Zaakgericht (samen-)werken in ketens: verschil tussen versies

Uit NORA Online
Naar navigatie springen Naar zoeken springen
(x)
(met sjabloon ipv categorie Zaakgericht Werken)
 
(18 tussenliggende versies door 3 gebruikers niet weergegeven)
Regel 1: Regel 1:
{{Concept}}
{{Zaakgericht Werken}}{{Concept}}
Zaakgericht werken is een bekend en al behoorlijk uitgewerkt concept voor gebruik binnen een organisatie (zie [[Het basisconcept van Zaakgericht Werken]]). Dat is minder het geval voor zaakgericht werken in ketens. Deze pagina gaat over dat laatste, dus over de combinatie zaakgericht werken en samenwerken tussen organisaties.
 
Vooralsnog worden voor de combinatie zaakgericht werken en samenwerken tussen organisaties vier categorieën onderscheiden:
 
1.  Uitwisselen zaakinformatie.
::Organisaties hebben informatie over elkaars zaken nodig en wisselen dat uit of ontsluiten dat naar elkaar. Bij minstens een van de twee organisaties gaat het om het uitwisselen of ontsluiten van statusinformatie naar de ketenpartner of om het uitwisselen van andere zaakinformatie.
::Het ontsluiten van statusinformatie naar een ketenpartner op een manier die vergelijkbaar is met hoe dat naar burgers gebeurt, valt hier dus ook onder (tenzij ook sprake is van hetgeen onder 2, 3 of 4 wordt genoemd).
2.  Uitwisselen zaakinformatie én een relatie tussen zaken op zaak-ID-niveau.
::Organisaties wisselen informatie over hun zaken uit, en daarnaast zijn deze zaken ook op zaakniveau en met zaak-ID's met elkaar verbonden. Een zaak bij een andere organisatie is bijvoorbeeld een vervolgzaak van een zaak bij de eigen organisatie. Die relatie tussen de zaken wordt bij minstens en van de twee partners vastgelegd (als twee zaak-ID’s en de aard van de relatie). Het uitwisselen van zaakinformatie (leveren, ontvangen, raadplegen) gebeurt mede met gebruikmaking van die relatie op zaak-ID-niveau.
 
3.  Geneste zaken.
::Er zijn zaken die als bovengesdchikte zaak het resultaat nodig hebben van een ondergeschikte zaak, die - we hebben het hier over samenwerken tussen organisaties - door een andere organisatie wordt uitgevoerd en door die andere organisatie wordt geleverd. In de praktijk wordt dit ook wel benoemd als (voorbeeld): ‘hoofdzaak heeft het resultaat van een subzaak nodig’). De samenwerking gaat hier dus nog een stap verder dan bij categorie 2.
:: Op het niveau van de organisaties die deze zaken behandelen is veelal sprake van een hoofdaannemer-onderaannemerrelatie. Daarbij zien we soms ook het zogenoemde Droste-effect. Een zaak (op het 'laagste niveau') binnen een zaak, die op zijn beurt ook weer onderdeel is van een andere zaak.
:: De hier gebruikte termen 'bovengeschikte zaak' en 'ondergeschikte zaak' geven de relatieve posities van twee zaken ten opzichte van elkaar aan. De hoofdaannemer is verantwoordelijk voor de bovengeschikte zaak, de onderaannemer voor de ondergeschikte zaak, die - naar het Droste-effect - op zijn beurt ook weer iemand kan inhuren.
:: Een aandachtspunt bij deze benadering is, dat samenwerkende partijen het ook te complex kunnen maken. Maar als je het niet ingewikkelder maakt dan strikt nodig, dan levert deze benadering een heldere manier van modelleren op.
:: Wat betreft modelleren en de relatie zaak en dienst nog het volgende.<br />
:: Als het resultaat van elke zaak wordt beschouwd als een dienst en de vraag om zo'n resultaat wordt beschouwd als de aanleiding voor de zaak die dat resultaat moet leveren, dan kunnen zaken worden gemodelleerd en samengesteld als diensten overeenkomstig de regels die gelden voor een dienstgeoriënteerde architectuur.


Zaakgericht werken is een bekend en al behoorlijk uitgewerkt concept voor gebruik binnen een organisatie (zie [[Het basisconcept van Zaakgericht Werken]]). Dat is minder het geval voor zaakgericht werken in ketens. Deze pagina gaat over dat laatste, dus over de combinatie zaakgericht werken en samenwerken tussen organisaties.


Vooralsnog worden voor de combinatie zaakgericht werken en samenwerken tussen organisaties vier categorieën onderscheiden.
::[[Afbeelding:ZgW in ketens 2014m09d12.jpg|800px|thumb|none|]]
::'''Genest', een niveau diep.''
 


# Geen relatie op zaakniveau met een zaak bij een andere organisatie, maar wel behoefte aan informatie over de zaak.
4. Een gezamenlijke zaak.
#: Bij minstens twee organisaties is er bij minstens een organisatie sprake van een zaak x waarbij de andere organisatie bij de uitvoering van een proces geïnteresseerd is in de bij deze zaak horende informatie. Als bij dat proces zaakgericht wordt gewerkt (dat hoeft niet) dan is er geen relatie op zaakniveau (zoals 'is vervolgzaak van') tussen beide zaken. Maar zonder relatie op zaakniveau is er dus wel behoefte aan toegang tot de informatie die hoort bij een zaak bij een andere organisatie. Tevoren kan de hier aan de orde zijnde informatiebehoefte worden onderkend en kan de daarvoor benodigde ontsluitingsoplossing worden geregeld, maar zonder dat dat volgt uit een voorziene relatie tussen zaak-ID's van zaken.
:: Twee of meer organisaties werken tegelijk aan dezelfde zaak. Dit is de meest vergaande vorm van zaakgericht samenwerken.
# Wel een relatie op zaakniveau met een zaak bij een andere organisatie én ook behoefte aan informatie over die zaak.
:: Een variant in deze categorie betreft het uitbesteden van een deel van een zaak aan een uitvoeringsorganisatie, maar zonder dat die organisatie voor haar deel een eigen zaak begint. Die variant komt overeen met hoe er vaak binnen een organisatie wordt gewerkt: de aanvraag komt op concernniveau binnen en op dat niveau wordt een zaak gestart, wordt de uitvoering ervan bewaakt en vindt besluitvorming plaats, maar de inhoudelijke behandeling wordt toegewezen ('uitbesteed') aan een sectorale afdeling in de backoffice.
#:Er is een relatie tussen minstens twee zaken bij twee verschillende organisaties. Die relatie kan direct zijn ('is vervolgzaak van') of indirect (bijvoorbeeld door een gemeenschappelijk zaakobject). In ieder geval zijn zaak-ID's van betrokken zaken direct of indirect met elkaar verbonden. En er is bij minstens een organisatie behoefte aan informatie over een 'gerelateerde' zaak bij een andere organsatie. Omdat die relatie op zaakniveau gemodelleerd kan worden, kan de benodigde informatieuitwisseling al voor de uitvoering een plek krijgen bij het standaardiseren en inrichten van de desbetreffende zaaktypen, waarna de uitvoering volgt uit de directe of indirecte relatie op zaak-ID-niveau tussen de aldus verbonden zaken.
::Het gezamenlijke zaakdossier bij deze categorie kan een voordeel zijn. Een nadeel kan zijn dat de verantwoordelijkheden van de betrokken organisaties niet meer zo duidelijk is afgebakend als wanneer elke organisatie zijn eigen zaak heeft. Dat vergt extra aandacht ingeval gekozen wordt voor deze variant.
# Geneste zaken waarbij het resultaat van een zaak elders nodig is voor het resultaat van de eigen zaak.
#: Er is een relatie tussen minstens twee zaken bij twee verschillende organisaties en die relatie houdt in dat de ene zaak het resultaat van een andere zaak nodig heeft en die andere zaak ook in gang zet door te vragen om een dienst in de vorm van het resultaat van die andere zaak. Op het niveau van de organisaties die deze zaken behandelen is dan sprake van een hoofdaannemer-onderaannemerrelatie. Er is sprake van een bovengeschikte zaak en een ondergeschikte zaak, waarbij de termen 'bovengeschikt' en 'ondergeschikt' de relatieve posities van de zaken ten opzichte van elkaar aangeven. Er kan sprake zijn van een zogenoemd Droste-effect, hetgeen inhoudt dat de ondergeschikte zaak op zijn/haar beurt ook weer het resultaat van andere zaak nodig heeft en die zaak in gang zet. De onderaannemer besteedt dus uit aan een 'onderonderaannemer'. In die relatie is de eerder genoemde ondergeschikte zaak de bovengeschikte zaak in de relatie naar de ónderonderaannemer'. Als resultaten van zaken worden beschouwd als diensten welke worden geleverd omdat daarvoor een vraag wordt ontvangen; en als dergelijke vragen worden beschouwde als aanleidingen van zaken die moeten leiden tot het leveren van de gevraagde dienst, dan kunnen zaken in situaties zoals hier genoemd worden gemodelleerd overeenkomstig de regels die gelden voor een dienstgeoriënteerde architectuur. Binnen die architectuur kunnen diensten worden samengesteld uit (mede) andere diensten. Op een vergelijkbare manier kunnen de resultaten van zaken worden samengesteld uit (mede) de resultaten van andere zaken.
#:[[Afbeelding:ZgW in ketens 2014m09d12.jpg|800px|thumb|none|]]


#:'''Genest', een niveau diep.''




# Een gezamenlijke zaak van minstens twee organisaties.
==Contact==
#: Twee organisaties werken aan dezelfde zaak. Dit is de meest vergaande vorm van zaakgericht samenwerken. Waar dit voorkomt, komt het vaak overeen met hoe een sectorale afdeling in de backoffice van een organisatie een zaak inhoudelijk behandelt, terwijl de aanvraag die aanleiding is voor de zaak op concernniveau binnenkomt (bij bijvoorbeeld een klantcontactcentrum) en op dat niveau voor de inhoudelijke behandeling wordt toebedeeld aan de sectorale afdeling en oip dat (concern-)niveau ook wat betreft de voortgang en tijdige afhandeling wordt bewaakt. Als het werk van een voorheen interne sectorale afdeling wordt uitbesteedt aan een externe uitvoeringsorganisatie en de uitbestedende en uitvoerende organisatie werken met een gezamenlijk zaaksysteem, dan blijft men soms werken met per aanvraag één zaaqk die dan loopt van externe klant (ontvangen aanvraag) tot externe klant (leveren resultaat). Het gezamenlijke zaakdossier kan een voordeel zijn, maar een nadeel is de mogelijk onduidelijke scheiding tussen de verantwoordelijkheden van beide organisaties.
Reacties in de vorm van vragen, aanvullingen, andere verbetersuggesties of zelfs eigen materiaal kunnen naar NORA: [mailto:nora@ictu.nl nora@ictu.nl].

Huidige versie van 23 apr 2018 om 12:44


Zaakgericht Werken
Onderdeel van
Thema's
Contact
Ellen van der Steen
e.vandersteen@apeldoorn.nl
Status
Actueel


Deze pagina is een concept. Reacties via nora@ictu.nl of tekstvoorstellen in de wiki zijn welkom.

Zaakgericht werken is een bekend en al behoorlijk uitgewerkt concept voor gebruik binnen een organisatie (zie Het basisconcept van Zaakgericht Werken). Dat is minder het geval voor zaakgericht werken in ketens. Deze pagina gaat over dat laatste, dus over de combinatie zaakgericht werken en samenwerken tussen organisaties.

Vooralsnog worden voor de combinatie zaakgericht werken en samenwerken tussen organisaties vier categorieën onderscheiden:

1. Uitwisselen zaakinformatie.

Organisaties hebben informatie over elkaars zaken nodig en wisselen dat uit of ontsluiten dat naar elkaar. Bij minstens een van de twee organisaties gaat het om het uitwisselen of ontsluiten van statusinformatie naar de ketenpartner of om het uitwisselen van andere zaakinformatie.
Het ontsluiten van statusinformatie naar een ketenpartner op een manier die vergelijkbaar is met hoe dat naar burgers gebeurt, valt hier dus ook onder (tenzij ook sprake is van hetgeen onder 2, 3 of 4 wordt genoemd).

2. Uitwisselen zaakinformatie én een relatie tussen zaken op zaak-ID-niveau.

Organisaties wisselen informatie over hun zaken uit, en daarnaast zijn deze zaken ook op zaakniveau en met zaak-ID's met elkaar verbonden. Een zaak bij een andere organisatie is bijvoorbeeld een vervolgzaak van een zaak bij de eigen organisatie. Die relatie tussen de zaken wordt bij minstens en van de twee partners vastgelegd (als twee zaak-ID’s en de aard van de relatie). Het uitwisselen van zaakinformatie (leveren, ontvangen, raadplegen) gebeurt mede met gebruikmaking van die relatie op zaak-ID-niveau.

3. Geneste zaken.

Er zijn zaken die als bovengesdchikte zaak het resultaat nodig hebben van een ondergeschikte zaak, die - we hebben het hier over samenwerken tussen organisaties - door een andere organisatie wordt uitgevoerd en door die andere organisatie wordt geleverd. In de praktijk wordt dit ook wel benoemd als (voorbeeld): ‘hoofdzaak heeft het resultaat van een subzaak nodig’). De samenwerking gaat hier dus nog een stap verder dan bij categorie 2.
Op het niveau van de organisaties die deze zaken behandelen is veelal sprake van een hoofdaannemer-onderaannemerrelatie. Daarbij zien we soms ook het zogenoemde Droste-effect. Een zaak (op het 'laagste niveau') binnen een zaak, die op zijn beurt ook weer onderdeel is van een andere zaak.
De hier gebruikte termen 'bovengeschikte zaak' en 'ondergeschikte zaak' geven de relatieve posities van twee zaken ten opzichte van elkaar aan. De hoofdaannemer is verantwoordelijk voor de bovengeschikte zaak, de onderaannemer voor de ondergeschikte zaak, die - naar het Droste-effect - op zijn beurt ook weer iemand kan inhuren.
Een aandachtspunt bij deze benadering is, dat samenwerkende partijen het ook te complex kunnen maken. Maar als je het niet ingewikkelder maakt dan strikt nodig, dan levert deze benadering een heldere manier van modelleren op.
Wat betreft modelleren en de relatie zaak en dienst nog het volgende.
Als het resultaat van elke zaak wordt beschouwd als een dienst en de vraag om zo'n resultaat wordt beschouwd als de aanleiding voor de zaak die dat resultaat moet leveren, dan kunnen zaken worden gemodelleerd en samengesteld als diensten overeenkomstig de regels die gelden voor een dienstgeoriënteerde architectuur.


ZgW in ketens 2014m09d12.jpg
'Genest', een niveau diep.


4. Een gezamenlijke zaak.

Twee of meer organisaties werken tegelijk aan dezelfde zaak. Dit is de meest vergaande vorm van zaakgericht samenwerken.
Een variant in deze categorie betreft het uitbesteden van een deel van een zaak aan een uitvoeringsorganisatie, maar zonder dat die organisatie voor haar deel een eigen zaak begint. Die variant komt overeen met hoe er vaak binnen een organisatie wordt gewerkt: de aanvraag komt op concernniveau binnen en op dat niveau wordt een zaak gestart, wordt de uitvoering ervan bewaakt en vindt besluitvorming plaats, maar de inhoudelijke behandeling wordt toegewezen ('uitbesteed') aan een sectorale afdeling in de backoffice.
Het gezamenlijke zaakdossier bij deze categorie kan een voordeel zijn. Een nadeel kan zijn dat de verantwoordelijkheden van de betrokken organisaties niet meer zo duidelijk is afgebakend als wanneer elke organisatie zijn eigen zaak heeft. Dat vergt extra aandacht ingeval gekozen wordt voor deze variant.


Contact[bewerken]

Reacties in de vorm van vragen, aanvullingen, andere verbetersuggesties of zelfs eigen materiaal kunnen naar NORA: nora@ictu.nl.

Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit, voortgang en doorlooptijd inzichtelijk zijn en bewaakt worden.

Een beschrijving van een complex geheel, en van de principes die van toepassing zijn op de ontwikkeling van het geheel en zijn onderdelen.

Nederlandse Overheid Referentie Architectuur.

Overgenomen van "https://www.noraonline.nl/index.php?title=Zaakgericht_(samen-)werken_in_ketens&oldid=29406"