Het vullen en archiveren van een zaakdossier: verschil tussen versies

Uit NORA Online
Naar navigatie springen Naar zoeken springen
kGeen bewerkingssamenvatting
(met sjabloon ipv categorie Zaakgericht Werken)
 
(20 tussenliggende versies door 4 gebruikers niet weergegeven)
Regel 1: Regel 1:
{{concept|}} [[Categorie:Digitale Duurzaamheid| ]]
{{Zaakgericht Werken}}Al in 2011 heeft KING, het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten, een concept uitgewerkt voor het (digitaal) vullen en archiveren van een zaakdossier. Dit concept werd onderdeel van een GEMMA-product, de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten (zie [[Bestaand materiaal Digitale duurzaamheid]]). Hier volgt een beschrijving van het concept, de bijbehorende regels en een plaat.


Al in 2011 is als onderdeel van de GEMMA Baseline Informatiehuishouding voor gemeenten een concept uitgewerkt voor het (digitaal) vullen en archiveren van een zaakdossier. Hier volgt een beschrijving van dat concept en een plaat die daarbij hoort.
==Dossiervorming, archivering en zaakgericht werken==
In de genoemde Baseline is dossiervorming en archivering beschreven als een integraal onderdeel van zaakgericht werken en daarmee van het werkproces. Die benadering leverde een concept en bijbehorende regels op. Die regels beschrijven het inrichten en uitvoeren van zowel het proces als de informatiekundige kant van het vullen en archiveren van een zaakdossier.


====Dossiervorming, archivering en zaakgericht werken====
==Varianten en praktijkvoorbeelden==
In de genoemde Baseline is dossiervorming en archivering beschreven als een integraal onderdeel van zaakgericht werken en daarmee van het werkproces. Het concept daarvoor leidt tot een aantal regels. Die regels beschrijven het inrichten en uitvoeren van zowel het proces als de informatiekundige kant van het vullen en archiveren van een zaakdossier.
De genoemde regels kan men zien en gebruiken als architectuurprincipes op detailniveau. Dat betekent echter niet dat het niet anders kan of mag. De regels geven richting. Bij andere keuzes veranderen de inhoud van de plaat en delen van de bijbehorende tekstuele toelichting, maar de opzet van de plaat blijft vaak bruikbaar. De plaat laat dan zien hoe andere keuzes uitpakken.


====Varianten en praktijkvoorbeelden====
Voor NORA geldt dat varianten op de plaat ook welkom zijn. Ze kunnen als praktijkvoorbeelden gepubliceerd worden (zie voor het opsturen van voorbeelden de contactgegevens onderaan deze pagina, of gebruik ze om contact op te nemen voor overleg).
Wat hierna als regels wordt benoemd kan men zien en gebruiken als architectuurprincipes op detailniveau. Dat betekent echter niet dat het niet anders kan of mag. De regels geven richting. Bij andere keuzes veranderen de inhoud van de plaat en delen van de bijbehorende tekstuele toelichting, maar vaak blijft ook dan de opzet van de plaat bruikbaar. De plaat kan dan laten zien die andere keuzes uitpakken.


Voor hier op noraonline geldt dat varianten op de plaat ook zonder meer welkom zijn. Ze kunnen als praktijkvoorbeelden gepubliceerd worden (zie voor het opsturen van voorbeelden de contactgegevens onderaan deze pagina, of gebruik ze om contact op te nemen voor overleg).
==Het concept==
Het concept voor het volgens GEMMA vullen en archiveren van een zaakdossier vindt zijn basis in een aantal inzichten en beelden.


====Het concept====
Alle werkprocesgebonden informatie die bij een zaak hoort en voor die zaak relevant en van belang is wordt beschouwd als zaakinformatie. Voor de duidelijkheid: de e-mail waarmee een collega meldt dat hij niet meerijdt, maar op de fiets naar een extern overleg over de zaak gaat, hoort daar niet bij. Maar een e-mail met de opinie over de zaak van een organisatie waarmee wordt samengewerkt wel.
Het concept voor het vullen en archiveren van een zaakdossier vindt zijn basis in een aantal inzichten en beelden.


Tijdens de behandeling van een zaak is sprake van zowel informatie die nog verandert en nog geen formele betekenis heeft als van informatie die al wel een formele betekenis heeft en in aanmerking komt voor archivering. Om geen verwarring te laten ontstaan over wat de juiste versie is van bijvoorbeeld een concept-besluit, wordt informatie gearchiveerd zodra duidelijk is dat het daarvoor in aanmerking komt.
Tijdens de behandeling van een zaak is sprake van zowel zaakinformatie die geen of nog geen formele betekenis heeft als van zaakinformatie die al wel een formele betekenis heeft en dan in aanmerking komt voor archivering.<br />
 
Om geen verwarring te laten ontstaan over wat de juiste te archiveren versie is, bijvoorbeeld bij een concept-besluit en meerdere concept-versies, wordt informatie direct gearchiveerd als eenmaal duidelijk is dat het daarvoor in aanmerking komt.<br />
Een concept-versie die én nog in bewerking is én nog geen formele betekenis heeft, wordt (nog) niet gearchiveerd. Daarbij wordt onder (digitaal) archiveren verstaan het opslaan van informatie als een 'digitaal bewijs' van het handelen van de organisatie en de daarbij gebruikte informatie. Dat betekent:
Hierbij wordt onder (digitaal) archiveren verstaan het opslaan van informatie als een 'digitaal bewijs' en ter documentatie van het handelen van de organisatie en de daarbij gebruikte informatie. Dat betekent voor daadwerkelijk archiveren van informatie:
* opslaan met bevroren content;
* opslaan met bevroren content;
* opslaan in een duurzaam digitaal formaat (bij tekstdocumenten bijvoorbeeld vaak PDF/A);
* opslaan in een duurzaam digitaal formaat (bij tekstdocumenten bijvoorbeeld is dat vaak [[PDF/A-1]]/[[PDF/A-2]]);
* opslaan met alle metagegevens die op basis van de Archiefwet nodig zijn;
* opslaan met alle metagegevens die op basis van de Archiefwet nodig zijn;
* opslaan met als statuskenmerk dat het archief is en dat het ook als zodanig beheerd moet worden.
* opslaan met als statuskenmerk dat het archief is en dat het ook als zodanig bewaard en beheerd moet worden.


Bij digitaal werken is het belangrijk dat alle bij een zaak horende informatie digitaal wordt opgeslagen en bewaard (voor zolang als nodig) en dat alle bij een zaak betrokkenen die informatie altijd kunnen terugvinden, ook tijdens de behandeling van een zaak. Want als de behandelend ambtenaar ziek wordt, moet een collega het werk zonodig kunnen overnemen. Ook of juist dat concept-besluit dat nog niet is gearchiveerd omdat er nog aan gewerkt wordt, moet dan ook vindbaar, beschikbaar en toegankelijk zijn. Daarom is het belangrijk alle bij een zaak horende informatie vanaf het moment dat het beschikbaar is, op te slaan in het digitale zaakdossier, juist ook tijdens de behandeling van een zaak.
Bij digitaal werken is het belangrijk dat alle, ook tijdelijk te bewaren informatie die bij een zaak hoort direct digitaal wordt opgeslagen en wel zodanig dat het altijd goed en compleet is terug  te vinden, ook tijdens de behandeling van de zaak. Dat betekent dat de behandelend ambtenaar die informatie niet in een persoonlijke digitale omgeving bewaart, maar altijd opslaat in een digitaal zaakdossier waar een door de organisatie gestandaardiseerd beheerregime bij hoort. Dat voorkomt dat informatie uit beeld kan raken of zelfs niet meer vindbaar en toegankelijk is als bijvoorbeeld een collega het werk in verband met ziekte moet overnemen. Dus ook dat concept-besluit dat nog geen formele betekenis heeft en nog niet is gearchiveerd omdat er nog aan gewerkt wordt, wordt altijd opgeslagen in het digitale zaakdossier.


Het digitale zaakdossier is een digitale bundeling van alle bij een zaak horende informatie. Die bundeling ontstaat door alle zaakinformatie op te slaan met een gemeenschappelijk kenmerk, in de praktijk het zaaknummer. In principe is het dan altijd terug te vinden. Daarvoor is het zelfs niet nodig dat - in die fase - alle bij een zaak horende informatie in hetzelfde informatiesysteem zit. Tekstdocumenten kunnen in die fase in een Document Management Systeem (DMS) zitten, gestructureerde zaakgegevens in een zakensysteem of zakenmagazijn (de database c.q. het register van het zakensysteem), reeds gearchiveerde informatie kan al in een archiefsysteem zitten en er kan ook nog voor de zaak relevante informatie in een sectoraal systeem zitten. Door de labeling van al die informatie met het zaaknummer is toch sprake van een digitale bundeling oftewel een virtueel zaakdossier.
==Wat is het zaakdossier?==
Het digitale zaakdossier is een digitale bundeling van alle bij een zaak horende informatie. Die bundeling ontstaat door alle zaakinformatie op te slaan met een gemeenschappelijk kenmerk, in de praktijk het zaaknummer. In principe is alle informatie dan altijd terug te vinden. Daarvoor is het zelfs niet nodig dat - in de fase van behandeling van een zaak - al die informatie in hetzelfde informatiesysteem zit. In die fase kunnen tekstdocumenten in een Document Management Systeem (DMS) zitten, gestructureerde zaakgegevens in een zakensysteem of zakenmagazijn en reeds gearchiveerde zaakinformatie al in een archiefsysteem. Ook kan er in die fase voor de zaak relevante informatie in een sectoraal systeem zitten. Door het labelen van al die informatie met het zaaknummer is toch sprake van een digitale bundeling oftewel een virtueel zaakdossier.


Het bovenstaande betekent ook dat een zaakdossier tijdens de behandeling van een zaak zowel gearchiveerde zaakinformatie kan bevatten als niet of nog niet gearchiveerde zaakinformatie. Een aanvraag bijvoorbeeld kan al direct bij het openen van een zaak gearchiveerd worden. Want het is niet de bedoeling dat aan de inhoud van de aanvraag zoals die formeel is ontvangen, per ongeluk nog iets wordt veranderd. En bij een complexe zaak zal de eerste versie van een concept-besluit wel worden bewaard in het zaakdossier voor verdere bewaking, maar nog niet met de status dat het archief is. Bij een complexe zaak met veel stukken en gegevens (dat is in dit geval een goed bruikbaar voorbeeld) zal het zaakdossier in eerste instantie gevuld raken met meerdere nog niet gearchiveerde documenten en ook (gestructureerde) gegevens. Als we ons even beperken tot de tekstdocumenten, dan zal naarmate de behandeling van de zaak vordert, een deel daarvan definitief worden en een formele betekenis krijgen. Die versie wordt dan gearchiveerd en tijdelijke versies die geen betekenis hebben gekregen kunnen opgeruimd worden. Op die manier neemt tijdens de behandeling van de zaak het gearchiveerde deel in het zaakdossier in omvang toe en neemt het niet-gearchiveerde vanaf enig moment in omvang af.
==Het vullen van het dossier en het archiveren van de inhoud ervan==
Het voorgaande betekent dat een zaakdossier tijdens de behandeling van een zaak zowel gearchiveerde zaakinformatie kan bevatten als niet of nog niet gearchiveerde zaakinformatie. Een ontvangen aanvraag bijvoorbeeld beschrijft een formele transactie die direct gearchiveerd kan worden. Maar de eerste versie van een concept-besluit bij een complexe zaak zal vaak nog geen formele betekenis hebben en dan wel worden bewaard voor verdere bewerking, maar niet met de status dat het al archief is. Dit illustreert hoe bij een complexe zaak (dat is in dit geval een goed bruikbaar voorbeeld) het zaakdossier in eerste instantie ook gevuld zal raken met niet-gearchiveerde zaakinformatie zoals concept-tekstdocumenten. Maar naarmate de behandeling van de zaak vordert, zullen meer en meer van die concepten of definitief worden en betekenis krijgen en om die reden gearchiveerd worden, of niet van betekenis worden waardoor men ze als niet-relevante concept-versies kan verwijderen en vernietigen. Tijdens de behandeling van een zaak nemen op die manier zowel het niet- als het wel-gearchiveerde deel van het zaakdossier in eerste instantie in omvang toe, maar gaat de omvang van het niet-gearchiveerde deel op een gegeven ogenblik ook weer in omvang afnemen.


