Waarom is Digitale duurzaamheid belangrijk?
Ook voor bestuurders ....[bewerken]
Overheidsorganisaties werken al digitaal want met computers. Maar hoe betrouwbaar en bruikbaar is de digitale informatie van overheidsoirganisaties, nu en in de toekomst? Zijn de digitale dossiers compleet? Of wordt er ook gewerkt met papier dat niet in dat digitale dossier terecht komt? En wat betekent dat voor de betrouwbaarheid van werkprocessen en het handelen naar de burger?
Kan de organisatie haar handelen later verantwoorden met informatie die op een veilige en duurzame is bewaard? Is de informatie die de organisatie vandaag opslaat nog leesbaar als de organisatie over tien jaar in een door een burger, bedrijf of instelling aangespannen zaak voor de rechter staat? Of gaat het dan zoals met de informatie die we nog niet zo lang geleden op een floppy disk zetten, en die we nu .... inderdaad nu niet meer kunnen lezen?
Hoe is de situatie bij de digitale dienstverlening die de organisatie aanbiedt? Gebeurt dat in combinatie met het aanbieden van alle digitale informatie die de burger nodig heeft bij het indienen van bijvoorbeeld een goede aanvraag?
En openbaarmaking op internet van alle overheidsinformatie volgens het principe 'openbaar, tenzij'? Kan de organisatie dat ook, of wordt er nog steeds op papier gearchiveerd? Dat door de aard ervan natuurlijk niet geschikt is voor actieve openbaarmaking op internet.
Over dit soort vragen én het belang van oplossingen gaat deze pagina.
Dossiers[bewerken]
Geen werkproces en zaak zonder een dossier waarin de informatie over en voor dat werkproces is en wordt gebundeld. Dat het zo werkt en ook moet werken is een al jaren bestaand inzicht. Dat ging redelijk goed toen alles nog op papier stond. Als de behandelend ambtenaar de dossiermap niet goed had gevuld, dan ging de afdeling DIV wel aan de slag om de dossiermap te ordenen en aan te vullen. In een digitale wereld is dat lastiger. DIV ziet niet wat er bijvoorbeeld in de e-mail van een ambtenaar zit. Digitale informatie is vluchtig en kan overal en nergens zijn.
Bovendien stopten we niet met het gebruik van papier toen gingen we digitaal werken. In veel organisaties is een deel van de informatie digitaal, staat een deel op papier en is er ook informatie die in beide werelden voorkomt. In dat laatste geval weten we niet altijd wat de juiste versie is. En vaak is in zo'n hybride situatie ook onduidelijk of dossiers wel compleet zijn. Dat levert risico's op voor het werkproces, de dienstverlening naar burger en bedrijf en bij het samenwerken met andere organisaties. En incomplete dossiers zijn een ramp als een organisatie zich moet verantwoorden, in de pers of voor de rechtbank.
Digitale dienstverlening[bewerken]
In mei 2013 stuurde het kabinet de Visiebrief digitale overheid 2017 naar de Tweede kamer. Daarin staat dat bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 de zaken die ze met de overheid doen, zoals het aanvragen van een vergunning, digitaal moeten kunnen afhandelen. De brief zegt ook - en terecht - dat het daarvoor noodzakelijk is dat de overheid alle voor burgers relevante informatie digitaal beschikbaar maakt. Want als de overheid wil dat de burger zichzelf kan helpen bij een digitaal loket, dan is die informatie niet meer iets extra's maar een voorwaarde. Dat digitaal beschikbaar stellen lukt alleen als een overheidsorganisatie niet alleen digitaal werkt maar haar informatie ook digitaal bewaart en in een digitale en op de computer van de burger leesbare vorm beschikbaar kan stellen.
De Open overheid[bewerken]
Het kabinet heeft in 2013 in haar streven naar meer openheid gekozen voor de lijn om overheidsinformatie actief openbaar te maken volgens het principe 'openbaar tenzij'. Dat is als landelijke beleid vastgelegd in de Visie Open Overheid en een Actieplan Open Overheid. Het enige praktische kanaal daarvoor is internet. Een voorwaarde is dan wel dat de openbaar te maken informatie in een digitale en goed leesbare vorm beschikbaar is en bij publicatie op internet ook gevonden kan worden. Dat vergt digitale opslag, duurzaam digitaal beheer en toegevoegde digitale metagegevens zodat een burger de informatie ook kan vinden als hij niet direct weet waar te zoeken.
Effectief en efficiënt[bewerken]
Zonder computers zou de overheid niet meer effectief en efficiënt kunnen werken. In de werkprocessen is automatisering onmisbaar. Tegelijkertijd zijn juist daardoor ook nieuwe ongewenste situaties ontstaan. Documenten afdrukken, ze van parafen of handtekeningen voorzien en ze daarna weer inscannen, om maar een voorbeeld te noemen, levert vooral veel extra werk op. In een effectieve en efficiënte organisatie is digitale informatie goed georganiseerd, betrouwbaar en leidend en is papieren informatie daarvan een afgeleide.
Wat is het belang?[bewerken]
Het registreren en bewaren van overheidsinformatie, ongeacht de informatiedrager, is wettelijk geregeld en dient een aantal belangen, zoals:
- het bedrijfsvoeringsbelang;
- het verantwoordingsbelang;
- het belang van de informatieverstrekking en transparantie;
- het cultuurhistorisch belang.
Duurzame en toegankelijke overheidsinformatie ligt aan de basis van onze rechtstaat en vertegenwoordigt op termijn bovendien een belangrijke afgeleide, culturele waarde. Een en ander is onder andere vastgelegd in de Archiefwet en in met de Archiefwet verbonden regelgeving. Daarin worden eisen gesteld aan overheidsinformatie en het bewaren ervan.
Belangrijk is ook wat de Visiebrief digitale overheid 2017 van het kabinet zegt. Bedrijven en burgers moeten in 2017 hun zaken met de overheid, zoals het aanvragen van een vergunning, digitaal kunnen afhandelen. De visie brief zegt ook dat het daarvoor noodzakelijk is dat de overheid alle voor burgers relevante informatie digitaal beschikbaar maakt. Dat kan alleen als overheidsorganisaties niet alleen digitaal werken, want dat doen ze voor een belangrijk deel al, maar dat ze hun informatie ook digitaal bewaren en duurzaam digitaal toegankelijk houden.
Wat is de relatie tussen digitaal archiveren en digitale duurzaamheid enerzijds en het realiseren van de e-Overheid anderzijds?[bewerken]
Digitale archivering en Digitale duurzaamheid zijn een integraal en noodzakelijk onderdeel van de e-overheid.
Vrijwel alle overheidsorganisaties werken intern al digitaal in die zin dat ze met computers werken. Dat betekent echter niet dat deze organisaties reeds alle overheidsinformatie waarvoor zij verantwoordelijk zijn, wel of niet gearchiveerd, digitaal opslaan, bewaren en ontsluiten. Bij veel organisaties is nog sprake van een hybride situatie. Binnen het werkproces produceert men dan wel digitale informatie en men gebruikt het ook, maar niet zelden in combinatie met papieren afdrukken. Parafen en handtekeningen bijvoorbeeld worden vaak nog op papier gezet, waarna stukken vaak weer worden ingescand. Dat is niet efficiënt en leidt makkelijk tot onduidelijkheden over wat de juiste authentieke versie is.
Ook hebben veel organisaties nog een papieren archief. De inhoud van zo'n archief is zonder conversie niet beschikbaar voor digitaal werken, digitale dienstverlening en actieve openbaarmaking op internet. Daarom zijn er sterke relaties met een aantal van met de Digitale overheid-thema's waaronder:
- digitale dienstverlening (digitaal zaken doen);
- zaakgericht werken;
- actieve openbaarmaking.
Hieronder wordt op een aantal relaties nader ingegaan.
De relatie met digitale dienstverlening en digitaal zaken doen met de overheid[bewerken]
Op papier bewaarde informatie kan niet worden ontsloten voor gebruik op internet zonder eerst een conversie naar digitaal. Terwijl de overheid de burger, die digitaal zaken wil doen, wel de bijbehorende relevante informatie, zoals aanwezig in klant- en zaakdossiers, wil aanbieden. Daarvoor moet die informatie dus digitaal beschikbaar en toegankelijk zijn.
Daarnaast zal de overheid het zaken doen met haar burgers, bedrijven en instellingen, waaronder de bijbehorende transacties zoals het ontvangen van een aanvraag, het verlenen van een vergunning en het afsluiten van een overeenkomst, altijd in het kader van de Archiefwet moeten archiveren. Het resultaat moet als 'digitaal bewijs' toegankelijk en leesbaar zijn en blijven voor zowel hergebruik in werkprocessen als voor reconstructies van het handelen van de overheid in het kader van verantwoording en bewijsvoering; dit voor zolang als wordt bepaald door de voor de desbetreffende overheidsinformatie geldende bewaartermijn.
De relatie met actieve openbaarmaking[bewerken]
In het kader van de Open overheid is gekozen voor het actief openbaar maken van alle overheidsinformatie volgens het principe: 'alles tenzij'. Het enige praktische kanaal voor grootschalige openbaarmaking is internet. Een voorwaarde is dan dat de openbaar te maken informatie in digitale vorm beschikbaar is. Dat geldt voor zowel gearchiveerde informatie als voor openbaarmaking in aanmerking komende actuele nog niet gearchiveerde overheidsinformatie.
Belangrijk voor de uitvoerbaarheid van actieve openbaarmaking is ook dat in (digitale) metagegevens wordt vastgelegd wát in aanmerking komt voor actief openbaar maken. Het publicerende of ontsluitende systeem moet dat digitaal kunnen uitlezen bij in principe alle opgeslagen overheidsinformatie.
Daarnaast is het voor de vindbaarheid en bruikbaarheid van eenmaal openbaar gemaakte informatie belangrijk dat deze is voorzien van digitale metagegevens over de context. Daarbij moet die context voor burgers, bedrijven en instellingen begrijpelijk en herkenbaar zijn.
De relatie met zaakgericht werken[bewerken]
Tegenwoordig gaan we er van uit dat Zaakgericht werken per definitie digitaal gebeurt en dus ook de opslag van de bij een zaak horende informatie.
Omgekeerd helpt Zaakgericht werken als men streeft naar goede digitale dossiervorming en archivering. Want Zaakgericht werken is een duidelijk concept waarbij het werk en de bijbehorende informatie duidelijk worden benoemd en begrensd. Denk aan het begin en einde van een zaak bij een gedefinieerd zaaktype. Vaak is bij een zaaktype ook benoemd welke informatie minimaal in het dossier aanwezig moet zijn, alvorens de organisatie aan een volgende processtap in de zaak kan beginnen. Op deze manier maakt Zaakgericht werken dat het duidelijk is om welke informatie het gaat bij dossiervorming en archivering. En het bundelen van zaakinformatie in een zaakdossier is een effectieve manier om informatie, zoals de Archiefwet voorschrijft, te ordenen. Bovendien is de vraag hoe dossiers te vormen en te archiveren goed uitgewerkt in relatie tot Zaakgericht werken (zie bijvoorbeeld deel 2b van de GEMMA Baseline Informatiehuishouding Gemeenten).
De relatie met informatiebeveiliging[bewerken]
Hierbij gaat het om:
- vertrouwelijkheid;
- beschikbaarheid;
- integriteit;
- controleerbaarheid.
Wat houden deze begrippen in relatie tot Digitale duurzaamheid in en/of hoe zijn ze er mee verbonden?
- Bij vertrouwelijkheid gaat het om privacy-aspecten en andere invalshoeken van vertrouwelijkheid zoals de bescherming van bedrijfsinformatie en de privacy van ambtenaren (waaronder beleidsintimiteit). Vertrouwelijkheid wordt vooral geregeld met gecontroleerde toegang en de combinatie identificatie, authenticatie en autorisatie.
- Beschikbaarheid is direct verbonden met het Digitale duurzaamheidsaspect toegankelijkheid.
- Integriteit gaat over de juistheid en betrouwbaarheid van informatie. Dat heeft een relatie met het Digitale duurzaamheidsaspect authenticiteit.
- Controleerbaarheid gaat over het kunnen controleren van de vorige drie aspecten en de daarvoor genomen maatregelen.
Informatiebeveiliging is in ieder geval een belangrijk thema bij digitale overheidsinformatie en verbonden met meerdere Digitale duurzaamheidsaspecten. Zie verder het nog uit te werken overzicht van álle met Digitale duurzaamheid verbonden aspecten en het NORA-thema Beveiliging.
De relatie met digitaal samenwerken in ketens[bewerken]
Bij digitaal samenwerken in ketenverband is digitale informatie mogelijk nog belangrijker dan bij het werken binnen een organisatie. Intern is werken met papieren informatie nog wel te doen. Zo is het ook vele jaren gegaan. Papier ging van de ene naar de andere afdeling. Tussen organisaties is dat een stuk lastiger tot - bij nauwe samenwerking - niet te doen. Inmiddels gaan we daar ook van uit, dat informatieuitwisseling tussen organisaties in veel gevallen alleen goed werkt als daarvoor digitale koppelingen beschikbaar zijn. En dat vergt betrouwbare en voor beide partijen toegankelijke, dat wil zeggen goed leesbare, digitale informatie.
Redactie en contact[bewerken]
De redacteuren van deze pagina zijn Jan Möller van het ministerie van I&M en Adrie Spruit (medewerker van ICTU en KING).
Reacties in de vorm van vragen, aanvullingen, andere verbetersuggesties of zelfs eigen materiaal kunnen naar adrie.spruit@ictu.nl met een c.c. naar architectuur@ictu.nl.