Het vullen en archiveren van een zaakdossier: verschil tussen versies
kGeen bewerkingssamenvatting |
kGeen bewerkingssamenvatting |
||
| Regel 26: | Regel 26: | ||
Het digitale zaakdossier is een digitale bundeling van alle bij een zaak horende informatie. Die bundeling ontstaat door alle zaakinformatie op te slaan met een gemeenschappelijk kenmerk, in de praktijk het zaaknummer. In principe is het dan altijd terug te vinden. Daarvoor is het zelfs niet nodig dat - in die fase - alle bij een zaak horende informatie in hetzelfde informatiesysteem zit. Tekstdocumenten kunnen in die fase in een Document Management Systeem (DMS) zitten, gestructureerde zaakgegevens in een zakensysteem of zakenmagazijn (de database c.q. het register van het zakensysteem), reeds gearchiveerde informatie kan al in een archiefsysteem zitten en er kan ook nog voor de zaak relevante informatie in een sectoraal systeem zitten. Door de labeling van al die informatie met het zaaknummer is toch sprake van een digitale bundeling oftewel een virtueel zaakdossier. | Het digitale zaakdossier is een digitale bundeling van alle bij een zaak horende informatie. Die bundeling ontstaat door alle zaakinformatie op te slaan met een gemeenschappelijk kenmerk, in de praktijk het zaaknummer. In principe is het dan altijd terug te vinden. Daarvoor is het zelfs niet nodig dat - in die fase - alle bij een zaak horende informatie in hetzelfde informatiesysteem zit. Tekstdocumenten kunnen in die fase in een Document Management Systeem (DMS) zitten, gestructureerde zaakgegevens in een zakensysteem of zakenmagazijn (de database c.q. het register van het zakensysteem), reeds gearchiveerde informatie kan al in een archiefsysteem zitten en er kan ook nog voor de zaak relevante informatie in een sectoraal systeem zitten. Door de labeling van al die informatie met het zaaknummer is toch sprake van een digitale bundeling oftewel een virtueel zaakdossier. | ||
Het bovenstaande betekent ook dat een zaakdossier tijdens de behandeling van een zaak zowel gearchiveerde zaakinformatie kan bevatten als niet of nog niet gearchiveerde zaakinformatie. Een aanvraag bijvoorbeeld kan al direct bij het openen van een zaak gearchiveerd worden. Want het is niet de bedoeling dat aan de inhoud van de aanvraag zoals die formeel is ontvangen, per ongeluk nog iets wordt veranderd. | Het bovenstaande betekent ook dat een zaakdossier tijdens de behandeling van een zaak zowel gearchiveerde zaakinformatie kan bevatten als niet of nog niet gearchiveerde zaakinformatie. Een aanvraag bijvoorbeeld kan al direct bij het openen van een zaak gearchiveerd worden. Want het is niet de bedoeling dat aan de inhoud van de aanvraag zoals die formeel is ontvangen, per ongeluk nog iets wordt veranderd. Daar staat tegenover dat bij een complexe zaak de eerste versie van een concept-besluit wel bewaard zal worden in het zaakdossier, namelijk voor verdere bewerking, maar dat dat niet zal gebeuren met de status dat het al archief is.<br /> | ||
Dit betekent ook dat bij een complexe zaak met veel stukken en gegevens (dat is in dit geval een goed bruikbaar voorbeeld) het zaakdossier in eerste instantie gevuld zal raken met meerdere nog niet gearchiveerde documenten en ook (gestructureerde) gegevens. Maar, als we ons even beperken tot de tekstdocumenten, dan zal naarmate de behandeling van de zaak vordert, een deel daarvan op enig moment tijdens de behandeling definitief worden en ook in formele zin betekenis krijgen voor de zaak. Die versie wordt dan gearchiveerd; en tijdelijke versies die geen betekenis hebben gekregen kunnen op enig moment worden opgeruimd. Op die manier nemen in eerste instantie tijdens de behandeling van de zaak zowel het niet als het wel gearchiveerde deel van het zaakdossier in omvang toe, maar gaat op een gegeven ogenblik het niet-gearchiveerde deel in omvang afnemen. | |||
...... | Uiteindelijk zal de omvang van het niet gearchiveerde deel nul worden. Want bij het afsluiten van de zaak moet het zaakdossier ook als geheel gearchiveerd worden. Dat betekent dat eerst alle inhoud ervan gearchiveerd moet zijn. Wat dan nog niet is gearchiveerd, wordt alsnog gearchiveerd of verwijderd uit het zaakdossier (en vernietigd als het ook voor andere zaken geen betekenis heeft). Zodra alle inhoud archiefstatus heeft, kan ook het dossier als geheel worden gearchiveerd. De verzameling informatie die het zaakdossier in feite is, kan dan als geheel worden bevroren. Daarna kan en mag geen informatie meer worden toegevoegd aan of verwijderd uit het zaakdossier, dat laatste uitgezonderd vernietiging in verband met het aflopen van bewaartermijnen. | ||
====De basisregels==== | |||
Het voorgaande leidt tot een aantal basisregels voor het vullen en archiveren van een zaakdossier: | |||
# | # alle werkprocesgebonden informatie wordt beschouwd als overheidsinformatie; | ||
# | # alle bij een zaak horende en voor een zaak relevante (betekenisvolle) overheidsinformatie (niet de e-mail waarmee een medewerker meldt dat hij op de fiets naar een extern overleg gaat en ook niet de e-mail naar huis dat hij wat later thuiskomt) wordt zodra deze beschikbaar is, digitaal opgeslagen en gebundeld in een bij de zaak horend zaakdossier; | ||
# | # bij een zaak horende informatie wordt gearchiveerd oftewel opgeslagen als ‘digitaal bewijs’ van het handelen van de organisatie zodra uit de combinatie van de inhoud en context van de informatie op dat moment volgt dat het voor archivering in aanmerking komt; | ||
# informatie in het zaakdossier die geen betekenis (meer) heeft voor de zaak, en dus gemist kan worden, zoals achterhaalde en niet voor archivering in aanmerking komende concept-teksten, wordt verwijderd uit het zaakdossier zodra de reden daarvoor duidelijk is; | |||
# bij het afsluiten van een zaak wordt alle in het zaakdossier voorkomende nog niet gearchiveerde informatie óf alsnog gearchiveerd óf vernietigd c.q. verwijderd uit het zaakdossier; | |||
# | # zodra bij het afsluiten van een zaak het zaakdossier nog slechts gearchiveerde informatie bevat, wordt dit dossier als geheel ook gearchiveerd. | ||
# | |||
====De plaat==== | ====De plaat==== | ||
Het toepassen van de | Het toepassen van de hiervoor genoemde regels leidt tot onderstaande plaat. | ||
| Regel 51: | Regel 50: | ||
[[Bestand:1 Vullen zaakdossier 2014m09d06 legendazkop.jpg|250px|thumb|none]] | [[Bestand:1 Vullen zaakdossier 2014m09d06 legendazkop.jpg|250px|thumb|none]] | ||
====Ter verdere toelichting==== | ----------------De combinatie van de regels 2, 4 en 5 leidt ertoe dat in eerste instantie zowel de hoeveelheid niet gearchiveerde informatie als de hoeveelheid wel gearchiveerde informatie in het zaakdossier toeneemt. Maar op enig moment tijdens de behandeling van de zaak gaat de hoeveelheid niet gearchiveerde informatie in het zaakdossier afnemen, terwijl de omvang van het gearchiveerde deel gaat toenemen. Want stukken die in bewerking waren en betekenis krijgen en/of definitief worden, worden gearchiveerd; en oude niet gearchiveerde versies die zonder formele betekenis blijven kunnen vaak vervallen en worden daarom uit het dossier verwijderd.====Ter verdere toelichting==== | ||
Voor een verdere toelichting kijken we naar een concreet voorbeeld. | Voor een verdere toelichting kijken we naar een concreet voorbeeld. | ||
Versie van 14 mrt 2015 19:23
Al in 2011 is als onderdeel van de GEMMA Baseline Informatiehuishouding voor gemeenten een concept uitgewerkt voor het (digitaal) vullen en archiveren van een zaakdossier. Hier volgt een beschrijving van dat concept en een plaat die daarbij hoort.
