Digitale Duurzaamheid

In de NORA Gebruikersraad en het NORA Architectuurboard, waarin alle bestuurslagen zijn vertegenwoordigd, is eerder de afspraak gemaakt voor het gaan ontwikkelen van een katern Digitale duurzaamheid. Zie ook het voorstel daartoe Voorstel katern Digitale Duurzaamheid (PDF, 60 kB).

Met een uitvraag bij specialisten is een lijst opgesteld met te beantwoorden en uit te werken vragen en vraagstukken. Die lijst wordt binnenkort voor verdere aanvullingen uitgezet bij en via de leden van de NORA Gebruikersraad.

Daarnaast wordt samengewerkt, mede voor het verkrijgen van antwoorden bij de vragenlijst, met het Nationaal Archief, de daar ondergebrachte programma's Archief 2020 en Programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR), en het met Archief 2020 verbonden project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO). Twee belangrijke producten die in dat kader worden ontwikkeld zijn een Normenkader voor digitale duurzaamheid (primair voor het Rijk maar gestreefd wordt naar ook toepasbaarheid bij de andere bestuurslagen, zie het informatieblad Programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR)), en een Kwaliteitssysteem voor Digitale duurzaamheid (primair bedoeld voor de decentrale overheden, zie Kwaliteitssysteem (digitaal) archiefbeheer). Het normenkader zal onder andere een aantal basisprincipes voor Digitale duurzaamheid opleveren. Het kwaliteitssysteem zal onder andere gaan over rollen en verantwoordelijkheden en toezicht op de uitvoering. Het is de bedoeling dat het normenkader en het kwaliteitssysteem elkaar gaan aanvullen waarbij het normenkader over de inhoud gaat en het kwaliteitssysteem over het proces wat betreft sturen, inrichten en toezien op de uitvoering.

De beantwoording en uitwerking van de vragenlijst zal waar mogelijk gaan bestaan uit verwijzingen naar beschikbaar materiaal en uit uitwerkingen waaraan de bestuurslagen zelf meewerken. Daarom vragen wij de bij dit onderwerp betrokken organisaties om:

• relevant inhoudelijk materiaal aan te leveren;
• expertdeskundigheid beschikbaar te stellen voor meedenken over inhoud en meewerken aan die inhoud.

Zie ook:

• Te beantwoorden vragen Digitale duurzaamheid (de volledige lijst)
• Bestaand materiaal Digitale duurzaamheid

Wat is Digitale duurzaamheid?

Wat we in het kader van NORA gaan verstaan onder Digitale duurzaamheid zal te zijner tijd ongetwijfeld nog onderwerp van discussie zijn. Voorlopig gaan we uit van de volgende formulering: Digitale duurzaamheid in het kader van de digitale overheid gaat over het duurzaam toegankelijk houden van te bewaren digitale overheidsinformatie. Natuurlijk is het zo dat de uitdagingen hierbij vooral zichtbaar worden bij het langdurig bewaren van informatie. Als informatie langdurig wordt bewaard, dan zal het veelal gaan om informatie met archiefstatus. Enerzijds betekent dat dat de problematiek veelal verbonden is met het archiveren van informatie. Anderzijds geldt ook daarbij dat bij een goede aanpak de eerste maatregelen voor het realiseren van digitale duurzaamheid al genomen worden bij het creëren van een informatie, ook al komt die informatie op dat moment mogelijk helemaal nog niet in aanmerking voor archivering. In die zin is het vraagstuk digitale duurzaamheid verbonden met de gehele levensloop van informatie, dus van creatie tot en met (bij niet blijvend te bewaren informatie) vernietiging. Ook gaat digitale duurzaamheid zowel over het korte als het lange termijn geheugen van de overheid (al beseffen we dat de problematiek het grootst is waar het gaat om het lange termijn geheugen).

Naast de term 'digitale duurzaamheid' wordt soms ook gesproken over 'digitale toegankelijkheid' of zelfs 'duurzame digitale toegankelijkheid'. We gaan er van uit dat het hier aan de orde zijnde aandachtsgebied daarmee niet verandert. Want in dit verband gaat duurzaamheid over het zodanig bewaren van informatie dat deze beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar blijft.

Waarom Digitale duurzaamheid?

Overheidsorganisaties hebben grote ambities op het gebied van digitaal werken, digitale dossiers en digitaal archiveren. De noodzaak om hierop een samenhangende visie te hebben wordt dan ook nauwelijks betwist. Maar dat betekent niet dat alle oplossingen al in beeld zijn en evenmin dat er al voldoende aandacht is voor digitale duurzaamheid. Dat heeft onder andere te maken met wat voorheen de natuurlijke focus was. Die was vooral gericht op traditionele documenten en bijbehorende dossiervoming en archivering. Inmiddels werken alle overheidsorganisaties digitaal en bestaat digitale overheidsinformatie uit veel meer dan alleen traditionele documenten in de categorie 'ongestructureerde gegevens. Dat levert nieuwe vraagstukken op, zoals hoe moet je gestructureerde gegevens archiveren, en een website en bijvoorbeeld digitale ruimtelijke plannen. Maar zelfs wat betreft traditionele documenten zitten veel organisaties nog midden in de transitie van archiveren op papier naar digitaal archiveren en een volledig digitaal archief. Dat levert hybride situaties op, die niet efficiënt werken (printjes maken, aantekeningen maken en parafen zetten, weer inscannen etc.), en dat leidt weer tot risico's met betrekking tot een betrouwbaar digitaal geheugen van de overheid. En zeker voor de overheid geldt: '(bijna) alles is informatie'. Zonder betrouwbare informatie en een goed functionerend digitaal geheugen komt de bedrijfsvoering van de overheid in gevaar en onstaan ook risico's met betrekking tot verantwoording en bewijsvoering achteraf.

