Te beantwoorden vragen Zaakgericht Werken

Bij het uitwerken van het onderwerp Zaakgericht Werken in NORA wordt uitgegaan van bestaand materiaal, wensen vanuit de verschillende bestuurslagen en onderkende vragen en vraagstukken.Op dit moment zijn de volgende te beantwoorden vragen in beeld:

• Wat houdt het concept van Zaakgericht Werken in?
• Wat is het onderscheid tussen zaakgericht en objectgericht werken?
• Wat staat bij Zaakgericht werken centraal: de zaak of de klant?
• Welke wettelijke - en beleidskaders zijn van toepassing op zaakgericht werken?
• Welke principes van de NORA zijn van toepassing op zaakgericht werken?
• Hoe maak ik zaakgericht werken transparant (volgens het NORA-basisprincipe 6)?
• Welke (nationale en internationale) standaarden zijn van belang bij zaakgericht werken?
• Wat moet ik doen om zaakgericht werken in te richten in mijn organisatie ten aanzien van:
  • de inrichting van de processen;
  • de medewerkers: wat betekent invoering van zaakgericht werken voor de medewerkers? Is een 'cultuurverandering' nodig? En zo ja, hoe kun je die bewerkstelligen?
  • informatiearchitectuur (dossiers, te gebruiken informatiemodellen etc.). Heeft Zaakgericht werken ook iets te maken met Enterprise Content Management (ECM)? Wat is de relatie?
  • applicatiearchitectuur (functionaliteit systemen). Welke generieke functionele componenten zijn te onderkennen bij zaakgericht werken?
  • informatiebeveiliging;
  • coördinatie, planning en voortgang van de processen;
  • kwaliteitszorg, toezicht en verantwoording. Hoe borg ik bij Zaakgericht werken het NORA-basisprincipe 9: Betrouwbaar? Hoe stel ik kwaliteitsnormen op en hoe bewaak ik die? Hoe richt ik procesverbeteringscycli in?
  • rollen, functies, verantwoordelijkheden, de inrichting van de organisatie. Wat zijn in te vullen randvoorwaarden? Zijn er best practices?
• Tot welke veranderingen leidt de invoering van Zaakgericht werken en wat zijn daarbij de aandachtspunten mbt. verandermanagement?
• Leidt de invoering van Zaakgericht werken binnen een organisatie ook tot veranderingen in de keten?
• Wat zijn bij implementatie de succesfactoren?
• Kunnen we als onderdeel van een landelijke architectuur voor Zaakgericht werken standaard patronen ontwikkelen (zoals zaaktypen, templates, best-practices) waarmee we onder andere invulling geven aan elk van de NORA-basisprincipes?
• Wie is verantwoordelijk voor het vormen, opslaan en beheren van zaakdossiers?
• Hoe kan ik starten met zaakgericht werken?
• Wat is er nodig om zaakgericht te kunnen werken en zijn er bestaande voorzieningen waarvan ik gebruik kan maken?
• Welke beperkingen kent Zaakgericht Werken, welke processen lenen zich er minder goed voor? Welke archetypen (basismodellen) van zaakgericht werken zijn te onderkennen? En in welke situatie pas je welke toe?
  • Hoe kan ik Zaakgericht werken toepassen bij beleidsontwikkeling?
  • Hoe kan ik zaakgericht werken toepassen bij inspecties?
  • Hoe kan ik zaakgericht werken toepassen bij subsidieverstrekking?
• Welke best-practices en aanbevelingen mbt. Zaakgericht werken kan de gemeentelijke bestuurslaag aanreiken aan de Rijksoverheid? Horen daar ook principes bij die nog niet aanwezig zijn in NORA?
• Hoe kun je in een keten of netwerk zaakgericht werken (met andere organisaties)?
  • Welke vormen van Zaakgericht werken passen bij welke samenwerkingsvormen?
  • Wanneer verbind je zaken en zaakdossiers onderling en wanneer kunnen een zaak en een zaakdossier zelf de verbindende factor zijn?
  • Moet een zaak processtappen kunnen omvatten die qua uitvoering verdeeld zijn over meerdere samenwerkende organisaties?
  • Als meerdere organisaties in één zaak samenwerken, hoe kan dan de verantwoordelijkheid voor het zaakdossier worden geregeld?
  • Hoe wordt omgegaan met statusinformatie bij zaakgericht samenwerken?
  • ­Hoe borgen we interoperabiliteit bij zaakgericht werken in een keten (technisch en operationeel) en over verschillende bestuurslagen?
  • Hoe zorgen we dat we dezelfde metadatastructuren gebruiken?
  • Hoe regelen we autorisaties binnen de zaak/het zaakdossier in een keten?
  • Stelt zaakgericht samenwerken nog eisen die voortvloeien uit het principe van eenmalige uitvraag en opslag en meervoudig gebruik van informatie?
• Wat verandert er bij zaakgericht samenwerken in de keten? Onder andere ten aanzien van:
  • de regie over of de aansturing van de processen;
• Zijn er geslaagde voorbeelden van zaakgericht samenwerken in ketens (binnen of buiten de overheid, bijvoorbeeld in de gezondheidszorg) waar we van kunnen leren?
• Hoe zijn flexibele vormen van zaakgericht werken toepasbaar bij processen die minder makkelijk zijn te standaardiseren?
  • Wat houden in dat verband Dynamic Case Management en Adaptive Case Management in?

Aanvullingen in de vorm van vragen en bronmateriaal zijn welkom. Deze kunnen naar het duo Noortje Coppens, noortje.coppens@ictu.nl en Adrie Spruit, adrie.spruit@ictu.nl.

Nederlandse Overheid Referentie Architectuur.

Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit, voortgang en doorlooptijd inzichtelijk zijn en bewaakt worden.

Het proces van vaststellen van de vereiste betrouwbaarheid van informatiesystemen in termen van vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit alsmede het treffen, onderhouden en controleren van een samenhangend pakket van bijbehorende maatregelen.

Een beschrijving van een complex geheel, en van de principes die van toepassing zijn op de ontwikkeling van het geheel en zijn onderdelen.

Interoperabiliteit is het vermogen van organisaties (en hun processen en systemen) om effectief en efficiënt informatie te delen met hun omgeving