Het vullen en archiveren van een zaakdossier
Al in 2011 is als onderdeel van de GEMMA Baseline Informatiehuishouding voor gemeenten een concept uitgewerkt voor het (digitaal) vullen en archiveren van een zaakdossier. Hier volgt een beschrijving van dat concept en een plaat die daarbij hoort.
Dossiervorming, archivering en zaakgericht werken[bewerken]
In de genoemde Baseline is dossiervorming en archivering beschreven als een integraal onderdeel van zaakgericht werken en daarmee van het werkproces. Het concept daarvoor leidt tot een aantal regels. Die regels beschrijven het inrichten en uitvoeren van zowel het proces als de informatiekundige kant van het vullen en archiveren van een zaakdossier.
Varianten en praktijkvoorbeelden[bewerken]
Wat hierna als regels wordt benoemd kan men zien en gebruiken als architectuurprincipes op detailniveau. Dat betekent echter niet dat het niet anders kan of mag. De regels geven richting. Bij andere keuzes veranderen de inhoud van de plaat en delen van de bijbehorende tekstuele toelichting, maar vaak blijft ook dan de opzet van de plaat bruikbaar. De plaat kan dan laten zien die andere keuzes uitpakken.
Voor hier op noraonline geldt dat varianten op de plaat ook zonder meer welkom zijn. Ze kunnen als praktijkvoorbeelden gepubliceerd worden (zie voor het opsturen van voorbeelden de contactgegevens onderaan deze pagina, of gebruik ze om contact op te nemen voor overleg).
Het concept[bewerken]
Het concept voor het vullen en archiveren van een zaakdossier vindt zijn basis in een aantal inzichten en beelden.
Tijdens de behandeling van een zaak is sprake van zowel informatie die nog verandert en nog geen formele betekenis heeft als van informatie die al wel een formele betekenis heeft en dan in aanmerking komt voor archivering. Om geen verwarring te laten ontstaan over wat de juiste versie is van bijvoorbeeld een concept-besluit, wordt informatie gearchiveerd zodra duidelijk is dat het daarvoor in aanmerking komt.
Een concept-versie die én nog in bewerking is én nog geen formele betekenis heeft, wordt (nog) niet gearchiveerd. Daarbij wordt onder (digitaal) archiveren verstaan het opslaan van informatie als een 'digitaal bewijs' van het handelen van de organisatie en de daarbij gebruikte informatie. Dat betekent:
- opslaan met bevroren content;
- opslaan in een duurzaam digitaal formaat (bij tekstdocumenten bijvoorbeeld vaak PDF/A);
- opslaan met alle metagegevens die op basis van de Archiefwet nodig zijn;
- opslaan met als statuskenmerk dat het archief is en dat het ook als zodanig beheerd moet worden.
Bij digitaal werken is het belangrijk dat alle bij een zaak horende informatie digitaal wordt opgeslagen en bewaard (voor zolang als nodig) en dat alle bij een zaak betrokkenen die informatie altijd kunnen terugvinden, ook tijdens de behandeling van een zaak. Want als de behandelend ambtenaar ziek wordt, moet een collega het werk zonodig kunnen overnemen. Ook of juist dat concept-besluit dat nog niet is gearchiveerd omdat er nog aan gewerkt wordt, moet dan ook vindbaar, beschikbaar en toegankelijk zijn. Daarom is het belangrijk alle bij een zaak horende informatie vanaf het moment dat het beschikbaar is, op te slaan in het digitale zaakdossier, juist ook tijdens de behandeling van een zaak.
Wat is het zaakdossier?[bewerken]
Het digitale zaakdossier is een digitale bundeling van alle bij een zaak horende informatie. Die bundeling ontstaat door alle zaakinformatie op te slaan met een gemeenschappelijk kenmerk, in de praktijk het zaaknummer. In principe is het dan altijd terug te vinden. Daarvoor is het zelfs niet nodig dat - in die fase - alle bij een zaak horende informatie in hetzelfde informatiesysteem zit. Tekstdocumenten kunnen in die fase in een Document Management Systeem (DMS) zitten, gestructureerde zaakgegevens in een zakensysteem of zakenmagazijn (de database c.q. het register van het zakensysteem), reeds gearchiveerde informatie kan al in een archiefsysteem zitten en er kan ook nog voor de zaak relevante informatie in een sectoraal systeem zitten. Door de labeling van al die informatie met het zaaknummer is toch sprake van een digitale bundeling oftewel een virtueel zaakdossier.
Het vullen van het dossier en het archiveren van de inhoud van het dossier[bewerken]
Het voorgaande betekent dat een zaakdossier tijdens de behandeling van een zaak zowel gearchiveerde zaakinformatie kan bevatten als niet of nog niet gearchiveerde zaakinformatie. Een aanvraag bijvoorbeeld kan al direct bij het openen van een zaak gearchiveerd worden. Want het is niet de bedoeling dat aan de inhoud van de aanvraag zoals die formeel is ontvangen, per ongeluk nog iets wordt veranderd. Daar staat tegenover dat bij een complexe zaak de eerste versie van een concept-besluit wel bewaard zal worden in het zaakdossier, namelijk voor verdere bewerking, maar dat dat niet zal gebeuren met de status dat het al archief is.
