Governance van gegevenswoordenboeken

Uit NORA Online
Ga naar: navigatie, zoeken
Logo van het subthema gegevensmanagement,de tekst Gegevensmanagement met een serie nulletjes en eentjes die op verschillende manieren zijn gegroepeerd en gearceerd. Plus in de onderhoek het logo van Data op het web, een spinneweb met nulletjes en eentjes er in en de tekst Data op het web.

Onderdeel van Gegevensmanagement.
Status: 1.0 - eerste publieke versie
Auteurs: Werkgroep gegevenswoordenboeken
Feedback pagina: H.Nijstad@kennisnet.nl

→ Naar leeswijzer

Grondslagen en begrippen:

Het doel van gegevensmanagement
Begrippenkader gegevensmanagement
Principes van gegevensmanagement
Wettelijke kaders en regelgeving gegevensmanagement

GegevensmanagementGegevensmanagement betreft het integraal en beheerst verwerken van gegevens in een organisatie zowel op strategisch tactisch als operationeel niveau met als doel de gewenste kwaliteit en beschikbaarheid te realiseren. organiseren binnen organisatie/keten:

Besturing en governance gegevensmanagement
Hoe stel ik een visie voor gegevensmanagement op in mijn organisatie?
Gegevensleveringsovereenkomst
Rollen binnen gegevensmanagement

Over gegevenswoordenboeken:

Gegevenswoordenboeken binnen het thema gegevensmanagement
Wat is een gegevenswoordenboek?
Het belang van goed ingerichte gegevenswoordenboeken
Governance van gegevenswoordenboeken
Beheer van gegevenswoordenboeken
Alle gegevenswoordenboeken binnen NORA

Gegevensmodellering:

Modellering van gegevens
MIM (Metamodel voor informatiemodellen)
MIM conceptueel framework

Applicatielaag: Technische keuzes

Publicatie gegevenswoordenboeken

Colofon:

Expertgroep Gegevensmanagement
Status Thema Gegevensmanagement


Wat bedoelen we met governance?

Governance betreft het besturen van, toezien op en verantwoorden van - in dit geval - gegevenswoordenboeken. Het eenduidig beleggen van eigenaarschap en het vastleggen van verantwoordelijkheden met betrekking tot de gegevenswoordenboeken vormt hierbij een essentieel onderdeel, net als goed Beheer van gegevenswoordenboeken.

Waarom is een goede governance van gegevenswoordenboeken noodzakelijk?

Als de governance niet goed en transparant is ingericht, dan is het moeilijker om gegevenswoordenboeken te gebruiken en wordt het dus minder of minder effectief gebruikt. De gevolgen daarvan zijn extra kosten in tijd, energie en geld:

  • Er is extra discussie tussen belanghebbenden en die steekt ook achteraf opnieuw de kop op;
  • Er zijn herstelwerkzaamheden nodig - bijvoorbeeld omdat een stakeholder zich pas later de consequentie van een keuze realiseerde;
  • De afnemerDe persoon of organisatie die een dienst in ontvangst neemt. Dit kan een burger, een (medewerker van een) bedrijf of instelling dan wel een collega binnen de eigen of een andere organisatie zijn. van gegevensWeergave van een feit, begrip of aanwijzing, geschikt voor overdracht, interpretatie of verwerking door een persoon of apparaat. Het betreft hier alle vormen van gegevens, zowel data uit informatiesystemen als records en documenten, in alle vormen zoals gestructureerd als ongestructureerd moet zelf compensatie-activiteiten uitvoeren die niet nodig waren geweest als het gegevenswoordenboek wel was toegepast;
  • Het tempo van ontwikkeling en uitvoer van diensten ligt lager;
  • Stakeholders verliezen hun vertrouwen in het hele proces;
  • enzovoorts.

Wat gaat er in de praktijk dan fout in de governance, dat de ontwikkeling en gebruik van gegevenswoordenboeken belemmert? Een aantal voorbeelden:

  1. De eigenaar of opdrachtgever is niet inhoudelijk betrokken of gebruikt het gegevenswoordenboek niet in de eigen primaire processen. Soms staat een eigenaar op afstand, met gevolgen voor de aansturing. Een ministerie geeft bijvoorbeeld opdracht tot het ontwikkelen van een begrippenkader, maar is zelf niet genoeg betrokken om de directe gevolgen te merken van de kwaliteit van het opgeleverde.
  2. Niet alle betrokkenen zijn bekend met het wijzigen van een definitie of een relatie. Hierdoor zijn de consequenties niet voldoende in beeld en worden mogelijkheden uitgesloten of haken belanghebbenden af. Ook kan het zijn dat een belangrijke stakeholder zich nog niet goed heeft georganiseerd, en daardoor zijn belangen niet goed kan invullen. Of op het moment van ontwikkelen zijn het gebruik en de context van een model of begrippen nog niet volledig bekend, waardoor niet alle betrokkenen in beeld zijn, laat staan aangehaakt.
  3. Bepaalde (toekomstige) gebruikscontexten waarin begrippen ook een rol kunnen spelen, zijn niet meegenomen in een wijzigingsbeslissing, bijvoorbeeld omdat deze nog niet bekend waren. Stakeholders uit die andere contexten zijn niet gekend, waardoor toekomstig gebruik niet goed aansluit.
  4. Er worden nieuwe begrippen ontwikkeld, terwijl er al bruikbare begrippen of synoniemen beschikbaar zijn. Kennis tussen en over domeinen heen is niet altijd goed beschikbaar en op elkaar afgestemd.
  5. Achterliggende argumenten zijn niet goed vastgelegd, waardoor discussies onnodig opnieuw de kop op steken, of relevante argumenten op een later moment vergeten worden. Kennis in de hoofden van de betrokkenen blijkt niet vastgelegd te zijn of niet ontsloten voor de beheerders.
  6. Het versiebeheer van een gegevenswoordenboek, een begrip of een gegevenstype is onvoldoende ingeregeld. Applicaties die nog gebruik maken van een oudere versie van een gegevenstype kunnen bijvoorbeeld niet langer coherent en eenduidig beschikken over die versie.
  7. Het gebruik van gegevenswoordenboeken, zeker als ze als linked data beschikbaar worden gesteld is niet bekend. Men verwijst naar een begrip in een woordenboek, niet andersom.

Inrichting van governance op basis van BOMOS

Een mogelijk handvat om de governance in te richten is het beheer- en ontwikkelmodel BOMOS voor open standaarden en data, dat hier veel aandacht aan besteedt. De uitwerking hieronder is bedoeld om meer context te geven aan governance met betrekking tot gegevenswoordenboeken. Er worden mogelijke inrichtingsvormen geschetst en er zijn praktijkvoorbeelden toegevoegd. Hiermee kan het uitwisselen van kennis en good practices op dit deelgebied van architectuurEen beschrijving van een complex geheel, en van de principes die van toepassing zijn op de ontwikkeling van het geheel en zijn onderdelen. worden ondersteund. Goede inrichting van governance is namelijk een proces dat voortdurend aandacht behoeft en aanpassingen vergt.

Belangrijke aspecten die moeten worden ingeregeld voor goede governance:

  1. er is een duidelijke (groep van) eigena(a)r(en) met mandaat;
  2. het draagvlak is goed geregeld. Er is een overzicht van belanghebbenden voor de kortere en langere termijn. Er zijn goede afspraken over hoe deze belanghebbenden worden betrokken (bijv. volgens het RACI-model);
  3. er is een ingericht proces voor het beheer. Afspraken hoe om te gaan met wijzigingsvoorstellen moeten zijn vastgelegd en geaccordeerd. Hoe vaak komt men bij elkaar, hoe werkt men samen, hoe vindt besluitvorming plaats, etc.;
  4. er is voldoende inhoudelijke expertise beschikbaar. Denk daarbij ook aan specifieke domeinkennis voor een proces dat pas in een latere fase in beeld komt;
  5. achterliggende discussies over voorgenomen wijzigingen moeten goed worden vastgelegd, zodat de beweegredenen duidelijk zijn. Ervaringen uit het verleden en elders opgedane relevante ervaringen zijn vastgelegd en meegenomen;
  6. de actuele en voorgaande versies van het gegevenswoordenboek zijn vastgelegd en toegankelijk;
  7. er is goed inzicht in de kosten en inspanning voor governance, en er zijn afspraken over wie deze kosten dragen.

Voorbeelden van governance op verschillende types gegevenswoordenboeken

Governance moet passen bij de complexiteit en context van het gegevenswoordenboek. Hoe eenvoudiger de context, hoe simpeler de governance - maar hoe complexer de context hoe urgenter het inrichten van goede governance. In de tabel hieronder staan een aantal good practices van governance in voorbeelden van oplopende complexiteit.

Onderdeel waarover governance dient te worden ingericht Voorbeeld Kenmerken (good practice)
Een begrippenkader met één duidelijke eigenaar; bijv. met een wettelijke status (‘register-data’) herziene kwalificatiestructuur (HKS) van SBB voor het MBO
  • SBB is eigenaar en heeft ook het bijbehorende mandaat cq. zeggenschap
  • de inbreng van belanghebbende is transparant georganiseerd in het ontwikkel- en beheerproces. Stakeholders kunnen adviesgevend of zelfs mede-besluitend zijn op onderdelen
  • in het geval van de HKS van SBB bewaakt de minister het proces en stelt de status vast
Gemeenschappelijke begrippenkaders uit bijv. een uitwisselingsstandaard bijv. begrippenset voor overdracht van leerlingdossiers van primair naar voortgezet onderwijs (‘OSO-set’)

let op, bij een keten kan er een dominante partij zijn die besluiten kan nemen en/of keuzes kan doordrukken

  • beheer door open werkgroep waarin alle belanghebbenden zijn betrokken en gelijk stemrecht hebben
  • in dit geval een Edustandaard-werkgroep
  • besluiten worden unaniem genomen
Een conceptueel informatiemodel dat zowel binnen een domein als overkoepelend een rol speelt => dus meerdere perspectieven zijn belangrijk mee te nemen

In één model meerdere perspectieven vangen is lastig. Wat is het model, een plaatje, een geheel aan begrippen en relaties?

Nog in te vullen Nog in te vullen
Een informatiemodel dat meerdere contexten bedient RIO informatiemodel (Registratie van Instellingen en Opleidingen)
  • tijdens het ontwikkelen is eigenaarschap vaak beperkt tot enkele partijen om het opstartproces beheersbaar te houden en voortgang mogelijk te maken. Er wordt gefocust op een beperkt aantal processen waarbij wel uitzicht is op bredere toepassing
  • zodra het model meer is uitgekristalliseerd en de scope voor de korte en langere termijn duidelijk wordt, kunnen meer stakeholders worden betrokken en de scope van de toepassing worden uitgebreid
  • eigenaarschap kan van het project overgaan naar een breder beheerplatform waarin publieke governance of zelfs publiek-private governance is georganiseerd

Voor RIO-specifiek geldt dat het informatiemodel, een model dat dicht tegen de realisatie ligt, voor publicatie wordt vervangen door een model dat los staat van de implementatie.

Een apart vraagstuk van governance is de governance op de manier waarop een gegevenswoordenboek beschikbaar wordt gesteld. Hierbij moeten de eisen van de afnemerDe persoon of organisatie die een dienst in ontvangst neemt. Dit kan een burger, een (medewerker van een) bedrijf of instelling dan wel een collega binnen de eigen of een andere organisatie zijn. die behoefte heeft aan ontsluiting worden verenigd met de praktische eisen die een ontsluitingsmethode stelt aan de beheerders. De governance zal wegen moeten bieden om de verschillende belangen af te wegen.

Een API is een voorbeeld een complexere voorziening die uit diverse onderdelen bestaat zoals de hardware, software, de te ontsluiten data en de query's. Het geheel van de dienstverlening bepaalt of gebruikers er mee uit de voeten kunnen. Vaak is er sprake van 1 eigenaar, deze zal inspraak met aanbieders van de data en de gebruikers goed moeten regelen.

Ervaring uit het onderwijs: Governance is geen eenmalig inrichten, maar een continu proces

schematische weergave van de complexiteit van het belang en de governance voor het Register voor Instellingen en Opleidingen, waarop te zien is welke elementen meespelen, zoals bekostiging, verantwoording en inspectie, en waarop de twee verschillende werkelijkheden worden genoemd: juridische en onderwijskundige werkelijkheid

Het helder krijgen van de optimale governance en het ook als zodanig inrichten kost tijd en blijft in de hele lifecycle inspanning vergen, bijv. omdat inrichting verschilt per levensfase. Veel gegevenswoordenboeken en begrippenlijsten in het onderwijs kennen een duidelijke eigenaar die zelf de governance-processen inricht. Bijvoorbeeld: SBB heeft een wettelijke taak voor ontwikkeling, beheer en publicatie van de Herziene Kwalificatiestructuur voor het MBO. Het proces van ontwikkeling en vaststellen door de minister is zorgvuldig en gedetailleerd uitgewerkt met kwaliteitscriteria, een formeel proces voor het betrekken va belanghebbenden en het uiteindelijk vaststellen door de minister (zie s-bb.nl/kwalificatiedossiers).

Een hele andere inrichting van de governance geldt voor het informatiemodel voor het Register van Instellingen en Opleidingen (RIO), één van de belangrijkste vernieuwingen in semantisch onderwijsland. Binnen het grotere project Doorontwikkeling BRON is het gestart onder de hoede van DUO met betrokkenheid van directe projectpartners uit het onderwijs (de raden van PO, VO, MBO en later het HO). Omdat in de eerste fase de verwevenheid van logisch model en technische verschijningsvorm sterk verweven was, was de speelruimte voor bijv. de onderwijskundige werkelijkheid beperkt. Bovendien lag de focus op wettelijke processen zoals bekostiging. Naarmate de grote scope en impact van RIO duidelijker werd, is de governance in ontwikkeling. De onderwijskundige werkelijkheid is meer los komen te staan van de juridische werkelijkheid, en de instellingen krijgen hierover direkter zeggenschap. Omdat ook de verwevenheid met de technische verschijningsvorm (verantwoordelijkheid van DUO) is verminderd, kan het onderwijs het informatiemodel ontwikkelen ten dienste van een breed scala van onderwijsprocessen.

Informatiemodel RIO is inmiddels geregistreerd bij Edustandaard, valt nog steeds onder verantwoordelijkheid van het project. Het is de verwachting dat delen van het model op termijn onder een andere governance zullen vallen, namelijk de onderwijskundige werkelijkheid en de relaties met de juridische werkelijkheid.

Een laatste vorm van governance hier te noemen betreffen de begrippenkaders en informatiemodellen van gestandaardiseerde semantiek die onderdeel zijn van standaarden voor uitwisselingen. Deze zijn ondergebracht bij open werkgroepen van Edustandaard waar alle stakeholders welkom zijn. Het technisch beheer wordt uitgevoerd door Kennisnet. Besluitvorming loopt via de Architectuurraad (advies over samenhang) en de Standaardisatieraad.

Voorbeelden: OSO-gegevensset voor overdrachtdossiers van leerlingen; UWLR (uitwisseling van leerlinggegevens en leerresultaten).