Toepassen van zaakgericht werken bij beleidsontwikkeling

Deze pagina is een concept. Reacties via nora@ictu.nl of tekstvoorstellen in de wiki zijn welkom.

Kan dat: Zaakgericht werken bij beleidsontwikkeling?

Bij de overheid wordt Zaakgericht werken vooral nog toegepast bij dienstverleningsprocessen. Als een zaak een hoeveelheid werk is met een duidelijke aanleiding en een duidelijk resultaat, dan is bij dienstverlening een aanvraag vaak de aanleiding en het te leveren product, bijvoorbeeld een vergunning, het resultaat. Maar hoe zit dat bij andere dan dienstverleningsprocessen?

In principe kun je Zaakgericht werken toepassen indien:

• sprake is van een hoeveelheid werk met een duidelijke aanleiding en een duidelijk resultaat, en dus ook met een begin en een einde;
• de uitvoering van het proces op hoofdlijnen een vast patroon volgt. Oftewel: kan het bij de zaak horende proces worden opgedeeld in min of meer standaard brokstukken uit te voeren werk, de zogenoemde fasen of processtappen met daaraan gekoppelde statussen?

Het reserveren en toegewezen krijgen van een vergaderruimte - een intern ondersteunend proces - voldoet aan die twee voorwaarden. Maar ook veel beleidsontwikkelende processen, zoals bijvoorbeeld het opstellen van een milieubeleidsplan. Want veel beleidsontwikkelprocessen verlopen volgens een vast patroon. Na het ontvangen van de opdracht is sprake van een verkenning of oriëntatie, er wordt informatie verzameld, waarna een analyse volgt, het formuleren begint en dat weer uitmondt in besluitvorming en oplevering van het resultaat.

Niet alle beleidsontwikkelende processen hebben een duidelijk begin en einde en volgen een vast patroon. Er zijn dus uitzonderingen. Als het bijvoorbeeld gaat om zoiets als 'het volgen van ontwikkelingen in een bepaald beleidsveld', een doorlopend proces, dan is Zaakgericht werken niet mogelijk, en ook niet zinvol.

Hoe kan ik Zaakgericht werken voor beleidsontwikkeling inrichten?

Allereerst moeten aanleiding en resultaat worden bepaald. Het ligt voor de hand dat de aanleiding bestaat uit het ontvangen van een opdrachtformulering. In zeker een belangrijk deel van de gevallen zal dat een interne opdracht zijn. Een opdracht markeert dus het begin van een zaak. Evenzeer ligt het voor de hand het resultaat te koppelen aan het opleveren van het te ontwikkelen beleidsproduct. Dat markeert dus het einde van een zaak voor het ontwikkelen van beleid.

Vervolgens is de vraag aan de orde hoe een beleidsontwikkelproces in te delen naar opeenvolgende brokstukken uit te voeren werk, de zogenoemde fasen of processtappen met daaraan gekoppelde statussen. Zaakgericht werken biedt organisaties de ruimte om eigen keuzen te maken bij het indelen van het proces in processtappen en bijbehorende statussen. Maar het niet moeilijk om daarvoor al suggesties te doen. Daarvoor kijken we eerst naar de zogenoemde beleidscyclus. Die kunnen we als volgt beschrijven:

• agendavorming (wat gaan we doen?);
• beleidsontwikkeling;
• beleidsimplementatie;
• beleidsuitvoering;
• evaluatie.

Na evaluatie begint op enig moment weer een nieuwe cyclus, met eerst agendavorming en vervolgens het ontwikkelen van nieuw beleid of het bijstellen van bestaand beleid. Andere varianten zijn ook mogelijk. Google op 'beleidscyclus', kies voor afbeeldingen en er wordt een omvangrijke verzameling van modellen zichtbaar.

De beleidscyclus gaat ook over beleidsontwikkeling en dus over meer dan alleen beleidsontwikkeling. Als we daarop nu inzoomen, zijn wederom meerdere varianten mogelijk. Een zo'n variant is de volgende reeks:

• ontvangen opdracht;
• verzamelen informatie;
• analyseren;
• afstemmen;
• formuleren van het beleidsproduct;
• besluitvorming;
• opleveren beleidsproduct.

Aan het ontvangen van de opdracht kan vooraf gaan dat de opdrachtnemer zelf de opdrachtformulering moet schrijven. Soms is na het ontvangen van de opdracht sprake van een oriëntatie op de inhoud van de opdracht en wel of niet acceptatie van de opdracht. Maar het kan ook simpeler, bijvoorbeeld met de volgende reeks processtappen: ontvangen opdracht, formuleren beleidsproduct, besluitvorming, oplevering.

Telkens na het afronden van een processtap wordt een nieuwe status ingevoerd. Die markeert de overgang naar de volgende processtap.

De combinatie van processtap en te bereiken status kan er als volgt uit zien:

Processtap	Te bereiken status
Ontvangen opdracht	Opdracht ontvangen
Verzamelen informatie	Verkenning afgerond
Analyse	Analyse uitgevoerd
Beleidsformulering	Beleid geformuleerd
Besluitvorming	Beleidsproduct vastgesteld
Opleveren beleidsproduct	Beleidsproduct opgeleverd

Implementatie

............

Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit, voortgang en doorlooptijd inzichtelijk zijn en bewaakt worden.