Waarom is Digitale duurzaamheid belangrijk?

Deze pagina is een concept. Reacties via nora@ictu.nl of tekstvoorstellen in de wiki zijn welkom.

Wat is het belang?

Het registreren en bewaren van overheidsinformatie, ongeacht de informatiedrager, is wettelijk geregeld en dient een aantal belangen, zoals:

• het bedrijfsvoeringsbelang;
• het verantwoordingsbelang;
• het belang van de informatieverstrekking en transparantie;
• het cultuurhistorisch belang.

Duurzame en toegankelijke overheidsinformatie ligt aan de basis van onze rechtstaat en vertegenwoordigt op termijn bovendien een belangrijke afgeleide, culturele waarde. Een en ander is onder andere vastgelegd in de Archiefwet en in met de Archiefwet verbonden regelgeving. Daarin worden eisen gesteld aan overheidsinformatie en het bewaren ervan.

Belangrijk is ook wat de Visiebrief digitale overheid 2017 van het kabinet zegt. Bedrijven en burgers moeten in 2017 hun zaken met de overheid, zoals het aanvragen van een vergunning, digitaal kunnen afhandelen. De visie brief zegt ook dat het daarvoor noodzakelijk is dat de overheid alle voor burgers relevante informatie digitaal beschikbaar maakt. Dat kan alleen als overheidsorganisaties niet alleen digitaal werken, want dat doen ze voor een belangrijk deel al, maar dat ze hun informatie ook digitaal bewaren en duurzaam digitaal toegankelijk houden.

Wat is de relatie tussen digitaal archiveren en digitale duurzaamheid enerzijds en het realiseren van de e-Overheid anderzijds?

Digitale archivering en Digitale duurzaamheid zijn een integraal en noodzakelijk onderdeel van de e-overheid.

Vrijwel alle overheidsorganisaties werken intern al digitaal in die zin dat ze met computers werken. Dat betekent echter niet dat deze organisaties reeds alle overheidsinformatie waarvoor zij verantwoordelijk zijn, wel of niet gearchiveerd, digitaal opslaan, bewaren en ontsluiten. Bij veel organisaties is nog sprake van een hybride situatie. Binnen het werkproces produceert men dan wel digitale informatie en men gebruikt het ook, maar niet zelden in combinatie met papieren afdrukken. Parafen en handtekeningen bijvoorbeeld worden vaak nog op papier gezet, waarna stukken vaak weer worden ingescand. Dat is niet efficiënt en leidt makkelijk tot onduidelijkheden over wat de juiste authentieke versie is.

Ook hebben veel organisaties nog een papieren archief. De inhoud van zo'n archief is zonder conversie niet beschikbaar voor digitaal werken, digitale dienstverlening en actieve openbaarmaking op internet. Daarom zijn er sterke relaties met een aantal van met de Digitale overheid-thema's waaronder:

• digitale dienstverlening (digitaal zaken doen);
• zaakgericht werken;
• actieve openbaarmaking.

Hieronder wordt op een aantal relaties nader ingegaan.

De relatie met digitale dienstverlening en digitaal zaken doen met de overheid

Op papier bewaarde informatie kan niet worden ontsloten voor gebruik op internet zonder eerst een conversie naar digitaal. Terwijl de overheid de burger, die digitaal zaken wil doen, wel de bijbehorende relevante informatie, zoals aanwezig in klant- en zaakdossiers, wil aanbieden. Daarvoor moet die informatie dus digitaal beschikbaar en toegankelijk zijn.

Daarnaast zal de overheid het zaken doen met haar burgers, bedrijven en instellingen, waaronder de bijbehorende transacties zoals het ontvangen van een aanvraag, het verlenen van een vergunning en het afsluiten van een overeenkomst, altijd in het kader van de Archiefwet moeten archiveren. Het resultaat moet als 'digitaal bewijs' toegankelijk en leesbaar zijn en blijven voor zowel hergebruik in werkprocessen als voor reconstructies van het handelen van de overheid in het kader van verantwoording en bewijsvoering; dit voor zolang als wordt bepaald door de voor de desbetreffende overheidsinformatie geldende bewaartermijn.

De relatie met actieve openbaarmaking

In het kader van de Open overheid is gekozen voor het actief openbaar maken van alle overheidsinformatie volgens het principe: 'alles tenzij'. Het enige praktische kanaal voor grootschalige openbaarmaking is internet. Een voorwaarde is dan dat de openbaar te maken informatie in digitale vorm beschikbaar is. Dat geldt voor zowel gearchiveerde informatie als voor openbaarmaking in aanmerking komende actuele nog niet gearchiveerde overheidsinformatie.

Belangrijk voor de uitvoerbaarheid van actieve openbaarmaking is ook dat in (digitale) metagegevens wordt vastgelegd wát in aanmerking komt voor actief openbaar maken. Het publicerende of ontsluitende systeem moet dat digitaal kunnen uitlezen bij in principe alle opgeslagen overheidsinformatie.

Daarnaast is het voor de vindbaarheid en bruikbaarheid van eenmaal openbaar gemaakte informatie belangrijk dat deze is voorzien van digitale metagegevens over de context. Daarbij moet die context voor burgers, bedrijven en instellingen begrijpelijk en herkenbaar zijn.

De relatie met zaakgericht werken

Tegenwoordig gaan we er van uit dat Zaakgericht werken per definitie digitaal gebeurt en dus ook de opslag van de bij een zaak horende informatie.

Omgekeerd helpt Zaakgericht werken als men streeft naar goede digitale dossiervorming en archivering. Want Zaakgericht werken is een duidelijk concept waarbij het werk en de bijbehorende informatie duidelijk worden benoemd en begrensd. Denk aan het begin en einde van een zaak bij een gedefinieerd zaaktype. Vaak is bij een zaaktype ook benoemd welke informatie minimaal in het dossier aanwezig moet zijn, alvorens de organisatie aan een volgende processtap in de zaak kan beginnen. Op deze manier maakt Zaakgericht werken dat het duidelijk is om welke informatie het gaat bij dossiervorming en archivering. En het bundelen van zaakinformatie in een zaakdossier is een effectieve manier om informatie, zoals de Archiefwet voorschrijft, te ordenen. Bovendien is de vraag hoe dossiers te vormen en te archiveren goed uitgewerkt in relatie tot Zaakgericht werken (zie bijvoorbeeld deel 2b van de GEMMA Baseline Informatiehuishouding Gemeenten).

De relatie met informatiebeveiliging

Hierbij gaat het om:

• vertrouwelijkheid;
• beschikbaarheid;
• integriteit;
• controleerbaarheid.

Wat houden deze begrippen in relatie tot Digitale duurzaamheid in en/of hoe zijn ze er mee verbonden?

• Bij vertrouwelijkheid gaat het om privacy-aspecten en andere invalshoeken van vertrouwelijkheid zoals de bescherming van bedrijfsinformatie en de privacy van ambtenaren (waaronder beleidsintimiteit). Vertrouwelijkheid wordt vooral geregeld met gecontroleerde toegang en de combinatie identificatie, authenticatie en autorisatie.

• Beschikbaarheid is direct verbonden met het Digitale duurzaamheidsaspect toegankelijkheid.

• Integriteit gaat over de juistheid en betrouwbaarheid van informatie. Dat heeft een relatie met het Digitale duurzaamheidsaspect authenticiteit.

• Controleerbaarheid gaat over het kunnen controleren van de vorige drie aspecten en de daarvoor genomen maatregelen.

Informatiebeveiliging is in ieder geval een belangrijk thema bij digitale overheidsinformatie en verbonden met meerdere Digitale duurzaamheidsaspecten. Zie verder het nog uit te werken overzicht van álle met Digitale duurzaamheid verbonden aspecten en het NORA-thema Beveiliging.

De relatie met digitaal samenwerken in ketens

Bij digitaal samenwerken in ketenverband is digitale informatie mogelijk nog belangrijker dan bij het werken binnen een organisatie. Intern is werken met papieren informatie nog wel te doen. Zo is het ook vele jaren gegaan. Papier ging van de ene naar de andere afdeling. Tussen organisaties is dat een stuk lastiger tot - bij nauwe samenwerking - niet te doen. Inmiddels gaan we daar ook van uit, dat informatieuitwisseling tussen organisaties in veel gevallen alleen goed werkt als daarvoor digitale koppelingen beschikbaar zijn. En dat vergt betrouwbare en voor beide partijen toegankelijke, dat wil zeggen goed leesbare, digitale informatie.

Redactie en contact

De redacteuren van deze pagina zijn Jan Möller van het ministerie van I&M en Adrie Spruit (medewerker van ICTU en KING).

Reacties in de vorm van vragen, aanvullingen, andere verbetersuggesties of zelfs eigen materiaal kunnen naar adrie.spruit@ictu.nl met een c.c. naar architectuur@ictu.nl.

Inzicht in de werkwijze die de overheid hanteert.

Communicatiekanaal dat bij de dienstverlening wordt gebruikt. Elk kanaal kent verschillende vormen waarin informatie kan worden gedeeld.

Gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven.

Houdt in dat informatie binnen redelijke termijn kan worden gevonden.

Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit, voortgang en doorlooptijd inzichtelijk zijn en bewaakt worden.

Het proces van vaststellen van de vereiste betrouwbaarheid van informatiesystemen in termen van vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit alsmede het treffen, onderhouden en controleren van een samenhangend pakket van bijbehorende maatregelen.

Het bekend maken van de identiteit van personen, organisaties of IT-voorzieningen.

Het proces van het toekennen van rechten voor de toegang tot geautomatiseerde functies en/of gegevens in ICT voorzieningen

Houdt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is.

De mate waarin de organisatie zich voor de informatievoorziening kan verlaten op een informatiesysteem. De betrouwbaarheid van een informatiesysteem is daarmee de verzamelterm voor de begrippen beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid.

De mate waarin de organisatie zich voor de informatievoorziening kan verlaten op een informatiesysteem. De betrouwbaarheid van een informatiesysteem is daarmee de verzamelterm voor de begrippen beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid.

Een kwaliteitsattribuut van een informatieobject. Het toont aan dat het informatieobject is wat het beweert te zijn, dat het is gemaakt of verzonden door de persoon of organisatie die beweert het te hebben gemaakt of verzonden en dat het is gemaakt en verzonden op het tijdstip als aangegeven bij het informatieobject.