Digitale duurzaamheid is daarnaast ook belangrijk in verband met:

• de dienstverlening van de overheid. Deels heeft die de vorm van het aanbieden van informatie. En voor bijna alle overige dienstverlening is het beschikbaar hebben van juiste en betrouwbare informatie een randvoorwaarde;
• het streven van de overheid naar het tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijke beschikbaarheid van informatie;
• de samenwerking in ketens tussen organisaties in het publieke domein. Het verbinden van processen loopt voor een belangrijk deel via het uitwisselen van informatie;
• het cultuurhistorisch belang van overheidsinformatie;
• het streven naar transparantie. Met de Visie Openoverheid is het landelijke beleid dat de overheid overheidsinformatie actief openbaar gaat maken tenzij. Ook dat maakt dat die informatie dan wel beschikbaar en toegankelijk moet zijn, ook als het informatie betreft uit de 'archieven' van de overheid.

Op het niveau van landelijk overheidsbeleid is expliciet gekozen voor extra inspanningen met betrekking tot digitale duurzaamheid. dat is vastgelegd in diverse stukken waaronder:

• Kamerbrief archiefvisie, 30 juni 2011 (PDF, 159 kB)
• Archiefconvenant 2012-2016 (PDF, 2,19 MB)
• Bestuurlijke afspraken innovatieagenda bij archiefconvenant 2012-2016 (PDF, 2,71 MB)
• Kamerbrief over digitalisering en archivering informatie van het Rijk (PDF, 44 kB)

De uitwerking van het thema Digitale duurzaamheid is tevens een verdieping van enkele onderwerpen zoals reeds benoemd in het Katern Verbinden, waaronder archivering in samenhang met e-dossiers en de informatiepositie van de burger.

Wat is nodig voor Digitale duurzaamheid? Tevens de te beantwoorden vragen

Digitale duurzaamheid is sterk verbonden met het kader voor archivering. Dat begint met wet- en regelgeving. Daarnaast zijn verschillende normen beschikbaar, zowel Nederlandse (NEN) als internationale (o.a. ISO). Ook zijn standaarden beschikbaar zoals voor het toevoegen van metagegevens aan alle te bewaren overheidsinformatie. De pagina Wat zijn de kaders voor Duurzame Toegankelijkheid? biedt een overzicht.

Bij de uitwerking van architectuur voor digitale duurzaamheid gaan we uit van uit alle overheidslagen verzamelden en daar onderkende vragen en vraagstukken. De volgende vragen en vraagstukken zijn inmiddels in beeld:

• Welke principes zijn van toepassing op archivering en digitale duurzaamheid? (het HOE: deze en de volgende vragen )
  • Welke al bestaande NORA-principes zijn van toepassing?
  • Welke aanvullende principes zijn nodig om te komen tot een goede inrichting en uitvoering?
• Hoe moet een omgeving worden ingericht om digitaal te kunnen archiveren en om digitale informatie duurzaam te kunnen bewaren en toegankelijk te houden? Dit uitgesplitst naar:
  • mbt. de organisatie:
    • rollen, taken, functies, verantwoordelijkheden en afdelingen? Voor archivering of het gehele informatiebeheer mbt. vorming, beheer en toezicht? Wat is in dit verband een Besluit Informatiebeheer?
    • medewerkers, bedrijfscultuur, attitude en opleidingen?
    • hoe is de verantwoordelijkheidsverdeling voor dossiervorming en archivering als organisaties samenwerken?
  • mbt. de producten en diensten (productarchitectuur)?
  • mbt. de processen (procesarchitectuur)? Hoe ziet digitaal archiveren er uit op het niveau van handelingen?
    • voor dossiervorming (uitvoering)?
    • voor archiefvorming (uitvoering)?
    • voor archiefbeheer (uitvoering)?
    • kwaliteitsbeheer, monitoring en toezicht? Welke rolverdeling hoort daarbij? Wat is een kwaliteitssysteem? Wat is beschikbaar? Hoe voer ik dat in?
    • wat is de relatie van processen met zaaktypen?
  • mbt. applicaties (applicatiearchitectuur):
    • welke applicaties zijn nodig? (op functioneel niveau benoemd en beschreven)
    • wat is de gewenste architectuur: een centraal archiefsysteem of ook archieffunctionaliteit in sectorale systemen?
    • hoe verhoudt een digitaal archiefsysteem zich tot een DMS (Document Management Systeem), een Zaaksysteem en sectorale opslagsystemen?
    • hoe kom ik tot een goed digitaal archiefsysteem? En welke andere aspecten dan een applicatie (programmatuur) moeten ook geregeld worden om te kunnen spreken van een goed archiefsysteem?
    • wat is een e-Depot?
    • heeft elke organisatie een e-Depot nodig?
  • .............
• .... Zie voor de volledige lijst de pagina Te beantwoorden vragen Digitale duurzaamheid

Aanmelden

Aanvullingen in de vorm van te beantwoorden vragen, inhoudelijk materiaal, aanbiedingen in de vorm van menskracht voor meeontwikkelen en contactpersonen voor het meedenken over digitale duurzaamheid kunnen naar het duo Noortje Coppens, noortje.coppens@ictu.nl en Adrie Spruit, adrie.spruit@ictu.nl. Over meeontwikkelen en/of meedenken kunnen we maatwerkafspraken maken. We gaan uit van de mogelijkheden van wie zich aanbiedt.

Nederlandse Overheid Referentie Architectuur.

Houdt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is.

Inzicht in de werkwijze die de overheid hanteert.

Gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven.

Een beschrijving van een complex geheel, en van de principes die van toepassing zijn op de ontwikkeling van het geheel en zijn onderdelen.