Te beantwoorden vragen Digitale duurzaamheid

Deze pagina is een concept. Reacties via nora@ictu.nl of tekstvoorstellen in de wiki zijn welkom.

Hieronder de volledige lijst met vanuit de verschillende bestuurslagen onderkende vragen en vraagstukken:

1. Waar gaan Digitale duurzaamheid en bijbehorende aandachtsgebieden over? (het WAT)
   • Hoe is het aandachtsgebied dat wordt aangeduid met de term 'Digitale duurzaamheid' begrensd? Speelt het alleen bij blijvend te bewaren informatie? Of is het breder?
   • Wat verstaan we onder 'Digitaal archiveren'?
   • Hoe past de term 'Duurzame toegankelijkheid' hierbij?

     De antwoorden op deze vragen bepalen het aandachtsgebied waar de rest van de vragen over gaat. Vooralsnog gaan we er van uit dat 'Duurzame toegankelijkheid' en 'Digitale duurzaamheid' niet over wezenlijk verschillende aandachtsgebieden gaan, en dat 'Digitaal archiveren' hier ook bij hoort. Zie tevens de tekst onder het kopje 'Wat is Digitale duurzaamheid?' op Digitale Duurzaamheid. De vragen hierna hebben meestal betrekking op zowel 'Duurzame toegankelijkheid' en 'Digitale duurzaamheid' als 'Digitaal archiveren', ook indien niet alle termen worden genoemd.

   • Wat is de relatie tussen archivering en digitale duurzaamheid enerzijds en het realiseren van de e-Overheid anderzijds?
     • mbt. digitaal zaken doen met de overheid?
     • mbt. actieve openbaarmaking?
     • mbt. privacy-aspecten en andere invalshoeken van vertrouwelijkheid zoals de bescherming van bedrijfsinformatie en de privacy van ambtenaren (waaronder beleidsintimiteit). Hoe kan gewaarborgd worden dat met duurzame digitale informatie de privacy wordt gerespecteerd?
     • mbt. zaakgericht werken;
     • mbt. digitaal samenwerken? (keteninformatisering)
     • mbt. verzamelen, bewaren, ontsluiten en (her)gebruiken van informatie?
   • Heeft de overheid ook een taak wat betreft het bewaren van informatie van en voor de burger?
2. Wat zijn de kaders voor archivering en digitale duurzaamheid? (het WAAROM)
   • Wat is het wettelijk kader voor archivering en digitale duurzaamheid?
   • Wat is het beleidskader voor digitale duurzaamheid?
   • Welke normen en standaarden zijn daarbij van toepassing?
   • Welke wet- en regelgeving is van toepassing bij het overgaan van een papieren naar een digitaal archief? Wat is in dit verband Substitutie/vervanging?

     Zie ook de reeds beschikbare pagina Wat zijn de kaders voor Duurzame Toegankelijkheid?.

3. Welke principes zijn van toepassing op archivering en digitale duurzaamheid? (het HOE: deze en de volgende vragen )
   • Welke al bestaande NORA-principes zijn van toepassing?
   • Welke aanvullende principes zijn nodig om te komen tot een goede inrichting en uitvoering?
4. Hoe moet een omgeving worden ingericht om digitaal te kunnen archiveren en om digitale informatie duurzaam te kunnen bewaren en toegankelijk te houden? Dit uitgesplitst naar:
   • mbt. de organisatie:
     • rollen, taken, functies, verantwoordelijkheden en afdelingen? Voor archivering of het gehele informatiebeheer mbt. vorming, beheer en toezicht? Wat is in dit verband een Besluit Informatiebeheer?
     • medewerkers, bedrijfscultuur, attitude en opleidingen?
     • hoe is de verantwoordelijkheidsverdeling voor dossiervorming en archivering als organisaties samenwerken?
   • mbt. de producten en diensten (productarchitectuur)?
   • mbt. de processen (procesarchitectuur)? Hoe ziet digitaal archiveren er uit op het niveau van handelingen?
     • voor dossiervorming (uitvoering)?
     • voor archiefvorming (uitvoering)?
     • voor archiefbeheer (uitvoering)?
     • kwaliteitsbeheer, monitoring en toezicht? Welke rolverdeling hoort daarbij? Wat is een kwaliteitssysteem? Wat is beschikbaar? Hoe voer ik dat in?
     • wat is de relatie van processen met zaaktypen?
   • mbt. applicaties (applicatiearchitectuur):
     • welke applicaties zijn nodig? (op functioneel niveau benoemd en beschreven)
     • wat is de gewenste architectuur: een centraal archiefsysteem of ook archieffunctionaliteit in sectorale systemen?
     • hoe verhoudt een digitaal archiefsysteem zich tot een DMS (Document Management Systeem), een Zaaksysteem en sectorale opslagsystemen?
     • hoe kom ik tot een goed digitaal archiefsysteem? En welke andere aspecten dan een applicatie (programmatuur) moeten ook geregeld worden om te kunnen spreken van een goed archiefsysteem?
     • wat is een e-Depot?
     • heeft elke organisatie een e-Depot nodig?
     • moet mijn organisatie zelf zorgen voor een e-Depot of kunnen wij aansluiten op een regionale of landelijke voorziening? Zijn er al gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen beschikbaar? Komt er wel of niet een overheidsbrede e-Depotvoorziening beschikbaar?
     • wat bepaalt de urgentie om aan te sluiten op een e-Depot? (zo snel mogelijk of pas over een aantal jaren?)
     • hoe en wanneer moet een organisatie zich voorbereiden op het aansluiten op en aanleveren aan een e-Depot?
     • wat is de verantwoordelijkheidsverdeling als wordt aangesloten op een e-Depot?
     • welke functionaliteit, waaronder functionaliteit voor preservering, moet een e-Depot bieden?
     • hoe sluit ik aan op een e-Depot?
   • mbt. informatie, informatiesoorten, informatiemodellen, metagegevens, opslagformaten (contentarchitectuur)?
     • wat zijn in dit verband informatieobjecten, gegevensobjecten, archiefobjecten? Wat houdt het OAIS-model (met o.a. Archival Information Packages) in?
     • hoe zien documenten er uit in een digitale omgeving? Is er nog wel sprake van documenten?
     • hoe archiveer ik gestructureerde gegevens? In hoeverre verschilt dat van het archiveren van documenten/informatieobjecten?
     • welke oplossingen zijn er voor het archiveren van digitale ruimtelijke plannen?
     • welke oplossingen zijn er voor het archiveren van websites?
     • welke metagegevens moet mijn organisatie toevoegen bij het digitaal bewaren van zowel gearchiveerde als nog niet gearchiveerde informatie? En welke informatiemodellen en standaarden zijn daarvoor beschikbaar?
     • hoe bereid ik informatie bij het archiveren ervan voor op actief openbaar maken in het kader van transparantie oftewel het landelijke beleid mbt. de Open overheid?
     • wat is een dossier? Hoe verhoudt bij zaakgericht werken een zaakdossier zich tot de zaak? Wat is de relatie tussen dossiervorming en archivering? Is een dossier met gearchiveerde informatie hetzelfde als een gearchiveerd dossier?
     • wat zijn bewaartermijnen (voor gearchiveerde informatie)? Wat bepaalt wat je moet bewaren en voor hoe lang? Zijn daar regels voor? Waar vind ik die? Wat zijn selectielijsten?
     • hoe sla ik digitale informatie zo op dat deze duurzaam toegankelijk blijft? Welke eisen stelt dat aan de te bewaren informatieobjecten? Welke digitale opslagformaten moet ik daarvoor toepassen?
     • welke preserveringsstrategieën, zoals conversie en migratie, zijn beschikbaar om eenmaal gearchiveerde informatie bij een veranderende ICT-wereld toch toegankelijk te houden?
     • wat moet ik daarna nog doen, dus nadat digitale informatieobjecten zo duurzaam mogelijk zijn opgeslagen? Bijvoorbeeld als de programmatuur verdwijnt waarmee de opgeslagen digitale informatieobjecten zijn gecreëerd en/of opgeslagen? Hoe ga ik dan om met de opslagformaten van eerder opgeslagen informatieobjecten?
     • moet een verandering in opslagformaat met terugwerkende kracht worden doorgevoerd? Hoe ga je om met eerder opgeslagen digitale informatieobjecten als de inzichten met betrekking tot metagegevens en indexering veranderen?
     • wat betekent het voorgaande voor de programmatuur voor opslag, beheer en ontsluiting?
     • idem voor de apparatuur?
   • mbt. interoperabiliteit, uitwisselstandaarden, koppelingen(communicatiearchitectuur):
     • voor het aanleveren van te archiveren informatie (aan archiefsystemen)?
     • voor het aanleveren van gearchiveerde informatie (aan e-Depotsystemen)?
     • het ontsluiten van gearchiveerde informatie naar gebruikers? Intern, naar andere organisaties en naar burgers en bedrijven (dit laatste deels in het kader van transparantie/de Open overheid)?
5. Wat zijn randvoorwaarden voor volledig digitaal werken en archiveren?
   • Wat is een digitale handtekening? Wanneer is die nodig? Wat heb je ervoor nodig? Hoe voer je het in?
6. Heeft het samenwerken van organisaties in ketens en het uitbesteden van werk aan (wel of niet gezamenlijke) uitvoeringsorganisaties consequenties voor archivering?
   • Zo ja, wat zijn de gevolgen? En de te nemen maatregelen?
   • Wat zegt in dit verband wetgeving zoals de Archiefwet en de Algemene wet bestuursrecht (Awb) over verantwoordelijkheden en de verdeling ervan mbt. dossiervorming en archivering?
   • Wat betekent de behoefte aan een integraal klantbeeld, bijvoorbeeld bij de gezinsgerichte aanpak in het kader van de drie decentralisaties in het sociale domein, voor het ontsluiten van gearchiveerde dossiers zoals aanwezig binnen de eigen organisatie én bij andere organisaties?

Aanvullingen in de vorm van vragen en bronmateriaal zijn welkom. Deze kunnen naar Adrie Spruit, adrie.spruit@ictu.nl met een cc. naar Noortje Coppens, noortje.coppens@ictu.nl.

---

Houdt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is.

NORA is gebaseerd op bestaand overheidsbeleid (Nationaal en Europees) en op de instrumenten die in het kader van dat beleid zijn ontwikkeld, zoals wetten, regelgeving, Kamerstukken en bestuursakkoorden.

Een beschrijving van een complex geheel, en van de principes die van toepassing zijn op de ontwikkeling van het geheel en zijn onderdelen.

Gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven.

Inzicht in de werkwijze die de overheid hanteert.

Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit, voortgang en doorlooptijd inzichtelijk zijn en bewaakt worden.

Interoperabiliteit is het vermogen van organisaties (en hun processen en systemen) om effectief en efficiënt informatie te delen met hun omgeving

Alle belanghebbenden van overheidsdienstverlening in de ruimste zin van het woord.

Een overzicht van de voorkeuren en behoeften van de klant op basis van geagregeerde klancontactinformatie