Het vullen en archiveren van een zaakdossier
Al in 2011 heeft KING, het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten, een concept uitgewerkt voor het (digitaal) vullen en archiveren van een zaakdossier. Dit concept werd onderdeel van een GEMMA-product, de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten (zie Bestaand materiaal Digitale duurzaamheid. Hier volgt een beschrijving van het concept, de bijbehorende regels en een plaat.
Dossiervorming, archivering en zaakgericht werken[bewerken]
In de genoemde Baseline is dossiervorming en archivering beschreven als een integraal onderdeel van zaakgericht werken en daarmee van het werkproces. Die benadering leverde een concept en bijbehorende regels op. Die regels beschrijven het inrichten en uitvoeren van zowel het proces als de informatiekundige kant van het vullen en archiveren van een zaakdossier.
Varianten en praktijkvoorbeelden[bewerken]
De genoemde regels kan men zien en gebruiken als architectuurprincipes op detailniveau. Dat betekent echter niet dat het niet anders kan of mag. De regels geven richting. Bij andere keuzes veranderen de inhoud van de plaat en delen van de bijbehorende tekstuele toelichting, maar de opzet van de plaat blijft vaak bruikbaar. De plaat laat dan zien hoe andere keuzes uitpakken.
Voor NORA geldt dat varianten op de plaat ook welkom zijn. Ze kunnen als praktijkvoorbeelden gepubliceerd worden (zie voor het opsturen van voorbeelden de contactgegevens onderaan deze pagina, of gebruik ze om contact op te nemen voor overleg).
Het concept[bewerken]
Het concept voor het volgens GEMMA vullen en archiveren van een zaakdossier vindt zijn basis in een aantal inzichten en beelden.
Alle werkprocesgebonden informatie die bij een zaak hoort en voor die zaak relevant en van belang is wordt beschouwd als zaakinformatie. De e-mail waarmee een medewerker meldt dat hij op de fiets naar een extern overleg over de zaak gaat, hoort daar niet bij. aar e-mail naar huis dat hij wat later thuiskomt.</ref> ;
Tijdens de behandeling van een zaak is sprake van zowel informatie die geen of nog geen formele betekenis heeft als van informatie die al wel een formele betekenis heeft en dan in aanmerking komt voor archivering. Om geen verwarring te laten ontstaan over wat daarvoor de juiste versie is, bij bijvoorbeeld een concept-besluit, wordt informatie direct gearchiveerd als eenmaal duidelijk is dat het daarvoor in aanmerking komt. Hierbij wordt onder (digitaal) archiveren verstaan het opslaan van informatie als een 'digitaal bewijs' en ter documentatie van het handelen van de organisatie en de daarbij gebruikte informatie. Dat betekent voor daadwerkelijk archiveren van informatie:
- opslaan met bevroren content;
- opslaan in een duurzaam digitaal formaat (bij tekstdocumenten bijvoorbeeld is dat vaak PDF/A);
- opslaan met alle metagegevens die op basis van de Archiefwet nodig zijn;
- opslaan met als statuskenmerk dat het archief is en dat het ook als zodanig bewaard en beheerd moet worden.
Bij digitaal werken is het belangrijk dat alle, ook tijdelijk te bewaren informatie die bij een zaak hoort direct digitaal wordt opgeslagen en wel zodanig dat het altijd goed en compleet is terug te vinden, ook tijdens de behandeling van de zaak. Dat betekent dat de behandelend ambtenaar die informatie niet in een persoonlijke digitale omgeving bewaart, maar altijd opslaat in een digitaal zaakdossier waar een door de organisatie gestandaardiseerd beheerregime bij hoort. Dat voorkomt dat informatie uit beeld kan raken of zelfs niet meer vindbaar en toegankelijk is als bijvoorbeeld een collega het werk in verband met ziekte moet overnemen. Dus ook dat concept-besluit dat nog geen formele betekenis heeft en nog niet is gearchiveerd omdat er nog aan gewerkt wordt, wordt altijd opgeslagen in het digitale zaakdossier.
Wat is het zaakdossier?[bewerken]
Het digitale zaakdossier is een digitale bundeling van alle bij een zaak horende informatie. Die bundeling ontstaat door alle zaakinformatie op te slaan met een gemeenschappelijk kenmerk, in de praktijk het zaaknummer. In principe is alle informatie dan altijd terug te vinden. Daarvoor is het zelfs niet nodig dat - in de fase van behandeling van een zaak - al die informatie in hetzelfde informatiesysteem zit. In die fase kunnen tekstdocumenten in een Document Management Systeem (DMS) zitten, gestructureerde zaakgegevens in een zakensysteem of zakenmagazijn en reeds gearchiveerde zaakinformatie al in een archiefsysteem. Ook kan er in die fase voor de zaak relevante informatie in een sectoraal systeem zitten. Door het labelen van al die informatie met het zaaknummer is toch sprake van een digitale bundeling oftewel een virtueel zaakdossier.
Het vullen van het dossier en het archiveren van de inhoud ervan[bewerken]
Het voorgaande betekent dat een zaakdossier tijdens de behandeling van een zaak zowel gearchiveerde zaakinformatie kan bevatten als niet of nog niet gearchiveerde zaakinformatie. Een ontvangen aanvraag bijvoorbeeld beschrijft een formele transactie die direct gearchiveerd kan worden. Maar de eerste versie van een concept-besluit bij een complexe zaak zal vaak nog geen formele betekenis hebben en dan wel worden bewaard voor verdere bewerking, maar niet met de status dat het al archief is. Dit illustreert hoe bij een complexe zaak (dat is in dit geval een goed bruikbaar voorbeeld) het zaakdossier in eerste instantie ook gevuld zal raken met niet-gearchiveerde zaakinformatie zoals concept-tekstdocumenten. Maar naarmate de behandeling van de zaak vordert, zullen meer en meer van die concepten of definitief worden en betekenis krijgen en om die reden gearchiveerd worden, of niet van betekenis worden waardoor men ze als niet-relevante concept-versies kan verwijderen en vernietigen. Tijdens de behandeling van een zaak nemen op die manier zowel het niet- als het wel-gearchiveerde deel van het zaakdossier in eerste instantie in omvang toe, maar gaat de omvang van het niet-gearchiveerde deel op een gegeven ogenblik ook weer in omvang afnemen.
Het archiveren van het dossier[bewerken]
In het zaakdossier zal de omvang van het niet-gearchiveerde deel uiteindelijk richting nul gaan. En bij het afsluiten van de zaak moet dat ook echt nul worden. Wat dan nog niet gearchiveerd is, wordt alsnog gearchiveerd of verwijderd uit het zaakdossier (en vernietigd als het ook voor andere zaken geen betekenis heeft).
Zodra alle inhoud archiefstatus heeft, kan ook het dossier als geheel worden gearchiveerd. De bundeling of verzameling van informatie die het zaakdossier in feite is, kan dan op het niveau van die verzameling worden bevroren. Na archiveren van het dossier als geheel kan men aan die verzameling geen informatie meer toevoegen of eruit verwijderen. Het gefixeerde dossier vormt vanaf dat moment de niet meer veranderbare documentatie van de dan afgesloten behandeling van de zaak. Dit laatste uiteraard uitgezonderd het vernietigen van het dossier of delen van de inhoud in verband met het aflopen van in metagegevens vastgelegde bewaartermijnen.
@@@@====De basisregels==== Uit het voorgaande kunnen de volgende basisregels worden gedestilleerd voor het vullen en archiveren van een zaakdossier:
- alle bij een zaak horende en voor een zaak relevante (betekenisvolle) informatie[1] wordt beschouwd als zaakinformatie;
- zaakinformatie wordt zodra deze beschikbaar is, digitaal opgeslagen en gebundeld in een bij de zaak horend zaakdossier;
- bij een zaak horende informatie wordt gearchiveerd oftewel opgeslagen als ‘digitaal bewijs’ van het handelen van de organisatie zodra uit de combinatie van de inhoud en context van de informatie op dat moment volgt dat het voor archivering in aanmerking komt;
- informatie in het zaakdossier die geen betekenis (meer) heeft voor de zaak, en dus gemist kan worden, zoals achterhaalde en niet voor archivering in aanmerking komende concept-teksten, wordt verwijderd uit het zaakdossier zodra de reden daarvoor duidelijk is;
- bij het afsluiten van een zaak wordt alle in het zaakdossier voorkomende nog niet gearchiveerde informatie óf alsnog gearchiveerd óf vernietigd c.q. verwijderd uit het zaakdossier;
- zodra bij het afsluiten van een zaak het zaakdossier nog slechts gearchiveerde informatie bevat, wordt dit dossier als geheel ook gearchiveerd.
De rode draad is hier: stel acties niet uit als eenmaal duidelijk is wat er moet gebeuren. Hoe langer je wacht, dest te groter de kans op vergissingen zoals het archiveren of weggooien van een verkeerde versie. Een andere rode draad is: houd het overzichtelijk; bewaar en archiveer niet alles, want dan is de kans groot dat je als je iets nodig hebt, je niet meer weet welke versie de juiste is.
De plaat[bewerken]
Het toepassen van de hiervoor genoemde regels leidt tot onderstaande plaat.
De plaat laat zien hoe het toepassen van de regels 2 en 3 ertoe leidt dat in eerste instantie zowel de omvang van de niet gearchiveerde informatie als de omvang van de wel gearchiveerde informatie in het zaakdossier toenemen. Waarna op enig moment de omvang van het niet gearchiveerde deel niet verder groeit en gaat afnemen. Dit totdat bij het afsluiten van de zaak de omvang van het niet gearchiveerde deel wordt teruggebracht tot nul.
Ter verdere toelichting kijken we nog wat nader naar het voorbeeld van (het opstellen van) een besluit bij een complexe zaak bij gemeente A. In dit voorbeeld zullen dan eerst verschillende concept-versies ontstaan. De eerste paar versies daarvan krijgen niet meer betekenis dan dat ze worden bewaard om er op een volgende werkdag weer aan verder te werken. Zo ontstaat een versie x. Ook bij die versie is er geen reden om deze te archiveren .... totdat iemand bedenkt dat het handig is die versie alvast op de agenda te zetten van het periodieke overleg met de plaatselijke woningbouwvereniging. Alsnog komt deze versie in aanmerking voor archivering. Daarna leidt een van de volgende versies tot een interne discussie op bestuurlijk niveau, uitmondend in een onderbouwde keuze voor de richting waarin het besluit verder uitgewerkt zal worden. Ook die versie wordt gearchiveerd. Uiteraard wordt ook het concept-besluit dat ter visie wordt gelegd, gearchiveerd plus het definitieve besluit dat verzonden wordt naar het bedrijf dat een vergunning aanvroeg voor een horecagelegenheid met speeltuin aan de rand van het dorp. Voordat het zover was zijn een twintigtal versies van het besluit ontstaan, waarvan er vier al zijn gearchiveerd. De andere versies zijn al verwijderd en vernietigd of worden alsnog verwijderd en vernietigd.
Varianten van de plaat[bewerken]
Zoals al gezegd kan het ook anders. Zo kan een organisatie ervoor kiezen om alleen informatie in het dossier te stoppen die archiefwaardig is, zodat het dossier op elk moment, dus ook tijdens de behandeling van een zaak, alleen gearchiveerde informatie bevat. Men kiest er dan voor, soms impliciet, dat de behandelend ambtenaar concepten van een nog in bewerking zijnd tekstdocument eerst opslaat in het persoonlijke domein oftewel de eigen opslagruimte van die ambtenaar. Dat kan problematisch worden als bijvoorbeeld een collega het werk onverwacht moet overnemen. En hoewel KING die manier van werken niet adviseert in haar Baseline, kan het natuurlijk wel, en gebeurt het op verschillende plekken ook nog zo.
Een heel andere variant is die waarbij men wel alle bij een zaak horende informatie direct aan het zaakdossier toevoegt, maar dat men vervolgens geen energie meer steekt in het 'opschonen' van het dossier door het verwijderen en vernietigen van versies die geen betekenis hebben gekregen, niet tijdens de behandeling van de zaak en ook niet bij de afsluiting ervan. Er gaat dan bij wijze van spreken 'een strik om het geheel', hetgeen wil zeggen dat bij de afsluiting van de zaak het dossier wordt 'gefixeerd' en gearchiveerd inclusief bijvoorbeeld alle concept-versies van een besluit, ook als die geen betekenis hebben gekregen anders dan dat er na opslag ervan op enig moment weer verder aan is gewerkt. Deze variant wordt wel eens verdedigd met de opmerking dat digitale opslagruimte tegenwoordig erg goedkoop is. Dat klopt, maar is minder relevant dan de vraag of zo'n dossier met alles erin oftewel 'rijp en groen door elkaar' wel beschouwd mag worden als 'geordend' volgens de archiefwet.
Nog weer een andere variant is wel alles direct in het dossier stoppen, maar met archiveren wachten tot het moment van afsluiten van de zaak. Men moet dan alsnog uit meerdere concept-versies van bijvoorbeeld een besluit de juiste versies kiezen die voor archivering in aanmerking komen, met een groter risico op vergissingen daarbij dan wanneer men kiest voor direct archiveren als bijvoorbeeld 'die ene versie' op de agenda van een extern overleg wordt gezet.
Uitbreidingen van de plaat[bewerken]
De besproken plaat kan uitgebreid worden met wat er na het afsluiten van een zaak en het archiveren van het bijbehorende dossier gebeurt. Voor die uitbreiding zijn twee handelingen in beeld:
- het vernietigen van een dossier na het verlopen van de bewaartermijn die hoort bij niet blijvend te bewaren dossiers;
- het overbrengen van een dossier van een digitale archiefruimte[2] naar een digitale archiefbewaarplaats[3]).
Bij een blijvend te bewaren dossier is alleen sprake van overbrenging (standaard na 20 jaar) (plaat 2a). Maar bij een niet-blijvend te bewaren dossier kan zowel sprake zijn van alleen vernietiging (plaat 2b) als van eerst overbrenging en daarna alsnog een keer vernietiging (plaat 2c). Die laatste situatie zal zich vaker voordoen wanneer men kiest voor zogenoemde vervroegde overbrenging (naar bijvoorbeeld een e-Depotsysteem.
Redactie en contact[bewerken]
Reacties in de vorm van vragen, aanvullingen, varianten en praktijkvoorbeelden kunnen naar Adrie Spruit (adrie.spruit@ictu.nl), de redacteur van deze pagina, met een c.c. naar architectuur@ictu.nl.
- ↑ Niet de e-mail waarmee een medewerker meldt dat hij op de fiets naar een extern overleg gaat en ook niet de e-mail naar huis dat hij wat later thuiskomt.
- ↑ Een archiefruimte is een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid van de Archiefwet.
- ↑ Een archiefbewaarplaats is een bij of krachtens de Archiefwet voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats.