Digitale Duurzaamheid: verschil tussen versies

Huidige versie van 8 dec 2015 om 16:02

Het thema Digitale Duurzaamheid is 'historische informatie' in NORA. De inhoud van dit onderwerp komt in beheer van het Nationaal Archief onder het thema 'Duurzame Toegankelijkheid'

Achtergronden hierover zijn te lezen in de notitie: 'Duurzame Overheidinformatie' (PDF, 751 kB).

De rest van de tekst op de wiki-pagina's van dit thema zal pas na de zomer worden geactualiseerd in lijn met de inhoud van deze notitie. De rol van Adrie Spruit als eindredacteur van dit NORA thema is per 15 juli 2015 geëindigd. Adrie bedankt iedereen voor de goeie samenwerking die er is geweest. Xander van der Linde is coördinator NORA Digitale Duurzaamheid.}}

In de NORA Gebruikersraad en het NORA Architectuurboard, waarin alle bestuurslagen zijn vertegenwoordigd, is eerder de afspraak gemaakt voor het gaan ontwikkelen van een katern Digitale duurzaamheid. Zie ook het daartoe gedane Voorstel katern Digitale Duurzaamheid (PDF, 60 kB).

Met een uitvraag bij specialisten plus een uitvraag via de vertegenwoordigende structuur van de NORA Gebruikersraad is een lijst opgesteld met te beantwoorden vragen en uit te werken vraagstukken. Die lijst is inmiddels beschikbaar en aan het beantwoorden van de vragen en het uitwerken van de vraagstukken is begonnen. Daarbij wordt samengewerkt met het Nationaal Archief en met de daar ondergebrachte programma's Archief 2020 en Digitale Taken Rijksarchieven (DTR). Zie van dit laatste programma ook de bètaversie van het nieuwe normenkader DUTO op Wat zijn de kaders voor Duurzame Toegankelijkheid?.

Architecten met deskundigheid op het gebied van onder andere informatiebeheer en archivering nodigen we uit mee te denken over de inhoud, evenals archiefspecialisten. Ook ontvangen we graag inhoudelijk materiaal en praktijkvoorbeelden.

Zie verder:

Wat is Digitale duurzaamheid?[bewerken]

Het compacte antwoord is:

Digitale duurzaamheid is het aandachtsgebied dat zich richt op het in de tijd gezien toegankelijk en bruikbaar houden van digitale informatie. In de context van NORA is dat overheidsinformatie.

Dit korte antwoord roept nog wel vragen op zoals 'Wat verstaan we onder overheidsinformatie?', 'Wat houdt het toegankelijk zijn van informatie in?' en 'Wat betekent in dit verband de term Informatiebeheer?'.

Onder overheidsinformatie verstaan we alle informatie die wordt gebruikt of beschikbaar komt in werkprocessen die overheidsorganisaties in het kader van hun taakstelling uitvoeren. Men spreekt in dit verband ook wel van 'werkprocesgebonden informatie'.

De uitdaging
De transitie bij de overheid naar digitaal werken levert de uitdaging op hoe we digitale overheidsinformatie zo kunnen bewaren en beheren dat deze in de tijd gezien beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar blijft. Dit terwijl de apparatuur, de programmatuur, de bestandsformaten én de opslagmedia die worden gebruikt bij het opslaan en lezen van digitale informatie, in de loop van de tijd veranderen of zelfs verdwijnen.

Van Digitale duurzaamheid wordt ook wel gezegd dat het gericht is op het goed laten functioneren van het digitale geheugen van de overheid, en dat het moet voorkomen dat de overheid een dementerende overheid wordt.

Informatiebeheer
De term Informatiebeheer staat voor het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren en het waar nodig vernietigen van informatie. Daarbij gaat het om informatie die in werkprocessen ontstaat of daar op een andere manier beschikbaar komt, waarna deze binnen het aandachtsgebied Informatiebeheer wordt bewaard, beheerd en weer beschikbaar gesteld. Dit laatste aan diezelfde werkprocessen, maar ook voor verantwoording en bedrijfsvoering, naar burgers in het kader van dienstverlening en naar het publiek in het kader van openbaarmaking van overheidsinformatie.

Binnen dit brede aandachtsgebied Informatiebeheer vallen belangrijke deelaandachtsgebieden zoals dossiervorming en archivering.

Als we kijken naar de algehele informatievoorziening van de overheid dan zien we in werkprocessen Informatieverwerking en -bewerking, gericht op inhoud en het wijzigen van inhoud, met daar tegenover Informatiebeheer gericht op het zorgvuldig en ongewijzigd bewaren van de informatie die in die werkprocessen ontstaat. Het zijn twee kanten van dezelfde medaille: de aandachtsgebieden vullen elkaar aan en hebben elkaar nodig.

Zie voor een uitgebreidere uitwerking de pagina Wat is Digitale duurzaamheid?

Waarom is Digitale duurzaamheid belangrijk?[bewerken]

Overheidsorganisaties werken al digitaal want met computers. Maar hoe betrouwbaar en bruikbaar is de digitale informatie van overheidsorganisaties, nu voor gebruik in werkprocessen en later als er iets verantwoord moet worden? Zijn de digitale dossiers compleet? Of wordt er ook gewerkt met papier dat niet in een digitaal dossier terecht komt?

