Wat is Digitale duurzaamheid?

Digitale duurzaamheid

Digitale duurzaamheid verwijst naar de doelstelling om te bewaren digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk en daarmee bruikbaar te houden. In principe gaat het daarbij om alle kort- of langdurig te bewaren informatie.

Wat is overheidsinformatie?

Onder overheidsinformatie verstaan alle informatie die verbonden is met de werkprocessen van overheidsorganisaties. Dat betekent dat 'Digitale duurzaamheid' betrekking heeft op alle werkprocesgebonden informatie van de overheid, en dat het bewaren, ontsluiten en toegankelijk houden van alle overheidsinformatie moet voldoen aan de met Digitale duurzaamheid verbonden eisen.

Hoe is het aandachtsgebied dat wordt aangeduid met de term 'Digitale duurzaamheid' begrensd?

Zoals al gezegd gelden de eisen met betrekking tot Digitale duurzaamheid voor alle overheidsinformatie, dus voor zowel de kort- als langdurig te bewaren informatie. Wel is de problematiek die verbonden is met het duurzaam toegankelijk houden van digitale informatie extra nadrukkelijk aanwezig bij informatie die de overheid in het kader van de Archiefwet langdurig moet bewaren. Dit omdat computerapparatuur en -programmatuur in de loop van de tijd veranderen. Informatie wordt daardoor makkelijk onleesbaar.

Digitale duurzaamheid verwijst niet naar alle aspecten van overheidsinformatie. Zo gaat Digitale duurzaamheid bijvoorbeeld niet over het actueel houden van informatie en het in werkprocessen be- en verwerken van informatie. Digitale duurzaamheid gaat wel over het bewaren en toegankelijk houden van de informatie die in die werkprocessen ontstaat. Behalve archivering vallen daar ook andere vormen van bewaren onder, zoals dossiervorming waarbij een dossier ook niet of nog niet gearchiveerde informatie kan bevatten. Vandaar dat het aandachtsgebied ook wel benoemd wordt als 'Informatiebeheer', waarbij overigens de variant 'Niet-inhoudelijk informatiebeheer’ duidelijker begrenst.

Het aandachtsgebied 'Niet-inhoudelijk informatiebeheer’ heeft betrekking op:

• het ontvangen of afvangen van informatie uit het werkproces;
• het duurzaam toegankelijk bewaren van die informatie;
• het ontsluiten van die informatie.

Het bewaren en ontsluiten van informatie is hierbij gericht op:

• (her-)gebruik in werkprocessen (zowel gearchiveerde als niet of nog niet gearchiveerde informatie);
• het reconstrueren van het handelen van een overheidsorganisatie ten behoeve van onder andere bewijsvoering en verantwoording (gearchiveerde informatie);
• raadpleging om cultuurhistorische redenen (gearchiveerde informatie).

In de digitale variant van 'Niet-inhoudelijk informatiebeheer’ bestaat dus de grootste uitdaging uit Digitale duurzaamheid oftewel het duurzaam toegankelijk houden van voor korte of langere tijd in bewaring genomen digitale informatie.

Hoe past de term 'Duurzame digitale toegankelijkheid' hierbij?

Naast de binnen NORA gebruikte term Digitale duurzaamheid voor het overeenkomstige aandachtsgebied en bijbehorend project, zijn voor hetzelfde aandachtsgebied ook andere termen in gebruik. Een bekende variant is Duurzame digitale toegankelijkheid. Zo'n net iets andere term maakt het hier in beeld zijnde en de eronder vallende inhoud niet anders.

Aspecten van Digitale duurzaamheid of Duurzame toegankelijkheid

We gaan uit van tien aspecten zoals ook benoemd in de conceptversie van een nieuw landelijk 'Normenkader duurzaam toegankelijke overheidsinformatie' (bij het Nationaal Archief ondergebracht project):

1. het bij informatie passende beheerregime;
2. de context van informatie;
3. ordening van informatie;
4. de vindbaarheid van informatie;
5. de beschikbaarheid van informatie;
6. de leesbaarheid van informatie;
7. de authenticiteit van informatie;
8. de (mate van) openbaarheid van informatie;
9. de bewaartermijn van informatie;
10. het eigendom van informatie en de bijbehorende verantwoordelijkheden.

Merk op dat een aspect als 'actualiteit' hier - terecht - ontbreekt.

Eisen

Bij de hier genoemde aspecten horen eisen. Dat zijn generiek geformuleerde eisen voor alle overheidsinformatie en waar nodig of gewenst specifieker gemaakte eisen per soort informatie en per vastgesteld beheerregime. Zo kan worden gekozen voor bijvoorbeeld een beheerregime voor als 'digitaal bewijs' gearchiveerde informatie (archiefobjecten) en daarnaast een beheerregime voor niet of nog niet gearchiveerde informatie maar die wel wordt bewaard als inhoud van een digitaal dossier zoals bijvoorbeeld een zaakdossier.

Bij de aspecten op eisenniveau lijken sommige aspecten, zoals bijvoorbeeld het opslagformaat van digitale informatie of het opslagmedium, te ontbreken. Dit zijn echter aspecten die volgen uit de aspecten op eisenniveau zoals leesbaarheid.

De breedte van het aandachtsgebied

Behalve landurig te bewaren gearchiveerde informatie moet ook kortdurend te bewaren informatie voldoen aan de voor overheidsinformatie geldende eisen. Daarnaast geldt voor zowel gearchiveerde informatie (archiefobjecten) als niet of nog niet gearchiveerde informatie dat het voldoen aan bepaalde eisen al om actie vraagt bij het crëren van informatie oftewel bij het begin van de levensloop van informatie. Zo is informatie alleen goed bruikbaar als altijd duidelijk is waar het bij hoort (welk werkproces, welke situatie, welke burger, welke organisatie, welke behandelend ambtenaar) oftwel als de context van die informatie duidelijk is. Die context wordt vastgelegd in de vorm van zogenoemde metagegevens. Die worden zoveel mogelijk al de creatie van informatie aan die informatie toegevoegd. Daarmee heeft Digitale duurzaamheid betrekking op de gehele levensloop van overheidsinformatie, van creatie tot het moment - bij niet-blijvend te bewaren informatie - van vernietiging van die informatie. Digitale duurzaamheid gaat dus over zowel het korte als het lange termijn geheugen van de overheid gaat. Het gehele aandachtsgebied is van belang voor en stelt eisen aan alle overheidsorganisaties. Daarnaast zijn er de op dit terrein gespecialiseerde organisaties zoals bibliotheken en archiefinstellingen. Maar uiteindelijk is het het behoud van digitale overheidsinformatie van belang voor het functioneren van de gehele samenleving en aspecten daarvan zoals de rechtstaat en ons democratisch bestel. De belangrijkste deelaandachtsgebieden van niet-inhoudelijk informatiebeheer zijn dossiervorming en archivering.

Betekenisvolle gegevens.

Betekenisvolle gegevens.

NORA doelt met het begrip 'overheidsorganisaties' zowel op overheden als op semi-overheid- en private organisaties met een publieke taak.

Houdt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is.

Nederlandse Overheid Referentie Architectuur.

Houdt in dat informatie binnen redelijke termijn kan worden gevonden.

Een kwaliteitsattribuut van een informatieobject. Het toont aan dat het informatieobject is wat het beweert te zijn, dat het is gemaakt of verzonden door de persoon of organisatie die beweert het te hebben gemaakt of verzonden en dat het is gemaakt en verzonden op het tijdstip als aangegeven bij het informatieobject.

Gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven.