Governance van gegevenswoordenboeken
- Onderdeel van
- Thema's
- Contact
- Arjen Santema
- naam@organisatie.nl
- Status
- Actueel
- Auteurs
Toe te voegen
Wat houdt governance in?[bewerken]
Governance betreft het besturen van, toezien op en verantwoorden over - in dit geval - gegevenswoordenboeken. Het eenduidig beleggen van eigenaarschap en het vastleggen van verantwoordelijkheden met betrekking tot de gegevenswoordenboeken vormt hierin een essentieel onderdeel. Een uitgebreide algemene uitleg en toelichting hierop vindt u op de betreffende NORA-pagina. Governance is ook een belangrijk thema in het beheer en ontwikkelmodel BOMOD voor open data. De uitwerking hieronder is bedoeld om meer context te geven over specifiek governance met betrekking tot gegevenswoordenboeken. Er worden mogelijke inrichtingsvormen geschetst en praktijkvoorbeelden zijn toegevoegd. Hiermee kan het uitwisselen van kennis en best-practices op dit deelgebied van architectuur worden ondersteund. Want goede inrichting van governance is een proces dat voortdurend aandacht behoeft en aanpassingen vergt.
Belangrijke aspecten die moeten worden ingeregeld voor goede governance:
- er is een duidelijke (groep van) eigena(a)r(en) met mandaat
- het draagvlak is goed geregeld. Er is een overzicht van belanghebbenden voor de kortere en langere termijn. Er zijn goede afspraken hoe deze belanghebbenden wordt betrokken (bijv. volgens het RACI-model)
- er is een ingericht proces voor het beheer. Afspraken hoe om te gaan met wijzigingsvoorstellen moeten zijn vastgelegd en geaccordeerd. Hoe vaak komt men bij elkaar, hoe werkt men samen, hoe vindt besluitvorming plaats, etc
- er is voldoende inhoudelijke expertise beschikbaar. Denk daarbij ook aan specifieke domeinkennis voor een proces dat pas in een latere fase in beeld komt
- achterliggende discussies over voorgenomen wijzigingen moeten goed worden vastgelegd, zodat de beweegredenen duidelijk zijn. Ervaringen uit het verleden en elders opgedane relevante ervaringen zijn vastgelegd en meegenomen
- de actuele en voorgaande versies van het gegevenswoordenboek zijn vastgelegd en toegankelijk
- er is goed inzicht in de kosten en inspanning voor governance, en er zijn afspraken wie deze kosten dragen
Het belang van een goede governance[bewerken]
Als de governance niet goed en transparant is ingericht, dan wordt het gebruik van een gegevenswoordenboek bemoeilijkt. De kosten hiervoor zijn: extra discussie tussen belanghebbenden - vaak ook achteraf, herstel werkzaamheden Bijv. omdat een stakeholder zich pas later de consequentie van een keuze realiseerde), compensatie-activiteiten die elders moeten worden uitgevoerd, tempoverlies, verlies van vertrouwen van stakeholders,enzovoort. Mogelijke oorzaken die ontwikkeling en gebruik van Gegevenswoordenboeken kunnen belemmeren:
- niet altijd is de eigenaar of opdrachtgever inhoudelijk betrokkenheid of gebruikt deze in zijn eigen primaire processen; soms staat een eigenaar op afstand, met gevolgen voor de aansturing. Bijv. kan een ministerie opdracht geven tot het ontwikkelen van een begrippenkader, en er zelf niet direct bij betrokken zijn cq. de directe gevolgen merken van de kwaliteit van het opgeleverde.
- niet alle betrokkenen zijn gekend in het wijzigen van een definitie of een relatie. Hierdoor zijn de consequenties niet voldoende in beeld en worden mogelijkheden uitgesloten of haken belanghebbenden af. Ook kan het zijn dat een belangrijke stakeholder zich nog niet goed heeft georganiseerd, en daardoor zijn belangen niet goed kan invullen. Of het gebruik en de context van een model of begrippen is op voorhand niet altijd bekend.
- bepaalde (toekomstige) gebruikscontexten waarin begrippen ook een rol kunnen spelen, zijn niet meegenomen in een wijzigingsbeslissing, bijvoorbeeld omdat deze nog niet bekend waren. Stakeholders uit die andere contexten zijn niet gekend, waardoor toekomstig gebruik niet goed aansluit
- er worden nieuwe begrippen ontwikkeld, terwijl er al bruikbare begrippen of synoniemen beschikbaar zijn. Kennis tussen en over domeinen heen is niet altijd goed beschikbaar en op elkaar afgestemd
- als achterliggende argumenten niet goed zijn vastgelegd, worden discussies soms onnodig over gedaan of worden relevante argumenten op een later moment vergeten. Het is belangrijk dat kennis hierover niet alleen in de hoofden van de direct-betrokkenen zit, maar ook goed is vastgelegd en toegankelijk is voor m.n. de beheerders
- het versiebeheer van een gegevenswoordenboek. een begrip of een gegevenstype is onvoldoende geregeld. Zijn bijvoorbeeld oudere versies van een gegevenstype nog wel coherent en eenduidig beschikbaar voor applicaties?
- Het gebruik van gegevenswoordenboeken, zeker als ze als linked data beschikbaar worden gesteld is niet bekend. Men verwijst naar een begrip in een woordenboek, niet andersom.
Voorbeelden van governance op verschillende types gegevenswoordenboeken[bewerken]
Beschikbaar stellen is een proces met vel k Een API is een complexere voorziening die uit diverse onderdelen bestaat zoals de hardware, software, de te ontsluiten data en de queries. Het geheel van de dienstverlening bepaalt of gebruikers er mee uit de voeten kunnen. Vaak is er sprake van 1 eigenaar, deze zal inspraak met aanbieders van de data en de gebruikers goed moeten regelen
| Onderdeel waarover governance dient te worden ingericht | Voorbeeld | Kenmerken (good practices) |
|---|---|---|
| begrippenkader met één duidelijke eigenaar; bijv. met een wettelijke status (‘register-data’) | herziene kwalificatiestructuur (HKS) van SBB voor het MBO |
|
| gemeenschappelijke begrippenkaders uit bijv. een uitwisselingsstandaard | bijv. begrippenset voor overdracht van leerlingdossiers van primair naar voortgezet onderwijs (‘OSO-set’) let op, bij een keten kan er een dominante partij zijn die besluiten kan nemen en/of keuzes kan doordrukken |
|
| conceptueel informatiemodel dat zowel binnen een domein of overkoepelend een rol speelt => dus meerdere perspectieven zijn belangrijk mee te nemen
In één model meerdere perspectieven vangen is lastig. Wat is het model, een plaatje, een geheel aan begrippen en relaties? |
Nog in te vullen | Nog in te vullen |
| Informatiemodel dat meerdere contexten bedient | RIO informatiemodel (Registratie van Instellingen en Opleidingen) |
Voor RIO-specifiek geldt dat het informatiemodel, een model dat dicht tegen de realisatie ligt voor publicatie wordt, vervangen door een model dat los staat van de implementatie. |
| Beschikbaar stellen in brede zin van het woord, en de eisen die hieraan worden gesteld. | bijv. de API van de Kadaster infrastructuur;
data.duo.nl; Kennisnet API (Eduterm) |
Beschikbaar stellen is een proces met vel k
Een API is een complexere voorziening die uit diverse onderdelen bestaat zoals de hardware, software, de te ontsluiten data en de queries. Het geheel van de dienstverlening bepaalt of gebruikers er mee uit de voeten kunnen. Vaak is er sprake van 1 eigenaar, deze zal inspraak met aanbieders van de data en de gebruikers goed moeten regelen |
… uit het onderwijs Het helder krijgen van de optimale governance en het ook als zodanig inrichten kost tijd en blijft in de hele lifecycle inspanning vergen, bijv. omdat inrichting verschilt per levensfase. Veel gegevenswoordenboeken en begrippenlijsten in het onderwijs kennen een duidelijke eigenaar die zelf de governance-processen inricht. Bijvoorbeeld heeft SBB een wettelijke taak voor ontwikkeling, beheer en publicatie van de Herziene Kwalificatiestructuur voor het MBO. Het proces van ontwikkeling en vaststellen door de minister is zorgvuldig en gedetailleerd uitgewerkt met kwaliteitscriteria, een formeel proces voor het betrekken va belanghebbenden en het uiteindelijk vaststellen door de minister (zie s-bb.nl/kwalificatiedossiers).
Een hele andere inrichting van de governance geldt voor het informatiemodel voor het Register van Instellingen en Opleidingen (RIO), één van de belangrijkste vernieuwingen in semantisch onderwijsland. Binnen het grotere project Doorontwikkeling BRON is het gestart onder de hoede van DUO met betrokkenheid van directe projectpartners uit het onderwijs (de raden van PO, VO, MBO en later het HO). Omdat in de eerste fase de verwevenheid van logisch model en technische verschijningsvorm sterk verweven was, was de speelruimte voor bijv. de onderwijskundige werkelijkheid beperkt. Bovendien lag de focus op wettelijke processen zoals bekostiging. Naarmate de grote scope en impact van RIO duidelijker werd, is de governance in ontwikkeling. De onderwijskundige werkelijkheid is meer los komen te staan van de juridische werkelijkheid, en de instellingen krijgen hierover direkter zeggenschap. Omdat ook de verwevenheid met de technische verschijningsvorm (verantwoordelijkheid van DUO) is verminderd, kan het onderwijs het informatiemodel ontwikkelen ten dienste van een breed scala van onderwijsprocessen. Informatiemodel RIO is inmiddels geregistreerd bij Edustandaard, valt nog steeds onder verantwoordelijkheid van het project. Het is de verwachting dat delen van het model op termijn onder een andere governance zullen vallen, namelijk de onderwijskundige werkelijkheid en de relaties met de juridische werkelijkheid.
Een laatste vorm van governance hier te noemen betreffen de begrippenkaders en informatiemodellen van gestandaardiseerde semantiek die onderdeel is van standaarden voor uitwisselingen. Deze zijn ondergebracht bij open werkgroepen van Edustandaard waar alle stakeholders welkom zijn. Het technisch beheer wordt uitgevoerd door Kennisnet. Besluitvorming loopt via de Architectuurraad (advies over samenhang) en de Standaardisatieraad.
Voorbeelden: OSO-gegevensset voor overdrachtdossiers van leerlingen; UWLR (uitwisseling van leerlinggegevens en leerresultaten).