Waarom is Digitale duurzaamheid belangrijk?: verschil tussen versies
kGeen bewerkingssamenvatting |
kGeen bewerkingssamenvatting |
||
| Regel 24: | Regel 24: | ||
====Wet- en regelgeving==== | ====Wet- en regelgeving==== | ||
De Archiefwet stelt eisen aan overheidsinformatie en is van toepassing op alle informatie die hoort bij de werkprocessen van de overheid. | De Archiefwet stelt eisen aan overheidsinformatie en is van toepassing op alle informatie die hoort bij de werkprocessen van de overheid. Zo schrijft de Archiefwet voor hoe overheidsorganisaties hun handelingen en bijbehorende transacties, zoals het ontvangen van een aanvraag, het verlenen van een vergunning en het afsluiten van een overeenkomst, moeten documenteren. Zo ontstaat archief dat vervolgens vaak jarenlang beschikbaar en bruikbaar moet blijven voor raadpleging en hergebruik in werkprocessen, voor raadpleging door het publiek in het kader van de openbaarheid van overheidsinformatie en voor het reconstrueren van het handelen van de organisatie; dit laatste in het kader van verantwoording en bewijsvoering. | ||
De openbaarheid van overheidsinformatie vormt mede de basis van onze rechtstaat en daarmee geldt dat ook voor duurzaam en toegankelijk bewaren ervan. | |||
Tegelijkertijd | De Archiefwet schrijft niet voor dat overheidsinformatie in digitale vorm wordt bewaard en gearchiveerd. Toch is het belangrijk daar wel voor te kiezen. In een digitale wereld is niet-digitale informatie weinig bruikbaar. Tegelijkertijd pakken de eisen die de Archiefwet stelt aan overheidsinformatie bij digitale informatie flink anders uit dan bij informatie op papier. Juist de vluchtigheid van digitale informatie vergt andere en ook meer complexe maatregelen om aan dezelfde eisen te voldoen dan in de papieren wereld het geval was. In de papieren wereld bestaan maatregelen onder andere uit de klimaatbeheersing van een archiefruimte en het voorkomen van wat in de archiefwereld inktvraat heet. In de digitale wereld gaat het ineens over computerapparatuur en -programmatuur, opslagmedia en opslagformaten en kennis van ICT. De combinatie 'digitaal' én 'eisen in de Archiefwet' vraagt dan ook om een breed spectrum van relatief nieuwe maatregelen. Die maatregelen zijn deels technisch, maar ook organisatorisch en zijn voor een deel zelfs onderdeel van het werkproces. Iedereen in een overheidsorganisatie krijgt ermee te maken. | ||
====Zaakgericht werken==== | ====Zaakgericht werken==== | ||
Versie van 11 mrt 2015 18:15
Ook voor bestuurders ....[bewerken]
Overheidsorganisaties werken al digitaal want met computers. Maar hoe betrouwbaar en bruikbaar is de digitale informatie van overheidsorganisaties, nu voor gebruik in werkprocessen en later als er iets verantwoord moet worden? Zijn de digitale dossiers compleet? Of wordt er ook gewerkt met papier dat niet in een digitaal dossier terecht komt?
Kan de organisatie haar handelen later verantwoorden met informatie die op een veilige en duurzame manier is bewaard? Is de digitale informatie van vandaag dan nog wel leesbaar? En vindbaar? Of gaat het dan zoals met die floppy van vroeger, niet meer leesbaar, niet goed bewaard, niet meer te vinden. En staat uw organisatie dan met een mond vol tanden en u als bestuurder in de krant?
Hoe is de situatie bij de digitale dienstverlening die de organisatie aanbiedt? Biedt u daarbij de digitale informatie aan die de zelfredzame burger nodig heeft bij het indienen van een aanvraag?
En openbaarmaking op internet van alle overheidsinformatie volgens het principe 'openbaar, tenzij'? Kan uw organisatie dat ook? Of wordt er nog steeds op papier gearchiveerd, zodat actieve openbaarmaking via internet bij voorbaat al een lastig verhaal is?
Over dit soort vragen én het belang van oplossingen gaat deze pagina.
Dossiers[bewerken]
Bij elke zaak hoort een dossier waarin de informatie over die zaak wordt gebundeld. Dat is een al jaren bestaand inzicht. Dat ging redelijk goed toen alles nog op papier stond. De behandelend ambtenaar vulde een dossiermap en afhandeling van de zaak ging die map naar de afdeling DIV. Was de map onvolledig of slecht geordend, dan ging DIV wel achter de stukken aan en bracht orde in de chaos. In een digitale wereld is dat een stuk lastiger. Want hoe kan DIV nou weten welke relevante e-mails bij de behandelend ambtenaar zijn binnengekomen? Bovendien is digitale informatie vluchtig. Een verkeerde druk op een knop van de computer en het is weg of niet meer te vinden.
Bovendien stopten we niet met het gebruik van papier toen we digitaal gingen werken. In veel organisaties is een deel van de informatie digitaal, staat een deel op papier en is er daarnaast ook informatie die in beide werelden voorkomt. Dat maakt het lastig om te weten wat de juiste versie is. En vaak ook is er in beide werelden geen dossier dat helemaal volledig is. Dat levert risico's op voor het werkproces, de dienstverlening naar burger en bedrijf en bij het samenwerken met andere organisaties. En incomplete dossiers zijn een ramp als een organisatie zich moet verantwoorden. Tenzij die nieuwe digitale wereld goed wordt georganiseerd, en wordt gebaseerd op principes en mechanismen die horen bij hoe dingen werken in een digitale wereld.
Digitale dienstverlening[bewerken]
In mei 2013 stuurde het kabinet de Visiebrief digitale overheid 2017 naar de Tweede kamer. Daarin staat dat bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 de zaken die ze met de overheid doen, zoals het aanvragen van een vergunning, digitaal moeten kunnen afhandelen. De brief zegt ook - en terecht - dat het daarvoor noodzakelijk is dat de overheid alle voor burgers relevante informatie digitaal beschikbaar maakt. Want als de overheid wil dat de burger zichzelf kan helpen bij een digitaal loket, dan is die informatie niet meer iets extra's maar een voorwaarde. Daaraan invulling geven lukt alleen als een overheidsorganisatie niet alleen digitaal werkt maar haar informatie ook op de goede manier digitaal bewaart en deze informatie daardoor vindbaar en leesbaar blijft, ook op de computer van de burger.
Effectief en efficiënt[bewerken]
Zonder computers zou de overheid niet meer effectief en efficiënt kunnen werken. In de werkprocessen is automatisering onmisbaar. Tegelijkertijd zijn juist daardoor ook nieuwe ongewenste situaties ontstaan. Zo levert het afdrukken van documenten om ze van een paraaf of handtekening te voorzien om ze daarna weer in te scannen, niet alleen extra werk op, maar vergroot het ook de kans op onduidelijkheden en fouten. Daarom is in een effectieve en efficiënte organisatie digitale informatie leidend, goed georganiseerd en betrouwbaar en is papieren informatie zoveel mogelijk daarvan een tijdelijke afgeleide.
Wet- en regelgeving[bewerken]
De Archiefwet stelt eisen aan overheidsinformatie en is van toepassing op alle informatie die hoort bij de werkprocessen van de overheid. Zo schrijft de Archiefwet voor hoe overheidsorganisaties hun handelingen en bijbehorende transacties, zoals het ontvangen van een aanvraag, het verlenen van een vergunning en het afsluiten van een overeenkomst, moeten documenteren. Zo ontstaat archief dat vervolgens vaak jarenlang beschikbaar en bruikbaar moet blijven voor raadpleging en hergebruik in werkprocessen, voor raadpleging door het publiek in het kader van de openbaarheid van overheidsinformatie en voor het reconstrueren van het handelen van de organisatie; dit laatste in het kader van verantwoording en bewijsvoering.
De openbaarheid van overheidsinformatie vormt mede de basis van onze rechtstaat en daarmee geldt dat ook voor duurzaam en toegankelijk bewaren ervan.
De Archiefwet schrijft niet voor dat overheidsinformatie in digitale vorm wordt bewaard en gearchiveerd. Toch is het belangrijk daar wel voor te kiezen. In een digitale wereld is niet-digitale informatie weinig bruikbaar. Tegelijkertijd pakken de eisen die de Archiefwet stelt aan overheidsinformatie bij digitale informatie flink anders uit dan bij informatie op papier. Juist de vluchtigheid van digitale informatie vergt andere en ook meer complexe maatregelen om aan dezelfde eisen te voldoen dan in de papieren wereld het geval was. In de papieren wereld bestaan maatregelen onder andere uit de klimaatbeheersing van een archiefruimte en het voorkomen van wat in de archiefwereld inktvraat heet. In de digitale wereld gaat het ineens over computerapparatuur en -programmatuur, opslagmedia en opslagformaten en kennis van ICT. De combinatie 'digitaal' én 'eisen in de Archiefwet' vraagt dan ook om een breed spectrum van relatief nieuwe maatregelen. Die maatregelen zijn deels technisch, maar ook organisatorisch en zijn voor een deel zelfs onderdeel van het werkproces. Iedereen in een overheidsorganisatie krijgt ermee te maken.
Zaakgericht werken[bewerken]
Zaakgericht werken als concept voor het organiseren van het werkproces en de bijhorende informatievoorziening, is slechts een middel. Maar we noemen het vanwege de relatie met digitale dossiervorming en archivering. Het hedendaagse Zaakgericht werken is een digitale manier van werken en is onmogelijk zonder goed digitaal Informatiebeheer. Omgekeerd is digitale dossiervorming en archivering juist voor Zaakgericht werken al goed uitgewerkt en beschreven. In die zin heeft Zaakgericht werken niet alleen informatiebeheer nodig, maar helpt het ook om invulling te geven goed digitaal informatiebeheer.
Tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk werken[bewerken]
Bij digitale dienstverlening is het wel duidelijk. Dat kun je niet organiseren met informatie die op papier staat. Maar voor de eigen werkprocessen van een overheidsorganisatie past het ook niet meer. Werken met flexplekken gaat nou eenmaal niet samen met papieren informatiestromen en stapels papier. Steeds vaker is het een bewuste keuze van de organisatie om medewerkers meer ruimte te geven bij het bepalen waar en wanneer ze hun werk doen. Daarbij ook wordt het onderscheid tussen in- en extern vager. Bij een deadline wordt er 's avonds thuis gewerkt, bij een ziek kind in het gezin misschien ook en de balie en de spreekkamer van de organisatie verplaatst zich soms naar de keukentafel bij de burger thuis. En wat betreft apparatuur: in vergaderingen is de tabletcomputer een normaal verschijnsel geworden. Het zal duidelijk zijn: als we professionaliteit van medewerkers verwachten, dan moet de informatie die ze nodig hebben digitaal beschikbaar zijn en in die vorm ook duurzaam en betrouwbaar.
De Open overheid[bewerken]
Het kabinet heeft in 2013 in haar streven naar meer openheid gekozen voor de lijn om overheidsinformatie actief openbaar te maken volgens het principe 'openbaar tenzij'. Dat is als landelijke beleid vastgelegd in de Visie open overheid (PDF, 625 kB) en het Actieplan open overheid (PDF, 667 kB). Het enige praktische kanaal daarvoor is internet. Een voorwaarde is dan wel dat de openbaar te maken informatie in een digitale en goed leesbare vorm beschikbaar is en bij publicatie op internet ook gevonden kan worden. Dat vergt digitale opslag en duurzaam digitaal beheer. En het vergt toegevoegde digitale metagegevens waarmee een burger de informatie ook kan vinden als hij niet direct weet waar te zoeken.
Ketensamenwerking[bewerken]
Overheidsorganisaties werken meer en meer samen in ketens. Betrouwbare en bruikbare digitale informatie is daarbij nog belangrijker dan bij werkprocessen die binnen de grenzen van de organisatie blijven. Intern is werken met papieren informatie niet ideaal maar wel 'te doen'. Stukken en dossiers 'stromen' dan door de organisatie, van de ene naar de andere afdeling. Tussen organisaties is dat lastiger tot - bij nauwe samenwerking - nauwelijks te doen. De overheid gaat daar tegenwoordig ook van uit. Digitale systemen en digitale koppelingen maken ketensamenwerking mogelijk. De informatie, de grondstof, moet dan wel digitaal zijn, betrouwbaar en digitaal leesbaar voor ook andere organisaties.
Informatiebeveiliging[bewerken]
De laatste jaren wordt het belang van een goede informatiebeveiliging voluit erkend. Het is een complex vakgebied, dat gericht is op het beheersbaar maken van risico's. Belangrijke aspecten zijn:
- de beschikbaarheid van informatie;
- de integriteit (betrouwbaarheid) van informatie.
- de vertrouwelijkheid van informatie, waaronder het aspect privacy en gereguleerde toegang via de stappen identificatie, authenticatie en autorisatie;
- de controleerbaarheid van het voldoen aan eisen en het toepassen van maatregelen.
Zie verder het NORA-thema Beveiliging.
Cultuurhistorisch belang[bewerken]
Een moderne democratische rechtstaat beschrijft haar eigen geschiedenis. Dat is een maatschappelijk belang. Juist het handelen van de overheid is een belangrijk element van geschiedschrijving. Daarnaast is het van belang om ook cultuuruitingen te bewaren. Zelfs muziek is tegenwoordig digitaal. Hetzelfde geldt voor te bewaren publicaties. Ook die rol, het vastleggen van de geschiedenis en het bewaren van cultuuruitingen, oftewel van ons digitale erfgoed, ligt voor een belangrijk deel bij de overheid.
Risico's[bewerken]
Met veel risico's is iets vreemds aan de hand. Meestal gaat het goed. Want hoe vaak staat de organisatie nou voor de rechter? Maar als het fout gaat, omdat de organisatie geen bewijs heeft of zich niet kan verantwoorden, gaat het vaak goed fout. Een overheidsorganisatie ligt snel onder het vergrootglas van de politiek en de maatschappij. Geen overheidsorganisatie wil op de verkeerde manier in de krant komen. Een goede organisatie handelt daar ook naar en organiseert en bewaard zijn digitale informatie op een betrouwbare manier.
Samenvattend[bewerken]
Een goede invulling van digitaal informatiebeheer en digitale duurzaamheid is tegenwoordig randvoorwaardelijk voor het goed functioneren van een overheidsorganisatie. Het is belangrijk voor de dienstverlening, de bedrijfsvoering, voor een open communicatie naar de maatschappij en voor verantwoording en bewijsvoering. Op die manier moet duurzaam toegankelijke digitale overheidsinformatie mede de basis van onze rechtstaat vormen. Tenslotte vertegenwoordigt het op termijn ook een belangrijke cultuurhistorische waarde.
Redactie en contact[bewerken]
De redacteuren van deze pagina zijn Jan Möller van het ministerie van I&M en Adrie Spruit (medewerker van ICTU en KING).
Reacties in de vorm van vragen, aanvullingen, andere verbetersuggesties of zelfs eigen materiaal kunnen naar adrie.spruit@ictu.nl met een c.c. naar architectuur@ictu.nl.
