Gegevensmanagement/leeswijzer

Doel van gegevensmanagement[bewerken]

Gegevensgericht werken is een belangrijke ontwikkeling voor de overheid. Gegevensmanagement is daarmee een essentieel middel voor (overheids)organisaties om hun werk goed te doen. Dat werk is in de meeste gevallen het leveren van diensten of producten aan burgers en bedrijven. Omdat ze er zelf om gevraagd hebben (subsidies, vergunningen et cetera) of in het belang van anderen (belastingheffing, inspecties et cetera). Gegevens over de de burger zelf, over andere belanghebbenden en over de context, zijn naast de juridische grondslag een belangrijke basis om over de aanvraag van de belanghebbende te besluiten. Daarnaast zijn er organisaties zoals de beheerders van basisregistraties en andere registers voor wie het beheren van (her)bruikbare, betrouwbare gegevens core business is.

Het doel van gegevensmanagement is dus dat de verzameling van gegevens die nodig zijn voor het leveren van overheidsproducten en -diensten zo wordt georganiseerd dat deze gegevens voldoende betrouwbaar en in een veilige omgeving beschikbaar zijn. Gegevens zijn daarbij de administratieve neerslag van feiten in de werkelijkheid.

Gegevens als basis voor het leveren van producten en diensten[bewerken]

De overheid levert van producten of diensten aan burgers en bedrijven, zoals het toekennen van subsidie of een vergunning. Uitgangspunt daarbij is een besluitvorming die rekening houdt met de feiten en de rechten en plichten (rechtvaardigheid) van alle belanghebbenden. Anders gezegd is alle handelen van de overheid gebaseerd op:

de juridische grondslag (wetten, jurisprudentie);
de gegevens (als representatie van het feitenmateriaal dat bij een zaak hoort).

Als iemand bijvoorbeeld een vergunning aanvraagt voor het leggen van zonnepanelen achter een monumentale schuur worden eerst alle juridische regels in het omgevingsplan in kaart gebracht (de juridische grondslag). Vervolgens worden allerlei gegevens verzameld zoals de kadastrale kaart als schets van de lokale situatie en een verslag van het overleg met omwonenden. Op basis daarvan neemt een omgevingsambtenaar van de gemeente een besluit dat leidt dot een beschikking over de aanvraag. Deze beschikking is een dienst die wordt geleverd aan burgers en bedrijven (hoewel het proces van aanvraag tot beschikking door betrokkenen niet altijd als een dienst wordt ervaren).

Overigens heeft ook het verzamelen van gegevens zelf door de overheid altijd een juridische grondslag, met name als het om privacygevoelige gegevens gaat. Meer en meer beschikt de overheid ook over gegevens die primair zijn verzameld voor andere doelen, maar die ook kunnen worden ingezet om meer onderbouwd beleid te ontwikkelen en uiteindelijk beslissingen te nemen over oplossingen voor maatschappelijke opgaven zoals de energietransitie, water- en droogteoverlast, stikstof, ruimtelijke ontwikkeling en woningbouw. Van groot belang is dat dergelijke gegevens inclusief hun betekenis, context en kwaliteitskenmerken worden gepubliceerd.

De context en betekenis van gegevens bestaat uit de volgende onderwerpen, elk met een eigen verdiepingspagina:

de context van registraties, c.q. Datasets. Dit gaat over verantwoordelijkheden en beheerregime.
de betekenis van deze gegevens. Betekenis wordt vastgelegd in Begrippenkaders waarin begrippen worden gedefinieerd en uitgelegd. In een begrippenkader wordt ook de relatie gelegd met de juridische grondslag. Het Nationaal Semantisch Vlak is een verzameling van alle binnen de overheid beschikbare beschrijvingen van begrippen, waar mogelijk in onderlinge samenhang.
de organisatie van deze gegevens als eigenschappen van (Informatie)objecten in de context van een registratie. Deze wordt zoals beschreven in Modellering van gegevens vastgelegd in informatiemodellen.
de kwaliteit van gegevens. Hiervoor is een Raamwerk gegevenskwaliteit beschikbaar en een Stappenplan Gegevenskwaliteit.
de traceerbaarheid van gegevens. Hiervoor is de Handreiking Datalineage. Het overheidsproduct of de -dienst waarvoor of waarin gegevens worden verzameld bepaalt mede in welke overheidsproducten of -diensten je gegevens kunt gebruiken. Soms, met name bij persoonsgegevens, bepaalt deze context waarin gegevens zijn verzameld zelfs of je deze gegevens mag gebruiken in bepaalde producten of diensten. Dan is sprake van doelbinding.
Duurzame Toegankelijkheid van gegevens. Een overheid moet transparant en betrouwbaar zijn en zich ook achteraf kunnen verantwoorden. Dat betekent dat gegevens gedurende een bepaalde termijn toegankelijk moeten zijn en gedurende die periode moeten kunnen worden gereconstrueerd, ook al zijn de in tussentijd veranderd en/of verbeterd. Duurzame toegankelijkheid impliceert ook voldoende metadata om gegevens überhaupt weer terug te kunnen vinden. In de Visie metadatamanagement wordt dit aspect uitgewerkt.

Om gegevensmanagement vorm te geven worden de Rollen binnen gegevensmanagement beschreven. Handvatten worden gegeven om de Besturing en governance gegevensmanagement goed in te richten. En als hulpmiddel voor een gegevensdelingsbeleid wordt een model voor een Gegevensleveringsovereenkomst beschreven.

De Domeinarchitectuur Gegevensuitwisseling is de uitwerking van de GDI meerjarenvisie en de Architectuur Digitale Overheid 2030 op het onderwerp gegevens(uitwisseling).