Waarom is Digitale duurzaamheid belangrijk?: verschil tussen versies
kGeen bewerkingssamenvatting |
kGeen bewerkingssamenvatting |
||
| Regel 37: | Regel 37: | ||
====Tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk werken==== | ====Tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk werken==== | ||
......... | Bij digitale dienstverlening is het wel duidelijk. Dat kun je niet organiseren met informatie die op papier staat. Maar voor de eigen werkprocessen van een overheidsorganisatie past het ook niet meer. Werken met flexplekken gaat nou eenmaal niet samen met papieren informatiestromen en stapels papier. Steeds vaker is het een bewuste keuze van de organisatie om medewerkers meer ruimte te geven bij het bepalen waar en wanneer ze hun werk doen. Daarbij ook wordt het onderscheid tussen in- en extern vager. Bij een deadline wordt er 's avonds thuis gewerkt, bij een ziek kind in het gezin misschien ook en de balie en de spreekkamer van de organisatie verplaatst zich soms naar de keukentafel bij de burger thuis. En wat betreft apparatuur: in vergaderingen is de tabletcomputer een normaal verschijnsel geworden. Het zal duidelijk zijn: als we professionaliteit van medewerkers verwachten, dan moet de informatie die ze nodig hebben digitaal beschikbaar zijn en in die vorm ook duurzaam en betrouwbaar. | ||
====Ketensamenwerking==== | ====Ketensamenwerking==== | ||
Versie van 27 feb 2015 12:01
Ook voor bestuurders ....[bewerken]
Overheidsorganisaties werken al digitaal want met computers. Maar hoe betrouwbaar en bruikbaar is de digitale informatie van overheidsoirganisaties, nu en in de toekomst? Zijn de digitale dossiers compleet? Of wordt er ook gewerkt met papier dat niet in dat digitale dossier terecht komt? En wat betekent dat voor de betrouwbaarheid van werkprocessen en het handelen naar de burger?
Kan de organisatie haar handelen later verantwoorden met informatie die op een veilige en duurzame is bewaard? Is de informatie die de organisatie vandaag opslaat nog leesbaar als de organisatie over tien jaar in een door een burger, bedrijf of instelling aangespannen zaak voor de rechter staat? Of gaat het dan zoals met de informatie die we nog niet zo lang geleden op een floppy disk zetten, en die we nu .... inderdaad niet meer kunnen lezen?
Hoe is de situatie bij de digitale dienstverlening die de organisatie aanbiedt? Gebeurt dat in combinatie met het aanbieden van alle digitale informatie die de burger nodig heeft bij het indienen van bijvoorbeeld een goede aanvraag?
En openbaarmaking op internet van alle overheidsinformatie volgens het principe 'openbaar, tenzij'? Kan de organisatie dat ook, of wordt er nog steeds op papier gearchiveerd? Dat door de aard ervan natuurlijk niet geschikt is voor actieve openbaarmaking op internet.
Over dit soort vragen én het belang van oplossingen gaat deze pagina.
Dossiers[bewerken]
Geen werkproces en zaak zonder een dossier waarin de informatie over en voor dat werkproces is en wordt gebundeld. Dat het zo werkt en ook moet werken is een al jaren bestaand inzicht. Dat ging redelijk goed toen alles nog op papier stond. Als de behandelend ambtenaar de dossiermap niet goed had gevuld, dan ging de afdeling DIV wel aan de slag om de dossiermap te ordenen en aan te vullen. In een digitale wereld is dat lastiger. DIV ziet niet wat er bijvoorbeeld in de e-mail van een ambtenaar zit. Digitale informatie is vluchtig en kan overal en nergens zijn.
Bovendien stopten we niet met het gebruik van papier toen gingen we digitaal werken. In veel organisaties is een deel van de informatie digitaal, staat een deel op papier en is er ook informatie die in beide werelden voorkomt. In dat laatste geval weten we niet altijd wat de juiste versie is. En vaak is in zo'n hybride situatie ook onduidelijk of dossiers wel compleet zijn. Dat levert risico's op voor het werkproces, de dienstverlening naar burger en bedrijf en bij het samenwerken met andere organisaties. En incomplete dossiers zijn een ramp als een organisatie zich moet verantwoorden, in de pers of voor de rechtbank.
Digitale dienstverlening[bewerken]
In mei 2013 stuurde het kabinet de Visiebrief digitale overheid 2017 naar de Tweede kamer. Daarin staat dat bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 de zaken die ze met de overheid doen, zoals het aanvragen van een vergunning, digitaal moeten kunnen afhandelen. De brief zegt ook - en terecht - dat het daarvoor noodzakelijk is dat de overheid alle voor burgers relevante informatie digitaal beschikbaar maakt. Want als de overheid wil dat de burger zichzelf kan helpen bij een digitaal loket, dan is die informatie niet meer iets extra's maar een voorwaarde. Dat digitaal beschikbaar stellen lukt alleen als een overheidsorganisatie niet alleen digitaal werkt maar haar informatie ook digitaal bewaart en in een digitale en op de computer van de burger leesbare vorm beschikbaar kan stellen.
De Open overheid[bewerken]
Het kabinet heeft in 2013 in haar streven naar meer openheid gekozen voor de lijn om overheidsinformatie actief openbaar te maken volgens het principe 'openbaar tenzij'. Dat is als landelijke beleid vastgelegd in de Visie Open Overheid en een Actieplan Open Overheid. Het enige praktische kanaal daarvoor is internet. Een voorwaarde is dan wel dat de openbaar te maken informatie in een digitale en goed leesbare vorm beschikbaar is en bij publicatie op internet ook gevonden kan worden. Dat vergt digitale opslag, duurzaam digitaal beheer en toegevoegde digitale metagegevens zodat een burger de informatie ook kan vinden als hij niet direct weet waar te zoeken.
Effectief en efficiënt[bewerken]
Zonder computers zou de overheid niet meer effectief en efficiënt kunnen werken. In de werkprocessen is automatisering onmisbaar. Tegelijkertijd zijn juist daardoor ook nieuwe ongewenste situaties ontstaan. Documenten afdrukken, ze van parafen of handtekeningen voorzien en ze daarna weer inscannen, om maar een voorbeeld te noemen, levert vooral veel extra werk op. In een effectieve en efficiënte organisatie is digitale informatie goed georganiseerd, betrouwbaar en leidend en is papieren informatie daarvan een afgeleide.
Wet- en regelgeving[bewerken]
De Archiefwet stelt eisen aan overheidsinformatie en is van toepassing op alle informatie die hoort bij de werkprocessen van de overheid. Op basis van de Archiefwet moeten overheidsorganisaties hun handelingen en alle transacties, zoals het ontvangen van een aanvraag, het verlenen van een vergunning en het afsluiten van een overeenkomst, documenteren. Dit moeten zij doen door het vormen en vervolgens bewaren van archief. Vervolgens moet het resultaat beschikbaar zijn en blijven voor het reconstrueren van het handelen van de organisatie in het kader van verantwoording en bewijsvoering, voor hergebruik in werkprocessen en vaak ook voor ontsluiting naar het publiek.
Omdat duurzame en toegankelijke overheidsinformatie aan de basis van onze rechtstaat ligt, stelt de Archiefwet hoge eisen aan overheidsinformatie. De Archiefwet schrijft niet voor dat overheidsinformatie in digitale vorm wordt bewaard. Toch is het belangrijk daar wel voor te kiezen. Niet-digitale informatie is problematisch bij in ieder geval digitale dienstverlening, hergebruik ervan in werkprocessen (waar vrijwel altijd met computers wordt gewerkt) en bij het actief openbaar maken van die informatie.
Tegelijkertijd is digitale informatie wel kwetsbaar. Dat maakt dat de nieuwe combinatie 'digitaal' én 'hoge eisen in de Archiefwet' vraagt om een breed spectrum van relatief nieuwe maatregelen.
Zaakgericht werken[bewerken]
Zaakgericht werken als concept voor het organiseren van het werkproces en de bijhorende informatievoorziening, is slechts een middel. Maar we noemen het vanwege de relatie met digitale dossiervorming en archivering. Het hedendaagse Zaakgericht werken is een digitale manier van werken en is onmogelijk zonder goed digitaal Informatiebeheer. Omgekeerd is digitale dossiervorming en archivering juist voor Zaakgericht werken al goed uitgewerkt en beschreven. In die zin heeft Zaakgericht werken niet alleen informatiebeheer nodig, maar helpt het ook om invulling te geven goed digitaal informatiebeheer.
Tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk werken[bewerken]
Bij digitale dienstverlening is het wel duidelijk. Dat kun je niet organiseren met informatie die op papier staat. Maar voor de eigen werkprocessen van een overheidsorganisatie past het ook niet meer. Werken met flexplekken gaat nou eenmaal niet samen met papieren informatiestromen en stapels papier. Steeds vaker is het een bewuste keuze van de organisatie om medewerkers meer ruimte te geven bij het bepalen waar en wanneer ze hun werk doen. Daarbij ook wordt het onderscheid tussen in- en extern vager. Bij een deadline wordt er 's avonds thuis gewerkt, bij een ziek kind in het gezin misschien ook en de balie en de spreekkamer van de organisatie verplaatst zich soms naar de keukentafel bij de burger thuis. En wat betreft apparatuur: in vergaderingen is de tabletcomputer een normaal verschijnsel geworden. Het zal duidelijk zijn: als we professionaliteit van medewerkers verwachten, dan moet de informatie die ze nodig hebben digitaal beschikbaar zijn en in die vorm ook duurzaam en betrouwbaar.
Ketensamenwerking[bewerken]
Overheidsorganisaties werken meer en meer samen in ketens. Betrouwbare en bruikbare digitale informatie is daarbij nog belangrijker dan bij werkprocessen die binnen de grenzen van de organisatie blijven. Intern is werken met papieren informatie niet ideaal maar wel 'te doen'. Stukken en dossiers 'stromen' dan door de organisatie, van de ene naar de andere afdeling. Tussen organisaties is dat lastiger tot - bij nauwe samenwerking - nauwelijks te doen. De overheid gaat daar tegenwoordig ook van uit. Digitale systemen en digitale koppelingen maken ketensamenwerking mogelijk. De informatie, de grondstof, moet dan wel digitaal zijn, betrouwbaar en digitaal leesbaar voor ook andere organisaties.
Informatiebeveiliging[bewerken]
De laatste jaren wordt het belang van een goede informatiebeveiliging voluit erkend. Het is een complex vakgebied, dat gericht is op het beheersbaar maken van risico's. Belangrijke aspecten zijn:
- de beschikbaarheid van informatie;
- de integriteit (betrouwbaarheid) van informatie.
- de vertrouwelijkheid van informatie, waaronder het aspect privacy en gereguleerde toegang via de stappen identificatie, authenticatie en autorisatie;
- de controleerbaarheid van het voldoen aan eisen en het toepassen van maatregelen.
Zie verder het NORA-thema Beveiliging.
Cultuurhistorisch belang[bewerken]
Een moderne democratische rechtstaat beschrijft haar eigen geschiedenis. Dat is een maatschappelijk belang. Juist het handelen van de overheid is een belangrijk element van geschiedschrijving. Daarnaast is het van belang om ook cultuuruitingen te bewaren. Zelfs muziek is tegenwoordig digitaal. Hetzelfde geldt voor te bewaren publicaties. Ook die rol, het vastleggen van de geschiedenis en het bewaren van cultuuruitingen, oftewel van ons digitale erfgoed, ligt voor een belangrijk deel bij de overheid.
Risico's[bewerken]
Met veel risico's is iets vreemds aan de hand. Meestal gaat het goed. Want hoe vaak staat de organisatie nou voor de rechter? Maar als het fout gaat, omdat de organisatie geen bewijs heeft of zich niet kan verantwoorden, gaat het vaak goed fout. Een overheidsorganisatie ligt snel onder het vergrootglas van de politiek en de maatschappij. Geen overheidsorganisatie wil op de verkeerde manier in de krant komen. Een goede organisatie handelt daar ook naar en organiseert en bewaard zijn digitale informatie op een betrouwbare manier.
Samenvattend[bewerken]
Een goede invulling van digitaal informatiebeheer en digitale duurzaamheid is tegenwoordig randvoorwaardelijk voor het goed functioneren van een overheidsorganisatie. Het is belangrijk voor de dienstverlening, de bedrijfsvoering, voor een open communicatie naar de maatschappij en voor verantwoording en bewijsvoering. Op die manier moet duurzaam toegankelijke digitale overheidsinformatie mede de basis van onze rechtstaat vormen. Tenslotte vertegenwoordigt het op termijn ook een belangrijke cultuurhistorische waarde.
Redactie en contact[bewerken]
De redacteuren van deze pagina zijn Jan Möller van het ministerie van I&M en Adrie Spruit (medewerker van ICTU en KING).
Reacties in de vorm van vragen, aanvullingen, andere verbetersuggesties of zelfs eigen materiaal kunnen naar adrie.spruit@ictu.nl met een c.c. naar architectuur@ictu.nl.