Of is het juist omgekeerd en werkt uw organisatie nog met papieren dossiers die in het huidige digitale tijdperk per definitie niet goed toegankelijk zijn?

Digitale dienstverlening

In mei 2013 stuurde het kabinet de Visiebrief digitale overheid 2017 naar de Tweede kamer. Daarin staat dat bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 de zaken die ze met de overheid doen, zoals het aanvragen van een vergunning, digitaal moeten kunnen afhandelen. De brief zegt ook - en terecht - dat het daarvoor noodzakelijk is dat de overheid alle voor burgers relevante informatie digitaal beschikbaar maakt. Want als de overheid wil dat burgers zich bij een digitaal loket zelf kunnen helpen, dan is de beschikbaarheid daar van digitale informatie niet meer iets extra's maar een voorwaarde. En informatie daar digitaal beschikbaar stellen lukt alleen als een overheidsorganisatie niet alleen digitaal werkt maar haar informatie ook digitaal bewaart en dat doet in een voor de computer van de burger leesbaar digitaal formaat.

Bestuurlijke risico's

Elke overheidsorganisatie moet haar handelen later kunnen verantwoorden met informatie die op een veilige en duurzame is bewaard. Onder andere daarom stelt de Archiefwet eisen aan het bewaren van overheidsinformatie. En in een digitale wereld pakken die eisen anders uit dan in de papieren wereld. Papier is geduldig en zolang het niet vergaat, blijft het leesbaar. Maar digitale informatie is per definitie vluchtig. Daarom moet elke overheidsorganisatie zich afvragen of hetgeen vandaag digitaal wordt opgeslagen, over tien jaar, als men dan voor bijvoorbeeld de rechter staat, nog wel leesbaar en vindbaar is. De floppy disk van destijds is nu niet meer leesbaar. Goed digitaal opslaan is niet voldoende. Als ICT-techniek verandert, en dat zal blijven doorgaan, dan moet ook uw organisatie maatregelen hebben genomen om de opgeslagen digitale informatie 'mee te veranderen'. Zonder die maatregelen kiest u feitelijk voor het lopen van forse risico's, op uitvoerend niveau, op managementniveau en op bestuurlijk niveau.

Een open en transparante overheid

In 2013 heeft het kabinet met de Visie open overheid (PDF, 625 kB) en het Actieplan open overheid (PDF, 667 kB) gekozen voor de lijn om overheidsinformatie actief openbaar te gaan maken volgens het principe 'openbaar tenzij'. Het zal duidelijk zijn dat het enige praktische kanaal voor het op omvangrijke schaal openbaar maken van overheidsinformatie, internet is. Maar dan moet die informatie wel in digitale vorm bewaard zijn en beschikbaar en leesbaar zijn. Dat geldt ook voor informatie over zaken die al zijn afgedaan en die vervolgens is gearchiveerd. Ook dat moet in een goed georganiseerde overheidsorganisatie digitaal gebeuren, want papier kun je nou eenmaal niet ontsluiten via internet.

Zo zijn er meer redenen waarom het voor overheidsorganisaties belangrijk en zelfs randvoorwaardelijk voor het eigen functioneren is om invulling te geven aan Digitale duurzaamheid en goed digitaal Informatiebeheer. Zie voor een uitgebreidere uitleg en toelichting de pagina Waarom is Digitale duurzaamheid belangrijk?.

Wat zijn de kaders voor Digitale duurzaamheid?[bewerken]

Op landelijk niveau is beleid geformuleerd en vastgesteld en zijn ook programma's gestart, met name vanuit de archiefwereld. Maar ook het landelijke beleid voor actieve openbaarmaking is in dit verband als doel belangrijk en bepalend. Hieronder een selectie van de belangrijkste wet- en regelgeving, beleidsstukken en plannen:

Archiefwet 1995 (AW);
Archiefbesluit 1995 (AB);
Archiefregeling 2009;
Kamerbrief archiefvisie, 30 juni 2011 (PDF, 159 kB);
Archiefconvenant 2012-2016 (PDF, 2,19 MB);
Bestuurlijke afspraken innovatieagenda bij archiefconvenant 2012-2016 (PDF, 2,71 MB). Dit en het vorige document leidden tot het al genoemde landelijke programma Archief 2020 dat in 2013 startte;
Kamerbrief over digitalisering en archivering informatie van het Rijk (PDF, 44 kB) (gaat onder andere over de keuze van het kabinet dat het Nationaal Archief zich gaat ontwikkelen tot een kennisinstituut voor informatie- en archiefbeheer voor de gehele overheid);
het programma Archief 2020;
het programma Programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR);
het met Archief 2020 verbonden deelprogramma Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO);
Visie open overheid (PDF, 625 kB);
Actieplan open overheid (PDF, 667 kB).

Binnen het brede aandachtsgebied Informatiebeheer is Digitale duurzaamheid sterk verbonden met digitaal archiveren. Daarom is ook veel kader vanuit de archiefwereld relevant. Naast de hierboven al genoemde wet- en regelgeving zijn veel normen beschikbaar, zowel Nederlandse (NEN) als internationale (o.a. ISO). Ook zijn voor diverse aspecten standaarden beschikbaar zoals voor opslagformaten en zogenoemde metagegevens (waar alle te bewaren overheidsinformatie van voorzien moet zijn voor onder andere de vindbaarheid ervan).

De pagina Wat zijn de kaders voor Duurzame Toegankelijkheid? geeft een uitgebreid overzicht. Mist u daar iets? Laat het ons weten (zie de contactgegevens onderaan deze pagina).

Hoe implementeer ik Digitale duurzaamheid?[bewerken]

Het belang van Digitale duurzaamheid en digitaal Informatiebeheer betekent nog niet dat alle oplossingen al in beeld zijn. Wel wordt daar hard aan gewerkt, onder andere in de hiervoor genoemde programma's.

Binnen organisaties is het vooral een kwestie van inrichten van processen en de bijbehorende informatievoorziening en vervolgens uitvoeren. In veel gevallen zal hetgeen moet gebeuren omvangrijk zijn. Dat vraagt dan om een programmatische aanpak, om middelen en om inzicht en draagvlak bij het bestuur en de organisatie. Zie voor een aanpak op hoofdlijnen de concept-uitwerking op Hoe implementeer ik Digitale duurzaamheid?.

Bij de uitvoering zullen organisaties stuiten op diverse vragen en vraagstukken. Veel van die vragen en vraagstukken zijn al verzameld bij de doelgroep van NORA, waaronder proces- en informatiearchitecten bij de verschillende bestuurslagen. Het resultaat van die uitvraag staat op Te beantwoorden vragen Digitale duurzaamheid met deels al verwijzingen naar antwoorden en uitwerkingen.

Opzet en uitwerking van het thema Digitale duurzaamheid binnen NORA[bewerken]

De uitwerking van het thema gebeurt langs de lijnen van de volgende hoofdvragen:

Wat is Digitale duurzaamheid?
Waarom is Digitale duurzaamheid belangrijk?
Wat zijn de kaders voor Duurzame Toegankelijkheid?
Welke principes zijn van toepassing bij Digitale duurzaamheid?
Hoe implementeer ik Digitale duurzaamheid? (inrichten en uitvoeren)
Wat betekent ketensamenwerking voor Digitale duurzaamheid en onder andere archivering?
Waar vind ik praktijkvoorbeelden van Digitale duurzaamheid? Zie voor het eerste voorbeeld Praktijkvoorbeeld Informatie- en archiefbeheer gemeente Putten.

Dit is ook de structuur die de al genoemde vragenlijst volgt (Te beantwoorden vragen Digitale duurzaamheid).

De uitwerking bij de Wat-vraag benoemt het aandachtsgebied en bakent dat af, ook in relatie tot het werkproces.

Het antwoord op de Waarom-vraag schetst - uitgebreider dan op deze pagina - het belang van het thema.

De uitwerking van de Wat-zijn-de-kaders-vraag is een lange lijst met wet- en regelgeving, beleid, normen en standaarden.

Voor het antwoord op de Hoe-implementeer-ik-het-vraag kunt u naar Hoe implementeer ik Digitale duurzaamheid? voor de aanpak op hoofdlijnen, en via Te beantwoorden vragen Digitale duurzaamheid kunt u naar uitwerkingen op meer detailniveau.

Aan de antwoorden op de laatste twee hoofdvragen moet nog begonnen worden.

Redactie en contact[bewerken]

Reacties zoals aanvullingen en suggesties kunnen naar Xander van der Linde, coördinator NORA Digitale duurzaamheid, nora@ictu.nl met een c.c. naar architectuur@ictu.nl.

@@ Regel 1: / Regel 1: @@
 __NOTOC__
-{{metakader|In de [[NORA Gebruikersraad]] en het [[NORA_Architectuur_Board|NORA Architectuurboard]], waarin alle bestuurslagen zijn vertegenwoordigd, is eerder de afspraak gemaakt voor het gaan ontwikkelen van een katern Digitale duurzaamheid. Zie ook het voorstel daartoe {{bestand met info|Voorstel katern Digitale duurzaamheid.pdf|Voorstel katern Digitale Duurzaamheid}}.
+{{Start Digitale Duurzaamheid}}
-Met een uitvraag bij specialisten is een lijst opgesteld met te beantwoorden en uit te werken vragen en vraagstukken. Die lijst wordt binnenkort voor verdere aanvullingen uitgezet bij en via de leden van de NORA Gebruikersraad.
+De rest van de tekst op de wiki-pagina's van dit thema zal pas na de zomer worden geactualiseerd in lijn met de inhoud van deze notitie.
+De rol van Adrie Spruit als eindredacteur van dit NORA thema is per 15 juli 2015 geëindigd. Adrie bedankt iedereen voor de goeie samenwerking die er is geweest. Xander van der Linde is coördinator NORA Digitale Duurzaamheid.}}
-Daarnaast wordt samengewerkt, mede voor het verkrijgen van antwoorden bij de vragenlijst, met het [http://www.nationaalarchief.nl/ Nationaal Archief], de daar ondergebrachte programma's [http://www.archief2020.nl/ Archief 2020] en [http://www.nationaalarchief.nl/onderwerpen/openbaarheid-toegankelijkheid/projecten/dtr-dwr-archief/ Programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR)], en het met Archief 2020 verbonden project [http://www.archief2020.nl/activiteiten-aido/ Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO)]. Twee belangrijke producten die in dat kader worden ontwikkeld zijn een Normenkader voor digitale duurzaamheid (primair voor het Rijk maar gestreefd wordt naar ook toepasbaarheid bij de andere bestuurslagen, zie [http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/20140626archief2020_communicatie_informatiebrief_dtr_rijkshuisstijl_defpdfa.pdf het informatieblad Programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR)]), en een Kwaliteitssysteem voor Digitale duurzaamheid (primair bedoeld voor de decentrale overheden, zie [http://www.archief2020.nl/projecten/kwaliteitssysteem-digitaal-archiefbeheer Kwaliteitssysteem (digitaal) archiefbeheer]). Het normenkader zal onder andere een aantal basisprincipes voor Digitale duurzaamheid opleveren. Het kwaliteitssysteem zal onder andere gaan over rollen en verantwoordelijkheden en toezicht op de uitvoering. Het is de bedoeling dat het normenkader en het kwaliteitssysteem elkaar gaan aanvullen waarbij het normenkader over de inhoud gaat en het kwaliteitssysteem over het proces wat betreft sturen, inrichten en toezien op de uitvoering.
+{{metakader|In de [[NORA Gebruikersraad]] en het [[NORA_Architectuur_Board|NORA Architectuurboard]], waarin alle bestuurslagen zijn vertegenwoordigd, is eerder de afspraak gemaakt voor het gaan ontwikkelen van een katern Digitale duurzaamheid. Zie ook het daartoe gedane {{bestand met info|Voorstel katern Digitale duurzaamheid.pdf|Voorstel katern Digitale Duurzaamheid}}.
-De beantwoording en uitwerking van de vragenlijst zal waar mogelijk gaan bestaan uit verwijzingen naar beschikbaar materiaal en uit uitwerkingen waaraan de bestuurslagen zelf meewerken.
+Met een uitvraag bij specialisten plus een uitvraag via de vertegenwoordigende structuur van de NORA Gebruikersraad is een lijst opgesteld met te beantwoorden vragen en uit te werken vraagstukken. Die lijst is inmiddels beschikbaar en aan het beantwoorden van de vragen en het uitwerken van de vraagstukken is begonnen. Daarbij wordt samengewerkt met het [http://www.nationaalarchief.nl/ Nationaal Archief] en met de daar ondergebrachte programma's [http://www.archief2020.nl/ Archief 2020] en [http://www.nationaalarchief.nl/onderwerpen/openbaarheid-toegankelijkheid/projecten/dtr-dwr-archief/ Digitale Taken Rijksarchieven (DTR)]. Zie van dit laatste programma ook de bètaversie van het nieuwe normenkader DUTO op [[Wat zijn de kaders voor Digitale duurzaamheid?]].
-Daarom vragen wij de bij dit onderwerp betrokken organisaties om:
-* relevant inhoudelijk materiaal aan te leveren;
-* expertdeskundigheid beschikbaar te stellen voor meedenken over inhoud en meewerken aan die inhoud.
-Zie ook:
+Architecten met deskundigheid op het gebied van onder andere informatiebeheer en archivering nodigen we uit mee te denken over de inhoud, evenals archiefspecialisten. Ook ontvangen we graag inhoudelijk materiaal en praktijkvoorbeelden.
-* [[Te beantwoorden vragen Digitale Duurzaamheid]] (de volledige lijst)
-* [[Bestaand materiaal Digitale Duurzaamheid]]}}
+Zie verder:
+* [[Te beantwoorden vragen Digitale duurzaamheid]]
+* [[Bestaand materiaal Digitale duurzaamheid]]}}
 ==Wat is Digitale duurzaamheid?==
-Wat we in het kader van NORA gaan verstaan onder Digitale duurzaamheid zal te zijner tijd ongetwijfeld nog onderwerp van discussie zijn. Voorlopig gaan we uit van de volgende formulering:
+Het compacte antwoord is:
-Digitale duurzaamheid in het kader van de digitale overheid gaat over het duurzaam toegankelijk houden van te bewaren digitale overheidsinformatie. Natuurlijk is het zo dat de uitdagingen hierbij vooral zichtbaar worden bij het langdurig bewaren van informatie. Als informatie langdurig wordt bewaard, dan zal het veelal gaan om informatie met archiefstatus. Enerzijds betekent dat dat de problematiek veelal verbonden is met het archiveren van informatie. Anderzijds geldt ook daarbij dat bij een goede aanpak de eerste maatregelen voor het realiseren van digitale duurzaamheid al genomen worden bij het creëren van een informatie, ook al komt die informatie op dat moment mogelijk helemaal nog niet in aanmerking voor archivering. In die zin is het vraagstuk digitale duurzaamheid verbonden met de gehele levensloop van informatie, dus van creatie tot en met (bij niet blijvend te bewaren informatie) vernietiging. Ook gaat digitale duurzaamheid zowel over het korte als het lange termijn geheugen van de overheid (al beseffen we dat de problematiek het grootst is waar het gaat om het lange termijn geheugen).
+: Digitale duurzaamheid is het aandachtsgebied dat zich richt op het in de tijd gezien toegankelijk en bruikbaar houden van digitale informatie. In de context van NORA is dat overheidsinformatie.
+Dit korte antwoord roept nog wel vragen op zoals 'Wat verstaan we onder overheidsinformatie?', 'Wat houdt het toegankelijk zijn van informatie in?' en 'Wat betekent in dit verband de term Informatiebeheer?'.
+Onder overheidsinformatie verstaan we alle informatie die wordt gebruikt of beschikbaar komt in werkprocessen die overheidsorganisaties in het kader van hun taakstelling uitvoeren. Men spreekt in dit verband ook wel van 'werkprocesgebonden informatie'.
+'''De uitdaging'''<br/>
+De transitie bij de overheid naar digitaal werken levert de uitdaging op hoe we digitale overheidsinformatie zo kunnen bewaren en beheren dat deze in de tijd gezien beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar blijft. Dit terwijl de apparatuur, de programmatuur, de bestandsformaten én de opslagmedia die worden gebruikt bij het opslaan en lezen van digitale informatie, in de loop van de tijd veranderen of zelfs verdwijnen.
+Van Digitale duurzaamheid wordt ook wel gezegd dat het gericht is op het goed laten functioneren van het digitale geheugen van de overheid, en dat het moet voorkomen dat de overheid een dementerende overheid wordt.
+'''Informatiebeheer'''<br/>
+De term Informatiebeheer staat voor het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren en het waar nodig vernietigen van informatie. Daarbij gaat het om informatie die in werkprocessen ontstaat of daar op een andere manier beschikbaar komt, waarna deze binnen het aandachtsgebied Informatiebeheer wordt bewaard, beheerd en weer beschikbaar gesteld. Dit laatste aan diezelfde werkprocessen, maar ook voor verantwoording en bedrijfsvoering, naar burgers in het kader van dienstverlening en naar het publiek in het kader van openbaarmaking van overheidsinformatie.
+Binnen dit brede aandachtsgebied Informatiebeheer vallen belangrijke deelaandachtsgebieden zoals dossiervorming en archivering.
+Als we kijken naar de algehele informatievoorziening van de overheid dan zien we in werkprocessen '''Informatieverwerking en -bewerking''', gericht op inhoud en het wijzigen van inhoud, met daar tegenover '''Informatiebeheer''' gericht op het zorgvuldig en ongewijzigd bewaren van de informatie die in die werkprocessen ontstaat. Het zijn twee kanten van dezelfde medaille: de aandachtsgebieden vullen elkaar aan en hebben elkaar nodig.
+Zie voor een uitgebreidere uitwerking de pagina [[Wat is Digitale duurzaamheid?]]
+==Waarom is Digitale duurzaamheid belangrijk?==
+Overheidsorganisaties werken al digitaal want met computers. Maar hoe betrouwbaar en bruikbaar is de digitale informatie van overheidsorganisaties, nu voor gebruik in werkprocessen en later als er iets verantwoord moet worden? Zijn de digitale dossiers compleet? Of wordt er ook gewerkt met papier dat niet in een digitaal dossier terecht komt?
+Of is het juist omgekeerd en werkt uw organisatie nog met papieren dossiers die in het huidige digitale tijdperk per definitie niet goed toegankelijk zijn?
+'''Digitale dienstverlening'''
+In mei 2013 stuurde het kabinet de Visiebrief digitale overheid 2017 naar de Tweede kamer. Daarin staat dat bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 de zaken die ze met de overheid doen, zoals het aanvragen van een vergunning, digitaal moeten kunnen afhandelen. De brief zegt ook - en terecht - dat het daarvoor noodzakelijk is dat de overheid alle voor burgers relevante informatie digitaal beschikbaar maakt. Want als de overheid wil dat burgers zich bij een digitaal loket zelf kunnen helpen, dan is de beschikbaarheid daar van digitale informatie niet meer iets extra's maar een voorwaarde. En informatie daar digitaal beschikbaar stellen lukt alleen als een overheidsorganisatie niet alleen digitaal werkt maar haar informatie ook digitaal bewaart en dat doet in een voor de computer van de burger leesbaar digitaal formaat.
+'''Bestuurlijke risico's'''
+Elke overheidsorganisatie moet haar handelen later kunnen verantwoorden met informatie die op een veilige en duurzame is bewaard. Onder andere daarom stelt de Archiefwet eisen aan het bewaren van overheidsinformatie. En in een digitale wereld pakken die eisen anders uit dan in de papieren wereld. Papier is geduldig en zolang het niet vergaat, blijft het leesbaar. Maar digitale informatie is per definitie vluchtig. Daarom moet elke overheidsorganisatie zich afvragen of hetgeen vandaag digitaal wordt opgeslagen, over tien jaar, als men dan voor bijvoorbeeld de rechter staat, nog wel leesbaar en vindbaar is. De floppy disk van destijds is nu niet meer leesbaar. Goed digitaal opslaan is niet voldoende. Als ICT-techniek verandert, en dat zal blijven doorgaan, dan moet ook uw organisatie maatregelen hebben genomen om de opgeslagen digitale informatie 'mee te veranderen'. Zonder die maatregelen kiest u feitelijk voor het lopen van forse risico's, op uitvoerend niveau, op managementniveau en op bestuurlijk niveau.
+'''Een open en transparante overheid'''
+In 2013 heeft het kabinet met de {{bestand met info|Visie-open-overheid.pdf|Visie open overheid}} en het {{bestand met info|Actieplan-open-overheid.pdf|Actieplan open overheid}} gekozen voor de lijn om overheidsinformatie actief openbaar te gaan maken volgens het principe 'openbaar tenzij'. Het zal duidelijk zijn dat het enige praktische kanaal voor het op omvangrijke schaal openbaar maken van overheidsinformatie, internet is. Maar dan moet die informatie wel in digitale vorm bewaard zijn en beschikbaar en leesbaar zijn. Dat geldt ook voor informatie over zaken die al zijn afgedaan en die vervolgens is gearchiveerd. Ook dat moet in een goed georganiseerde overheidsorganisatie digitaal gebeuren, want papier kun je nou eenmaal niet ontsluiten via internet.
+Zo zijn er meer redenen waarom het voor overheidsorganisaties belangrijk en zelfs randvoorwaardelijk voor het eigen functioneren is om invulling te geven aan Digitale duurzaamheid en goed digitaal Informatiebeheer. Zie voor een uitgebreidere uitleg en toelichting de pagina [[Waarom is Digitale duurzaamheid belangrijk?]].
+==Wat zijn de kaders voor Digitale duurzaamheid?==
+Op landelijk niveau is beleid geformuleerd en vastgesteld en zijn ook programma's gestart, met name vanuit de archiefwereld. Maar ook het landelijke beleid voor actieve openbaarmaking is in dit verband als doel belangrijk en bepalend. Hieronder een selectie van de belangrijkste wet- en regelgeving, beleidsstukken en plannen:
+* [http://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/geldigheidsdatum_03-06-2014 Archiefwet 1995 (AW)];
+* [http://wetten.overheid.nl/BWBR0007748/geldigheidsdatum_03-06-2014 Archiefbesluit 1995 (AB)];
+* [http://wetten.overheid.nl/BWBR0027041/geldigheidsdatum_03-06-2014 Archiefregeling 2009];
+* {{bestand met info|Kamerbrief_archiefvisie_2011m06d30.pdf|Kamerbrief archiefvisie, 30 juni 2011}};
+* {{bestand met info|Archiefconvenant_2012-2016_2012m12.pdf|Archiefconvenant 2012-2016}};
+* {{bestand met info|Bestuurlijke_afspraken_innovatieagenda_bij_archiefconvenant_2012-2016_2012m12.pdf|Bestuurlijke afspraken innovatieagenda bij archiefconvenant 2012-2016}}. Dit en het vorige document leidden tot het al genoemde landelijke programma [http://www.archief2020.nl/ Archief 2020] dat in 2013 startte;
+* {{bestand met info|Kamerbrief-over-digitalisering-en-archivering-informatie-van-het-rijk.pdf|Kamerbrief over digitalisering en archivering informatie van het Rijk}} (gaat onder andere over de keuze van het kabinet dat het Nationaal Archief zich gaat ontwikkelen tot een kennisinstituut voor informatie- en archiefbeheer voor de gehele overheid);
+* het programma [http://www.archief2020.nl/ Archief 2020];
+* het programma [http://www.nationaalarchief.nl/onderwerpen/openbaarheid-toegankelijkheid/projecten/dtr-dwr-archief/ Programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR)];
+* het met Archief 2020 verbonden deelprogramma [http://www.archief2020.nl/activiteiten-aido/ Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO)];
+* {{bestand met info|Visie-open-overheid.pdf|Visie open overheid}};
+* {{bestand met info|Actieplan-open-overheid.pdf|Actieplan open overheid}}.
+Binnen het brede aandachtsgebied Informatiebeheer is Digitale duurzaamheid sterk verbonden met digitaal archiveren. Daarom is ook veel kader vanuit de archiefwereld relevant. Naast de hierboven al genoemde wet- en regelgeving zijn veel normen beschikbaar, zowel Nederlandse (NEN) als internationale (o.a. ISO). Ook zijn voor diverse aspecten standaarden beschikbaar zoals voor opslagformaten en zogenoemde metagegevens (waar alle te bewaren overheidsinformatie van voorzien moet zijn voor onder andere de vindbaarheid ervan).
+De pagina [[Wat zijn de kaders voor Digitale duurzaamheid?]] geeft een uitgebreid overzicht. Mist u daar iets? Laat het ons weten (zie de contactgegevens onderaan deze pagina).
+==Hoe implementeer ik Digitale duurzaamheid?==
+Het belang van Digitale duurzaamheid en digitaal Informatiebeheer betekent nog niet dat alle oplossingen al in beeld zijn. Wel wordt daar hard aan gewerkt, onder andere in de hiervoor genoemde programma's.
+Binnen organisaties is het vooral een kwestie van inrichten van processen en de bijbehorende informatievoorziening en vervolgens uitvoeren. In veel gevallen zal hetgeen moet gebeuren omvangrijk zijn. Dat vraagt dan om een programmatische aanpak, om middelen en om inzicht en draagvlak bij het bestuur en de organisatie. Zie voor een aanpak op hoofdlijnen de concept-uitwerking op [[Hoe implementeer ik Digitale duurzaamheid?]].
+Bij de uitvoering zullen organisaties stuiten op diverse vragen en vraagstukken. Veel van die vragen en vraagstukken zijn al verzameld bij de doelgroep van NORA, waaronder proces- en informatiearchitecten bij de verschillende bestuurslagen. Het resultaat van die uitvraag staat op [[Te beantwoorden vragen Digitale duurzaamheid]] met deels al verwijzingen naar antwoorden en uitwerkingen.
-Naast de term 'digitale duurzaamheid' wordt soms ook gesproken over 'digitale toegankelijkheid' of zelfs 'duurzame digitale toegankelijkheid'. We gaan er van uit dat het hier aan de orde zijnde aandachtsgebied daarmee niet verandert. Want in dit verband gaat duurzaamheid over het zodanig bewaren van informatie dat deze beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar blijft.
+==Opzet en uitwerking van het thema Digitale duurzaamheid binnen NORA==
+De uitwerking van het thema gebeurt langs de lijnen van de volgende hoofdvragen:
-==Waarom Digitale duurzaamheid?==
+# [[Wat is Digitale duurzaamheid?]]
-Overheidsorganisaties hebben grote ambities op het gebied van digitaal werken, digitale dossiers en digitaal archiveren. De noodzaak om hierop een samenhangende visie te hebben wordt dan ook nauwelijks betwist. Maar dat betekent niet dat alle oplossingen al in beeld zijn en evenmin dat er al voldoende aandacht is voor digitale duurzaamheid. Dat heeft onder andere te maken met wat voorheen de natuurlijke focus was. Die was vooral gericht op traditionele documenten en bijbehorende dossiervoming en archivering. Inmiddels werken alle overheidsorganisaties digitaal en bestaat digitale overheidsinformatie uit veel meer dan alleen traditionele documenten in de categorie 'ongestructureerde gegevens. Dat levert nieuwe vraagstukken op, zoals hoe moet je gestructureerde gegevens archiveren, en een website en bijvoorbeeld digitale ruimtelijke plannen. Maar zelfs wat betreft traditionele documenten zitten veel organisaties nog midden in de transitie van archiveren op papier naar digitaal archiveren en een volledig digitaal archief. Dat levert hybride situaties op, die niet efficiënt werken (printjes maken, aantekeningen maken en parafen zetten, weer inscannen etc.), en dat leidt weer tot risico's met betrekking tot een betrouwbaar digitaal geheugen van de overheid. En zeker voor de overheid geldt: '(bijna) alles is informatie'. Zonder betrouwbare informatie en een goed functionerend digitaal geheugen komt de bedrijfsvoering van de overheid in gevaar en onstaan ook risico's met betrekking tot verantwoording en bewijsvoering achteraf.
+# [[Waarom is Digitale duurzaamheid belangrijk?]]
+# [[Wat zijn de kaders voor Digitale duurzaamheid?]]
+# [[Welke principes zijn van toepassing bij Digitale duurzaamheid?]]
+# [[Hoe implementeer ik Digitale duurzaamheid?]] (inrichten en uitvoeren)
+# Wat betekent ketensamenwerking voor Digitale duurzaamheid en onder andere archivering?
+# Waar vind ik praktijkvoorbeelden van Digitale duurzaamheid? Zie voor het eerste voorbeeld [[Praktijkvoorbeeld Informatie- en archiefbeheer gemeente Putten]].
+Dit is ook de structuur die de al genoemde vragenlijst volgt ([[Te beantwoorden vragen Digitale duurzaamheid]]).
-Digitale duurzaamheid is daarnaast ook belangrijk in verband met:
+De uitwerking bij de Wat-vraag benoemt het aandachtsgebied en bakent dat af, ook in relatie tot het werkproces.
-* de dienstverlening van de overheid. Deels heeft die de vorm van het aanbieden van informatie. En voor bijna alle overige dienstverlening is het beschikbaar hebben van juiste en betrouwbare informatie een randvoorwaarde;
-* het streven van de overheid naar het tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijke beschikbaarheid van informatie;
-* de samenwerking in ketens tussen organisaties in het publieke domein. Het verbinden van processen loopt voor een belangrijk deel via het uitwisselen van informatie;
-* het cultuurhistorisch belang van overheidsinformatie;
-* het streven naar transparantie. Met de Visie Openoverheid is het landelijke beleid dat de overheid overheidsinformatie actief openbaar gaat maken tenzij. Ook dat maakt dat die informatie dan wel beschikbaar en toegankelijk moet zijn, ook als het informatie betreft uit de 'archieven' van de overheid.
-Op het niveau van landelijk overheidsbeleid is expliciet gekozen voor extra inspanningen met betrekking tot digitale duurzaamheid. dat is vastgelegd in diverse stukken waaronder:
+Het antwoord op de Waarom-vraag schetst - uitgebreider dan op deze pagina - het belang van het thema.
-* {{bestand met info|Kamerbrief_archiefvisie_2011m06d30.pdf|Kamerbrief archiefvisie, 30 juni 2011}}
-* {{bestand met info|Archiefconvenant_2012-2016_2012m12.pdf|Archiefconvenant 2012-2016}}
-* {{bestand met info|Bestuurlijke_afspraken_innovatieagenda_bij_archiefconvenant_2012-2016_2012m12.pdf|Bestuurlijke afspraken innovatieagenda bij archiefconvenant 2012-2016}}
-* {{bestand met info|Kamerbrief-over-digitalisering-en-archivering-informatie-van-het-rijk.pdf|Kamerbrief over digitalisering en archivering informatie van het Rijk}}
-De uitwerking van het thema Digitale duurzaamheid is tevens een verdieping van enkele onderwerpen zoals reeds benoemd in het [[Katern Verbinden]], waaronder archivering in samenhang met e-dossiers en de informatiepositie van de burger.
+De uitwerking van de Wat-zijn-de-kaders-vraag is een lange lijst met wet- en regelgeving, beleid, normen en standaarden.
-==Wat is nodig voor Digitale duurzaamheid? Tevens de te beantwoorden vragen==
+Voor het antwoord op de Hoe-implementeer-ik-het-vraag kunt u naar [[Hoe implementeer ik Digitale duurzaamheid?]] voor de aanpak op hoofdlijnen, en via [[Te beantwoorden vragen Digitale duurzaamheid]] kunt u naar uitwerkingen op meer detailniveau.
-Digitale duurzaamheid is sterk verbonden met het kader voor archivering. Dat begint met wet- en regelgeving. Daarnaast zijn verschillende normen beschikbaar, zowel Nederlandse (NEN) als internationale (o.a. ISO). Ook zijn standaarden beschikbaar zoals voor het toevoegen van metagegevens aan alle te bewaren overheidsinformatie. De pagina [[Kaders Digitale duurzaamheid]] biedt een overzicht.
-Bij de uitwerking van architectuur voor digitale duurzaamheid gaan we uit van uit alle overheidslagen verzamelden en daar onderkende vragen en vraagstukken. De volgende vragen en vraagstukken zijn inmiddels in beeld:
+Aan de antwoorden op de laatste twee hoofdvragen moet nog begonnen worden.
-* Welke principes zijn van toepassing op archivering en digitale duurzaamheid? (het HOE: deze en de volgende vragen )
-** Welke al bestaande NORA-principes zijn van toepassing?
-** Welke aanvullende principes zijn nodig om te komen tot een goede inrichting en uitvoering?
-* Hoe moet een omgeving worden ingericht om digitaal te kunnen archiveren en om digitale informatie duurzaam te kunnen bewaren en toegankelijk te houden? Dit uitgesplitst naar:
-** mbt. de organisatie:
-*** rollen, taken, functies, verantwoordelijkheden en afdelingen? Voor archivering of het gehele informatiebeheer mbt. vorming, beheer en toezicht? Wat is in dit verband een Besluit Informatiebeheer?
-*** medewerkers, bedrijfscultuur, attitude en opleidingen?
-*** hoe is de verantwoordelijkheidsverdeling voor dossiervorming en archivering als organisaties samenwerken?
-** mbt. de producten en diensten (productarchitectuur)?
-** mbt. de processen (procesarchitectuur)? Hoe ziet digitaal archiveren er uit op het niveau van handelingen?
-*** voor dossiervorming (uitvoering)?
-*** voor archiefvorming (uitvoering)?
-*** voor archiefbeheer (uitvoering)?
-*** kwaliteitsbeheer, monitoring en toezicht? Welke rolverdeling hoort daarbij? Wat is een kwaliteitssysteem? Wat is beschikbaar? Hoe voer ik dat in?
-*** wat is de relatie van processen met zaaktypen?
-** mbt. applicaties (applicatiearchitectuur):
-*** welke applicaties zijn nodig? (op functioneel niveau benoemd en beschreven)
-*** wat is de gewenste architectuur: een centraal archiefsysteem of ook archieffunctionaliteit in sectorale systemen?
-#** hoe verhoudt een digitaal archiefsysteem zich tot een DMS (Document Management Systeem), een Zaaksysteem en sectorale opslagsystemen?
-#** hoe kom ik tot een goed digitaal archiefsysteem? En welke andere aspecten dan een applicatie (programmatuur) moeten ook geregeld worden om te kunnen spreken van een goed archiefsysteem?
-#** wat is een e-Depot?
-#** heeft elke organisatie een e-Depot nodig?
-#* .............
-# ...........
-#* ....  Zie voor de volledige lijst de pagina [[Te beantwoorden vragen Digitale Duurzaamheid]]
-==Aanmelden==
+{{Digitale Duurzaamheid staart}}
-Aanvullingen in de vorm van te beantwoorden vragen, inhoudelijk materiaal, aanbiedingen in de vorm van menskracht voor meeontwikkelen en contactpersonen voor het meedenken over digitale duurzaamheid kunnen naar het duo Noortje Coppens, [mailto:noortje.coppens@ictu.nl noortje.coppens@ictu.nl] en Adrie Spruit, [mailto:adrie.spruit@ictu.nl adrie.spruit@ictu.nl]. Over meeontwikkelen en/of meedenken kunnen we maatwerkafspraken maken. We gaan uit van de mogelijkheden van wie zich aanbiedt.
+<noinclude>[[Categorie:Digitale Duurzaamheid]]</noinclude>