Checklist bestanden netjes uploaden

NB: Deze pagina is geen onderdeel van de reguliere NORA, maar een testruimte. Het is dus niet zeker of de inhoud zoals u die ziet juist, actueel en betrouwbaar is.

Deze checklist gaat over het uploaden van bestanden naar deze website (noraonline.nl).

Waarom deze checklist?

We merken als NORA Beheer dat het nog wel eens fout gaat bij het uploaden van bestanden:

• Bestanden voldoen niet aan wettelijke verplichtingen zoals toegankelijkheid
• Bestanden worden twee of zelfs drie keer geüpload onder verschillende namen
• Bestanden zijn moeilijk terug te vinden of her te gebruiken binnen de wiki
• Bestanden missen de context, waardoor een toevallige bezoeker via een zoekmachine niet weet wat de status en achtergrond is van een document en waar hij/zij meer kan lezen

De informatie in deze checklist staat al in de wiki helpsectie, maar verspreid. Hopelijk kan de combinatie in deze checklist gebruikers verder helpen.

Onderscheid afbeeldingen en documenten

Afbeeldingen hebben wat bijzonderheden ten opzichte van andere documenten. De subkop Checklist Afbeeldingen is dan ook een aanvulling op de algemene Checklist bestanden.

Checklist bestanden

Check of het bestand zelf in orde is

Is het bestand zelf op orde, bijvoorbeeld:

• digitoegankelijkheid?
• juiste auteur, organisatie er cetera vermeld?
• te openen zonder vreemde verschuivingen in opmaak et cetera? (gaat bijvoorbeeld nog wel eens mis bij het exporteren van word naar pdf)
• de juiste versie?
• in een format dat de wiki ondersteunt?

Check op dubbelingen

Is er al een (eerdere versie van) dit bestand toegevoegd aan de wiki?

• Gebruik het zoekveld en toets een paar trefwoorden uit of over het document.
• De wiki checkt zelf of er een bestand met exact dezelfde inhoud en format bestaat, of precies dezelfde naam. In zo'n geval krijg je een waarschuwing bij het uploaden - negeer die niet!
• Staat het bestand al in de wiki, hergebruik het dan: verwijs naar het bestaande bestand. Voeg waar nodig een nieuwe versie van het document toe <link ...>

Een goede bestandsnaam

Heeft je document een betekenisvolle naam? Pas het desnoods aan:

• Denk aan de context van NORA: NORA presentatie was bij het maken misschien een goede titel, maar zegt op noraonline vrij weinig.
• Maak het mogelijk later een nieuwere versie toe te voegen, dus liever Referentie-architectuur Regie op Gegevens dan Referentie-architectuur Regie op Gegevens_v0.42_23-5-2021.
• De titel moet slaan op de inhoud, niet (alleen) de context. Dus nooit 'Gebruikersraad Ad 5' maar 'Presentatie over Zero trust Architecture' of 'Wijzigingsvoorstel Kernwaarden van Dienstverlening', eventueel aangevuld met iets als 'zoals gegeven in NORA 'Gebruikersraad 2021-06-12'.
• De bestandsnaam hoeft niet hetzelfde te zijn als de tekst die de lezer leest op de pagina: als je daar wel wilt spreken van 'vergaderstuk 17' of gewoon 'presentatie' dan kan dat. De bestandsnaam is echter wel waar zoekmachines naar kijken en hoe je later in de wiki het bestand terug kunt vinden. (Om een bestand aan te roepen onder een andere naam zet je die achter een opstaand streepje, bijvoorbeeld:

  {{Bestand met info|bestandsnaam.pdf|andere naam}} of [[Bestand:bestandsnaam.svg|andere naam]]

• Overweeg of het nuttig is om de spreker (bij presentaties), de auteur (bij visiestukken) of de organisatie waar het stuk vandaan komt te vermelden in de titel. Er kan tenslotte maar 1 document onder elke unieke naam worden opgeslagen en gevonden.
• Als je het bestand upload onder een andere naam dan het origineel, behoudt dan wel de oorspronkelijke titel in het document (dit gaat automatisch bij pdf's et cetera).

Het bestand uploaden vanuit de link er heen

Maak eerst een link naar het document en volg deze om het te uploaden, liever dan het apart te uploaden en er later naar te linken. Dit voorkomt typefouten en dubbelingen. Zie <link> voor uitleg hoe je een link legt naar een bestand.

Bestandsbeschrijving

Heb je een beschrijving toegevoegd bij het uploaden van het bestand?

• Je plaatst je beschrijving in het vak Samenvatting (onder het vak Opslaan als)
• De beschrijving is bedoeld voor mensen die het bestand vinden via een zoekmachine of zoekopdracht op noraonline. Zij missen de context van het bestand en hebben wat meer informatie nodig om te beoordelen:
  • Of het bestand voor hen de moeite waard is (of ze het gaan downloaden)
  • Wat de status en bron van de inhoud is (is dit een visie van een individu of een besluit of afspraak en van wie dan?)
  • Waarom het op noraonline staat (samenhang met andere pagina's, bijvoorbeeld binnen het thema)
  • Of ze het bestand mogen hergebruiken (standaard valt alles op noraonline onder de creative commons licentie <checken en link leggen>, wil je hier van afwijken dan moet je dat expliciet vermelden)
• Een beschrijving hoeft niet lang te zijn, maar wel leesbaar (zinnetje ipv steekwoorden). Zet er bovendien links in, zodat je direct door kunt klikken naar de context. Voorbeelden:
  • (Presentatie) Presentatie van Donald Duck van Logius in de NORA Gebruikersraad van 1 januari 2028 over Identity & Access Management (IAM).
  • (Architectuurdocument) PSA (Project Startarchitectuur) van het project Prince-in-name-only (Pino) binnen de Migratieketen, versie 0.91. Voor hergebruik aangeboden in Meetup Projectarchitecten.
  • (Afbeelding) Schematische weergave van het Raamwerk gegevenskwaliteit, onderdeel van het thema Gegevensmanagement.
  • (Foto) Foto van het Hundertwasserhaus in Wenen, gemaakt door Photographers-R-Us (rechten voorbehouden). Gebruikt als voorbeeld van gebruikersgerichte architectuur op NORA Gebruikersdag 1 januari 2034.

Categorieën toevoegen aan bestandsbeschrijving

Heb je categorieën toegevoegd aan het bestand zodat ze makkelijker herbruikbaar zijn, beter te vinden en goed te beheren?

• Je voegt een categorie toe met de code

  [[Categorie:Naam]]

  , waarbij je de juiste Naam invult.
• De code kan gewoon in de samenvatting toegevoegd worden bij het uploaden, of met Bewerken worden toegevoegd aan een bestaand bestand.
• Een bestand valt meestal in meerdere categorieën tegelijk, zet de code gewoon achter elkaar zonder scheidingsteken:

  [[Categorie:IAM]][[Categorie:NORA Gebruikersraad]][[Categorie:Presentaties]]

• Kies altijd ten minste één inhoudelijke categorie: waar gaat het bestand over? Vaak gebruik je:
  • De categorie van het thema waarbinnen het bestand valt, zoals categorie:IAM of categorie:Gegevensmanagement
  • Een categorie als categorie:Over Standaarden of categorie:Over Bouwstenen wanneer het bestand betrekking heeft op Standaarden, Bouwstenen, Beleidskaders enzovoorts
• Voeg waar dat relevant is ook de categorie toe van een (serie van) bijeenkomsten toe, of de Expertgroep of andere groep waarbinnen het document is besproken.
  • bijvoorbeeld categorie:Gebruikersdag 19 november 2019 of categorie:NORA Gebruikersraad
• Voeg tenslotte een of meerdere categorieën toe die de aard van het document weergeven, zoals categorie:Presentaties, categorie:Schema's en categorie:Foto's, maar ook categorie:NORA Huisstijl. Zo kunnen we later:
  • gericht zoeken naar een specifiek bestand (het was een presentatie in de Gebruikersraad over IAM, welke hebben we daar van?)
  • een lijst geven met alleen presentaties of foto's of schema's binnen een bepaald onderwerp
  • als beheerder alle bestanden van een bepaald soort checken of aanpassen. Bijvoorbeeld als vereisten voor digitoegankelijkheid veranderen of we de kleuren van de Huisstijl wijzigen.

Tip 1: Op de pagina Categorie lees je meer over Categorieën en op Speciaal:Categorieën staan alle bestaande categorieën.

Tip 2: Als je een categorie toevoegt verschijnt er onder de pagina een link naar de categorie. Is die rood, dan is de categorie nieuw (nog niet aangemaakt en beschreven) OF je hebt een typefout gemaakt.

Checklist Afbeeldingen (aanvulling op checklist bestanden)

Het uploaden, beschrijven en toevoegen van categorieën gaat hetzelfde bij afbeeldingen als bij andere bestanden. Extra zijn wel:

• de alt-tekst

Nederlandse Overheid Referentie Architectuur.

Houdt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is.

Een beschrijving van een complex geheel, en van de principes die van toepassing zijn op de ontwikkeling van het geheel en zijn onderdelen.