Expertgroep Zaakgericht Werken januari 2024
Naar navigatie springen
Naar zoeken springen
Bijeenkomst van Expertgroep Zaakgericht Werken op dinsdag 27 februari 2024, 14.00-16:00 uur, locatie: digitaal via Teams.
Doel: Verdere uitwerking Thema Zaakgericht Werken
Doelgroep: Leden en aspirant-leden van de expertgroep
Contactpersoon: Ellen van der Steen .
Kort verslag van de bijeenkomst:
1. Opening en mededelingen
- Ellen opent de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom.
2. Verslag vorige keer
- Overgeslagen
3. Concept-ontwerp website ZGW en procesgericht werken
- Ellen laat een nieuwe versie zien van Zaakgericht werken in noraonline. Dit is nog in ontwikkeling.
- Ben zou het bij het oude abstracte plaatje houden in plaats van het nieuwe plaatje.
- Na overleg komt de groep er op uit om toch het nieuwe plaatje over te nemen, maar de hoofd- en deelzaken te onderscheiden als voorbeeld en het basisplaatje aan te vullen met het bijhouden van de status (aan de bovenzijde).
- Voorstel: vervolg- en deelzaken overnemen uit GEMMA en dan dit tweede plaatje daar als voorbeeldplaatje neerzetten.
- Belangrijke aanvulling: je moet alles in beeld brengen rond een onderwerp: informatie, actoren, stand van zaken. Dus: 2e balk erboven met de stand van zaken.
- Hoe kom je aan de onderwerpen waar de zaak over moet gaan (zaaktypes)? Dit is voor een volgende keer een onderwerp om op terug te komen. (AGENDA)
- Verschillende gezichtspunten: Procesblik, informatieperspectief, dienstverleningsblik. Dit moet je samenbrengen tot 1 geheel.
- Het hangt ook af van de inrichting van je organisatie hoe je bv betalingen doet. Is dit een stap in de zaak, een deelzaak of een vervolgzaak? Dit moeten we goed uitleggen zodat mensen het makkelijker kunnen toepassen.
- Ellen stelt voor om het te presenteren als basis, dan met verschillende deel- en vervolgzaken met voorbeelden. Daarbij de statusinformatie als rode draad nemen.
- Robert-Jan stelt voor ook wat te zeggen over de verschillende zaaktypes. Bij de eerste pagina kunnen we nog een knop maken over verschillende zaaktypes. Daar komen we een volgende keer op terug. (AGENDA)
- Ellen: wat is het resultaat van een zaak en wat is een zaak ten opzichte van het proces? Dit kunnen we ook beschrijven.
- Ben denkt dat we in het inleidende stukje op de pagina “Wat is zaakgericht werken?” wat kunnen toevoegen over de actuele situatie (wie is er aan zet).
- Goed om de definities nog eens goed naast de content van de GEMMA te zetten: https://www.gemmaonline.nl/index.php/Hoofd-_en_deelzaken_en_gerelateerde_zaken
- Sluit ook aan bij het onderscheid tussen enkelvoudige en meervoudige zaken.
- Ook onderscheid tussen open en gesloten zaken, en (semi)-statisch en dynamische zaken mist nog.
- Je kunt een zaak ook sluiten en een heropende zaak als nieuwe zaak zien. Het belangrijkste is dat een gesloten zaak in principe niet meer gewijzigd kan worden.
- Procesverloop, controle op volledigheid, schoning van je dossier toevoegen.
- Coördinatiezaken mist nog. Ellen voegt deze meervoudige zaken toe, net als de termijnbewaking.
- Onder knop Duurzame Toegankelijkheid staat nog niets. Daar kunnen we neerzetten wat specifiek is voor Zaakgericht werken. Verder een link naar het thema Duurzame Toegankelijkheid toevoegen. KD11 is ook wel nauw. Definitie van het Nationaal Archief toevoegen.
- Architectuurprincipes, aangepaste pagina’s, links naar andere thema’s en duurzame toegankelijkheid op de agenda voor de volgende keer. (AGENDA)
4. Doorontwikkeling (brainstorm wat er nog mist en verbinding met andere thema’s)
- Je kunt de eerste uitwerking van de Procesarchitectuur bekijken. Loop hier eens door en kijk of dit herkenbaar is binnen je eigen organisatie. Is dit de informatie die we willen geven? Wat mist nog? (ACTIE: Allen)
- Ketenprocessen mist nog in het plaatje.
- Link leggen naar ketensturing.
- Samenhang moet misschien beter worden beschreven.
- Belangrijk om dezelfde terminologie te gebruiken.
- Klant-tot-klant-proces is duidelijk maar dekt niet altijd de lading voor alle processen. Het komt meer uit het Klantreis-denken, commercieel proces. Is er een betere naam voor? bv Ketenproces. Misschien insteken vanuit de waardeketen. Synoniemen: van-klant-tot-klant-proces en werkstroom. Ligt aan het domein waarin je je bevindt. Dus misschien moeten we het hier hebben over procesketens en dat het Van-klant-tot-klant-proces daar een voorbeeld van is.
- Ellen geeft aan dat in de NORA-terminologie vaak wordt gesproken over afnemer, gebruiker.
- Ellen gaat kijken naar het ketenniveau.
- Volgende keer gaan we door met “Proces bouwstenen”. Oproep voor iedereen om vóór die tijd alles te lezen en reviewen. Dit kan door te mailen naar nora@ictu.nl of door een account aan te maken op NORA en dan de overlegpagina’s van iedere gepubliceerde pagina (linksbovenin als tabblad) te gebruiken. Dan kun je makkelijk aangeven waar je opmerking bij hoort. (AGENDA)
5. Rondvraag en afsluiting
- Geen vragen.