Digitale Duurzaamheid

In de NORA Gebruikersraad en het NORA Architectuurboard, waarin alle bestuurslagen zijn vertegenwoordigd, is eerder de afspraak gemaakt voor het gaan ontwikkelen van een katern Digitale duurzaamheid. Zie ook het voorstel daartoe Voorstel katern Digitale Duurzaamheid (PDF, 60 kB).

Het ontwikkeltraject zit nu in de voorbereidende fase zoals gedetailleerder beschreven op de pagina over de aanpak: Aanpak ontwikkeling Digitale Duurzaamheid. Die aanpak moet uiteindelijk leiden tot inhoud in de vorm van onder andere kaders, concepten en principes. Dat geheel zal het karakter krijgen van overheidsbrede afspraken over hoe digitale duurzaamheid te realiseren door onder andere het inrichten van processen en informatievoorzieningen daarvoor. Daarbij zijn wij gericht op samenwerking met het Nationaal Archief en het daar ondergebrachte programma Archief 2020.

Zie ook:

• Aanpak ontwikkeling Digitale Duurzaamheid
• Bestaand materiaal Digitale duurzaamheid

Wat is Digitale duurzaamheid?

Wat we in het kader van NORA gaan verstaan onder Digitale duurzaamheid zal te zijner tijd ongetwijfeld nog onderwerp van discussie zijn. Voorlopig gaan we uit van de volgende formulering: Digitale duurzaamheid in het kader van de digitale overheid gaat over het op lange termijn toegankelijk houden van digitale gearchiveerde overheidsinformatie. Uitgaande van wat hierin de essentie is, wordt het aandachtsgebied ook wel aangeduid met de term Digitale toegankelijkheid.

Waarom Digitale duurzaamheid?

Overheidsorganisaties hebben grote ambities op het gebied van digitaal werken, digitale dossiers en digitaal archiveren. De noodzaak om hierop, in ieder geval op hoofdlijnen, een samenhangende visie te hebben wordt dan ook nauwelijks betwist. Nu blijven belangrijke delen van het totaal aan digitale overheidsinformatie nog buiten beeld bij het voldoen aan eisen voor duurzame toegankelijkheid, en worden die eisen op slechts een beperkt deel van alle digitale archiefbescheiden toegepast. Als dergelijke informatie beter toegankelijk wordt en blijft dan wordt ook het tijd-, plaats-, organisatie- en apparaatonafhankelijk gebruik ervan beter mogelijk en daarmee zowel de dienstverlening naar de burger als de samenwerking binnen de overheid. Ook zal het de transparantie van de overheid verbeteren (over welke archiefgegevens beschikt de overheid en het ontsluiten ervan).

Op het niveau van landelijk beleid is al expliciet gekozen voor extra inspanningen door de Nederlandse overheid. Stukken zoals de landelijke Archiefvisie benoemen daarvoor zowel het realiseren van digitale duurzaamheid als ook de transitie van archiveren op papier naar digitaal archiveren:

• Kamerbrief archiefvisie, 30 juni 2011 (PDF, 159 kB)
• Archiefconvenant 2012-2016 (PDF, 2,19 MB)
• Bestuurlijke afspraken innovatieagenda bij archiefconvenant 2012-2016 (PDF, 2,71 MB)
• Kamerbrief over digitalisering en archivering informatie van het Rijk (PDF, 44 kB)

Daarnaast is de uitwerking van het thema Digitale duurzaamheid een verdieping van enkele onderwerpen zoals al benoemd in het Katern Verbinden, waaronder archivering in samenhang met e-dossiers en de informatiepositie van de burger.

Wat is nodig voor Digitale duurzaamheid?

Digitale duurzaamheid is sterk verbonden met het kader voor archivering. Dat begint met wet en regelgeving. Ook zijn verschillende normen beschikbaar, zowel Nederlandse (NEN) als internationale (o.a. ISO). Tenslotte zijn er standaarden zoals voor metagegevens. De pagina Wat zijn de kaders voor Duurzame Toegankelijkheid? biedt een overzicht.

Alle overheidsorganisaties archiveren oftewel documenteren hun handelen en de informatie die zij daarbij gebruiken, voor reconstructie ten behoeve van vrantwoording en bewijsvoering, voor hergebruik en soms ook vanwege het cultuurhistorisch belang van informatie. De aanpak houdt in dat we samenwerkingsafspraken hebben met het Nationaal Archief en het daar ondergebrachte programma Archief 2020 en ook dat we uitgaan van al bestaand inhoudelijk materiaal. Zie voor wat reeds verzameld is Bestaand materiaal Digitale duurzaamheid. Meer materiaal is welkom.

Ook gaan we uit van al onderkende vragen en vraagstukken.

• Wat houdt digitale duurzaamheid in? Is het een aspect van digitaal archiveren? Of is het breder?
• Wat is het wettelijk kader voor digitale duurzaamheid en welke normen en staandaarden zijn beschikbaar?
• Welke principes zijn van toepassing op digitale duurzaamheid?
• Wat is de relatie tussen archivering en digitale duurzaamheid enerzijds en het realiseren van de e-Overheid?
  • mbt. digitaal zaken doen met de overheid?
  • mbt. actieve openbaarmaking?
  • mbt. digitaal samenwerken?
• Wat moet ik doen voor de invoering van digitaal archiveren in mijn organisatie en het daarbij realiseren van digitale duurzaamheid?
  • tav. de processen? Hoe ziet digitaal archiveren er uit op het niveau van handelingen?
  • tav. informatiearchitectuur (dossiers, formaten, metagegevens, informatiemodellen)?
    • Welke metagegevens moet mijn oranisatie toevoegen bij het digitaal bewaren van zowel gearchiveerde als nog niet gearchiveerde informatie?
    • Welke digitale opslagformaten moet ik toepassen om gearchiveerde informatie duurzaam toegankelijk te houden?
  • tav. applicatiearchitectuur (functionaliteit en systemen)?
    • Welke ondersteunende informatiefuncties (systeemfunctionaliteit) zijn nodig?
    • Hoe kom ik tot een goed archiefsysteem?
    • Hoe verhoudt een archiefsysteem zich tot een DMS (Document Management Systeem), een Zaaksysteem en sectorale databasesystemen?
    • wat is een e-Depot? Is dat een soort digitale archiefbewaarplaats waarnaartoe je als organisatie na 20 jaar blijvend te bewaren gearchiveerde digitale informatie overbrengt? Of is het breder?
    • welke preserveringsstrategieën zijn beschikbaar voor het op lange termijn toegankelijk/leesbaar houden van gearchiveerde digitale informatie? En vind ik de functionaliteit daarvoor in een e-Depot?
    • hoe sluit ik aan op een e-Depot? En wanneer moet ik me daarop voorbereiden?
    • zijn er al gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen beschikbaar?
  • tav. rollen, functies en verantwoordelijkheden?
    • hoe is de verantwoordelijkheidsverdeling tussen samenwerkende organisaties voor dossiervorming en archivering?
  • tav. kwaliteitszorg?

Aanvullingen zijn welkom. Zie voor contactgegevens hieronder.

Aanmelden

Inhoudelijk materiaal, aanbiedingen in de vorm van menskracht voor meeontwikkelen en contactpersonen voor het meedenken over digitale duurzaamheid kunnen naar het duo Noortje Coppens, noortje.coppens@ictu.nl en Adrie Spruit, adrie.spruit@ictu.nl. Over meeontwikkelen en/of meedenken kunnen we maatwerkafspraken maken. We gaan uit van de mogelijkheden van wie zich aanbiedt.

Nederlandse Overheid Referentie Architectuur.

Houdt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is.

Inzicht in de werkwijze die de overheid hanteert.

Gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven.