Documenten op noraonline en toegankelijkheid

Uit NORA Online
Ga naar: navigatie, zoeken
Deze pagina is een concept. Reacties via nora@ictu.nl of tekstvoorstellen in de wiki zijn welkom.
logo helpsectie, twee vraagtekens en de knoppen F1 en help in de kleuren van NORA (blauw, wit en paars)
Helpsectie NORANederlandse Overheid Referentie Architectuur wiki:

Waarom digitaal toegankelijke documenten?

Documenten die niet voldoen aan de standaard Digitoegankelijk zijn door een stuk minder mensen te gebruiken. Als je het document goed opstelt kan het bijvoorbeeld netjes voorgelezen worden door software voor slechtzienden, weet iemand met een beperkte internetverbinding of het de moeite waard is om een plaatje te downloaden en is de structuur van het document doorzoekbaar voor wie niet de hele tekst kan of wil lezen.

NORANederlandse Overheid Referentie Architectuur is, net als alle overheidswebsites, wettelijk verplicht om aan deze toegankelijkheidseisen te voldoen voor zover dat realistisch haalbaar is. Zie Toegankelijkheid noraonline voor meer informatie.

Keuzes vanuit NORANederlandse Overheid Referentie Architectuur en afwegingen

Wiki boven documenten

NORANederlandse Overheid Referentie Architectuur kiest er voor om zo min mogelijk documenten te publiceren, maar informatie en kennis direct in de wiki te delen. Bedenk dus als je een tekst of een spreadsheet wilt delen op noraonline eerst of het ook mogelijk is om de inhoud rechtstreeks in de wiki te otsluiten. NORA Beheer kan hierover adviseren.

Niet alleen is html beter toegankelijk dan pdf, de informatie is ook makkelijker te exporteren, overerven in andere wiki's, te structureren, te verbinden en te actualiseren. De wiki noraonline is helaas nog niet optimaal digitoegankelijk. Maar alle verbeteringen die in deze (open source) software aangebracht wordt verbetert de toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is. van alle bestaande wiki-pagina's, terwijl pdf's blijven op het niveau dat ze waren toen ze zijn geüpload.

Liever minder toegankelijk dan helemaal weg

Documenten uit het verleden van de digitale overheid voldoen vaak niet aan de huidige eisen voor toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is.. Een groot deel van de oudere pdf's die via noraonline ontsloten worden zijn ook niet gemakkelijk om te zetten naar een toegankelijke pdf omdat de oorspronkelijke bron (.doc, .odt et cetera) niet beschikbaar is en het project of programma waarbinnen het gemaakt is al lang is opgedoekt. Toch is er van tijd tot tijd nog vraag naar deze oude documenten, bijvoorbeeld om lessen uit het verleden mee te nemen in doorontwikkeling of herontwerp.

NORANederlandse Overheid Referentie Architectuur heeft geen budget om deze documenten om te laten zetten, maar wil ze ook niet laten verdwijnen: liever toegankelijk voor een deel van de bezoekers dan voor helemaal niemand. Wel horen we het graag als je een document niet kunt openen / begrijpen, maar wel nodig hebt. Dan kunnen we waar nodig op zoek gaan naar alternatieve oplossingen.

Omdat iedereen tegen drempels op kan lopen zijn we altijd beschikbaar voor contact en om oplossingen te zoeken

Contact met NORANederlandse Overheid Referentie Architectuur Beheer
Foto van NORA Beheerteam van februari 2020, met v.l.n.r. Joris Dirks, Marieke Vos, Eric Brouwer, Sandra van Dalen en Wendy Pragt.
nora@ictu.nl
twitter:@NORArchitectuur
→ tel. nr. 0652896945 (Sandra van Dalen)
→ tel. nr. +31629099131 (Marieke Vos)

Op noraonline.nl staat een hoop informatie en kennis, die beschikbaar is gesteld door professionals uit hun eigen praktijk. We zijn ons er van bewust dat de grote hoeveelheid, de complexiteit, de diversiteit van auteurs en onderwerpen en de manier waarop we de kennis structureren en aanbieden drempels kunnen opwerpen voor bezoekers. Of die nu een beperking hebben of niet. Je kunt daarom altijd contact met ons (NORA Beheer) opnemen als je ergens niet uit komt, of het nu gaat om directe toegang of begrip van de inhoud. Wij zullen dan samen met jou zoeken naar een oplossing.

Office-documenten checken op toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is.

Alle office-programma's hebben een ingebouwde check op digitale toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is.. Check dus de toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is. van word- en powerpoint-documenten voor je ze upload of bij ons aanlevert voor publicatie. Wij raden aan om deze check al bij het schrijven of redigeren van de tekst te gebruiken, al doen we zelf ook nog een check nadat we het document ontvangen.

Waarom zelf checken?

Je kunt een document in word of powerpoint op elk gewenst moment controleren op toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is.. Bij twijfel kun je dus altijd checken of er problemen zijn. En je bepaalt zelf wanneer je er aan toe bent, zonder dat het je stoort in je denk- en schrijfproces.

Gerapporteerde problemen kun je zelf direct verhelpen, of je vraagt om hulp aan iemand die er meer verstand van heeft. Zelfs als je problemen niet direct kunt verhelpen helpt het om te weten of en hoeveel er zijn: je moet rekenen op een langere doorlooptijd richting publicatie of distributie als een ondersteuner of communicatiemedewerker meer correcties vooraf moet aanbrengen. En als je zelf publiceert kun je er een waarschuwing bij zetten met uitleg waarom het document (nog) niet toegankelijk is en hoe mensen die daar last van hebben alsnog de gewenste informatie kunnen krijgen.

Hoe?

Open het tabblad Controleren, subblad Toegankelijkheid, optie Toegankelijkheid Controleren. Er opent zich nu een venstertje rechts waarin de bevindingen staan van de check, oftewel de waarschuwingen. Zo lang je dit venstertje open laat staan blijft de check meelopen, dus als je wilt kun je direct feedback krijgen terwijl je werkt. Als je op een waarschuwing klikt toont hij alle woorden of objecten waar de waarschuwing voor geldt, met daarachter een pijltje omlaag. Via dat pijltje krijg je een aantal aanbevolen acties te zien ter verbetering van de toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is.. Welke dat zijn hangt af van de type waarschuwing. Extra uitleg over de waarschuwing en de mogelijkheden om ze aan te passen staan onder in het venstertje onder Aanvullende gegevens.

De twee meest voorkomende bevindingen:

  • Ontbrekende alt-tekst. Je kunt voor actie kiezen uit het toevoegen van de alt-tekst of de afbeelding als decoratief markeren (boven al beschreven)
  • Tekstcontrast dat moeilijk te lezen is. Naast de aanbevolen actie om kleur van de tekst of de kleur van de pagina te wijzigen kun je ook eerst proberen of de tekst groter maken of in bol zetten helpt – zo ja verdwijnt de bevinding uit het venster, zo nee zul je toch de kleur aan moeten passen. NB: het is het handigste geen individuele woorden te veranderen van kleur, maar de hele stijl of de themakleur aan te passen. Zo haal je waarschijnlijk in één acties een hele rij met waarschuwingen weg.

Bijkomende voordelen van het zelf uitvoeren van de check

  • Het probleem blijft hetzelfde of jij de check doet of een ander, maar nu heb je zelf de oplossingsrichting nog in de hand. Een ondersteuner of publicist weet niet waarom jij gekozen hebt voor een bepaalde afbeelding, of kleur of tekstopmaak en zal bij wijzigingen dus weinig rekening houden met wat jij belangrijk vindt.
  • Een ondersteuner of publicist die de check uitvoert op jouw document zal positief verrast zijn als er geen waarschuwingen zijn en je professionaliteit hoger aan slaan.

Bestaande documenten corrigeren

Wanneer een document niet voldoet aan de toegankelijkheidseisen die we vanuit NORANederlandse Overheid Referentie Architectuur stellen mag het niet geplaatst worden. Wel is in sommige gevallen een tijdelijke plaatsing van een eerste versie mogelijk, mits er commitment is om een verbeterde versie aan te leveren.

Moet je een document corrigeren om het te kunnen uploaden / publiceren, let dan hier op:

  1. Een pdf is bijna niet achteraf te corrigeren - ga op zoek naar het bewerkbare brondocument (bijvoorbeeld een (open) office document of spreadsheet).
  2. Laat je helpen door de toegankelijkheids-check die veel programma's tegenwoordig hebben en volg de suggesties voor oplossingen
  3. Zoek waar nodig extra informatie en hulp, netwerken als Gebruiker Centraal hebben trainingen en tips voor het maken van toegankelijke documenten en het corrigeren van ontoegankelijke.

Direct een toegankelijk document maken

Er is vanuit NORANederlandse Overheid Referentie Architectuur Beheer een aantal tips verzameld om in 1 keer goed toegankelijke documenten te maken.

Tips toegankelijke documenten maken in word

Wat als het echt niet haalbaar is? Legitieme uitzonderingen goed documenteren

De wettelijke verplichting om content toegankelijk te maken houdt rekening met wat er realistisch mogelijk is. Loop je op tegen de grenzen van budget, techniek of tijd, check dan even bij NORANederlandse Overheid Referentie Architectuur Beheer of je een uitzondering mag maken. Heb je daar toestemming voor, plaats dan altijd op de bestandspagina (en waar nodig op andere pagina's) een uitleg hoe en waarom je afwijkt. Daarbij hoort ook uitleg of het gaat om een tijdelijke of permanente uitzondering en waar mogelijk een contactpersoon of kanaalCommunicatiekanaal dat bij de dienstverlening wordt gebruikt. Elk kanaal kent verschillende vormen waarin informatie kan worden gedeeld. voor wie het bestand niet kan inzien maar wel denkt het nodig te hebben.Door uitzonderingen goed te documenteren geven we duidelijkheid en kunnen we later alsnog reparaties uitvoeren.

Maar dit kan alleen bij legitieme uitzonderingen. Gebrek aan kennis over toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is. is geen legitieme reden om af te wijken!

Wat we wel accepteren:

  • Als er geen budget is om een ouder document om te zetten, maar het wel relevant is voor (een deel van) de doelgroep van noraonline. Dit is een permanente uitzondering, hierbij hoort wel een verdere inspanning: de bezoeker moet op de bestandspagina genoeg informatie vinden om te besluiten of het document voor hen zo relevant is dat zij (of hun werkgever of de NL overheid) alsnog een investering moeten doen om de inhoud deelbaar te maken. Het gaat dan in ieder geval om:
    • Herkomst en voorgeschiedenis document
    • Titel, auteur, jaartal en organisatie / programma van herkomst
    • Inhoudelijke beschrijving en relevante categorieën (zie Categorie voor uitleg over het gebruik van categorieën)
    • Contactmogelijkheid indien beschikbaar, zo nee verwijzing naar logische 'erfgenaam' van de organisatie van herkomst
    • Categorie:NietToegankelijk toevoegen, zodat we makkelijker terug kunnen vinden welke documenten uitzonderingen vormen.
  • Als er technische problemen zijn om een document toegankelijk te maken en het ook niet mogelijk is de inhoud rechtstreeks in de wiki te delen. Dit is in principe een tijdelijke uitzondering (de techniek verbetert rap nu toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is. wettelijk verplicht is). NB: je moet wel uitzoeken of het echt niet mogelijk is, gebrek aan kennis of vaardigheden is een ander verhaal. Vermeldt op de bestandspagina:
    • Tegen wel technisch issue je bent opgelopen en in welke versie van de tool die je gebruikt dit een issue is. Zo kan op een later moment gecheckt worden het is verholpen.

En daarnaast dezelfde informatie als hierboven.

  • Als er geen tijd is om een document toegankelijk te maken voordat het gebruikt moet worden door een groep. Denk bijvoorbeeld aan het ondertitelen van een filmpje of presentatie, waarbij vooraf bekend is dat dit voor de direct aanwezigen niet nodig is. Dit is per definitie een tijdelijke uitzondering: plaats op de bestandspagina een inschatting wanneer je er aan toe komt EN een contactpersoon voor het geval de planning niet gehaald wordt en iemand toegang wil.

Voeg ook in dit geval de categorie:NietToegankelijk toe.