Digitale Duurzaamheid

In de NORA Gebruikersraad en het NORA Architectuurboard, waarin alle bestuurslagen zijn vertegenwoordigd, is eerder de afspraak gemaakt voor het gaan ontwikkelen van een katern Digitale duurzaamheid. Zie ook het voorstel daartoe Voorstel katern Digitale Duurzaamheid (PDF, 60 kB).

Met een uitvraag bij specialisten is een lijst opgesteld met te beantwoorden en uit te werken vragen en vraagstukken. Die lijst wordt binnenkort voor verdere aanvullingen uitgezet bij en via de leden van de NORA Gebruikersraad.

Daarnaast wordt samengewerkt, mede voor het verkrijgen van antwoorden bij de vragenlijst, met het Nationaal Archief, de daar ondergebrachte programma's Archief 2020 en Digitale Taken Rijksarchieven (DTR), en het met Archief 2020 verbonden project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO). Twee belangrijke producten die in dat kader worden ontwikkeld zijn een Normenkader voor digitale duurzaamheid, primair voor het Rijk maar gestreefd wordt naar ook toepasbaarheid bij de andere bestuurslagen, en een Kwaliteitssysteem voor Digitale duurzaamheid, primair bedoeld voor de decentrale overheden. Het normenkader zal onder andere een aantal basisprincipes voor Digitale duurzaamheid opleveren. Het kwaliteitssysteem zal onder andere gaan over rollen en verantwoordelijkheden en toezicht op de uitvoering. Het is de bedoeling dat het normenkader en het kwaliteitssysteem elkaar gaan aanvullen waarbij het normenkader over de inhoud gaat en het kwaliteitssysteem over het proces wat betreft sturen, inrichten en toezien (op de uitvoering).

De beantwoording en uitwerking van de vragenlijst zal waar mogelijk gaan bestaan uit verwijzingen naar beschikbaar materiaal en uit uitwerkingen waaraan de bestuurslagen zelf meewerken. Daarom vragen wij de bij dit onderwerp betrokken organisaties om:

• relevant inhoudelijk materiaal aan te leveren;
• expertdeskundigheid beschikbaar te stellen voor meedenken over inhoud en meewerken aan die inhoud.

Zie ook:

• Te beantwoorden vragen Digitale duurzaamheid (de volledige lijst)
• Bestaand materiaal Digitale duurzaamheid

Wat is Digitale duurzaamheid?

Wat we in het kader van NORA gaan verstaan onder Digitale duurzaamheid zal te zijner tijd ongetwijfeld nog onderwerp van discussie zijn. Voorlopig gaan we uit van de volgende formulering: Digitale duurzaamheid in het kader van de digitale overheid gaat over het duurzaam toegankelijk houden van te bewaren digitale overheidsinformatie. Duurzaamheid als vraagstuk is vooral verbonden met het voor langere tijd bewaren van informatie. Daarom zal de digitale overheidsinformatie waarop het vraagstuk betrekking heeft, in de praktijk vooral bestaan gearchiveerde informatie of informatie die gearchiveerd had moeten zijn. In dat geval zal de oplossing van het vraagstuk Digitale duurzaamheid vooral bestaan uit het goed digitaal archiveren van overheidsinformatie. Ook wordt in dit verband wel gesproken over het digitale geheugen van de overheid.

Soms wordt het aandachtsgebied ook aangeduid met de term 'Digitale toegankelijkheid'. In dat geval is het aandachtsgebied breder want heeft het strikt uitgaande van de term ook betrekking op het ontsluiten van niet of nog niet gearchiveerde informatie. Het aandachtsgebied is dan breder omdat het dan ook gaat over het ontsluiten en toegankelijk maken van (bijvoorbeeld) actuele basisgegevens in basisregistraties en actuele informatie in zaakdossiers van nog lopende zaken; oftewel: de toegankelijkheid van zowel het korte als het lange termijn geheugen van de overheid.

Voor een werkbare afbakening van het aandachtsgebied is het in ieder geval goed te beseffen dat enerzijds veel problemen met betrekking tot Digitale duurzaamheid te maken hebben met de factor tijd, maar dat anderzijds een aspect van de oplossing eruit bestaat dat de aandacht voor goed archiveren al dient te beginnen bij het creëren van informatie, ook al is daadwerkelijk archiveren van informatie dan vaak nog niet aan de orde (maar bijvoorbeeld pas als de desbetreffende informatie, bijvoorbeeld een document, na de concept-fase, formele betekenis krijgt).

Waarom Digitale duurzaamheid?

Overheidsorganisaties hebben grote ambities op het gebied van digitaal werken, digitale dossiers en digitaal archiveren. De noodzaak om hierop, in ieder geval op hoofdlijnen, een samenhangende visie te hebben wordt dan ook nauwelijks betwist. Nu blijven belangrijke delen van het totaal aan digitale overheidsinformatie nog buiten beeld bij het voldoen aan eisen voor duurzame toegankelijkheid, en worden die eisen op slechts een beperkt deel van alle digitale archiefbescheiden toegepast. Als dergelijke informatie beter toegankelijk wordt en blijft dan wordt ook het tijd-, plaats-, organisatie- en apparaatonafhankelijk gebruik ervan beter mogelijk en daarmee zowel de dienstverlening naar de burger als de samenwerking binnen de overheid. Ook zal het de transparantie van de overheid verbeteren (over welke archiefgegevens beschikt de overheid en het ontsluiten ervan).

Op het niveau van landelijk beleid is al expliciet gekozen voor extra inspanningen door de Nederlandse overheid. Stukken zoals de landelijke Archiefvisie benoemen daarvoor zowel het realiseren van digitale duurzaamheid als ook de transitie van archiveren op papier naar digitaal archiveren:

• Kamerbrief archiefvisie, 30 juni 2011 (PDF, 159 kB)
• Archiefconvenant 2012-2016 (PDF, 2,19 MB)
• Bestuurlijke afspraken innovatieagenda bij archiefconvenant 2012-2016 (PDF, 2,71 MB)
• Kamerbrief over digitalisering en archivering informatie van het Rijk (PDF, 44 kB)

Daarnaast is de uitwerking van het thema Digitale duurzaamheid een verdieping van enkele onderwerpen zoals al benoemd in het Katern Verbinden, waaronder archivering in samenhang met e-dossiers en de informatiepositie van de burger.

Wat is nodig voor Digitale duurzaamheid? Tevens de te beantwoorden vragen

Digitale duurzaamheid is sterk verbonden met het kader voor archivering. Dat begint met wet en regelgeving. Ook zijn verschillende normen beschikbaar, zowel Nederlandse (NEN) als internationale (o.a. ISO). Tenslotte zijn er standaarden zoals voor metagegevens. De pagina Wat zijn de kaders voor Duurzame Toegankelijkheid? biedt een overzicht.

Alle overheidsorganisaties archiveren oftewel documenteren hun handelen en de informatie die zij daarbij gebruiken, voor reconstructie ten behoeve van vrantwoording en bewijsvoering, voor hergebruik en soms ook vanwege het cultuurhistorisch belang van informatie. De aanpak houdt in dat we samenwerkingsafspraken hebben met het Nationaal Archief en het daar ondergebrachte programma Archief 2020 en ook dat we uitgaan van al bestaand inhoudelijk materiaal. Zie voor wat reeds verzameld is Bestaand materiaal Digitale duurzaamheid. Meer materiaal is welkom.

Ook gaan we uit van al onderkende vragen en vraagstukken. Te beantwoorden vragen die reeds in beeld zijn, zijn bijvoorbeeld:

1. Welke principes zijn van toepassing op archivering en digitale duurzaamheid? (het HOE: deze en de volgende vragen )
   • Welke al bestaande NORA-principes zijn van toepassing?
   • Welke aanvullende principes zijn nodig om te komen tot een goede inrichting en uitvoering?
2. Hoe moet een omgeving worden ingericht om digitaal te kunnen archiveren en om digitale informatie duurzaam te kunnen bewaren en toegankelijk te houden? Dit uitgesplitst naar:
   • mbt. de organisatie:
     • rollen, taken, functies, verantwoordelijkheden en afdelingen? Voor archivering of het gehele informatiebeheer mbt. vorming, beheer en toezicht? Wat is in dit verband een Besluit Informatiebeheer?
     • medewerkers, bedrijfscultuur, attitude en opleidingen?
     • hoe is de verantwoordelijkheidsverdeling voor dossiervorming en archivering als organisaties samenwerken?
   • mbt. de producten en diensten (productarchitectuur)?
   • mbt. de processen (procesarchitectuur)? Hoe ziet digitaal archiveren er uit op het niveau van handelingen?
     • voor dossiervorming (uitvoering)?
     • voor archiefvorming (uitvoering)?
     • voor archiefbeheer (uitvoering)?
     • kwaliteitsbeheer, monitoring en toezicht? Welke rolverdeling hoort daarbij? Wat is een kwaliteitssysteem? Wat is beschikbaar? Hoe voer ik dat in?
     • wat is de relatie van processen met zaaktypen?
   • mbt. applicaties (applicatiearchitectuur):
     • welke applicaties zijn nodig? (op functioneel niveau benoemd en beschreven)
     • wat is de gewenste architectuur: een centraal archiefsysteem of ook archieffunctionaliteit in sectorale systemen?
     • hoe verhoudt een digitaal archiefsysteem zich tot een DMS (Document Management Systeem), een Zaaksysteem en sectorale opslagsystemen?
     • hoe kom ik tot een goed digitaal archiefsysteem? En welke andere aspecten dan een applicatie (programmatuur) moeten ook geregeld worden om te kunnen spreken van een goed archiefsysteem?
     • wat is een e-Depot?
     • heeft elke organisatie een e-Depot nodig?
   • .............
3. ...........
   • .... Zie voor de volledige lijst de pagina Te beantwoorden vragen Digitale duurzaamheid

Aanmelden

Aanvullingen in de vorm van te beantwoorden vragen, inhoudelijk materiaal, aanbiedingen in de vorm van menskracht voor meeontwikkelen en contactpersonen voor het meedenken over digitale duurzaamheid kunnen naar het duo Noortje Coppens, noortje.coppens@ictu.nl en Adrie Spruit, adrie.spruit@ictu.nl. Over meeontwikkelen en/of meedenken kunnen we maatwerkafspraken maken. We gaan uit van de mogelijkheden van wie zich aanbiedt.

Nederlandse Overheid Referentie Architectuur.

Houdt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is.

Inzicht in de werkwijze die de overheid hanteert.

Gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven.

Een beschrijving van een complex geheel, en van de principes die van toepassing zijn op de ontwikkeling van het geheel en zijn onderdelen.