Dit betekent ook dat bij een complexe zaak met veel stukken en gegevens (dat is in dit geval een goed bruikbaar voorbeeld) het zaakdossier in eerste instantie gevuld zal raken met meerdere nog niet gearchiveerde documenten en ook (gestructureerde) gegevens. Maar, als we ons even beperken tot de tekstdocumenten, dan zal naarmate de behandeling van de zaak vordert, een deel daarvan op enig moment tijdens de behandeling definitief worden en ook in formele zin betekenis krijgen voor de zaak. Die versie wordt dan gearchiveerd; en tijdelijke versies die geen betekenis hebben gekregen kunnen op enig moment worden opgeruimd. Op die manier nemen in eerste instantie tijdens de behandeling van de zaak zowel het niet als het wel gearchiveerde deel van het zaakdossier in omvang toe, maar gaat op een gegeven ogenblik het niet-gearchiveerde deel in omvang afnemen.
Het archiveren van het dossier[bewerken]
Uiteindelijk zal de omvang van het niet gearchiveerde deel nul worden. Want bij het afsluiten van de zaak moet het zaakdossier ook als geheel gearchiveerd worden. Dat betekent dat eerst alle inhoud ervan gearchiveerd moet zijn. Wat dan nog niet is gearchiveerd, wordt alsnog gearchiveerd of verwijderd uit het zaakdossier (en vernietigd als het ook voor andere zaken geen betekenis heeft). Zodra alle inhoud archiefstatus heeft, kan ook het dossier als geheel worden gearchiveerd. De verzameling informatie die het zaakdossier in feite is, kan dan als geheel worden bevroren. Daarna kan en mag geen informatie meer worden toegevoegd aan of verwijderd uit het zaakdossier, dat laatste uitgezonderd vernietiging in verband met het aflopen van bewaartermijnen.
De basisregels[bewerken]
Het voorgaande leidt tot een aantal basisregels voor het vullen en archiveren van een zaakdossier:
- alle werkprocesgebonden informatie wordt beschouwd als overheidsinformatie;
- alle bij een zaak horende en voor een zaak relevante (betekenisvolle) overheidsinformatie (niet de e-mail waarmee een medewerker meldt dat hij op de fiets naar een extern overleg gaat en ook niet de e-mail naar huis dat hij wat later thuiskomt) wordt zodra deze beschikbaar is, digitaal opgeslagen en gebundeld in een bij de zaak horend zaakdossier;
- bij een zaak horende informatie wordt gearchiveerd oftewel opgeslagen als ‘digitaal bewijs’ van het handelen van de organisatie zodra uit de combinatie van de inhoud en context van de informatie op dat moment volgt dat het voor archivering in aanmerking komt;
- informatie in het zaakdossier die geen betekenis (meer) heeft voor de zaak, en dus gemist kan worden, zoals achterhaalde en niet voor archivering in aanmerking komende concept-teksten, wordt verwijderd uit het zaakdossier zodra de reden daarvoor duidelijk is;
- bij het afsluiten van een zaak wordt alle in het zaakdossier voorkomende nog niet gearchiveerde informatie óf alsnog gearchiveerd óf vernietigd c.q. verwijderd uit het zaakdossier;
- zodra bij het afsluiten van een zaak het zaakdossier nog slechts gearchiveerde informatie bevat, wordt dit dossier als geheel ook gearchiveerd.
De rode draad is hier: stel acties niet uit als eenmaal duidelijk is wat er moet gebeuren. Hoe langer je wacht, dest te groter de kans op vergissingen zoals het archiveren of weggooien van een verkeerde versie. Een andere rode draad is: houd het overzichtelijk; bewaar en archiveer niet alles, want dan is de kans groot dat je als je iets nodig hebt, je niet meer weet welke versie de juiste is.
De plaat[bewerken]
Het toepassen van de hiervoor genoemde regels leidt tot onderstaande plaat.
De plaat laat zien hoe het toepassen van de regels 2 en 3 ertoe leidt dat in eerste instantie zowel de omvang van de niet gearchiveerde informatie als de omvang van de wel gearchiveerde informatie in het zaakdossier toenemen. Waarna op enig moment de omvang van het niet gearchiveerde deel niet verder groeit en gaat afnemen. Dit totdat bij het afsluiten van de zaak de omvang van het niet gearchiveerde deel wordt teruggebracht tot nul.
Ter verdere toelichting kijken we nog wat nader naar het voorbeeld van (het opstellen van) een besluit bij een complexe zaak bij gemeente A. In dit voorbeeld zullen dan eerst verschillende concept-versies ontstaan. De eerste paar versies daarvan krijgen niet meer betekenis dan dat ze worden bewaard om er op een volgende werkdag weer aan verder te werken. Zo ontstaat een versie x. Ook bij die versie is er geen reden om deze te archiveren .... totdat iemand bedenkt dat het handig is die versie alvast op de agenda te zetten van het periodieke overleg met de plaatselijke woningbouwvereniging. Alsnog komt deze versie in aanmerking voor archivering. Daarna leidt een van de volgende versies tot een interne discussie op bestuurlijk niveau, uitmondend in een onderbouwde keuze voor de richting waarin het besluit verder uitgewerkt zal worden. Ook die versie wordt gearchiveerd. Uiteraard wordt ook het concept-besluit dat ter visie wordt gelegd, gearchiveerd plus het definitieve besluit dat verzonden wordt naar het bedrijf dat een vergunning aanvroeg voor een horecagelegenheid met speeltuin aan de rand van het dorp. Voordat het zover was zijn een twintigtal versies van het besluit ontstaan, waarvan er vier al zijn gearchiveerd. De andere versies zijn al verwijderd en vernietigd of worden alsnog verwijderd en vernietigd.
Varianten van de plaat[bewerken]
Zoals al gezegd kan het ook anders. Zo kan een organisatie ervoor kiezen om alleen informatie in het dossier te stoppen die archiefwaardig is, zodat het dossier op elk moment, dus ook tijdens de behandeling van een zaak, alleen gearchiveerde informatie bevat. Men kiest er dan voor, soms impliciet, dat de behandelend ambtenaar concepten van een nog in bewerking zijnd tekstdocument eerst opslaat in het persoonlijke domein oftewel de eigen opslagruimte van die ambtenaar. Dat kan problematisch worden als bijvoorbeeld een collega het werk onverwacht moet overnemen. En hoewel KING die manier van werken niet adviseert in haar Baseline, kan het natuurlijk wel, en gebeurt het op verschillende plekken ook nog zo.
Een heel andere variant is die waarbij men wel alle bij een zaak horende informatie direct aan het zaakdossier toevoegt, maar dat men vervolgens geen energie meer steekt in het 'opschonen' van het dossier door het verwijderen en vernietigen van versies die geen betekenis hebben gekregen, niet tijdens de behandeling van de zaak en ook niet bij de afsluiting ervan. Er gaat dan bij wijze van spreken 'een strik om het geheel', hetgeen wil zeggen dat bij de afsluiting van de zaak het dossier wordt 'gefixeerd' en gearchiveerd inclusief bijvoorbeeld alle concept-versies van een besluit, ook als die geen betekenis hebben gekregen anders dan dat er na opslag ervan op enig moment weer verder aan is gewerkt. Deze variant wordt wel eens verdedigd met de opmerking dat digitale opslagruimte tegenwoordig erg goedkoop is. Dat klopt, maar is minder relevant dan de vraag of zo'n dossier met alles erin oftewel 'rijp en groen door elkaar' wel beschouwd mag worden als 'geordend' volgens de archiefwet.
Nog weer een andere variant is wel alles direct in het dossier stoppen, maar met archiveren wachten tot het moment van afsluiten van de zaak. Men moet dan alsnog uit meerdere concept-versies van bijvoorbeeld een besluit de juiste versies kiezen die voor archivering in aanmerking komen, met een groter risico op vergissingen daarbij dan wanneer men kiest voor direct archiveren als bijvoorbeeld 'die ene versie' op de agenda van een extern overleg wordt gezet.
Uitbreidingen van de plaat[bewerken]
De besproken plaat kan uitgebreid worden met wat er na het afsluiten van een zaak en het archiveren van het bijbehorende dossier gebeurt. Voor die uitbreiding zijn twee handelingen in beeld:
- het vernietigen van een dossier na het verlopen van de bewaartermijn die hoort bij niet blijvend te bewaren dossiers;
- het overbrengen van een dossier van een digitale archiefruimte[1] naar een digitale archiefbewaarplaats[2]).
Bij een blijvend te bewaren dossier is alleen sprake van overbrenging (standaard na 20 jaar) (plaat 2a). Maar bij een niet-blijvend te bewaren dossier kan zowel sprake zijn van alleen vernietiging (plaat 2b) als van eerst overbrenging en daarna alsnog een keer vernietiging (plaat 2c). Die laatste situatie zal zich vaker voordoen waneer men kiest voor zogenoemde vervroegde overbrenging (naar bijvoorbeeld een e-Depotsysteem.
Redactie en contact[bewerken]
Reacties in de vorm van vragen, aanvullingen en andere verbetersuggesties kunnen naar de redacteur van deze pagina adrie.spruit@ictu.nl met een c.c. naar architectuur@ictu.nl.
- ↑ Een archiefruimte is een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid van de Archiefwet.
- ↑ Een archiefbewaarplaats is een bij of krachtens de Archiefwet voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats.