Het vullen en archiveren van een zaakdossier

Zaakgericht Werken

Onderdeel van

Thema's

Contact

Ellen van der Steen

e.vandersteen@apeldoorn.nl

Status

Actueel

Inhoud Zaakgericht Werken

• Principes Zaakgericht Werken
• Voorbeelden van organisaties die zaakgericht werken
• Te beantwoorden vragen Zaakgericht Werken
• Bestaand materiaal Zaakgericht Werken
• Toepassen van zaakgericht werken bij beleidsontwikkeling
  • Zaakgericht werken bij beleidsontwikkeling inrichten
  • Aandachtspunten voor de implementatie van zaakgericht werken bij beleidsontwikkeling
• Het basisconcept van Zaakgericht Werken
• Het vullen en archiveren van een zaakdossier
• Zaak

Al in 2011 heeft KING, het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten, een concept uitgewerkt voor het (digitaal) vullen en archiveren van een zaakdossier. Dit concept werd onderdeel van een GEMMA-product, de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten (zie Bestaand materiaal Digitale duurzaamheid). Hier volgt een beschrijving van het concept, de bijbehorende regels en een plaat.

Dossiervorming, archivering en zaakgericht werken

In de genoemde Baseline is dossiervorming en archivering beschreven als een integraal onderdeel van zaakgericht werken en daarmee van het werkproces. Die benadering leverde een concept en bijbehorende regels op. Die regels beschrijven het inrichten en uitvoeren van zowel het proces als de informatiekundige kant van het vullen en archiveren van een zaakdossier.

Varianten en praktijkvoorbeelden

De genoemde regels kan men zien en gebruiken als architectuurprincipes op detailniveau. Dat betekent echter niet dat het niet anders kan of mag. De regels geven richting. Bij andere keuzes veranderen de inhoud van de plaat en delen van de bijbehorende tekstuele toelichting, maar de opzet van de plaat blijft vaak bruikbaar. De plaat laat dan zien hoe andere keuzes uitpakken.

Voor NORA geldt dat varianten op de plaat ook welkom zijn. Ze kunnen als praktijkvoorbeelden gepubliceerd worden (zie voor het opsturen van voorbeelden de contactgegevens onderaan deze pagina, of gebruik ze om contact op te nemen voor overleg).

Het concept

Het concept voor het volgens GEMMA vullen en archiveren van een zaakdossier vindt zijn basis in een aantal inzichten en beelden.

Alle werkprocesgebonden informatie die bij een zaak hoort en voor die zaak relevant en van belang is wordt beschouwd als zaakinformatie. Voor de duidelijkheid: de e-mail waarmee een collega meldt dat hij niet meerijdt, maar op de fiets naar een extern overleg over de zaak gaat, hoort daar niet bij. Maar een e-mail met de opinie over de zaak van een organisatie waarmee wordt samengewerkt wel.

Tijdens de behandeling van een zaak is sprake van zowel zaakinformatie die geen of nog geen formele betekenis heeft als van zaakinformatie die al wel een formele betekenis heeft en dan in aanmerking komt voor archivering.
Om geen verwarring te laten ontstaan over wat de juiste te archiveren versie is, bijvoorbeeld bij een concept-besluit en meerdere concept-versies, wordt informatie direct gearchiveerd als eenmaal duidelijk is dat het daarvoor in aanmerking komt.
Hierbij wordt onder (digitaal) archiveren verstaan het opslaan van informatie als een 'digitaal bewijs' en ter documentatie van het handelen van de organisatie en de daarbij gebruikte informatie. Dat betekent voor daadwerkelijk archiveren van informatie:

• opslaan met bevroren content;
• opslaan in een duurzaam digitaal formaat (bij tekstdocumenten bijvoorbeeld is dat vaak PDF (NEN-ISO)/PDF (NEN-ISO));
• opslaan met alle metagegevens die op basis van de Archiefwet nodig zijn;
• opslaan met als statuskenmerk dat het archief is en dat het ook als zodanig bewaard en beheerd moet worden.

Bij digitaal werken is het belangrijk dat alle, ook tijdelijk te bewaren informatie die bij een zaak hoort direct digitaal wordt opgeslagen en wel zodanig dat het altijd goed en compleet is terug te vinden, ook tijdens de behandeling van de zaak. Dat betekent dat de behandelend ambtenaar die informatie niet in een persoonlijke digitale omgeving bewaart, maar altijd opslaat in een digitaal zaakdossier waar een door de organisatie gestandaardiseerd beheerregime bij hoort. Dat voorkomt dat informatie uit beeld kan raken of zelfs niet meer vindbaar en toegankelijk is als bijvoorbeeld een collega het werk in verband met ziekte moet overnemen. Dus ook dat concept-besluit dat nog geen formele betekenis heeft en nog niet is gearchiveerd omdat er nog aan gewerkt wordt, wordt altijd opgeslagen in het digitale zaakdossier.

Wat is het zaakdossier?

Het digitale zaakdossier is een digitale bundeling van alle bij een zaak horende informatie. Die bundeling ontstaat door alle zaakinformatie op te slaan met een gemeenschappelijk kenmerk, in de praktijk het zaaknummer. In principe is alle informatie dan altijd terug te vinden. Daarvoor is het zelfs niet nodig dat - in de fase van behandeling van een zaak - al die informatie in hetzelfde informatiesysteem zit. In die fase kunnen tekstdocumenten in een Document Management Systeem (DMS) zitten, gestructureerde zaakgegevens in een zakensysteem of zakenmagazijn en reeds gearchiveerde zaakinformatie al in een archiefsysteem. Ook kan er in die fase voor de zaak relevante informatie in een sectoraal systeem zitten. Door het labelen van al die informatie met het zaaknummer is toch sprake van een digitale bundeling oftewel een virtueel zaakdossier.

Het vullen van het dossier en het archiveren van de inhoud ervan

Het voorgaande betekent dat een zaakdossier tijdens de behandeling van een zaak zowel gearchiveerde zaakinformatie kan bevatten als niet of nog niet gearchiveerde zaakinformatie. Een ontvangen aanvraag bijvoorbeeld beschrijft een formele transactie die direct gearchiveerd kan worden. Maar de eerste versie van een concept-besluit bij een complexe zaak zal vaak nog geen formele betekenis hebben en dan wel worden bewaard voor verdere bewerking, maar niet met de status dat het al archief is. Dit illustreert hoe bij een complexe zaak (dat is in dit geval een goed bruikbaar voorbeeld) het zaakdossier in eerste instantie ook gevuld zal raken met niet-gearchiveerde zaakinformatie zoals concept-tekstdocumenten. Maar naarmate de behandeling van de zaak vordert, zullen meer en meer van die concepten of definitief worden en betekenis krijgen en om die reden gearchiveerd worden, of niet van betekenis worden waardoor men ze als niet-relevante concept-versies kan verwijderen en vernietigen. Tijdens de behandeling van een zaak nemen op die manier zowel het niet- als het wel-gearchiveerde deel van het zaakdossier in eerste instantie in omvang toe, maar gaat de omvang van het niet-gearchiveerde deel op een gegeven ogenblik ook weer in omvang afnemen.

Het archiveren van het dossier

In het zaakdossier zal de omvang van het niet-gearchiveerde deel uiteindelijk richting nul gaan. En bij het afsluiten van de zaak moet dat ook echt nul worden. Wat dan nog niet gearchiveerd is, wordt alsnog gearchiveerd of verwijderd uit het zaakdossier (en vernietigd als het ook voor andere zaken geen betekenis heeft).
Zodra alle inhoud archiefstatus heeft, kan ook het dossier als geheel worden gearchiveerd. De bundeling of verzameling van informatie die het zaakdossier in feite is, kan dan op het niveau van die verzameling worden bevroren. Na archiveren van het dossier als geheel kan men aan die verzameling geen informatie meer toevoegen of eruit verwijderen. Het gefixeerde dossier vormt vanaf dat moment de niet meer veranderbare documentatie van de dan afgesloten behandeling van de zaak. Dit laatste uiteraard uitgezonderd het vernietigen van het dossier of delen van de inhoud in verband met het aflopen van in metagegevens vastgelegde bewaartermijnen.

De basisregels

Uit het voorgaande kunnen de volgende basisregels worden gedestilleerd voor het vullen en archiveren van een zaakdossier:

1. alle informatie die bij een zaak hoort en voor die zaak relevant en van belang is, wordt beschouwd als zaakinformatie;
2. alle zaakinformatie wordt zodra deze beschikbaar is, digitaal opgeslagen en gebundeld in een bij de zaak horend zaakdossier;
3. zaakinformatie wordt gearchiveerd oftewel opgeslagen als ‘digitaal bewijs’ van het handelen van de organisatie zodra uit de combinatie van de inhoud en context van de informatie op enig moment volgt dat het voor archivering in aanmerking komt;
4. informatie in het zaakdossier die niet langer relevant en van belang is voor een zaak, zoals achterhaalde en niet voor archivering in aanmerking komende concept-teksten, wordt verwijderd uit het zaakdossier zodra die informatie gemist kan worden;
5. bij het afsluiten van een zaak wordt alle nog niet gearchiveerde zaakinformatie in het zaakdossier óf alsnog gearchiveerd óf verwijderd uit het dossier en indien van toepassing ook vernietigd;
6. zodra bij het afsluiten van een zaak het zaakdossier nog slechts gearchiveerde zaakinformatie bevat, wordt dit dossier als geheel ook gearchiveerd.

De rode draad in deze set regels is: stel acties niet uit als eenmaal duidelijk is wat er moet en kan gebeuren. Hoe langer de organisatie daarmee wacht, des te groter is de kans op vergissingen bij het kiezen van de juiste versie bij archiveren of verwijderen/opschonen. Een andere rode draad is: houd het overzichtelijk. Bewaar en archiveer niet alles, want in dat geval is de kans groot dat als je de inhoud van het dossier later nodig hebt, op dat moment onduidelijk is wat wel en wat niet van betekenis is.

De plaat

Het toepassen van de hiervoor genoemde regels leidt tot onderstaande plaat.

Plaat 1: Het vullen en archiveren van een zaakdossier

De plaat laat zien hoe in eerste instantie zowel de omvang van het niet- als het wel-gearchiveerde deel van het zaakdossier toenemen, totdat de omvang van het niet-gearchiveerde deel niet verder groeit om daarna te gaan afnemen. Dit totdat bij het afsluiten van de zaak de omvang van het niet-gearchiveerde deel nul is geworden of dan alsnog tot nul wordt teruggebracht.

Ter verdere toelichting kijken we nog wat nader naar het voorbeeld van het opstellen van een besluit bij een complexe zaak. Het besluit wordt een omvangrijk document. De eerste concept-versies krijgen niet meer betekenis dan dat ze worden bewaard om er later weer aan verder te werken, maar daartoe worden ze wel in het digitale zaakdossier opgeslagen. Op enig moment ontstaat een versie x. Ook bij die versie is er nog geen reden om deze te archiveren. Totdat wordt bedacht dat het handig is die versie alvast op de agenda te zetten van het periodieke overleg met de Veiligheidsregio. Alsnog wordt die versie gearchiveerd (met het verslag van dat overleg). Een paar weken later is er over een volgend concept een interne discussie op bestuurlijk niveau. Dat mondt uit in een onderbouwde keuze voor de richting waarin het concept-besluit verder zal worden uitgewerkt. Ook die versie wordt gearchiveerd. Nog weer een aantal weken later wordt een nieuw concept-besluit ter visie gelegd. Ook die versie wordt gearchiveerd. Plus later natuurlijk het definitieve besluit dat uit gaat naar het bedrijf dat de aanvraag deed. Van de inmiddels ongeveer twintig versies die in de loop van de tijd ontstonden, zijn er vier gearchiveerd. De rest kan, na misschien nog een controle, weg of is al verwijderd en vernietigd.

Varianten van de plaat

Zoals al gezegd zijn er ook varianten mogelijk. Zo kan een organisatie ervoor kiezen om alleen zaakinformatie aan het zaakdossier toe te voegen als die informatie in die versie voor archivering in aanmerking komt (oftewel archiefwaardig is). Indien men het daadwerkelijk archiveren van die informatie dan ook direct als handeling uitvoert, dan zal het zaakdossier op elk moment slechts gearchiveerde informatie bevatten. In de praktijk betekent dat dan vaak wel dat de behandelend ambtenaar concepten waaraan hij/zij nog werkt, dan opslaat in de eigen digitale opslagruimte oftewel in wat ook wel het persoonlijke domein wordt genoemd, en dat levert risico's op zoals al benoemd.

Een geheel andere variant is die waarbij men wel alle zaakinformatie direct aan het zaakdossier toevoegt, maar dat men vervolgens op geen enkel moment meer energie steekt in het 'opschonen' van het dossier. Bij het afsluiten van de zaak gaat er dan bij wijze van spreken 'een strik om het geheel' en dat wordt gearchiveerde dossier. Deze variant wordt wel eens verdedigd met de opmerking dat digitale opslagruimte tegenwoordig goedkoop is. Dat is juist, maar tegelijkertijd minder relevant dan de vraag of zo'n dossier met alles erin, dus 'rijp en groen door elkaar' wel beschouwd mag worden als zijnde 'geordend' in de zin van de Archiefwet.

Nog weer een andere variant is die waarbij wel alle zaakinformatie direct in het zaakdossier wordt opgeslagen, maar waarbij met opschonen en archiveren van de inhoud ervan wordt gewacht tot het moment van afsluiten van de zaak. Met hierbij het risico op vergissingen bij het kiezen van de juiste versies die voor archivering in aanmerking komen.

Uitbreidingen van de plaat

De zojuist besproken plaat kan uitgebreid worden met wat er na het afsluiten van een zaak met het dan gearchiveerde zaakdossier gebeurt. Daarvoor zijn twee handelingen in beeld:

• bij niet-blijvend te bewaren dossiers het vernietigen van het dossier na het verlopen van de bijbehorende bewaartermijn;
• het overbrengen van een dossier van een digitale archiefruimte naar een digitale archiefbewaarplaats).
  

Bij een blijvend te bewaren dossier is alleen sprake van overbrenging (standaard of uiterlijk na 20 jaar) (plaat 2a). Maar bij een niet-blijvend te bewaren dossier kan zowel sprake zijn van alleen vernietiging (plaat 2b) als van eerst overbrenging en daarna bij het verlopen van de bewaartermijn alsnog vernietiging (plaat 2c). Die laatste situatie zal zich vaker voordoen wanneer men kiest voor zogenoemde vervroegde overbrenging, een trend die zich waarschijnlijk gaat aftekenen bij de invoering van digitale archiefbewaarplaatsen in de vorm van zogenoemde e-Depots.

Plaat 2a: Vullen, archiveren en overbrengen van het dossier

Plaat 2b: Vullen, archiveren en (na de bewaartermijn) vernietigen van het dossier

Plaat 2c: Vullen, archiveren, overbrengen en (na de bewaartermijn) vernietigen van het dossier

---

Nederlandse Overheid Referentie Architectuur.

Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit, voortgang en doorlooptijd inzichtelijk zijn en bewaakt worden.

Gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven.

Een samenhangend geheel van gegevensverzamelingen en de daarbij behorende personen, procedures, processen en programmatuur alsmede de voor het informatiesysteem getroffen voorzieningen voor opslag, verwerking en communicatie.