Dossiervorming, archivering en zaakgericht werken[bewerken]
In de genoemde Baseline is dossiervorming en archivering beschreven als een integraal onderdeel van zaakgericht werken en daarmee van het werkproces. Het concept daarvoor leidt tot een aantal regels. Die regels beschrijven het inrichten en uitvoeren van zowel het proces als de informatiekundige kant van het vullen en archiveren van een zaakdossier.
Varianten en praktijkvoorbeelden[bewerken]
Wat hierna als regels wordt benoemd kan men zien en gebruiken als architectuurprincipes op detailniveau. Dat betekent echter niet dat het niet anders kan of mag. De regels geven richting. Bij andere keuzes veranderen de inhoud van de plaat en delen van de bijbehorende tekstuele toelichting, maar vaak blijft ook dan de opzet van de plaat bruikbaar. De plaat kan dan laten zien die andere keuzes uitpakken.
Voor hier op noraonline geldt dat varianten op de plaat ook zonder meer welkom zijn. Ze kunnen als praktijkvoorbeelden gepubliceerd worden (zie voor het opsturen van voorbeelden de contactgegevens onderaan deze pagina, of gebruik ze om contact op te nemen voor overleg).
Het concept[bewerken]
Het concept voor het vullen en archiveren van een zaakdossier vindt zijn basis in een aantal inzichten en beelden.
Tijdens de behandeling van een zaak is sprake van zowel informatie die nog verandert en nog geen formele betekenis heeft als van informatie die al wel een formele betekenis heeft en in aanmerking komt voor archivering. Om geen verwarring te laten ontstaan over wat de juiste versie is van bijvoorbeeld een concept-besluit, wordt informatie gearchiveerd zodra duidelijk is dat het daarvoor in aanmerking komt.
Een concept-versie die én nog in bewerking is én nog geen formele betekenis heeft, wordt (nog) niet gearchiveerd. Daarbij wordt onder (digitaal) archiveren verstaan het opslaan van informatie als een 'digitaal bewijs' van het handelen van de organisatie en de daarbij gebruikte informatie. Dat betekent:
- opslaan met bevroren content;
- opslaan in een duurzaam digitaal formaat (bij tekstdocumenten bijvoorbeeld vaak PDF/A);
- opslaan met alle metagegevens die op basis van de Archiefwet nodig zijn;
- opslaan met als statuskenmerk dat het archief is en dat het ook als zodanig beheerd moet worden.
Bij digitaal werken is het belangrijk dat alle bij een zaak horende informatie digitaal wordt opgeslagen en bewaard (voor zolang als nodig) en dat alle bij een zaak betrokkenen die informatie altijd kunnen terugvinden, ook tijdens de behandeling van een zaak. Want als de behandelend ambtenaar ziek wordt, moet een collega het werk zonodig kunnen overnemen. Ook of juist dat concept-besluit dat nog niet is gearchiveerd omdat er nog aan gewerkt wordt, moet dan ook vindbaar, beschikbaar en toegankelijk zijn. Daarom is het belangrijk alle bij een zaak horende informatie vanaf het moment dat het beschikbaar is, op te slaan in het digitale zaakdossier, juist ook tijdens de behandeling van een zaak.
Het digitale zaakdossier is een digitale bundeling van alle bij een zaak horende informatie. Die bundeling ontstaat door alle zaakinformatie op te slaan met een gemeenschappelijk kenmerk, in de praktijk het zaaknummer. In principe is het dan altijd terug te vinden. Daarvoor is het zelfs niet nodig dat - in die fase - alle bij een zaak horende informatie in hetzelfde informatiesysteem zit. Tekstdocumenten kunnen in die fase in een Document Management Systeem (DMS) zitten, gestructureerde zaakgegevens in een zakensysteem of zakenmagazijn (de database c.q. het register van het zakensysteem), reeds gearchiveerde informatie kan al in een archiefsysteem zitten en er kan ook nog voor de zaak relevante informatie in een sectoraal systeem zitten. Door de labeling van al die informatie met het zaaknummer is toch sprake van een digitale bundeling oftewel een virtueel zaakdossier.
Het bovenstaande betekent ook dat een zaakdossier tijdens de behandeling van een zaak zowel gearchiveerde zaakinformatie kan bevatten als niet of nog niet gearchiveerde zaakinformatie. Een aanvraag bijvoorbeeld kan al direct bij het openen van een zaak gearchiveerd worden. Want het is niet de bedoeling dat aan de inhoud van de aanvraag zoals die formeel is ontvangen, per ongeluk nog iets wordt veranderd. Daar staat tegenover dat bij een complexe zaak de eerste versie van een concept-besluit wel bewaard zal worden in het zaakdossier, namelijk voor verdere bewerking, maar dat dat niet zal gebeuren met de status dat het al archief is.
Dit betekent ook dat bij een complexe zaak met veel stukken en gegevens (dat is in dit geval een goed bruikbaar voorbeeld) het zaakdossier in eerste instantie gevuld zal raken met meerdere nog niet gearchiveerde documenten en ook (gestructureerde) gegevens. Maar, als we ons even beperken tot de tekstdocumenten, dan zal naarmate de behandeling van de zaak vordert, een deel daarvan op enig moment tijdens de behandeling definitief worden en ook in formele zin betekenis krijgen voor de zaak. Die versie wordt dan gearchiveerd; en tijdelijke versies die geen betekenis hebben gekregen kunnen op enig moment worden opgeruimd. Op die manier nemen in eerste instantie tijdens de behandeling van de zaak zowel het niet als het wel gearchiveerde deel van het zaakdossier in omvang toe, maar gaat op een gegeven ogenblik het niet-gearchiveerde deel in omvang afnemen.
Uiteindelijk zal de omvang van het niet gearchiveerde deel nul worden. Want bij het afsluiten van de zaak moet het zaakdossier ook als geheel gearchiveerd worden. Dat betekent dat eerst alle inhoud ervan gearchiveerd moet zijn. Wat dan nog niet is gearchiveerd, wordt alsnog gearchiveerd of verwijderd uit het zaakdossier (en vernietigd als het ook voor andere zaken geen betekenis heeft). Zodra alle inhoud archiefstatus heeft, kan ook het dossier als geheel worden gearchiveerd. De verzameling informatie die het zaakdossier in feite is, kan dan als geheel worden bevroren. Daarna kan en mag geen informatie meer worden toegevoegd aan of verwijderd uit het zaakdossier, dat laatste uitgezonderd vernietiging in verband met het aflopen van bewaartermijnen.
De basisregels[bewerken]
Het voorgaande leidt tot een aantal basisregels voor het vullen en archiveren van een zaakdossier:
- alle werkprocesgebonden informatie wordt beschouwd als overheidsinformatie;
- alle bij een zaak horende en voor een zaak relevante (betekenisvolle) overheidsinformatie (niet de e-mail waarmee een medewerker meldt dat hij op de fiets naar een extern overleg gaat en ook niet de e-mail naar huis dat hij wat later thuiskomt) wordt zodra deze beschikbaar is, digitaal opgeslagen en gebundeld in een bij de zaak horend zaakdossier;
- bij een zaak horende informatie wordt gearchiveerd oftewel opgeslagen als ‘digitaal bewijs’ van het handelen van de organisatie zodra uit de combinatie van de inhoud en context van de informatie op dat moment volgt dat het voor archivering in aanmerking komt;
- informatie in het zaakdossier die geen betekenis (meer) heeft voor de zaak, en dus gemist kan worden, zoals achterhaalde en niet voor archivering in aanmerking komende concept-teksten, wordt verwijderd uit het zaakdossier zodra de reden daarvoor duidelijk is;
- bij het afsluiten van een zaak wordt alle in het zaakdossier voorkomende nog niet gearchiveerde informatie óf alsnog gearchiveerd óf vernietigd c.q. verwijderd uit het zaakdossier;
- zodra bij het afsluiten van een zaak het zaakdossier nog slechts gearchiveerde informatie bevat, wordt dit dossier als geheel ook gearchiveerd.
De plaat[bewerken]
Het toepassen van de hiervoor genoemde regels leidt tot onderstaande plaat.
De combinatie van de regels 2, 4 en 5 leidt ertoe dat in eerste instantie zowel de hoeveelheid niet gearchiveerde informatie als de hoeveelheid wel gearchiveerde informatie in het zaakdossier toeneemt. Maar op enig moment tijdens de behandeling van de zaak gaat de hoeveelheid niet gearchiveerde informatie in het zaakdossier afnemen, terwijl de omvang van het gearchiveerde deel gaat toenemen. Want stukken die in bewerking waren en betekenis krijgen en/of definitief worden, worden gearchiveerd; en oude niet gearchiveerde versies die zonder formele betekenis blijven kunnen vaak vervallen en worden daarom uit het dossier verwijderd.====Ter verdere toelichting====
Voor een verdere toelichting kijken we naar een concreet voorbeeld.
Wat gebeurt er met een binnengekomen aanvraag? Die kan men na registratie en opening van de zaak direct als ‘digitaal bewijs’ archiveren. Het verdient de voorkeur dat ook daadwerkelijk te doen. Dus bij beschikbaar gekomen informatie die in die vorm in aanmerking komt voor archivering, dat archiveren dan ook direct te doen, dus content fixeren, voorzien van de juiste metagegevens en opslaan in een duurzaam formaat met de status 'archief'.
Het belang van die regel wordt extra duidelijk als we kijken naar een ander voorbeeld: het opstellen van een besluit. Bij een complexe zaak zullen verschillende concept-versies ontstaan. Stel dat een van die versies op de agenda van een extern overleg wordt gezet. Dan zal die versie in aanmerking komen voor archivering. Wellicht leidt een andere versie tot een interne maar formele discussie op bestuurlijk niveau. Die versie zal dan ook in aanmerking komen voor archivering, evenals het concept-besluit dat ter visie wordt gelegd en natuurlijk het definitieve besluit dat verzonden wordt naar de persoon of organisatie die de aanvraag deed. In dit geval komen in de loop van de behandeling van de zaak vier versies in aanmerking voor archivering, vier van de wellicht 20 of 30 versies die in bijvoorbeeld drie maanden zijn ontstaan. Als je dan wacht met archiveren tot het einde van de zaak, dan zou het zomaar lastig kunnen zijn om de juiste versies alsnog te selecteren uit de enkele tientallen versies die zijn ontstaan. Vandaar de regel: archiveren zodra dat - op een verantwoorde manier - kan.
Uitbreidingen van de plaat[bewerken]
De zojuist besproken plaat kan uitgebreid worden met wat er na het afsluiten van een zaak en het bijbehorende dossier, dat dan gearchiveerd is, gebeurt. Daarvoor zijn twee handelingen in beeld:
- vernietigen van een dossier na het verlopen van de bij het dossier horende bewaartermijn;
- overbrengen (standaard na 20 jaar) van een - in principe blijvend te bewaren - dossier van een digitale archiefruimte[1] naar een digitale archiefbewaarplaats[2]).
Dit levert twee standaard situaties op:
- het dossier wordt op enig moment na het aflopen van de bewaartermijn vernietigd;
óf
- het dossier komt in aanmerking voor blijvende bewaring en wordt op enig moment overgebracht.
Zie de volgende twee platen.
Een derde variant is in opkomst en dat is die waarbij sprake is van zogenoemde vervroegde overbrenging van niet blijvend te bewaren dossiers. Met het ontwikkelen van externe e-Depotachtige oplossingen zal deze variant in de toekomst vaker gaan voorkomen. Ook niet blijvend te bewaren en dus op enig moment te vernietigen dossiers zullen dan overgebracht worden, waarna alsnog een keer vernietiging plaatsvindt. Zie onderstaande plaat.
Redactie en contact[bewerken]
Reacties in de vorm van vragen, aanvullingen en andere verbetersuggesties kunnen naar de redacteur van deze pagina adrie.spruit@ictu.nl met een c.c. naar architectuur@ictu.nl.
- ↑ Een archiefruimte is een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid van de Archiefwet.
- ↑ Een archiefbewaarplaats is een bij of krachtens de Archiefwet voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats.