Bestaand materiaal Digitale duurzaamheid

Het thema Digitale Duurzaamheid is 'historische informatie' in NORA. De inhoud van dit onderwerp komt in beheer van het Nationaal Archief onder het thema 'Duurzame Toegankelijkheid'

Achtergronden hierover zijn te lezen in de notitie: 'Duurzame Overheidinformatie' (PDF, 751 kB).

Voor het thema Digitale Duurzaamheid inventariseren we bestaand relevant materiaal. Op deze pagina vindt u een overzicht van reeds ontvangen materiaal per bestuurslaag, publicaties en een lijst van deelaandachtsgebieden met daarvoor relevant materiaal.

Rijk

• Doelarchitectuur Digitale Duurzaamheid (PDF, 1,55 MB) van het Rijk
• presentatie over de Doelarchitectuur Digitale Duurzaamheid (PDF, 1,19 MB)

Deze doelarchitectuur is bedoeld om de volgende strategische doelen van de Rijksoverheid te helpen realiseren:

1. Informatie binnen de Rijksoverheid is duurzaam toegankelijk. “Een moderne overheid moet in staat zijn om te voorzien in de informatiebehoeften van zowel de burger als de eigen medewerker”
2. Digitaal documentbeheer is gerealiseerd in 2015. “Het kabinet streeft er naar om in een periode van vijf jaar op alle beleidskernen digitaal documentbeheer geïmplementeerd te hebben”
3. Tijd-, plaats-, apparaat- en organisatieonafhankelijk (samen)werken is mogelijk. “De rijksdienst beschikt over een platform dat tijd-, plaats-, apparaat- en organisatieonafhankelijk werken alsmede interdepartementale samenwerking op een veilige en vertrouwde manier mogelijk maakt”
4. Het Rijk heeft één I-infrastructuur. “ICT-voorzieningen worden uitgevoerd door een samenhangend geheel van gespecialiseerde ICT-dienstverleners en vormen de infrastructuur waarop beleidsontwikkeling, uitvoering, toezicht en handhaving tot stand komen”

De doelarchitectuur heeft betrekking op alle documenten in de vorm van één of meerdere bestanden die zijn ontvangen of gecreëerd door kerndepartementen bij de uitvoering van hun bedrijfsprocessen. In het bijzonder is de architectuur van toepassing op ‘records’, documenten die tijdelijk of permanent bewaard moeten worden, met de bijbehorende metagegevens, ter documentatie van de uitgevoerde bedrijfsprocessen.

• Advies inzake de identificatie van archiefbescheiden in een digitale context (PDF, 680 kB) van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat

Dit rapport gaat over hoe onderscheid te maken tussen records en non-records.

• Rapport 'Duurzaam duurt het langst' van de Erfgoedinspectie (PDF, 866 kB)
• Rapport impactanalyse en scenarioverkenning digitalisering archiefstelsel (PDF, 642 kB)

Provincies

• PETRA (Provinciale EnTerprise Referentie Architectuur) (PDF, 1,59 MB)
• Deelarchitectuur Zaakgericht Werken van PETRA (PDF, 885 kB)
• Afbeeldingen behorend bij Deelarchitectuur Zaakgericht Werken van PETRA (PDF, 1,42 MB)

PETRA oftewel de Provinciale EnTerprise Referentie Architectuur is het centrale document van de gezamenlijke referentiearchitectuur van de provinciale bestuurslaag. Het bevat inhoud voor het aandachtsgebied Documentaire informatiehuishouding met een relatie naar Zaakgericht werken. Daarbij wordt (potentieel) te archiveren informatie gebundeld in een zaakdossier. De wijze waarop dat gebeurt is uitgewerkt in onder andere principes.

Gemeenten

• GEMMA informatiearchitectuur (PDF, 4,84 MB), van KING

De gemeentelijke referentiearchitectuur benoemt op functioneel niveau de functies documentenbeheer, gegevensbeheer, dossiervorming en archivering.

• Baseline Informatiehuishouding Gemeenten (Baseline) van KING:
  • brief aan VNG-leden over Baseline (PDF, 87 kB)
  • managementsamenvatting Baseline (PDF, 245 kB)
  • Baseline deel 1: de basis (PDF, 349 kB)
  • Baseline deel 2a: het denkkader (PDF, 1,23 MB)
  • Baseline deel 2b: documentaire informatievoorzieningen en (digitaal) zaakgericht werken (PDF, 1,83 MB)
  • Baseline deel 3: de praktijk (PDF, 478 kB)
  • Baseline: bijlagen (PDF, 631 kB)

Ook de gemeentelijke referentiearchitectuur combineert archivering en daarmee digitale duurzaamheid met zaakgericht werken en zaakdossiers. Documentaire informatievoorziening, dus dossiervorming en archivering, is uitgewerkt in bovenstaande meerdelige Baseline Informatiehuishouding. In deel 2b van de Baseline is de architectuur hiervoor uitgewerkt in samenhang met zaakgericht werken. Bij zowel dossiervorming als archivering wordt uitgegaan van inhoud die kan bestaan uit documenten (informatieobjecten) en (gestructureerde) gegevens (gegevensobjecten). Waar dat onderscheid niet relevant is, werkt de Baseline met de neutrale term informatie-element (een concreet, begrensd en onderscheidbaar stukje informatie). Informatie-elementen kunnen wat betreft archivering drie statussen hebben: 'komt niet of nog niet in aanmerking voor archivering', 'komt in aanmerking voor archivering' en 'is gearchiveerd'.

• Digitaal Structuurplan (DSP) van de gemeente Putten (PDF, 1,37 MB)

Een Digitaal Structuurplan (DSP) is een document waarin een organisatie vastlegt waar en hoe zij haar informatie opslaat en bewaart, hoe zij die informatie door de tijd heen beheert en welke middelen (waaronder informatiesystemen) zij daarvoor inzet.

De gemeente Putten stelt dat zij met haar DSP een basis legt voor een goed archief- en informatiebeheer. In het DSP worden relaties gelegd tussen wet- en regelgeving, organisatiestructuur, werkprocessen en de neerslag daarvan. Het is ook letterlijk een 'plan' omdat het mede is gericht op het verder verbeteren van het archief- en informatiebeheer. Daarmee is het DSP van Putten naast een beleids- en beheersinstrument ook een verbeterinstrument.

• Haagse Documentaire ReferentieArchitectuur (HADORA) van de Gemeente Den Haag:
  • HADORA (Haagse Documentaire ReferentieArchitectuur) (PDF, 1,75 MB)
  • Toepassing van HADORA (PDF, 1,18 MB),

Deze architectuurproducten volgen voor een belangrijk deel de inhoud van deel 2b van de gemeentelijke Baseline.

Manifestgroep

• Architectuur Informatievoorziening voor Operationele Procesbesturing (PDF, 389 kB) van het UWV

Ook het UWV legt de relatie met zaakgericht werken. In hoofdstuk 5 met 'Zaakgericht archiveren' als hoofdstuktitel gaat men uit van een combinatie van documenten en (gestructureerde) procesgegevens in een zaakdossier. Van alle informatie in het zaakdossier wordt gearchiveerd wat daarvoor in aanmerking komt oftewel archiefwaardig is.

Overig

• Notitie door LOPAI en BRAIN inzake archiefregelgeving voor samenwerkingsverbanden (PDF, 272 kB)

Dit document handelt over de verdeling van verantwoordelijkheden voor de zorg voor dossiers en archieven in samenwerkingsverbanden.

Belangrijke aangemelde normen:

• NEN 2082;
• NEN-ISO 15489-1.

De meeste normen zijn slechts beschikbaar voor eigen gebruik na aanschaf van een gebruikslicentie.

Publicaties

• Timo ten Cate: Recordness or non-recordness, that’s the question (PDF, 117 kB)

Gaat over hoe onderscheid te maken tussen records en non-records.

• Hans Hofman: How to keep digital records understandable and usable through time? (PDF, 34 kB)

Engelstalige publicatie op conceptueel niveau over hoe gearchiveerde informatie langdurig te bewaren.

• Addressing the uncertain future of preserving the past: Towards a robust strategy for digital archiving and preservation (PDF, 1,5 MB) van RAND Europe, in opdracht van de KB

Rapport over strategieën voor archivering en preservering; waarbij preservering staat voor de handelingen en informatiekundige bewerkingen die nodig zijn voor het op de lange termijn toegankelijk houden van eenmaal gearchiveerde informatie. Indien de toegankelijkheid van gearchiveerde informatie niet meer gegarandeerd is als gevolg van wijziging of in onbruik raken van formaten en applicaties, dan zijn maatregelen nodig zoals conversie of migratie naar een nieuw formaat, emulatie van verouderde programmatuur of het gebruik van viewers. Daarbij dient de integriteit en authenticiteit van de gearchiveerde informatie behouden te blijven.

• Barbara Sierman: Het OAIS-model, een leidraad voor duurzame toegankelijkheid (PDF, 2,2 MB). Dit werk is gelicenseerd onder een CC By-NC-ND 4.0-licentie.

Een gedegen uitleg van het OAIS-model oftewel het model voor een Open Archival Information System. Het model is ook vastgelegd in de ISO-norm 14721:2012. Het model beschrijft zowel functionaliteit voor archiefbeheer als een informatiemodel met daarin de begrippen Informatieobject, Representatie informatie en Gegevensobject. Het bewaren van gearchiveerde informatie in een OAIS gebeurt in de vorm van Archival Information Packages. Als we het in Nederland hebben over een e-Depot, bedoelen we over het algemeen een systeem volgens het OAIS-model. Het OAIS-model is daarom ook uitgewerkt voor het Nederlandse begrip e-Depot en wel in het rapport Eisen duurzaam digitaal depot (PDF, 281 kB) van het Landelijk Overleg Provinciale Archief Inspecteurs (LOPAI). Zie ook e-Depots.

• Barbara Sierman: De legpuzzel van digitale duurzaamheid (PDF, 732 kB). NB: Het artikel begint op pagina 4 van het bestand. Dit werk is gelicenseerd onder een CC By-NC-ND 4.0-licentie.

Een verhandeling die begint met de vraag waarom digitale duurzaamheid belangrijk is. Vervolgens wordt het begrip Digitaal object geïntroduceerd plus het denken in zogenoemde 'preservation levels'. Die geven aan in welke mate een digitaal object is voorbereid voor langdurige bewaring.

• Adrie Spruit: De open overheid en archivering (PDF, 183 kB).

In het najaar van 2013 publiceerde het kabinet haar visie op de Open overheid. Die visie gaat over transparantie oftewel het voor burgers en bedrijven ontsluiten van overheidsinformatie. Omdat van alle bij de overheid aanwezige informatie een heel groot deel de status heeft van archief, heeft de visie ook betrekking op het ontsluiten van gearchiveerde informatie. Daarover gaat deze publicatie. Ook wordt uitgelegd hoe organisatie zo kunnen archiveren, dat eenmaal gearchiveerde informatie goed is voorbereid op het ontsluiten ervan. Goed en gericht archiveren kan op die manier bijdragen aan het streven naar een Open overheid.

Links

• Elektronisch boek over digitale duurzaamheid.

Een bundel met fraaie bijdragen, uitgegeven bij onze zuiderburen, door FARO, het Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed.

Deelaandachtsgebieden

• DSP's (Documentaire Structuurplannen)
• Archiveren websites

Redactie en contact

Reacties zoals aanvullingen en suggesties kunnen naar Xander van der Linde, coördinator NORA Digitale duurzaamheid, nora@ictu.nl met een c.c. naar architectuur@ictu.nl. Duurzame Toegankelijkheid‏‎

Nederlandse Overheid Referentie Architectuur.

Beschrijving van de gewenste situatie in architectuur ("Soll"). Kan van toepassing zijn op een domein of organisatie en is de tegenhanger van de beschrijving van "gestolde" architectuur ("Ist"-situatie).

Betekenisvolle gegevens.

Betekenisvolle gegevens.

Een beschrijving van een complex geheel, en van de principes die van toepassing zijn op de ontwikkeling van het geheel en zijn onderdelen.

Gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven.

Het totaal aan regels en voorzieningen gericht op de informatiestromen en –opslag of archivering ter ondersteuning van de primaire processen.

Normatieve en descriptieve documenten die huidige/toekomstige architectuur van een organisatie/domein schetsen.

Houdt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is.

Een kwaliteitsattribuut van een informatieobject. Het toont aan dat het informatieobject is wat het beweert te zijn, dat het is gemaakt of verzonden door de persoon of organisatie die beweert het te hebben gemaakt of verzonden en dat het is gemaakt en verzonden op het tijdstip als aangegeven bij het informatieobject.

Inzicht in de werkwijze die de overheid hanteert.

Alle belanghebbenden van overheidsdienstverlening in de ruimste zin van het woord.