Digitale Duurzaamheid

In de NORA Gebruikersraad en het NORA Architectuurboard, waarin alle bestuurslagen zijn vertegenwoordigd, is eerder de afspraak gemaakt voor het gaan ontwikkelen van een katern Digitale duurzaamheid. Zie ook het voorstel daartoe Voorstel katern Digitale Duurzaamheid (PDF, 60 kB).

Met een uitvraag bij specialisten is een lijst opgesteld met te beantwoorden en uit te werken vragen en vraagstukken. Die lijst is inmiddels beschikbaar en aan het beantwoorden van de vragen en het uitwerken van de vraagstukken is begonnen.

Over de inhoud die ontstaat zijn contacten met het Nationaal Archief, met de daar ondergebrachte programma's Archief 2020 en Programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR) en het met Archief 2020 verbonden deelprogramma Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO).

Architecten met deskundigheid op het gebied van onder andere informatiebeheer en archivering nodigen we uit mee te denken over de inhoud, evenals archiefspecialisten. Ook ontvangen we graag inhoudelijk materiaal en praktijkvoorbeelden.

Zie ook:

• Te beantwoorden vragen Digitale duurzaamheid (de volledige lijst)
• Bestaand materiaal Digitale duurzaamheid

Wat is Digitale duurzaamheid?

Digitale duurzaamheid verwijst naar het streven om digitale overheidsinformatie in de tijd gezien toegankelijk en bruikbaar te houden.
Dit korte antwoord roept nog wel vragen op, zoals Wat verstaan we onder overheidsinformatie? en Wat is de positie van het thema Digitale duurzaamheid binnen het grotere geheel van overheidsinformatievoorziening? En wat betekent in dit verband de term Informatiebeheer?

Onder overheidsinformatie verstaan we alle informatie die wordt gebruikt of beschikbaar komt in werkprocessen die overheidsorganisaties in het kader van hun taakstelling uitvoeren. Men spreekt in dit verband ook wel van 'werkprocesgebonden informatie'.

De uitdaging
De transitie naar digitaal werken levert een nieuwe uitdaging op. Hoe kunnen overheidsorganisaties eenmaal opgeslagen overheidsinformatie zo bewaren en beheren dat deze informatie in de tijd gezien beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar blijft? Dit terwijl de apparatuur, de programmatuur, de bestandsformaten en de opslagmedia die worden gebruikt bij het opslaan en lezen van digitale informatie, in de loop van de tijd veranderen of zelfs verdwijnen.

Informatiebeheer
De term Informatiebeheer staat voor het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren en het waar nodig vernietigen van informatie. Daarbij gaat het om informatie die in werkprocessen ontstaat of daar op een andere manier beschikbaar komt, waarna deze binnen het aandachtsgebied Informatiebeheer wordt bewaard, beheerd en weer beschikbaar gesteld, aan diezelfde werkprocessen maar ook voor verantwoording en bedrijfsvoering en naar burgers (dienstverlening) en het publiek (openbaarmaking). Dossiervorming en archivering zijn aandachtsgebieden binnen het bredere begrip Informatiebeheer.

Digitale duurzaamheid heeft betrekking op alle kort, lang of blijvend te bewaren digitale overheidsinformatie binnen het aandachtsgebied Informatiebeheer. In dit verband wordt ook wel gesproken over het goed laten functioneren van het digitale geheugen van de overheid.

Zie voor een uitgebreidere uitwerking Wat is Digitale duurzaamheid?

Waarom is Digitale duurzaamheid belangrijk?

Overheidsorganisaties werken al digitaal want met computers. Maar hoe betrouwbaar en bruikbaar is de digitale informatie van overheidsoirganisaties, nu en in de toekomst? Zijn de digitale dossiers compleet? Of wordt er ook gewerkt met papier dat niet in dat digitale dossier terecht komt? Wat betekent dat voor de betrouwbaarheid van werkprocessen?

Wat is de relatie met digitale dienstverlening? In mei 2013 stuurde het kabinet de Visiebrief digitale overheid 2017 naar de Tweede kamer. Daarin staat dat bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 de zaken die ze met de overheid doen, zoals het aanvragen van een vergunning, digitaal moeten kunnen afhandelen. De brief zegt ook - en terecht - dat het daarvoor noodzakelijk is dat de overheid alle voor burgers relevante informatie digitaal beschikbaar maakt. Want als de overheid wil dat de burger zichzelf kan helpen bij een digitaal loket, dan is die informatie niet meer iets extra's maar een voorwaarde. Dat digitaal beschikbaar stellen lukt alleen als een overheidsorganisatie niet alleen digitaal werkt maar haar informatie ook digitaal bewaart en in een digitale en op de computer van de burger leesbare vorm beschikbaar kan stellen.

Risico's Elke overheidsorganisatie moet haar handelen later kunnen verantwoorden met informatie die op een veilige en duurzame is bewaard? Onder andere daarom stelt de Archiefwet eisen aan het bewaren van overheidsinformatie. Is de informatie die de organisatie vandaag opslaat nog leesbaar als de organisatie over tien jaar in een door een burger, bedrijf of instelling aangespannen zaak voor de rechter staat? Of gaat het dan zoals met de informatie die we nog niet zo lang geleden op een floppy disk zetten, en die we nu .... inderdaad niet meer kunnen lezen?

De open overheid' Het kabinet heeft in 2013 in de Visie Open Overheid en het Actieplan Open overheid gekozen voor de lijn om overheidsinformatie actief openbaar te gaan maken volgens het principe 'openbaar tenzij'. Het enige praktische kaqnaal daarvoor is internet. Maar dan moet de desbetreffende informatie wel in digitale vorm beschikbaar zijn. Dat geldt ook voor informatie over zaken die op enig moment zijn afgedaan en vervolgens gearchiveerd zijn.

En zo zijn er meer redenen een goede invulling te geven aan Digitale duurzaamheid en digitaal Informatiebeheer. Samenvattend is het in ieder geval van belang:

• voor de bedrijfsvoering;
• voor tijd-, plaats en apparaatonafhankelijk werken;
• voor verantwoording en bewijsvoering;
• voor het realiseren van een open en op de maatschappij gerichte overheid;
• in verband met ketensamenwerking;

om cultuurhistorische redenen.

Zie voor een uitgebreidere toelichting Waarom is Digitale duurzaamheid belangrijk?

Wat is nodig voor Digitale duurzaamheid?

Het belang van Digitale duurzaamheid en digitaal Informatiebeheer betekent nog niet dat alle oplossingen al in beeld zijn. Wel wordt daar hard aan gewerkt. Op landelijk niveau is beleid geformuleerd en vastgesteld en zijn ook programma's gestart, met name vanuit de archiefwereld. Zie daarvoor:

• Kamerbrief archiefvisie, 30 juni 2011 (PDF, 159 kB).
• Archiefconvenant 2012-2016 (PDF, 2,19 MB).
• Bestuurlijke afspraken innovatieagenda bij archiefconvenant 2012-2016 (PDF, 2,71 MB). Dit en het vorige document leidden tot het al genoemde landelijke programma Archief 2020 dat in 2013 startte.
• Kamerbrief over digitalisering en archivering informatie van het Rijk (PDF, 44 kB) (gaat onder andere over de keuze van het kabinet dat het Nationaal Archief zich gaat ontwikkelen tot een kennisinstituut voor informatie- en archiefbeheer voor de gehele overheid);
• het programma Archief 2020;
• het programma Programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR);

. het met Archief 2020 verbonden deelprogramma Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO).

Omdat Digitale duurzaamheid sterk verbonden is met archivering en archivering een belangrijk aandachtsgebied is binnen het bredere terrein van digitaal Informatiebeheer, is er vooral vanuit de archiefwereld al veel kader beschikbaar. Uiteraard is de Archiefwet en bijbehorende regelgeving. Daarnaast zijn verschillende normen beschikbaar, zowel Nederlandse (NEN) als internationale (o.a. ISO). Ook zijn standaarden beschikbaar zoals voor het toevoegen van metagegevens aan alle te bewaren overheidsinformatie. De pagina Kaders voor Digitale duurzaamheid biedt een overzicht.

De uitwerking van het thema Digitale duurzaamheid is tevens een verdieping van enkele onderwerpen zoals reeds benoemd in het Katern Verbinden, waaronder archivering in samenhang met e-dossiers en de informatiepositie van de burger.

Bij de uitwerking van architectuur voor digitale duurzaamheid gaan we uit van uit alle overheidslagen verzamelden en daar onderkende vragen en vraagstukken. De volgende vragen en vraagstukken zijn inmiddels in beeld:

• Welke principes zijn van toepassing op archivering en digitale duurzaamheid? (het HOE: deze en de volgende vragen )
  • Welke al bestaande NORA-principes zijn van toepassing?
  • Welke aanvullende principes zijn nodig om te komen tot een goede inrichting en uitvoering?
• Hoe moet een omgeving worden ingericht om digitaal te kunnen archiveren en om digitale informatie duurzaam te kunnen bewaren en toegankelijk te houden? Dit uitgesplitst naar:
  • mbt. de organisatie:
    • rollen, taken, functies, verantwoordelijkheden en afdelingen? Voor archivering of het gehele informatiebeheer mbt. vorming, beheer en toezicht? Wat is in dit verband een Besluit Informatiebeheer?
    • medewerkers, bedrijfscultuur, attitude en opleidingen?
    • hoe is de verantwoordelijkheidsverdeling voor dossiervorming en archivering als organisaties samenwerken?
  • mbt. de producten en diensten (productarchitectuur)?
  • mbt. de processen (procesarchitectuur)? Hoe ziet digitaal archiveren er uit op het niveau van handelingen?
    • voor dossiervorming (uitvoering)?
    • voor archiefvorming (uitvoering)?
    • voor archiefbeheer (uitvoering)?
    • kwaliteitsbeheer, monitoring en toezicht? Welke rolverdeling hoort daarbij? Wat is een kwaliteitssysteem? Wat is beschikbaar? Hoe voer ik dat in?
    • wat is de relatie van processen met zaaktypen?
  • mbt. applicaties (applicatiearchitectuur):
    • welke applicaties zijn nodig? (op functioneel niveau benoemd en beschreven)
    • wat is de gewenste architectuur: een centraal archiefsysteem of ook archieffunctionaliteit in sectorale systemen?
    • hoe verhoudt een digitaal archiefsysteem zich tot een DMS (Document Management Systeem), een Zaaksysteem en sectorale opslagsystemen?
    • hoe kom ik tot een goed digitaal archiefsysteem? En welke andere aspecten dan een applicatie (programmatuur) moeten ook geregeld worden om te kunnen spreken van een goed archiefsysteem?
    • wat is een e-Depot?
    • heeft elke organisatie een e-Depot nodig?
  • ........ Zie voor de volledige lijst de pagina Te beantwoorden vragen Digitale duurzaamheid

Contact

Aanvullingen in de vorm van te beantwoorden vragen, inhoudelijk materiaal (dat mogelijk al antwoorden biedt op de te beantwoorden vragen) en aanbiedingen in de vorm van menskracht voor meeontwikkelen en meedenken over digitale duurzaamheid kunnen naar Adrie Spruit, adrie.spruit@ictu.nl met een cc. aan architectuur@ictu.nl. Over meeontwikkelen en/of meedenken kunnen we maatwerkafspraken maken. We gaan uit van de mogelijkheden van wie zich aanbiedt..

De mate waarin de organisatie zich voor de informatievoorziening kan verlaten op een informatiesysteem. De betrouwbaarheid van een informatiesysteem is daarmee de verzamelterm voor de begrippen beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid.

De mate waarin de organisatie zich voor de informatievoorziening kan verlaten op een informatiesysteem. De betrouwbaarheid van een informatiesysteem is daarmee de verzamelterm voor de begrippen beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid.

NORA doelt met het begrip 'overheidsorganisaties' zowel op overheden als op semi-overheid- en private organisaties met een publieke taak.

Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit, voortgang en doorlooptijd inzichtelijk zijn en bewaakt worden.

Gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven.

Een beschrijving van een complex geheel, en van de principes die van toepassing zijn op de ontwikkeling van het geheel en zijn onderdelen.