Zaakgericht werken bij beleidsontwikkeling inrichten

Hoe kan ik Zaakgericht werken voor beleidsontwikkeling inrichten?

Allereerst moeten aanleiding en resultaat van de zaken worden bepaald. Het ligt voor de hand dat de aanleiding bestaat uit het ontvangen van een opdracht, bijvoorbeeld voor het opstellen van een beleidsplan. In een belangrijk deel van de gevallen zal dat een interne opdracht zijn (hetgeen voor het kunnen toepassen van zaakgericht werken overigens niets uitmaakt). Een opdracht markeert dus het begin van een zaak. Maar vaak is er in de voorafgaande tijd al de nodige informatie verzameld, bijvoorbeeld tijdens het ‘volgen van ontwikkelingen in een bepaald beleidsveld’, die relevant is voor de zaak en daar aldus deel van moet uitmaken. Daarom is het praktisch als in het voortraject van een dergelijke zaak in ieder geval qua dossiervorming reeds zoveel als mogelijk zaakgericht wordt gewerkt, bijvoorbeeld door alle desbetreffende gegevens bij elkaar te bewaren. Nadat de genoemde opdracht ontvangen is en duidelijk is dat er definitief sprake is van een zaak, wordt alle informatie uit het voortraject bij elkaar gebracht en in de zaak vastgelegd. Evenzeer ligt het voor de hand het resultaat te koppelen aan het opleveren van het te ontwikkelen beleidsproduct. In het algemeen is dit het geval als het ontwikkelde beleid is vastgesteld. Dat markeert dus het einde van een zaak voor het beleidsontwikkeling. Vervolgens is er de vraag hoe een beleidsontwikkelproces in te delen in opeenvolgende brokstukken van uit te voeren werk, de zogenoemde fasen of processtappen met daaraan gekoppelde statussen. Uitgangspunt hierbij is dat Zaakgericht werken organisaties de ruimte biedt om eigen keuzen te maken bij het indelen van het proces in processtappen en bijbehorende statussen. Op basis van de zogenoemde beleidscyclus volgt hieronder een aantal suggesties. Een beleidscyclus bestaat in het algemeen uit de volgende stappen (*) (* Andere varianten zijn ook mogelijk. Google op 'beleidscyclus', kies voor afbeeldingen en er wordt een omvangrijke verzameling van modellen zichtbaar.)

• agendavorming (wat gaan we doen?);

• beleidsontwikkeling;

• beleidsbepaling (besluitvorming);

• beleidsimplementatie;

• beleidsuitvoering;

• evaluatie.

Na evaluatie begint op enig moment weer een nieuwe cyclus, met eerst agendavorming en vervolgens het ontwikkelen van nieuw beleid of het bijstellen van bestaand beleid. Beleidsprocessen beperken zich in de regel tot de eerste drie stappen, waarbij de stap van beleidsontwikkeling zich het meest leent voor zaakgericht werken. Agendavorming verloopt in het algemeen te ongestructureerd om zaakgericht werken mogelijk te maken. Besluitvorming wordt binnen veel organisaties beschouwd als onderdeel van de zaakafhandeling zelf (resultaat is tenslotte een vastgesteld beleidsplan) en is vaak geregeld in de vorm van een generieke processtap binnen of gekoppeld aan het zaaksysteem. Is het binnen een beleidsontwikkelingproces mogelijk om processtappen te onderscheiden en zo ja, welke zijn dat? Denk hierbij bijvoorbeeld aan de volgende reeks: • ontvangen opdracht; • verzamelen informatie; • analyseren; • afstemmen; • formuleren van het beleidsproduct; • besluitvorming; • opleveren beleidsproduct. Maar omdat een beleidsmedewerker op grond van de specifieke kenmerken van de zaak en persoonlijke en/of professionele voorkeuren veelal zelf bepaalt op welke wijze deze tot de formulering van het beleidsproduct komt, kan het ook simpeler, bijvoorbeeld via de volgende reeks processtappen: • ontvangen opdracht; • formuleren beleidsproduct; • besluitvorming; • opleveren beleidsproduct. Na het afronden van elke processtap wordt een nieuwe status ingevoerd. Die markeert de overgang naar de volgende processtap.

De combinatie van processtap en te bereiken status kan er - hier in de simpele variant - als volgt uitzien:

Processtap	Te bereiken status
Ontvangen opdracht	Opdracht ontvangen
Formuleren beleidsproduct	Beleidsproduct geformuleerd
Besluitvorming	Beleidsproduct vastgesteld
Opleveren beleidsproduct	Beleidsproduct opgeleverd

Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit, voortgang en doorlooptijd inzichtelijk zijn en bewaakt worden.