..............
==Het archiveren van het dossier==
In het zaakdossier zal de omvang van het niet-gearchiveerde deel uiteindelijk richting nul gaan. En bij het afsluiten van de zaak moet dat ook echt nul worden. Wat dan nog niet gearchiveerd is, wordt alsnog gearchiveerd of verwijderd uit het zaakdossier (en vernietigd als het ook voor andere zaken geen betekenis heeft).<br />
Zodra alle inhoud archiefstatus heeft, kan ook het dossier als geheel worden gearchiveerd. De bundeling of verzameling van informatie die het zaakdossier in feite is, kan dan op het niveau van die verzameling worden bevroren. Na archiveren van het dossier als geheel kan men aan die verzameling geen informatie meer toevoegen of eruit verwijderen. Het gefixeerde dossier vormt vanaf dat moment de niet meer veranderbare documentatie van de dan afgesloten behandeling van de zaak. Dit laatste uiteraard uitgezonderd het vernietigen van het dossier of delen van de inhoud in verband met het aflopen van in metagegevens vastgelegde bewaartermijnen.


'''====De basisregels===='''
==De basisregels==
Uitgaande van het voorgaande komen we tot een aantal basisregels voor het vullen en archiveren van een zaakdossier.
Uit het voorgaande kunnen de volgende basisregels worden gedestilleerd voor het vullen en archiveren van een zaakdossier:
# Alle werkprocesgebonden informatie wordt beschouwd als overheidsinformatie.
# alle informatie die bij een zaak hoort en voor die zaak relevant en van belang is, wordt beschouwd als zaakinformatie;
# Alle bij een zaak horende en voor een zaak relevante (betekenisvolle) informatie (niet de e-mail waarmee een medewerker meldt dat hij op de fiets naar het externe overleg gaat) wordt zodra deze beschikbaar is, digitaal opgeslagen en gebundeld in een bij de zaak horend zaakdossier.
# alle zaakinformatie wordt zodra deze beschikbaar is, digitaal opgeslagen en gebundeld in een bij de zaak horend zaakdossier;
# De informatie in een zaakdossier kan niet of nog niet gearchiveerd en wel gearchiveerd zijn. Voor beide categorieën is een benoemd en beschreven beheerregime met vastgestelde eisen beschikbaar.
# zaakinformatie wordt gearchiveerd oftewel opgeslagen als ‘digitaal bewijs’ van het handelen van de organisatie zodra uit de combinatie van de inhoud en context van de informatie op enig moment volgt dat het voor archivering in aanmerking komt;
# Elke bij een zaak horend eenheid van informatie wordt gearchiveerd oftewel opgeslagen als ‘digitaal bewijs’ van het handelen van de organisatie zodra uit de combinatie van de inhoud en context op dat moment van de informatie volgt dat het voor archivering in aanmerking komt. Het resultaat daarvan is gearchiveerde informatie in het dossier waarvan de inhoud niet meer kan wijzigen (de bijbehorende metagegevens indien nodig nog wel) en dat wat betreft opslag en beheer voldoet aan de eisen van het beheerregime voor gearchiveerde informatie.
# informatie in het zaakdossier die niet langer relevant en van belang is voor een zaak, zoals achterhaalde en niet voor archivering in aanmerking komende concept-teksten, wordt verwijderd uit het zaakdossier zodra die informatie gemist kan worden;
# Informatie die op enig moment geen betekenis meer heeft voor de zaak, zoals achterhaalde en niet voor archivering in aanmerking komende concept-teksten, worden verwijderd uit het zaakdossier zodra dat op een verantwoorde manier mogelijk is.
# bij het afsluiten van een zaak wordt alle nog niet gearchiveerde zaakinformatie in het zaakdossier óf alsnog gearchiveerd óf verwijderd uit het dossier en indien van toepassing ook vernietigd;
# Bij het afsluiten van een zaak worden alle in het zaakdossier voorkomende informatie óf alsnog gearchiveerd óf vernietigd c.q. verwijderd uit het zaakdossier. Het resultaat is een zaakdossier dat nog slechts gearchiveerde informatie bevat.
# zodra bij het afsluiten van een zaak het zaakdossier nog slechts gearchiveerde zaakinformatie bevat, wordt dit dossier als geheel ook gearchiveerd.
# Zodra bij het afsluiten van een zaak het bijbehorende zaakdossier nog slechts gearchiveerde informatie bevat, wordt dit dossier als geheel, dus als een bundeling van bij de zaak horende gearchiveerde informatie, gearchiveerd. Archiveren van zo'n dossier betekent dat de inhoud als geheel gefixeerd wordt in die zin dat er geen informatie meer kan worden toegevoegd en ook geen informatie kan worden verwijderd. Het resultaat is een gearchiveerd zaakdossier dat als geheel ook een archiefobject vormt en dat beveiligd is tegen zowel het toevoegen van nieuwe informatie-elementen of archiefobjecten als tegen het verwijderen en vernietigen van archiefobjecten, dit laatste uitgezonderd het verwijderen of vernietigen van archiefobjecten als gevolg van aflopende bewaartermijnen.


De combinatie van de regels 2, 4 en 5 leidt ertoe dat in eerste instantie zowel de hoeveelheid niet gearchiveerde informatie als de hoeveelheid wel gearchiveerde informatie in het zaakdossier toeneemt. Maar op enig moment tijdens de behandeling van de zaak gaat de hoeveelheid niet gearchiveerde informatie in het zaakdossier afnemen, terwijl de omvang van het gearchiveerde deel gaat toenemen. Want stukken die in bewerking waren en betekenis krijgen en/of definitief worden, worden gearchiveerd; en oude niet gearchiveerde versies die zonder formele betekenis blijven kunnen vaak vervallen en worden daarom uit het dossier verwijderd.  
De rode draad in deze set regels is: stel acties niet uit als eenmaal duidelijk is wat er moet en kan gebeuren. Hoe langer de organisatie daarmee wacht, des te groter is de kans op vergissingen bij het kiezen van de juiste versie bij archiveren of verwijderen/opschonen. Een andere rode draad is: houd het overzichtelijk. Bewaar en archiveer niet alles, want in dat geval is de kans groot dat als je de inhoud van het dossier later nodig hebt, op dat moment onduidelijk is wat wel en wat niet van betekenis is.  


====De plaat====
==De plaat==
Het toepassen van de voorgaande regels levert onderstaande plaat op.
Het toepassen van de hiervoor genoemde regels leidt tot onderstaande plaat.




[[Bestand:1 Vullen zaakdossier 2014m09d06plzkop.jpg|695px|thumb|none|Het vullen en archiveren van een zaakdossier]]
[[Bestand:1 Vullen zaakdossier 2014m09d06plzkop.jpg|695px|thumb|none|Plaat 1: Het vullen en archiveren van een zaakdossier]]




[[Bestand:1 Vullen zaakdossier 2014m09d06 legendazkop.jpg|250px|thumb|none]]
[[Bestand:1 Vullen zaakdossier 2014m09d06 legendazkop.jpg|250px|thumb|none]]


====Ter verdere toelichting====
De plaat laat zien hoe in eerste instantie zowel de omvang van het niet- als het wel-gearchiveerde deel van het zaakdossier toenemen, totdat de omvang van het niet-gearchiveerde deel niet verder groeit om daarna te gaan afnemen. Dit totdat bij het afsluiten van de zaak de omvang van het niet-gearchiveerde deel nul is geworden of dan alsnog tot nul wordt teruggebracht.
 
Voor een verdere toelichting kijken we naar een concreet voorbeeld.
 
Wat gebeurt er met een binnengekomen aanvraag? Die kan men na registratie en opening van de zaak direct als ‘digitaal bewijs’ archiveren. Het verdient de voorkeur dat ook daadwerkelijk te doen. Dus bij beschikbaar gekomen informatie die in die vorm in aanmerking komt voor archivering, dat archiveren dan ook direct te doen, dus content fixeren, voorzien van de juiste metagegevens en opslaan in een duurzaam formaat met de status 'archief'.
 
Het belang van die regel wordt extra duidelijk als we kijken naar een ander voorbeeld: het opstellen van een besluit. Bij een complexe zaak zullen verschillende concept-versies ontstaan. Stel dat een van die versies op de agenda van een extern overleg wordt gezet. Dan zal die versie in aanmerking komen voor archivering. Wellicht leidt een andere versie tot een interne maar formele discussie op bestuurlijk niveau. Die versie zal dan ook in aanmerking komen voor archivering, evenals het concept-besluit dat ter visie wordt gelegd en natuurlijk het definitieve besluit dat verzonden wordt naar de persoon of organisatie die de aanvraag deed. In dit geval komen in de loop van de behandeling van de zaak vier versies in aanmerking voor archivering, vier van de wellicht 20 of 30 versies die in bijvoorbeeld drie maanden zijn ontstaan. Als je dan wacht met archiveren tot het einde van de zaak, dan zou het zomaar lastig kunnen zijn om de juiste versies alsnog te selecteren uit de enkele tientallen versies die zijn ontstaan. Vandaar de regel: archiveren zodra dat - op een verantwoorde manier - kan.
 
====Uitbreidingen van de plaat====
De zojuist besproken plaat kan uitgebreid worden met wat er na het afsluiten van een zaak en het bijbehorende dossier, dat dan gearchiveerd is, gebeurt. Daarvoor zijn twee handelingen in beeld:
* vernietigen van een dossier na het verlopen van de bij het dossier horende bewaartermijn;
* overbrengen (standaard na 20 jaar) van een - in principe blijvend te bewaren - dossier van een digitale archiefruimte<ref>Een archiefruimte is een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid van de Archiefwet.</ref> naar een digitale archiefbewaarplaats<ref>Een archiefbewaarplaats is een bij of krachtens de Archiefwet voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats.</ref>).
 
Dit levert twee standaard situaties op:
* het dossier wordt op enig moment na het aflopen van de bewaartermijn vernietigd;
óf
* het dossier komt in aanmerking voor blijvende bewaring en wordt op enig moment overgebracht.
Zie de volgende twee platen.
 
 
[[Bestand:Vullen en archiveren zaakdossier vernietigen 2015m02d27-s.jpg|615px|thumb|none|Vullen, archiveren en (na de bewaartermijn) vernietigen]]


Ter verdere toelichting kijken we nog wat nader naar het voorbeeld van het opstellen van een besluit bij een complexe zaak. Het besluit wordt een omvangrijk document. De eerste concept-versies krijgen niet meer betekenis dan dat ze worden bewaard om er later weer aan verder te werken, maar daartoe worden ze wel in het digitale zaakdossier opgeslagen. Op enig moment ontstaat een versie x. Ook bij die versie is er nog geen reden om deze te archiveren. Totdat wordt bedacht dat het handig is die versie alvast op de agenda te zetten van het periodieke overleg met de Veiligheidsregio. Alsnog wordt die versie gearchiveerd (met het verslag van dat overleg). Een paar weken later is er over een volgend concept een interne discussie op bestuurlijk niveau. Dat mondt uit in een onderbouwde keuze voor de richting waarin het concept-besluit verder zal worden uitgewerkt. Ook die versie wordt gearchiveerd. Nog weer een aantal weken later wordt een nieuw concept-besluit ter visie gelegd. Ook die versie wordt gearchiveerd. Plus later natuurlijk het definitieve besluit dat uit gaat naar het bedrijf dat de aanvraag deed. Van de inmiddels ongeveer twintig versies die in de loop van de tijd ontstonden, zijn er vier gearchiveerd. De rest kan, na misschien nog een controle, weg of is al verwijderd en vernietigd.


[[Bestand:Vullen en archiveren zaakdossier overbrengen 2015m02d27-s.jpg|639px|thumb|none|Vullen, archiveren en overbrengen]]
==Varianten van de plaat==
Zoals al gezegd zijn er ook varianten mogelijk. Zo kan een organisatie ervoor kiezen om alleen zaakinformatie aan het zaakdossier toe te voegen als die informatie in die versie voor archivering in aanmerking komt (oftewel archiefwaardig is). Indien men het daadwerkelijk archiveren van die informatie dan ook direct als handeling uitvoert, dan zal het zaakdossier op elk moment slechts gearchiveerde informatie bevatten. In de praktijk betekent dat dan vaak wel dat de behandelend ambtenaar concepten waaraan hij/zij nog werkt, dan opslaat in de eigen digitale opslagruimte oftewel in wat ook wel het persoonlijke domein wordt genoemd, en dat levert risico's op zoals al benoemd.


Een geheel andere variant is die waarbij men wel alle zaakinformatie direct aan het zaakdossier toevoegt, maar dat men vervolgens op geen enkel moment meer energie steekt in het 'opschonen' van het dossier. Bij het afsluiten van de zaak gaat er dan bij wijze van spreken 'een strik om het geheel' en dat wordt gearchiveerde dossier. Deze variant wordt wel eens verdedigd met de opmerking dat digitale opslagruimte tegenwoordig goedkoop is. Dat is juist, maar tegelijkertijd minder relevant dan de vraag of zo'n dossier met alles erin, dus 'rijp en groen door elkaar' wel beschouwd mag worden als zijnde 'geordend' in de zin van de Archiefwet.


Een derde variant is in opkomst en dat is die waarbij sprake is van zogenoemde vervroegde overbrenging van niet blijvend te bewaren dossiers. Met het ontwikkelen van externe e-Depotachtige oplossingen zal deze variant in de toekomst vaker gaan voorkomen. Ook niet blijvend te bewaren en dus op enig moment te vernietigen dossiers zullen dan overgebracht worden, waarna alsnog een keer vernietiging plaatsvindt. Zie onderstaande plaat.
Nog weer een andere variant is die waarbij wel alle zaakinformatie direct in het zaakdossier wordt opgeslagen, maar waarbij met opschonen en archiveren van de inhoud ervan wordt gewacht tot het moment van afsluiten van de zaak. Met hierbij het risico op vergissingen bij het kiezen van de juiste versies die voor archivering in aanmerking komen.


[[Bestand:Vullen en archiveren en overbrengen en vernietigen 2015m02d27-s.jpg|600px|thumb|none|Vullen, archiveren, overbrengen en vernietigen]]
==Uitbreidingen van de plaat==
De zojuist besproken plaat kan uitgebreid worden met wat er na het afsluiten van een zaak met het dan gearchiveerde zaakdossier gebeurt. Daarvoor zijn twee handelingen in beeld:
* bij niet-blijvend te bewaren dossiers het vernietigen van het dossier na het verlopen van de bijbehorende bewaartermijn;
* het overbrengen van een dossier van een digitale archiefruimte<ref>Een archiefruimte is een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid van de Archiefwet.</ref> naar een digitale archiefbewaarplaats<ref>Een archiefbewaarplaats is een bij of krachtens de Archiefwet voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats.</ref>).<br />
Bij een blijvend te bewaren dossier is alleen sprake van overbrenging (standaard of uiterlijk na 20 jaar) (plaat 2a). Maar bij een niet-blijvend te bewaren dossier kan zowel sprake zijn van alleen vernietiging (plaat 2b) als van eerst overbrenging en daarna bij het verlopen van de bewaartermijn alsnog vernietiging (plaat 2c). Die laatste situatie zal zich vaker voordoen wanneer men kiest voor zogenoemde vervroegde overbrenging, een trend die zich waarschijnlijk gaat aftekenen bij de invoering van digitale archiefbewaarplaatsen in de vorm van zogenoemde e-Depots.  


====Redactie en contact====
[[Bestand:Vullen en archiveren zaakdossier overbrengen 2015m02d27-s.jpg|639px|thumb|none|Plaat 2a: Vullen, archiveren en overbrengen van het dossier]]
Reacties in de vorm van vragen, aanvullingen en andere verbetersuggesties kunnen naar de redacteur van deze pagina [mailto:adrie.spruit@ictu.nl adrie.spruit@ictu.nl] met een c.c. naar [mailto:architectuur@ictu.nl architectuur@ictu.nl].


[[Bestand:Vullen en archiveren zaakdossier vernietigen 2015m02d27-s.jpg|615px|thumb|none|Plaat 2b: Vullen, archiveren en (na de bewaartermijn) vernietigen van het dossier]]




-----------------------------------------------------------------------
[[Bestand:Vullen en archiveren en overbrengen en vernietigen 2015m02d27-s.jpg|600px|thumb|none|Plaat 2c: Vullen, archiveren, overbrengen en (na de bewaartermijn) vernietigen van het dossier]]
[[Categorie:Zaakgericht Werken]]
----
<references/>
<references/>

Huidige versie van 23 apr 2018 om 12:47


Zaakgericht Werken
Onderdeel van
Thema's
Contact
Ellen van der Steen
e.vandersteen@apeldoorn.nl
Status
Actueel


Al in 2011 heeft KING, het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten, een concept uitgewerkt voor het (digitaal) vullen en archiveren van een zaakdossier. Dit concept werd onderdeel van een GEMMA-product, de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten (zie Bestaand materiaal Digitale duurzaamheid). Hier volgt een beschrijving van het concept, de bijbehorende regels en een plaat.

Dossiervorming, archivering en zaakgericht werken[bewerken]

In de genoemde Baseline is dossiervorming en archivering beschreven als een integraal onderdeel van zaakgericht werken en daarmee van het werkproces. Die benadering leverde een concept en bijbehorende regels op. Die regels beschrijven het inrichten en uitvoeren van zowel het proces als de informatiekundige kant van het vullen en archiveren van een zaakdossier.

Varianten en praktijkvoorbeelden[bewerken]

De genoemde regels kan men zien en gebruiken als architectuurprincipes op detailniveau. Dat betekent echter niet dat het niet anders kan of mag. De regels geven richting. Bij andere keuzes veranderen de inhoud van de plaat en delen van de bijbehorende tekstuele toelichting, maar de opzet van de plaat blijft vaak bruikbaar. De plaat laat dan zien hoe andere keuzes uitpakken.

Voor NORA geldt dat varianten op de plaat ook welkom zijn. Ze kunnen als praktijkvoorbeelden gepubliceerd worden (zie voor het opsturen van voorbeelden de contactgegevens onderaan deze pagina, of gebruik ze om contact op te nemen voor overleg).

Het concept[bewerken]

Het concept voor het volgens GEMMA vullen en archiveren van een zaakdossier vindt zijn basis in een aantal inzichten en beelden.

Alle werkprocesgebonden informatie die bij een zaak hoort en voor die zaak relevant en van belang is wordt beschouwd als zaakinformatie. Voor de duidelijkheid: de e-mail waarmee een collega meldt dat hij niet meerijdt, maar op de fiets naar een extern overleg over de zaak gaat, hoort daar niet bij. Maar een e-mail met de opinie over de zaak van een organisatie waarmee wordt samengewerkt wel.

Tijdens de behandeling van een zaak is sprake van zowel zaakinformatie die geen of nog geen formele betekenis heeft als van zaakinformatie die al wel een formele betekenis heeft en dan in aanmerking komt voor archivering.
Om geen verwarring te laten ontstaan over wat de juiste te archiveren versie is, bijvoorbeeld bij een concept-besluit en meerdere concept-versies, wordt informatie direct gearchiveerd als eenmaal duidelijk is dat het daarvoor in aanmerking komt.
Hierbij wordt onder (digitaal) archiveren verstaan het opslaan van informatie als een 'digitaal bewijs' en ter documentatie van het handelen van de organisatie en de daarbij gebruikte informatie. Dat betekent voor daadwerkelijk archiveren van informatie:

  • opslaan met bevroren content;
  • opslaan in een duurzaam digitaal formaat (bij tekstdocumenten bijvoorbeeld is dat vaak PDF (NEN-ISO)/PDF (NEN-ISO));
  • opslaan met alle metagegevens die op basis van de Archiefwet nodig zijn;
  • opslaan met als statuskenmerk dat het archief is en dat het ook als zodanig bewaard en beheerd moet worden.

Bij digitaal werken is het belangrijk dat alle, ook tijdelijk te bewaren informatie die bij een zaak hoort direct digitaal wordt opgeslagen en wel zodanig dat het altijd goed en compleet is terug te vinden, ook tijdens de behandeling van de zaak. Dat betekent dat de behandelend ambtenaar die informatie niet in een persoonlijke digitale omgeving bewaart, maar altijd opslaat in een digitaal zaakdossier waar een door de organisatie gestandaardiseerd beheerregime bij hoort. Dat voorkomt dat informatie uit beeld kan raken of zelfs niet meer vindbaar en toegankelijk is als bijvoorbeeld een collega het werk in verband met ziekte moet overnemen. Dus ook dat concept-besluit dat nog geen formele betekenis heeft en nog niet is gearchiveerd omdat er nog aan gewerkt wordt, wordt altijd opgeslagen in het digitale zaakdossier.

Wat is het zaakdossier?[bewerken]

Het digitale zaakdossier is een digitale bundeling van alle bij een zaak horende informatie. Die bundeling ontstaat door alle zaakinformatie op te slaan met een gemeenschappelijk kenmerk, in de praktijk het zaaknummer. In principe is alle informatie dan altijd terug te vinden. Daarvoor is het zelfs niet nodig dat - in de fase van behandeling van een zaak - al die informatie in hetzelfde informatiesysteem zit. In die fase kunnen tekstdocumenten in een Document Management Systeem (DMS) zitten, gestructureerde zaakgegevens in een zakensysteem of zakenmagazijn en reeds gearchiveerde zaakinformatie al in een archiefsysteem. Ook kan er in die fase voor de zaak relevante informatie in een sectoraal systeem zitten. Door het labelen van al die informatie met het zaaknummer is toch sprake van een digitale bundeling oftewel een virtueel zaakdossier.

Het vullen van het dossier en het archiveren van de inhoud ervan[bewerken]

Het voorgaande betekent dat een zaakdossier tijdens de behandeling van een zaak zowel gearchiveerde zaakinformatie kan bevatten als niet of nog niet gearchiveerde zaakinformatie. Een ontvangen aanvraag bijvoorbeeld beschrijft een formele transactie die direct gearchiveerd kan worden. Maar de eerste versie van een concept-besluit bij een complexe zaak zal vaak nog geen formele betekenis hebben en dan wel worden bewaard voor verdere bewerking, maar niet met de status dat het al archief is. Dit illustreert hoe bij een complexe zaak (dat is in dit geval een goed bruikbaar voorbeeld) het zaakdossier in eerste instantie ook gevuld zal raken met niet-gearchiveerde zaakinformatie zoals concept-tekstdocumenten. Maar naarmate de behandeling van de zaak vordert, zullen meer en meer van die concepten of definitief worden en betekenis krijgen en om die reden gearchiveerd worden, of niet van betekenis worden waardoor men ze als niet-relevante concept-versies kan verwijderen en vernietigen. Tijdens de behandeling van een zaak nemen op die manier zowel het niet- als het wel-gearchiveerde deel van het zaakdossier in eerste instantie in omvang toe, maar gaat de omvang van het niet-gearchiveerde deel op een gegeven ogenblik ook weer in omvang afnemen.

Het archiveren van het dossier[bewerken]

In het zaakdossier zal de omvang van het niet-gearchiveerde deel uiteindelijk richting nul gaan. En bij het afsluiten van de zaak moet dat ook echt nul worden. Wat dan nog niet gearchiveerd is, wordt alsnog gearchiveerd of verwijderd uit het zaakdossier (en vernietigd als het ook voor andere zaken geen betekenis heeft).
Zodra alle inhoud archiefstatus heeft, kan ook het dossier als geheel worden gearchiveerd. De bundeling of verzameling van informatie die het zaakdossier in feite is, kan dan op het niveau van die verzameling worden bevroren. Na archiveren van het dossier als geheel kan men aan die verzameling geen informatie meer toevoegen of eruit verwijderen. Het gefixeerde dossier vormt vanaf dat moment de niet meer veranderbare documentatie van de dan afgesloten behandeling van de zaak. Dit laatste uiteraard uitgezonderd het vernietigen van het dossier of delen van de inhoud in verband met het aflopen van in metagegevens vastgelegde bewaartermijnen.

De basisregels[bewerken]

Uit het voorgaande kunnen de volgende basisregels worden gedestilleerd voor het vullen en archiveren van een zaakdossier:

  1. alle informatie die bij een zaak hoort en voor die zaak relevant en van belang is, wordt beschouwd als zaakinformatie;
  2. alle zaakinformatie wordt zodra deze beschikbaar is, digitaal opgeslagen en gebundeld in een bij de zaak horend zaakdossier;
  3. zaakinformatie wordt gearchiveerd oftewel opgeslagen als ‘digitaal bewijs’ van het handelen van de organisatie zodra uit de combinatie van de inhoud en context van de informatie op enig moment volgt dat het voor archivering in aanmerking komt;
  4. informatie in het zaakdossier die niet langer relevant en van belang is voor een zaak, zoals achterhaalde en niet voor archivering in aanmerking komende concept-teksten, wordt verwijderd uit het zaakdossier zodra die informatie gemist kan worden;
  5. bij het afsluiten van een zaak wordt alle nog niet gearchiveerde zaakinformatie in het zaakdossier óf alsnog gearchiveerd óf verwijderd uit het dossier en indien van toepassing ook vernietigd;
  6. zodra bij het afsluiten van een zaak het zaakdossier nog slechts gearchiveerde zaakinformatie bevat, wordt dit dossier als geheel ook gearchiveerd.

De rode draad in deze set regels is: stel acties niet uit als eenmaal duidelijk is wat er moet en kan gebeuren. Hoe langer de organisatie daarmee wacht, des te groter is de kans op vergissingen bij het kiezen van de juiste versie bij archiveren of verwijderen/opschonen. Een andere rode draad is: houd het overzichtelijk. Bewaar en archiveer niet alles, want in dat geval is de kans groot dat als je de inhoud van het dossier later nodig hebt, op dat moment onduidelijk is wat wel en wat niet van betekenis is.

De plaat[bewerken]

Het toepassen van de hiervoor genoemde regels leidt tot onderstaande plaat.


Plaat 1: Het vullen en archiveren van een zaakdossier


1 Vullen zaakdossier 2014m09d06 legendazkop.jpg

De plaat laat zien hoe in eerste instantie zowel de omvang van het niet- als het wel-gearchiveerde deel van het zaakdossier toenemen, totdat de omvang van het niet-gearchiveerde deel niet verder groeit om daarna te gaan afnemen. Dit totdat bij het afsluiten van de zaak de omvang van het niet-gearchiveerde deel nul is geworden of dan alsnog tot nul wordt teruggebracht.

Ter verdere toelichting kijken we nog wat nader naar het voorbeeld van het opstellen van een besluit bij een complexe zaak. Het besluit wordt een omvangrijk document. De eerste concept-versies krijgen niet meer betekenis dan dat ze worden bewaard om er later weer aan verder te werken, maar daartoe worden ze wel in het digitale zaakdossier opgeslagen. Op enig moment ontstaat een versie x. Ook bij die versie is er nog geen reden om deze te archiveren. Totdat wordt bedacht dat het handig is die versie alvast op de agenda te zetten van het periodieke overleg met de Veiligheidsregio. Alsnog wordt die versie gearchiveerd (met het verslag van dat overleg). Een paar weken later is er over een volgend concept een interne discussie op bestuurlijk niveau. Dat mondt uit in een onderbouwde keuze voor de richting waarin het concept-besluit verder zal worden uitgewerkt. Ook die versie wordt gearchiveerd. Nog weer een aantal weken later wordt een nieuw concept-besluit ter visie gelegd. Ook die versie wordt gearchiveerd. Plus later natuurlijk het definitieve besluit dat uit gaat naar het bedrijf dat de aanvraag deed. Van de inmiddels ongeveer twintig versies die in de loop van de tijd ontstonden, zijn er vier gearchiveerd. De rest kan, na misschien nog een controle, weg of is al verwijderd en vernietigd.

Varianten van de plaat[bewerken]

Zoals al gezegd zijn er ook varianten mogelijk. Zo kan een organisatie ervoor kiezen om alleen zaakinformatie aan het zaakdossier toe te voegen als die informatie in die versie voor archivering in aanmerking komt (oftewel archiefwaardig is). Indien men het daadwerkelijk archiveren van die informatie dan ook direct als handeling uitvoert, dan zal het zaakdossier op elk moment slechts gearchiveerde informatie bevatten. In de praktijk betekent dat dan vaak wel dat de behandelend ambtenaar concepten waaraan hij/zij nog werkt, dan opslaat in de eigen digitale opslagruimte oftewel in wat ook wel het persoonlijke domein wordt genoemd, en dat levert risico's op zoals al benoemd.

Een geheel andere variant is die waarbij men wel alle zaakinformatie direct aan het zaakdossier toevoegt, maar dat men vervolgens op geen enkel moment meer energie steekt in het 'opschonen' van het dossier. Bij het afsluiten van de zaak gaat er dan bij wijze van spreken 'een strik om het geheel' en dat wordt gearchiveerde dossier. Deze variant wordt wel eens verdedigd met de opmerking dat digitale opslagruimte tegenwoordig goedkoop is. Dat is juist, maar tegelijkertijd minder relevant dan de vraag of zo'n dossier met alles erin, dus 'rijp en groen door elkaar' wel beschouwd mag worden als zijnde 'geordend' in de zin van de Archiefwet.

Nog weer een andere variant is die waarbij wel alle zaakinformatie direct in het zaakdossier wordt opgeslagen, maar waarbij met opschonen en archiveren van de inhoud ervan wordt gewacht tot het moment van afsluiten van de zaak. Met hierbij het risico op vergissingen bij het kiezen van de juiste versies die voor archivering in aanmerking komen.

Uitbreidingen van de plaat[bewerken]

De zojuist besproken plaat kan uitgebreid worden met wat er na het afsluiten van een zaak met het dan gearchiveerde zaakdossier gebeurt. Daarvoor zijn twee handelingen in beeld:

  • bij niet-blijvend te bewaren dossiers het vernietigen van het dossier na het verlopen van de bijbehorende bewaartermijn;
  • het overbrengen van een dossier van een digitale archiefruimte[1] naar een digitale archiefbewaarplaats[2]).

Bij een blijvend te bewaren dossier is alleen sprake van overbrenging (standaard of uiterlijk na 20 jaar) (plaat 2a). Maar bij een niet-blijvend te bewaren dossier kan zowel sprake zijn van alleen vernietiging (plaat 2b) als van eerst overbrenging en daarna bij het verlopen van de bewaartermijn alsnog vernietiging (plaat 2c). Die laatste situatie zal zich vaker voordoen wanneer men kiest voor zogenoemde vervroegde overbrenging, een trend die zich waarschijnlijk gaat aftekenen bij de invoering van digitale archiefbewaarplaatsen in de vorm van zogenoemde e-Depots.

Plaat 2a: Vullen, archiveren en overbrengen van het dossier
Plaat 2b: Vullen, archiveren en (na de bewaartermijn) vernietigen van het dossier


Plaat 2c: Vullen, archiveren, overbrengen en (na de bewaartermijn) vernietigen van het dossier
  1. ↑ Een archiefruimte is een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid van de Archiefwet.
  2. ↑ Een archiefbewaarplaats is een bij of krachtens de Archiefwet voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats.

Nederlandse Overheid Referentie Architectuur.

Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit, voortgang en doorlooptijd inzichtelijk zijn en bewaakt worden.

Gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven.

Een samenhangend geheel van gegevensverzamelingen en de daarbij behorende personen, procedures, processen en programmatuur alsmede de voor het informatiesysteem getroffen voorzieningen voor opslag, verwerking en communicatie.

Overgenomen van "https://www.noraonline.nl/index.php?title=Het_vullen_en_archiveren_van_een_zaakdossier&oldid=29411"