelichting kijken we naar een concreet voorbeeld.
Wat gebeurt er met een binnengekomen aanvraag? Die kan men na registratie en opening van de zaak direct als ‘digitaal bewijs’ archiveren. Het verdient de voorkeur dat ook daadwerkelijk te doen. Dus bij beschikbaar gekomen informatie die in die vorm in aanmerking komt voor archivering, dat archiveren dan ook direct te doen, dus content fixeren, voorzien van de juiste metagegevens en opslaan in een duurzaam formaat met de status 'archief'.
Het belang van die regel wordt extra duidelijk als we kijken naar een ander voorbeeld: het opstellen van een besluit. Bij een complexe zaak zullen verschillende concept-versies ontstaan. Stel dat een van die versies op de agenda van een extern overleg wordt gezet. Dan zal die versie in aanmerking komen voor archivering. Wellicht leidt een andere versie tot een interne maar formele discussie op bestuurlijk niveau. Die versie zal dan ook in aanmerking komen voor archivering, evenals het concept-besluit dat ter visie wordt gelegd en natuurlijk het definitieve besluit dat verzonden wordt naar de persoon of organisatie die de aanvraag deed. In dit geval komen in de loop van de behandeling van de zaak vier versies in aanmerking voor archivering, vier van de wellicht 20 of 30 versies die in bijvoorbeeld drie maanden zijn ontstaan. Als je dan wacht met archiveren tot het einde van de zaak, dan zou het zomaar lastig kunnen zijn om de juiste versies alsnog te selecteren uit de enkele tientallen versies die zijn ontstaan. Vandaar de regel: archiveren zodra dat - op een verantwoorde manier - kan.
Uitbreidingen van de plaat[bewerken]
De zojuist besproken plaat kan uitgebreid worden met wat er na het afsluiten van een zaak en het bijbehorende dossier, dat dan gearchiveerd is, gebeurt. Daarvoor zijn twee handelingen in beeld:
- vernietigen van een dossier na het verlopen van de bij het dossier horende bewaartermijn;
- overbrengen (standaard na 20 jaar) van een - in principe blijvend te bewaren - dossier van een digitale archiefruimte[1] naar een digitale archiefbewaarplaats[2]).
Dit levert twee standaard situaties op:
- het dossier wordt op enig moment na het aflopen van de bewaartermijn vernietigd;
óf
- het dossier komt in aanmerking voor blijvende bewaring en wordt op enig moment overgebracht.
Zie de volgende twee platen.
Een derde variant is in opkomst en dat is die waarbij sprake is van zogenoemde vervroegde overbrenging van niet blijvend te bewaren dossiers. Met het ontwikkelen van externe e-Depotachtige oplossingen zal deze variant in de toekomst vaker gaan voorkomen. Ook niet blijvend te bewaren en dus op enig moment te vernietigen dossiers zullen dan overgebracht worden, waarna alsnog een keer vernietiging plaatsvindt. Zie onderstaande plaat.
Redactie en contact[bewerken]
Reacties in de vorm van vragen, aanvullingen en andere verbetersuggesties kunnen naar de redacteur van deze pagina adrie.spruit@ictu.nl met een c.c. naar architectuur@ictu.nl.
- ↑ Een archiefruimte is een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid van de Archiefwet.
- ↑ Een archiefbewaarplaats is een bij of krachtens de Archiefwet voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats.